Vitenarkivene: Vi går for hjemmeseier! Bibsys brukermøte, 25. mars 2009 Leif Longva Muninansvarlig, UB Tromsø

Transkript

1 Vitenarkivene: Vi går for hjemmeseier! Bibsys brukermøte, 25. mars 2009 Leif Longva Muninansvarlig, UB Tromsø

2 Hva er det vi konkurrerer om? Universitetsbiblioteket i Tromsø 2

3 Hva er det vi konkurrerer om? Forankring i institusjonen handler om tilslutning til det vi gjør! Hvordan vinne tilslutning til vitenarkivet? Fra egne forskere Fra egne studenter Fra universitetsadministrasjonen Fra bibliotekansatte The Munin story Hva vi har gjort (Hva vi burde ha gjort) Universitetsbiblioteket i Tromsø 3

4 Skrova fyr Hold fyret i sikte! Hva er formålet med vitenarkivet? Hva ønsker vi å oppnå? Leke utgiver? Jakter vi blott på nye arbeidsoppgaver i bibliotekene? Eller gjør vi noe som passer inn i moderinstitusjonens formål og utviklingsplaner? Universitetsbiblioteket i Tromsø 4

5 Hvordan vinne? Det må være en nyttig tjeneste Ikke bare for biblioteket! For forskere For studenter For administrativt ansatte For institusjonens arbeid overfor media Osv: Nyttig for institusjonens formål Det må ikke bety (unødig) ekstraarbeid Universitetsbiblioteket i Tromsø 5

6 Grunnmuren Forankring i moderinstitusjonen Sentralt vedtak om institusjonens vitenarkiv Vitenarkivet kan ikke være noe som kun er besluttet i biblioteket Formell forankring viktig for legitimitet Formell forankring viktig for å få innarbeidet vitenarkivet i organisasjonen Universitetsbiblioteket i Tromsø 6

7 Resten av huset En prosjektfase Programvare og funksjonalitet Utforme rutiner og retningslinjer for arbeidet med vitenarkivet Rutiner: En ny bibliotektjeneste ikke en ny organisasjon Innbake rutinene i den etablerte organisasjonsstrukturen i biblioteket Vitenarkivet må ikke være noe som en liten (gutte)klubb på biblioteket holder på med Universitetsbiblioteket i Tromsø 7

8 Gode naboer (Når jeg først bruker hus-metoforer) Når vi bygger og når vi bor: Vi har glede av gode naboer NORA Utarbeider en felles plattform og felles retningslinjer for vitenarkiver Bidrar til en felles forståelse av hva som er formål og hvor vi vil Universitetsbiblioteket i Tromsø 8

9 Vinner vi blant forskerne? Alt ligger vel til rette for det: Raskere og videre spredning av vitenskapelige dokumenter Forskere (og studenter) ønsker størst og raskest mulig tilgang til vitenskapelige dokumenter Forskerne ønsker å bli lest og sitert Så da er vel konklusjonen klar: Alle forskere sier hurra til vitenarkivene! Eller? Universitetsbiblioteket i Tromsø 9

10 Forskerne Erfaring: Forskerne er relativt lunkne til vitenarkivene En spørreundersøkelse våren 2008 blant forskere på Med-fak ved UiT viste dette Tilsvarende erfaringer rapporteres over hele verden Universitetsbiblioteket i Tromsø 10

11 Hva er det med disse forskerne? som ikke skjønner sitt eget beste Økt spredning, større lesekrets, større sannsynlighet for å bli sitert, økte sjanser for å treffe fagfeller med felles forskningsområde Likevel: Lunkne til å bruke vitenarkivet til spredning av egen forskning Hva mer kan de ønske? Universitetsbiblioteket i Tromsø 11

12 Forskeren ønsker å forske Kanskje nøkkelen er å gjøre det veldig enkelt og strømlinjeformet for forskeren? Forskeren ønsker å forske Forskeren ønsker å publisere Forskeren ønsker ikke administrative oppgaver Universitetsbiblioteket i Tromsø 12

13 Ikke enda en administrativ oppgave! Vitenarkivet må ikke bli en ekstra administrativ arbeidsoppgave for forskerne! Det må ikke ligne på dette en gang Da har vi tapt før vi får sagt noe som helst om alle fordelene Universitetsbiblioteket i Tromsø 13

14 Mål: sømløs integrasjon Elektronisk innleveringsportal for masterog doktoravhandlinger Opplasting av artikkelkopi til vitenarkivet samtidig med Frida-registrering Integrasjon (automatisk) med andre tjenester Bibliotekkatalogen Websider og samfunnskontakt Overlaytjenester Universitetsbiblioteket i Tromsø 14

15 Litt om erfaringene våre i Tromsø Universitetsbiblioteket i Tromsø 15

16 Masteroppgaver Alle masteroppgaver leveres inn elektronisk til bedømming via Munin Vedtatt av universitetsdirektøren januar 2008 at dette er eneste innleveringsmetode Tilflyt av masteroppgavene er sikret Ikke noe ekstraarbeid for studentene Kan levere inn hjemmefra når det passer dem Universitetsbiblioteket i Tromsø 16

17 Masteroppgaver Universitetsbiblioteket i Tromsø 17

18 Masteroppgaver Universitetsbiblioteket i Tromsø 18

19 Vinner vi? (Masteroppgaver) Kandidatene er fornøyd Studieadmin er (stort sett) fornøyd Universitetsledelsen er fornøyd UB er fornøyd arbeidet er integrert i organisasjonen og flyter bra Mange andre er (bør være) fornøyd Man kan for eksempel integrere Munin i UiTs websider, og synliggjøre masteroppgavene Nye masterstudenter er fornøyd Lett tilgang til å se tidligere masteroppgaver Universitetsbiblioteket i Tromsø 19

20 Vinner vi? (Masteroppgaver) Universitetsbiblioteket i Tromsø 20

21 Vinner vi? (Masteroppgaver) Universitetsbiblioteket i Tromsø 21

22

23 Doktoravhandlinger Doktoravhandlinger er perfekt for vitenarkiv: Høy faglig kvalitet og grundig kvalitetskontrollerte dokument Meget begrenset spredning i papirversjon Likevel: Vanskelig å få tilflyt av avhandlinger Vanskelig å få respons fra (mange av) doktorandene (Kan dere forstå det?) Vi jobber med en elektronisk innleveringsportal for doktoravhandlinger Universitetsbiblioteket i Tromsø 23

24 Avhandlinger og utfordringer: Publiserte deler Som regel artikler Normalt: Utgiver har overtatt rettighetene Hva tillater utgiverne? Stor variasjon Sherpa/Romeo gir en del svar Noen forlanger at man spør for hver eneste artikkel Skal vi legge ut en annen versjon av artiklene enn det som inngikk i avhandlingen? Da er det ikke lenger avhandlingen vi legger ut. Medforfatternes samtykke Universitetsbiblioteket i Tromsø 24

25 Avhandlinger og utfordringer: Upubliserte deler Ingen planer om publisering: Uproblematisk Ønsker og planer om publisering: Problematisk Gjelder både monografier (særlig på jus) og artikler Mulig tilnærming (for artikkelbaserte avhandlinger): Legge ut så mye som mulig av en avhandling straks den er klar Spe på med de andre delene etter hvert som de blir klar (avklaring av publisering, utløp av embargo m.v.) Universitetsbiblioteket i Tromsø 25

26 Avhandlinger og utfordringer: Ønske om bearbeiding Ikke alle kandidater er like fornøyd med avhandlingen sin på disputastidspunktet Tidsnødjobbing siste tiden mange skjønnhetsfeil o.a. Ønsker ikke å legge ut avhandlingen, men en bearbeidet versjon Men da er det ikke lenger avhandlingen vi legger ut! Universitetsbiblioteket i Tromsø 26

27 Avhandlinger og utfordringer: Ønske om bearbeiding Ikke alle kandidater er like fornøyd med avhandlingen sin på disputastidspunktet Tidsnødjobbing siste tiden mange skjønnhetsfeil o.a. Ønsker ikke å legge ut avhandlingen, men en bearbeidet versjon Men da er det ikke lenger avhandlingen vi legger ut! Universitetsbiblioteket i Tromsø 27

28 Avhandlinger og utfordringer: Respons fra kandidatene Vi ønsker å gjøre avhandlingen tilgjengelig før disputas Så snart som råd etter at de er godkjent Kandidatene er lite villige til å kommunisere med oss om avhandlingen før den er godkjent Avklaringsarbeid for artikler o.a. gjør at vi sjelden får artikkelbasert avhandling tilgjengelig før disputas Og mange svarer ikke i det hele tatt, verken før eller etter disputas Universitetsbiblioteket i Tromsø 28

29 Artikler Artikler via Frida (Her har vi kommet mye kortere enn ønskelig) Det er nytteløst å be forskerne om å sende oss artikler direkte Fullstendig nytteløst å lære opp forskerne til å registrere i Munin Vi må få til en ordning der opplasting kun er et par ekstra klikk i Frida-rutinene Biblioteket må ta jobben med å sjekke hva som er tillatt å legge ut Universitetsbiblioteket i Tromsø 29

30 Artikler - utfordringer Hvilken versjon skal forskerne laste opp via Frida? Preprint Postprint Forlagets pdf De fleste laster opp denne, men den som regel tillater ikke utgiver at den versjonen legges ut Det er kun førsteforfatter som har siste reviderte manusversjon (postprint) En ekstrajobb for medforfattere å skaffe seg denne versjonen Universitetsbiblioteket i Tromsø 30

31 Bøker Her har vi gjort svært lite og kun sporadisk Har sendt en henvendelse til Universitetsforlaget, for å komme i dialog Bøker som er utsolgt fra forlaget Forlaget har ingen ting å tape på å gjøre den tilgjengelig i Munin Hvor lenge oppbevarer forlaget trykke-pdfen? Forslag: Motta pdf før den slettes gjøre boka tilgjengelig når forlaget sier OK Universitetsbiblioteket i Tromsø 31

32 Vinner vi? Masteroppgaver: Ja! Doktoravhandlinger: Kampen er ikke over Artikler: Kampen er forsinket og så vidt begynt Bøker: Ennå ikke blitt enige om kampstart Universitetsbiblioteket i Tromsø 32

33 Systemene må henge sammen Gode systemer er ikke nok De må være godt integrert Frida Munin Innleveringsportal som tjener flere oppgaver: Bedømming av oppgaver / avhandlinger Pressemeldinger og webannonseringer av dr.avhandlinger Administrative rutiner ved institutt og fakultet Langtidsoppbevaring i lukket eksamensarkiv Tilflyt av dokumenter til Munin Munin Bibliotekkatalogen Vitenarkivets plass i organisasjonen Universitetsbiblioteket i Tromsø 33

34 Det står mennesker bak (Denne er viktig!) Å møte forskerne og studentene for å presentere og samtale om vitenarkivet Hva er vitenarkivet Hva er fordelene Hva er open access Hva er forskernes og studentenes syn Stabsmøter Forskerskoler Bibliotekkurs Personlige møteplasser en til en Universitetsbiblioteket i Tromsø 34

35 Lokale publiseringstjenester Vitenarkivet er ikke publisering Men blott en tilgjengeliggjøring og samling av vitenskapelige dokumenter fra institusjonen Dog: masteroppgaver og doktoravhandlinger har som regel ingen annen publisering Hvordan skal vitenarkivet innpasses i lokale publiseringstjenester ved institusjonen? Universitetsbiblioteket i Tromsø 35

36

37 Konklusjon Vitenarkivene er fortsatt unge Strømlinjeformet håndtering av de ulike dokumenttypene viktig Minst mulig ekstraarbeid helst bidra til å lette arbeidet for de involverte Informasjon, informasjon, informasjon Møt brukerne så ofte som mulig Vitenarkivets plass i organisasjonen Forankring, rolleavklaring, rutiner Tjenester og tjenesteutvikling Denne kampen er aldri over Universitetsbiblioteket i Tromsø 37