iportal Innlevering av masteroppgaver ved UiT

Transkript

1 iportal Innlevering av masteroppgaver ved UiT Leif Longva UB, Universitetet i Tromsø uit.no/munin

2 Det viktigste Er ikke å delta Men å vinne Det vil si: Det viktigste er ikke å etablere et vitenarkiv Men å sørge for at det blir fylt av innhold Universitetsbiblioteket i Tromsø 2

3 Munin Munin er vitenarkivet ved Universitet i Tromsø Lansert 21. september 2006 Status per 1. mars 2008: 450 Masteroppgaver 44 Doktoravhandlinger 362 Artikler, rapporter, konferansebidrag o.a. 274 Studentoppgaver (høyere grad) Totalt: Universitetsbiblioteket i Tromsø 3

4 Universitetsbiblioteket i Tromsø 4

5 Hvordan få innhold? Informasjonsarbeid til masterstudentene: Såre enkelt: Klikk slik og gjør sånn! Fordelene er mange: Fast url til oppgaven Enkelt og kjekt i CV og jobbsøknader Gi verden adgang til å lese oppgaven din vær synlig! Resultat: Nokså nedslående 14% av avlagte hovedfags- og masteroppgaver tilgjengelig i Munin Universitetsbiblioteket i Tromsø 5

6 Hvordan gjøre det bedre? Øke og forbedre informasjonen overfor studentene? Få vedtatt at alle skal? Eller: Sørge for at registrering i Munin ikke er et ekstraarbeid? Gjøre Munin til kanalen for innlevering av oppgavene! Universitetsbiblioteket i Tromsø 6

7 Innlevering i Munin Våren 2007: To fakulteter tok i bruk Munin som innleveringskanal for masteroppgaver NB: Fortsatt frivillig å gjøre oppgaven åpent tilgjengelig i Munin Resultat: 70% ble gjort tilgjengelige i Munin De andre fakultetene: 19% av oppgavene gjort tilgjengelige i Munin Universitetsbiblioteket i Tromsø 7

8 Suksessfaktorer Studentene: Ikke noe ekstraarbeid Innlevering til bedømming og avlevering til Munin er en og samme operasjon for studentene Studieadministrasjonene Får et elektronisk system for håndtering av innleverte oppgaver Det har vært lett å selge løsningen til studieadministratorene Evaluering: Stor tilfredshet fra alle Universitetsbiblioteket i Tromsø 8

9 iportal DSpace beregnet på publisering / tilgjengeliggjøring Ikke ment å være et innleveringssystem for oppgaver til bedømming Vi måtte lage et best mulig tilpasset system: iportal Universitetsbiblioteket i Tromsø 9

10 iportal En egen DSpace-instans Skreddersydd for formålet: Innlevering av masteroppgaver Studentene logger seg inn med studentpassord Enkelt skjema Studieadministratorene på instituttene logger seg inn og henter ut de innleverte oppgavene Skjemaet tilpasset også studieadministrative behov Universitetsbiblioteket i Tromsø 10

11 iportal Samme skjema for student og admin: Universitetsbiblioteket i Tromsø 11

12 Universitetsdirektørens vedtak Brev datert 4. januar 2008 fra Universitetsdirektøren til enhetene: Alle skal bruke Munin som innleveringskanal for mastergradsoppgaver Universitetsbiblioteket i Tromsø 12

13 iportal -> Munin Dersom: Student (og veileder) ikke har innvendinger mot tilgjengeliggjøring Oppgaven ikke inneholder personopplysninger m.v. Bestått karakter => Oppgavene eksporteres fra iportal til Munin Universitetsbiblioteket i Tromsø 13

14 Utsatt tilgjengeliggjøring Ønske om bearbeiding av oppgaven til tidsskriftsartikkel Frykt at Munin-publisering vil ødelegge muligheten Vi tilbyr oss å vente med Munin-publisering Utfordringer: Ta vare på oppgaven Nødvendig informasjon: Når kan vi legge oppgaven ut i Munin? Naivt å stole på at kandidaten/veilederen gir oss beskjed når artikkelen er publisert Universitetsbiblioteket i Tromsø 14

15 Plan: Eksamensarkiv Riksarkivet krever system for langtidsoppbevaring av masteroppgaver og PhD Vi har begynt samtaler med UiTs arkiv Plan: Innlevering iportal -> Eksport til lukket eksamensarkiv Fordel for Munin: Ved utsatt Munin-publisering Munin slipper å lage system for mellomlagring Garantert rett versjon av oppgaven Universitetsbiblioteket i Tromsø 15

16 Plan: iportal for PhD Langt mindre omfang: Maks 100 avhandlinger per år Munins ønske: Tilflyt av alle avhandlinger Må gi fordeler også for andre: Doktoranden: Interessert i å få avhandlingen spredd Fakultetet: Forenkling av håndteringsrutiner? Automatisk generert forside? Kommunikasjonsavdelingen: Produksjon og formidling av pressemelding Universitetsbiblioteket i Tromsø 16

17 Innhold er konge Minst mulig helst null ekstraarbeid for student/kandidat/forsker å gjøre arbeidet tilgjengelig i vitenarkivet Lage system som er fordelaktig også for de administrativt ansatte Mål: Lage et system som til slutt går av seg sjøl integrert i nødvendige rutiner Takk for oppmerksomheten! Universitetsbiblioteket i Tromsø 17