Referat. Møte i FS-doktorgradsgruppen

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: Referat Møte i FS-doktorgradsgruppen Tilstede: Terje Valentinsen, NTNU Merethe Andersen Bremer, UiO Kjersti Gjedrem, UiS Sølvi Andersen, UiT Kari Elise Moxnes, UMB Geir Vangen, USIT Tina Lingjærde, USIT Knut Løvold, USIT Julie M. Barkenæs, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Forfall: Karianne Omdahl, UiB Elna Svege, UiA Møteleder: Tina Lingjærde Dato: 17. februar 2010 Sist endret: 1

2 Dagsorden 1. Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 23. mars Fremdriftsrapportering - Status for bruk 3. Årets doktorgradsseminar mai 2010 arrangør UiT Forslag til program 4. Innlevering av avhandling Status og diskusjon rundt elektronisk publisering 5. Oversikt over veiledningsforhold, mail fra NTNU 6. Registrering av Cotutelle-avtaler i FS, mail fra NTNU 7. Visning av nettotid, mail fra NTNU 8. Eventuelt 1. Referat fra møte i Doktorgradsgruppen 23. mars 2009 Referatet ble godkjent. 2. Fremdriftsrapportering Gruppen gikk igjennom status for bruk av framdriftsrapportering via StudentWeb. UiT: De hadde en pilot våren 2009, men etter dette har det ikke skjedd så mye på grunn av ny organisasjonsstruktur etter sammenslåing med Høgskolen i Tromsø. UiS: De har vurdert om det er andre måter å gjøre dette enn via StudentWeb, men ikke funnet andre måter. En skal nå prøve å motivere for å ta løsningen i bruk. UMB: De vil prøve å ta det i bruk senere. NTNU: De har tatt bruk StudentWeb, men ikke framdriftsrapportering. De ønsker å ta det i bruk snart, men har ingen konkret tidsplan. UiO: De har satt i gang et prosjekt i samarbeid med Studieavdelingen og i den forbindelse testet en del i det siste. De ønsker å sette i gang en pilot i noen miljøer. Side 2

3 3. Årets doktorgradsseminar mai arrangør UiT UiT gikk igjennom forslag til program. Programmet ser veldig bra og spennende ut. Program og påmeldingsskjema vil bli lagt ut på web om kort tid. UiT vil gjerne ha innspill til aktuelle innledere til punktet om administrasjon av doktorgradsstudier. Det er satt av en time til nytt fra FS, en kan da ta opp temaer som for eksempel ny standard for utveksling av informasjon om studenter mellom institusjoner i Europa (se elektronisk innlevering av avhandlinger og omskriving av StudentWeb. Innspill om seminaret sendes til Frode Nilsen, UiT. 4. Innlevering av avhandling Dette ble også diskutert på forrige møte. Ikke alle institusjoner har åpne arkiver, men flere arbeider med å lage løsninger. Integrasjon med åpne arkiv -systemer: Det er utviklet en avleveringstjeneste til de åpne arkivene fra Frida. Vitenskapelige fulltekstdokumenter kan leveres til Frida: Metadata (tittel, forfatter, osv) blir registrert i Frida. Deretter blir fulltekstdokumentet med metadata overført til det respektive universitets fulltekstdatabase. I dag kan man fra Frida levere fulltekst dokumenter til følgende arkiver: DIVA (NTNU), BORA (Universitetet i Bergen), DUO (Universitetet i Oslo, Høyskolen i Oslo) og Munin (Universitetet i Tromsø). NORA er en nasjonal medlemsorganisasjon for arkiver. De lager en løsning for å kunne søke i de institusjonelle arkivene. Det kunne tenkes å lage en løsning fra FS slik at for eksempel metadata om avhandlingen blir avlevert til Frida. Da slipper man å registrere samme informasjon i flere systemer. Videre er det viktig å tilgjengeliggjøre forskningen i de åpne arkivene. Dette vil spare institusjonene for mye arbeid, nå er det mange som lager egne løsninger for innlevering av masteroppgaver og avhandlinger. UiT har i dag laget en løsning for elektronisk innlevering av masteroppgaver, og den skal utvides til også å gjelde doktorgradsavhandlinger. UMB har hatt dette som prosjekt i flere år, men foreløpig har de ingen løsning på plass. UIS har et prosjekt som ligger hos Strategi og kommunikasjonsavdelingen. Prosjektet har ikke kommet frem til mulige løsninger ennå. Dette kan også være et aktuelt punkt på året doktorgradsseminar, for å få frem felles løsning for innlevering av avhandlinger. 5. Oversikt over veiledningsforhold til en gitt veileder, mail fra NTNU Side 3

4 NTNU ønsker at det i rapporten FS skal være mulig å få frem alle studenter som er knyttet til en veileder. I dag vises disse frem pr. studieprogram, men det kunne være nyttig å få en oversikt uavhengig av studieprogram. De andre er enige om at det er behov for dette. UMB ønsker at det i enkelte rapporter skal være mulig å søke frem studenter knyttet til ett sted. De har et studieprogram, mens studentene er knyttet til ulike steder. UMB spesifiserer hvilke rapporter de ønsker dette i. 6. Registrering av Cotutelle-avtaler i FS, mail fra NTNU NTNU har laget en oversikt over hvordan en registrerer Cotutelle-avtaler. På side 1 i vitnemålet er det mulig med flere logoer. NTNU har opprettet en lokal kode i studierettstatus Cotutelle. Studierettstatus benyttes for angi opptaksgrunnlaget. UiO ønsker ikke å bruke denne koden generelt for alle studenter på Cotutelle-avtaler, kun innreisende som ikke har annet opptak til institusjonen. De ønsker at andre studenter skal ha ORDOPPTAK. UiO ønsker noen endringer i Student samlebilde undervindu Samarb for å kunne få nok opplysninger om studenter på slike avtaler. UiO lager forslag til endringer. Godkjenningsmodulen i FS skal omarbeides, og det vil da bli lettere å registrere felles avtaler. UHR har laget en håndbok for hvordan institusjoner skal håndtere fellesgrader. Den finnes på nettsidene til UHR. Hvis det er den andre institusjonen som tildeler graden, så skal en ikke registrere innlevering ved egen institusjon. Det er mye arbeid for institusjonen med studenter på Cotutelle-avtaler, og institusjonen får ikke utteling når de ikke tildeler graden selv. Institusjonene har kontakt med departementet om dette. 7. Visning av nettotid, mail fra NTNU NTNU ønsker at nettotiden regnes fra opptaksdato og ikke fra startdato. Det har vært mange diskusjoner rundt dette tidligere, slik at nettotid er vedtatt beregnet fra startdato. Gruppen ønsker ikke at dette endres. UHR anbefaler at studentene tas opp til PhD-studiet før de starter, og nå har de fleste institusjonene i reglementene at kandidatene må tas opp innen 3 mnd etter finansieringsstart. Side 4

5 8. Eventuelt 1) UMB har forslag til endringer i vitnemålet FS variant 5 for PhD-kandidater: Study option: Alle institusjoner unntatt UiO har nå Study option, mens UiO har Study programme. Forslag om at det endres til Study programme for alle. Area of specialization. Forslag om at dette endres til Area of specialisation. Supervisor/Co-supervisor: i. Forslag om at disse ledetekstene utheves ii. Visning av institusjon og land for veiledere iii. Supervisor endres til Main supervisor iv. Medrettleiar endres til Medrettleiar(ar) Ledetekstene Title of trial lecture, Title of the Thesis, Evaluation commitee: Forslag om at disse utheves og at en fjerner kolon. Ledeteksten Title of the Thesis: Forslag om å endre til Title of Thesis. Ledeteksten Bedømmelseskomité for avhandling og forelesning endres til i. Bokmål: Bedømmelseskomité for avhandling, prøveforelesning og disputas ii. Engelsk: Evaluation committee for the doctoral thesis, the trial lecture and the disputation Titlene på prøveforelesning og avhandling. Forslag om at disse presenteres i kursiv. Liste over bedømmelseskomité. Forslag om at disse sorteres etter medlemsnr (i dag er det ingen sortering) og at institusjon og land vises for alle medlemmer. Forskerskoletilknytning inn på vitnemålet plassert under veilederne, før tittel på prøveforelesning. 2) UiO ønsker to egne tekstkoder for PhD-studenter: U1_forklaring og SI_forklaring, slik at de kan legge inn tekst som passer bedre for phd-studenter. 3) Det kom forslag om å legge til et felt for NUS-kode i Student samlebilde undervindu Grunnutd. UiT har tidligere vært i kontakt med NIFU-STEP om dette. USIT vil ta ny kontakt med dem for å høre om fag og grad kan erstattes av NUS-koden. Institusjonen opplever ofte at NIFU-STEP ikke ser på hva de legger i feltet Fag. 4) Ønske om at det i forkant av neste møte sendes ut en påminnelse om å sende inn saker til møtet, med svarfrist 14 dager før. Neste møte holdes tirsdag 19. oktober 2010 i Forskningsveien 3b Side 5