STYRINGS- OG LEDELSESFORMER VED UiB/UB

Transkript

1 STYRINGS- OG LEDELSESFORMER VED UiB/UB Høringsuttalelser fra UBs avdelinger Bibliotek for juridiske fag Denne saken ble 15. januar tatt opp på personalmøtet ved Bibliotek for juridiske fag. Bibliotek for juridiske fag vil med utgangspunkt Styresak: S28/ uttale følgende: UBBJUR vil i denne saken bare ta opp forhold som angår UBB og UBBJUR. 1) Vi mener at UBB må ha en bred kontaktflate mot brukerne. I tillegg tradisjonelle bibliotektjenester har biblioteket utviklet nye tjenester som for eksempel undervisning i informasjonskompetanse og kildehåndtering, BORA, en økende rolle i Open Accesspublisering med mer. Derfor er UB en viktig del av infrastrukturen innen forskning og undervisning ved UiB. Vi er enig i at det kan reises spørsmål om UBB har de rette kontaktflatene mot brukerne når organisasjonen skal møte disse utfordringene. UBB bør absolutt vurdere om de i større grad enn i dag skal være med i organer ved UiB som legger premisser for forskning, utdanning og formidling 2) Vi er enig i at UBB i motsetning til andre stabsfunksjoner ved UiB, for eksempel IT, personal og økonomi, har en langt større direkte bruker kontakt mot studenter og ansatte. UB forvalter en stort mediebudsjett som og som det står i styresaken: Valgene som tas kan ha store faglige implikasjoner utover de rent budsjett og forvaltningsmessige. Derfor bør UBBs drift av bibliotek og læringssentre skje, ikke bare i nær kontakt med universitetets øverste ledelse, men også i et tett samarbeid med fakultetene. Noe som er naturlig også fordi UBB er organisert i avdelingsbibliotek som noenlunde samsvarer med fakultetenes fagområder.. 3) Vi mener derfor at UBB fortsatt bør ha et eget styre der brukerinteressene er i flertall og vi kan være enig i at PhD kandidatene bør være representert i dette styret. De er en tung brukergruppe av UBB også ved UBBJUR. 4) UBB ved sine avdelingsbibliotek er en viktig del av fakultetenes faglige og pedagogiske tilbud og må ha en bedre lokal kontakt ved sine fakultet. På fakultetetsnivå er svaret på spørsmålet: Har UB den rette kontakt med brukerne? for UBBJURs vedkommende er svaret

2 et klart NEI. Bibliotekutvalget ved Det juridiske fakultet skulle aldri vært nedlagt og det bør gjenopprettes i en eller annen form. Vi har ikke noe drøftingsorgan der vi kan ta opp saker som for eksempel undervisning, pensumlister, innkjøpspolitikk og arealdisponering med våre primærbrukere. Et eksempel på arealdisponering er vårt ønske om å få et nytt kontor slik at vi kan ombygge EUi til et kombinert EU-informasjonssenter og undervisningsrom Jørn W. Ruud Hovedbibliotekar Bibliotek for juridiske fag Bibliotek for medisinske og odontologiske fag Angående sak til styret: STYRINGS- OG LEDELSESFORMER VED UiB/UB. Bibliotek for medisinske og odontologiske fag har hatt saken om styrings- og ledelsesformer oppe på personalmøte. Om universitetet som institusjon har valgt eller ansatt leder, regner vi ikke med betyr mye for oss på avdelinsgnivå. Det var hovedsakelig to momenter, som ble diskutert på avdelingen: UBBs styre og Bibliotekutvalg. Når det gjelder UBBs styre, så er vår holdning at dette fungerer bra, og at vi bør ha et styre, men at det bør være en PhD kandidat med. Vi foreslår at den ene studentrepresentanten kan erstattes av en kandidat på dette nivå. Vi ser ikke at det er nødvendig å ha en ekstern (utenfra UiB) representant i styret. Det ble også ytret et ønske om at UBB bør være representert med flere personer i styret, enn hva tilfellet er i dag. Mulighetene for å ha god kontakt med fagmiljøene opptar bibliotekene. Vi hadde tidligere bibliotekutvalg både ved Det medisinske fakultet og Det odontologiske fakultet, men disse opphørte å fungere allerede før fakultetene ble slått sammen. Ved odontologi hadde IKTutvalget ved fakultetet også ansvar for biblioteket. Bibliotekutvalgene hadde en rolle bl.a. som fordeler av midler til bøker, tidsskrifter og innbinding, og de ble kontaktet for eksempel i forbindelse med anskaffelser og oppsigelser. Fordelingsbiten er uaktuell i dag (pga sentralisering), men vi ønsker bibliotekutvalget tilbake, for å ha et møtepunkt der vi kan høre hva fagmiljøet ønsker av oss. Svenn Sivertssen fakultetsbibliotekar

3 Bibliotek for psykologi, utdanning og helse TIL: UBdirektøren FRA: PS-biblioteket DATO: Avdelingen er udelt positiv til at strategiprosessen er igangsatt. Som dokumentet slår fast så har det vært store endringer de siste årene når det gjelder UBs oppgaver/fokusområder for å kunne tilby brukerne moderne bibliotektjenester. Endringene må gjenspeiles i organiseringen av UB, eksempelvis må samarbeidet med fagmiljøene styrkes ytterligere og UB må få en sterkere integrering i UiB-organisasjonen. I dokumentet pekes det på ulike tiltak som kan bidra til bedret kommunikasjon: "Videre bør kanskje UB i enda større grad være med i organer ved UiB som legger premisser for forskning, utdanning og formidling. Dette bør ikke bare være på policynivå som utdanningsog forskningsutvalget, men også i mer praktiske fora." (s. 2) Dette vil sannsynligvis være en mye bedre måte å integrere UB og UBs tjenester i UiB-organisasjonen enn for eksempel lokale bibliotekutvalg (som ikke har vært aktivt ved PS-fakultetet på flere år), fordi dette er fora som allerede eksisterer og fungerer i UiB-org. Bibliotekutvalget på PS-fakultet har ikke fungert på mange år, og vi på biblioteket har heller ikke savnet det. Oppgavene som utvalget hadde blir ivaretatt gjennom direkte kontakt mellom fagreferent og det respektive fagmiljø ved fakultetet. I tillegg deltar fagreferentene på fakultetets årlige undervisningsdag (hvor vi ofte bidrar med innlegg) og den årlige forskningsdagen. Det er også korte kommunikasjonslinjer til dekanatet fra avdelingsleder. Avdelingen har ingen sterke meninger om det fortsatt bør være et UBstyre. Vi er enige i at også stipendiater bør være representert i et ev. styre. Muligens bør man da også vurdere rollefordelingen mellom styret og direktøren, mht type saker og beslutningsmyndighet. Hvilke tjenester skal UB yte til forskere og studenter? Vet forskerne/studentene hva vi kan tilby? Hva ønsker de? Å opprette referanse- og/eller brukergrupper (s. 2) er et interessant forslag. Det kan imidlertid skapes utfordringer med å organisere slike grupper pga liten forståelse/kunnskap om UBs nye oppgaver og funksjoner ved UiB. Og hvordan disse gruppene skal sammensettes vil da være avgjørende for om de vil fungere på en effektiv måte. Teksten i dokumentet kan tolkes som om at strategiprosessen skal være fullført innen utgangen av I så fall er dette svært ambisiøst, og spørsmålet om ekstern konsulenthjelp bør muligens vurderes. Men det er et nødvendig og interessant arbeid som står foran oss alle på UB, for arbeidsgruppen(e) som skal beskrive og analysere hvor UB står i dag i forhold til brukerne, og for "forsightgrupper" som skal trekke linjer og peke på retningen for UB i årene som kommer. Vi imøteser en ryddig og åpen strategiprosess.

4 Bibliotek for realfag Høringsuttalelse fra UBBRB Bibliotek for realfag har drøftet denne saken på avdelingsmøter 6. og 13. januar Saksforelegget til Styresak S28/2008 tar opp en rekke problemstillinger knyttet til Universitetsbibliotekets utfordringer, rolle og plass i UiBs organisasjon. Vi har i valgt å konsentrere uttalelsen om UBs styringsorgan. Styre Bibliotek for realfag mener at Universitetsbiblioteket er tjent med å ha et styre med de funksjoner og den sammensetning styret har i dag. Styrerepresentanter fra fakultetene er viktige bindeledd mellom bibliotek og universitet. Biblioteket må legge til rette for at styret ikke blir et sandpåstrøingsorgan for direktørens beslutninger, men aktivt involvert i viktige saker. God og konstruktiv bruk av styret er det når viktige og prinsipielle saker blir lagt fram for styret i sin fulle bredde, presentert med basis i skikkelige utredninger og med klare, grunngitte alternativer for vedtak. PhD kandidater er også en viktig brukergruppe som burde vært representert i styret, men da fortrinnsvis som en av to studentrepresentanter. Vi anbefaler ikke at styret utvides med flere medlemmer. Bibliotekdirektør Universitetsbiblioteket er tjent med å ha en ansatt Bibliotekdirektør som faglig og administrativ leder. Det er viktig for UBs integrering i Universitetet at bibliotekdirektøren møter på linje med fakultetsdirektørene i UiBs administrasjon. Vi mener at Bibliotekdirektørstillingen med fordel kunne være på åremål. Bibliotekutvalg Ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet har det ikke vært møter i det fakultetsoppnevnte bibliotekutvalget det siste året. På instituttnivå finnes svært få fungerende bibliotekutvalg. Vi antar at fagmiljøene i liten grad ser behov for slike utvalg i dag. Bibliotek for realfag går derfor inn for å organisere kontakten med fagmiljøene på en annen måte enn gjennom bibliotekutvalg. Bibliotekets kontakt med instituttene er nå i stor grad personavhengig. Bibliotek for realfag ønsker et fastere og tettere samarbeid med fagmiljøene, gjerne gjennom at biblioteket kan delta i instituttenes eksisterende utvalg med ansvar for gjennomføring av undervisning, forskning og lignende. Biblioteket behøver ikke møte fast i slike utvalg, men må kunne delta på enkelte møter for å orientere om bibliotekets tilbud, og få innspill om hvordan vi best kan tilpasse bibliotekets tjenester til fagmiljøenes behov. Tilsvarende ønsker vi fagmiljøene velkommen til å engasjere seg i bibliotekets utvalg og virksomhet. Erfaringsmessig vet vi at det er biblioteket som må ta føringen i slikt samarbeid: Vi skal invitere til deltakelse og være åpne for innspill, uten å stille oss slik at arbeidet stanser opp om respons fra fagmiljøene uteblir. Ledermøte Ledermøtet er et uformelt styringsorgan på UB. Deltakere har vært direktøren og lederne av UBs ulike avdelinger samt kontorsjefer og rådgiver(e) i direktørens stab. Ledermøtet har en

5 viktig funksjon som rådgivende kollegium for bibliotekdirektøren, og direktøren står naturligvis fritt til å opprette og gjøre bruk av slike organ. Internt på UB oppleves ledermøtet som det sentrale forum for strategiutvikling, informasjon og faglig diskusjon, og slik sett er ledermøtet kanskje det viktigste organet i UBs organisasjon. Det er derfor viktig at ledermøtet har en sammensetning som representerer hele organisasjonen. Vi mener det er uheldig at avdelingene ikke har kunnet sende vararepresentant til ledermøtet om avdelingslederen har forfall. De minste avdelingene vil nødvendigvis måtte få en relativt sterkere representasjon på ledermøtet enn de største. Men det kan stilles spørsmål ved om den sentrale administrasjonen trenger å være så tungt representert som den er. Vi ser det fornuftige i å redusere antall faste deltakere på ledermøtet til et minimum. Samtidig oppfordrer vi bibliotekdirektøren til å utvikle arbeidsformer der ressurspersoner også utenfor ledergruppen blir trukket inn i større grad. Det kan være gjennom å opprette ad hoc utvalg på bestemte saker, eller bruk av bibliotekets faste fagutvalg der det er relevant. Informasjon Vi oppfordrer til større åpenhet om arbeidet i ledelsen og imøteser alternative fora for informasjon og faglig diskusjon på UB. Det er uheldig at det som nå skal være opp til den enkelte avdelingsleder å informere sine medarbeidere om hva som har vært drøftet på Ledermøtet. Her bør saksliste og referat være tilgjengelig for alle på UB. Det samme gjelder arbeidet i UBs ulike grupper/utvalg. Referater bør absolutt være tilgjengelige. I sær er det viktig at gruppene kan holde seg orientert om hva andre grupper arbeider med. En idé er å etablere egne fellesmøter for gruppene eller gruppeledermøter med ledelsen, for å sikre informasjon og koordinering gruppene imellom. UBs organisasjon Universitetsbibliotekets organisasjon må utvikles for å løse bibliotekets oppgaver best mulig, uavhengig av universitetets organisering i fakultet og institutt. Det er viktig at endringer i organisasjonen er klart og tydelig motivert. Det kan være å tilpasse UBs organisasjon til endrete oppgaver og rammebetingelser, eller å nå ideelle mål som økt fleksibilitet og samarbeid på tvers av avdelinger etc. Organisatoriske endringer der mål og mening med endringen er uklare skaper lett frustrasjon. Bibliotek for samfunnsvitenskap og humaniora Vi viser til elektronisk brev av , der biblioteka vart bedne om å uttale seg om ovannevnde. Ved Bibliotek for samfunnsvitskap og humaniora har vi hatt saka oppe i møte , og Våre merknader er: Styreform Styrets samansetting + funksjon per i dag er i hovudsak OK, men vi ønskjer at styret vert utvida med stipendiatar. Vi vil behalde styret, og ser styreleiar som ein viktig person for UB.

6 Etter vår meining skal bibliotekdirektøren møte både i universitetsdirektøren sitt stabsmøte og rektor sitt dekanmøte. På same måte vil det vere bra om fakultetsbibliotekaren kan møte i det aktuelle fakultetsstyret. Kva skal leiarmøtet si rolle vere i organisasjonen? Vi ser fram mot ei betring av informasjonsflyt internt i organisasjonen. Informasjon & Drøftingsutvalet (IDU) si rolle bør styrkast, og verneombodet må vere fast medlem. Tilsette ved SamHum tilrår eit utval for styre som kan uttale seg på vegne av tilsette, både når det gjeld utlysing av stillingstekstar og arbeidsoppgåver/drift og arbeidshøve for arbeidstakarane. Undervising/opplæring Desse punkta må syngliggjerast som ein del av den daglige drifta. Kva ser vi oss i det totale undervisningstilbodet til UiB? Kva er det vi tilbyr? Bibliotekutval Om bibliotekutval skal fungere må dei ha konkrete oppgåver. Vi meiner dette kan erstattast av to årlige biblioteklunsjar der ein har eit forum for bibliotekfaglige spørsmål som er ope for tilsette og studentar ved UiB. Vegen vidare Vi ser fram til å arbeide vidare med ein strategisk prosess, og ser særleg fram mot den interne evalueringa av UB som organisasjon. Dette vert viktig. Avdeling for spesialsamlinger Uttalelse fra Avdeling for spesialsamlinger, på grunnlag av personalmøte Skrevet ut av Solveig Greve og Rune Kyrkjebø, Universitetsbiblioteket har vært gjennom flere større forandringer i styringsform innenfor nåværende ansattes virksomhetstid. Utviklingen har gått fra en overbibliotekar med brede fullmakter, til råd og styre, og til sist nå et styre med avgjørende fullmakter. Slik har prosessen gått i retning av større reell medvirkning for de ansatte. Avdelingen mener dette er positivt, og er også ellers fornøyd med den form for styre vi i dag har. Faglig tyngde i styret ble nevnt som positivt, og det ble uttrykt tilfredshet med den måten nåværende styre taler UBs sak på. Vår avdeling mener at utviklingen på UB til nå klart har vært til brukers fordel. Det gjelder både utviklingen av styringsmodellen, og utbyggingen av UB med det elektroniske tidsskrifttilbudet og BORA. Her vil avdelingen vår understreke at også digitaliseringen av primærkildene i våre deler av UBs samlinger, er en viktig tjeneste overfor brukerne. Både forskningstilrettelegging og allmenn formidling er viktige brukerperspektiver her.

7 Personalmøtet ved avdeling for spesialsamlinger tilslutter seg UBs høringsuttalelse når det gjelder spørsmålet om valgt / ansatt rektor på åremål. I forhold til denne saken, og det videre strategiarbeidet ved UB, vil avdelingen få framheve at forskningstilretteleggende arbeid, der digitalisering av primærkilder inngår, er et sentralt viktig felt som vi ønsker å se vår brukerkontakt i lys av. Spesialsamlingene har delvis et annet publikum og noen andre oppgaver enn fakultetssamlingene. Ved kartlegging av brukeroppfatninger om UBs spesialsamlinger, vil en være tjent med å hente inn respons fra forskningsbrukere av vårt konkrete historiske materiale, og fra det allmenne publikum, i tillegg til studenter og ansatte ved UiB. Tilvekstavdelingen Høringsuttalelse fra Tilvekstavdelingen UBs styre UBs styre fungerer godt slik det er i dag. Når det gjelder spørsmålet om det har den rette sammensetning, mener vi at en stipendiat bør få en plass i styret. Dette er viktige faglige brukere, men det er også viktig å involvere dem som representanter for de yngre vitenskaplig ansatte. Antallet representanter i styret synes å være ideelt slik det er nå, så vi foreslår at stipendiaten får den ene studentplassen. Vi mener også at det er viktig å holde på to representanter for de ansatte på UB. Men vi stiller spørsmålstegn ved den praktiserte kjønnskvoteringen, som vi mener er uheldig. Det bør være kvalifikasjoner og interesse som er avgjørende, og ikke kjønn. Vi ønsker derfor at man ser nærmere på denne praksisen. Universitetsbiblioteket har i løpet av de siste årene gjennomgått store endringer i retning av stadig mer digitalt innhold og avhengighet av IT-løsninger. Det bør på den bakgrunn vurderes om IT-avdelingen bør ha en representant i UBs styre. 2 Bibliotekutvalgene E-ressursene utgjør den største del av mediebudsjettet og det er viktig at UBs innholdsvalg har forankring i fagmiljøene. I de siste årene har ordningen med bibliotekutvalg på det nærmeste dødd ut. Vi tror det vil være nyttig og nødvendig å revitalisere bibliotekutvalgene ved fakultetene og se på funksjonen og rapporteringslinjene til disse utvalgene. Bibliotekutvalgene kan være til støtte for fakultetsbibliotekaren og fagreferentene. Dekanen kan kanskje også få viktig informasjon herfra. Det er med andre ord en fordel om disse utvalgene opprettholdes i en eller annen form. En løsning som har vært foreslått er en ordning med 2 bibliotekfaglige lunsjer i året, åpne for studenter og ansatte ved UiB. 3 UB sin plass i organisasjonen UB sorterer direkte under universitetsstyret, og det tror vi er en gunstig plassering.

8 Den elektroniske hverdagen har kommet uten tilsvarende endringer i organisasjonen. Tilvekstavdelingens arbeidsoppgaver har endret seg kraftig i de siste 5-10 år, og særlig de siste årene. Det er viktig at strukturen tilpasses denne nåværende realitet, og avdelingen med dens funksjoner må utvikle seg kontinuerlig. Vi ser f.eks at det finnes fellesprosjekter som kan knyttes til denne avdelingen. Universitetsbiblioteket har blant annet som følge av den digitale utviklingen også fått grenseflate mot andre enheter ved universitetet. Vi samarbeider ikke bare med fakultetene, men også med avdelinger som for eksempel Forskningsavdelingen, Innkjøpsavdelingen, Utdanningsavdelingen, Formidlingsavdelingen og Kollegiesekretariatet. Det bør vurderes opprettelse av ulike arbeidsgrupper som blant annet kan håndtere forbindelsene mellom disse ulike enheter. Noen arbeidsgrupper bør plasseres direkte under styret. Et aktuelt spørsmål er også om vi trenger et eget utvalg for det digitale universitetsbiblioteket. Vi er enige i at det er viktig å involvere andre utenfor biblioteket og at referansegrupper er en mulighet som bør vurderes i arbeidet med for eksempel BORA, Eksamensarkivet og Bibliotekportalen. En annen mulighet for å bedre kontakten med våre brukere er å åpne bibliotekets interne fora for disse. Vi kan for eksempel tenke oss at en slik åpning av UB-forum kan gi en fruktbar kontakt med brukermiljøet. Det er også viktig å være bevisst på viktigheten av at tilbakemeldinger fra brukermiljøene til førstelinjen (f eks skranken) kanaliseres oppover i organisasjonen. Administrasjonen Det vises til brev fra Universitetsdirektøren av og vedtak i UBs styre av UBs plass i UiBs organisasjon Styre Administrasjonen slutter seg til bibliotekdirektørens vurdering om at kontakten med våre brukere og hvordan vi kontinuerlig kan bedre denne bør stå i sentrum når vi skal vurdere UBs organisering. Vi mener at UBs styre har fungert rimelig godt og har vært en styrke for UB når det gjelder å nå fagmiljøene gjennom deltakelse i ulike fora på ledelsesplan. Vi tror at UB representert ved et styre vil ha en større tyngde mot ledelsen ved UiB og fagmiljøene. Forutsetningen er at fagmiljøene/brukerne er godt representert i styret. Siden stipendiater er tunge brukere i biblioteket ser vi det som en fordel at også de kan oppnevnes som styrerepresentanter. Studentene er også representert i styret, men det varierer en del hvor mye de engasjerer seg. Vi ser likevel ikke at det finnes noen annen formell representasjon som vil fungere bedre for å sikre studentene sin medvirkning. Vi har diskutert om det kan være hensiktsmessig å ha et rådgivende organ istedenfor et styre, slik som f.eks. ved UB i Trondheim, men er noe skeptisk til om et råd i praksis vil engasjere seg på samme måte som et styre med besluttende myndighet.

9 Bibliotekutvalg Reglene for bibliotekutvalg er foreldet og de fleste bibliotekutvalgene fungerer i dag dårlig. Derfor mener vi at det er viktig å finne gode kontaktflater for å styrke og utvikle kontakten med fagmiljøene og best mulig involvere dem for å utvikle tjenester som blir brukt av flest mulig av målgruppen. Det kan vurderes flere alternativ. Man kan ha bibliotekutvalg som må få nye mandat som engasjerer brukerne i problemstillinger som til en hver tid er aktuelle for utforming av tjenestene i biblioteket. Svakheten ved denne modellen er at det kan være vanskelig å engasjere fagmiljøene i et utvalg som bare ser på bibliotektjenester. Det kan derfor gjerne være like hensiktsmessig at biblioteket er representert i fagmiljøenes utvalg for undervisning og forskning som observatører slik at bibliotekspørsmål mer blir integrert i det totale læringsmiljøet. Det kan da fungere som en mer gjensidig innsikt og læring for fagmiljø og biblioteket. I tillegg til representasjon i utvalg mener vi at bibliotekene fortsatt må vedlikeholde/utvikle kontakten mellom bibliotekets avdelinger og de enkelte fagmiljøene for at tjenestene skal bli mest mulig i samsvar med brukernes behov