Høring BIBSYS behovsanalyse

Transkript

1 Høring BIBSYS behovsanalyse Innleding UiO viser til brev av fra BIBSYS der det blir bedt om kommentarer til BIBSYS-behovsanalyse slik den foreligger på web-adresse Denne høringsuttalelsen konsentrerer seg om behovene i UH-sektoren og har særlig oppmerksomhet mot de store universitetsbibliotekenes behov. Disse behovene er vesentlig mer komplekse enn hva som er tilfelle for mindre biblioteker. Behovsanalysen er et viktig steg i arbeidet med å sikre gode forvaltningssystemer for biblioteksektoren i Norge, og Universitetet i Oslo gir sin tilslutning til hovedanbefalingene i rapporten. Vi vil gi vår anerkjennelse til analysen som innebærer en nyorientering og en nytenking av bibliotekets plass i produksjonsprosessene i Akademia. Særlig kapittel tre og fire er et langt skritt framover i forhold til tidligere utredninger innenfor feltet. Det er imidlertid klare mangler ved den foreliggende analysen. En slik mangel er fraværet av en overordnet visjon for framtidens biblioteksystemer. Behovsanalysens vurdering av hvilke typer IT-støtte som er nødvendig for morgendagens biblioteker er heller ikke ført langt nok. Dette gjelder blant annet langtidslagring av forskningsdata, forvaltning av elektroniske læremidler og fulltekstbiblioteker, noe som gjør det krevende å beskrive systemlandskapet bibliotekenes IT-systemer vil være en del av. Nåværende behov En beskrivelse av nåtilstanden for it-systemer i bibliotekene kan gjøres ved å dele inn systemene i seks tjenesteområder: Søketjenester Lagringstjenester (fysisk og elektronisk representasjon av bøker, tidsskrifter og annen informasjon i biblioteket) Publiseringstjenester for egenprodusert materiale og digitalt materiale som er lagret i egne baser Støttetjenester for bibliotekspesifikke arbeidsprosesser Forskningsdokumentasjon Integrasjon Med utgangspunkt i en slik inndeling kan så kravspesifikasjonen fange opp hvilke av disse behovene som bør løses via et fellessystem i regi av BIBSYS og hva som bedre løses av andre systemer.

2 Tilstanden nå er i grove trekk slik: Søketjenester Her er Google dominerende som søketjeneste, som behovsanalysen sier, men det er behov for spesialiserte søk som utnytter bibliografiske metadata til å øke treffsikkerheten i søkene. BIBSYS Ask ivaretar søk etter bøker og tidsskrifter (elektroniske samt trykte), mens Metalib/SFX gir en portal til universitetsbibliotekenes digitale ressurser. Videre eksisterer det flere søketjenester mot lokale databaser, og mot eksterne databaser. Et viktig mål for neste generasjons søketjenester vil være at de integreres slik at brukeren kan få tilgang til samtlige ressurser fra ett sted, dvs. til både lokale og eksterne tjenester, og slik at de framtrer overfor brukeren som en enkelt, homogen tjeneste. Dette krever at tjenesten kan indeksere på tvers av samlingene og at den kan rapportere til brukeren både status og tilgjengelighet på basis av metainformasjon. Søkegrensesnittet bør gjenspeile bibliotekets totaltilbud til brukeren når det gjelder gjenfinnig og lokalisering/levering av dokumenter uavhengig av type og medium. Lagringstjenester Dette ivaretas av egne løsninger ved de fire store universitetene. UiO har DUO, mens de andre universitetene har sine egne løsninger basert på DSpace (Fri kildekode). BIBSYS har også en løsning som er basert på Dspace (BIBSYS Brage), og som brukes av de mindre institusjonene. Mesteparten av det lagrete materialet er imidlertid i basene ved UiO, UiB, NTNU og UiT, og ligger derfor utenfor BIBSYS. Publiseringstjenester Her bruker de store universitetene igjen sine egne løsninger, basert på Open Journal Systems. BIBSYS har per dags dato ingen løsninger for dette. Støtte for bibliotektekniske oppgaver og brukertjenester BIBSYS leverer i dag støtte for bibliotektekniske oppgaver og brukertjenester for det tradisjonelle bibliotek, og minimumsfunksjonaliteten er ivaretatt med dagens system. Som behovsanalysen selv påpeker, og etter UiOs oppfatning, kan imidlertid disse tjenestene bli vesentlig bedre ved å innføre et nytt biblioteksystem. For at det nye systemet skal kunne gi effektiv støtte, er det viktig at integrasjonen med flere av de andre administrative støttesystemene er godt ivaretatt. Forskningsdokumentasjon Her har BIBSYS Forskdok, som bare brukes av mindre institusjoner og som er vedtatt lagt ned og erstattet av Norsk Vitenskapsindeks (NVI). De store institusjonene bruker Frida, og vel 77 % av alle publikasjoner som produseres innenfor sektoren er registrert i Frida, mens 22 % er registrert i Forskdok. NVI vil med stor sannsynlighet bygge på Frida, som i stor grad vil gjøre BIBSYS Forskdok overflødig. Integrasjon Den mangelfulle integrasjonen mellom biblioteksystemet BIBSYS og de øvrige informasjonssystemene ved de store universitetene er en betydelig ulempe. Dette kommer ikke godt nok fram i behovsanalysen. Etter UiOs oppfatning vil behovet for integrerbare og integrerte løsninger på dette området bli forsterket i de kommende årene. BIBSYS sin rolle i framtida En stor del av behovene for IT-støtte ved Universitetsbiblioteket i Oslo er løst via andre systemer enn BIBSYS. Dette er også tilfelle ved de andre breddeuniversitetene. Dette kommer ikke godt nok fram i

3 behovsanalysen, som nok burde skille skarpere mellom behovene ved små og større institusjoner. Behovsanalysen dekker derfor ikke bredden av de behovene som disse bibliotekene har. Den svarer da heller ikke på avgrensingsproblematikken, særlig hva som skal ligge i framtidas katalogsystem og hvilke behov løses bedre via andre systemer som ikke nødvendigvis trenger å være bibliotekspesifikke. Publiserings- og lagringssystemer er eksempler her dette er oppgaver som kan løses av andre kommersielle systemer enn biblioteksystemene. De fleste større næringslivsbedrifter med store dokumentasjonsbehov har tilsvarende behov, men velger løsninger som ikke er bibliotekspesifikke. Etter UiOs oppfatning er derfor anbefalingene for snevre. Det er imidlertid ikke tid til å gjennomføre noen ytterligere utredninger før det startes en kjøpsprosess. Den planlagte forespørsel om informasjon (RFI) fra BIBSYS vil imidlertid gi viktig kunnskap som bør innarbeides i tilbudsutlysningen. Arbeidet med denne må skje i nær kontakt med de store bibliotekene. Kommentarer til anbefalingene i behovsanalysen Anbefalingene fra arbeidsgruppen er: 1. Arbeidsgruppa anbefaler at man fortsatt skal ha et sett felles grunnleggende tjenester for BIBSYSbibliotekene (felleskatalog, søketjeneste, vanlig biblioteksystemfunksjonalitet, autentisering og autorisering) og muligheter for spesialtjenester for (grupper av) enkeltinstitusjoner. UiO gir sin tilslutning til dette. 2. Arbeidsgruppa anbefaler en tjenesteorientering av BIBSYS, basert på tjenestenivåavtaler BIBSYS endrer seg til å være tjenesteleverandør som tilbyr biblioteksystemfunksjonalitet i henhold til brukerbehov og krav beskrevet i rapporten. a. Biblioteksystemet skal være tilrettelagt for samvirke med andre systemer, både søkesystemer og administrative systemer b. Biblioteksystemet må gi en samlet tilgang til bibliotekets trykte og digitale ressurser i et felles grensesnitt og støtte ny brukeratferd jfr. kapittel 3. c. Biblioteksystemet må baseres seg på nasjonale anbefalinger jfr. kapittel 5. d. For flere krav til systemet viser vi til rapportens kapittel 4 og 5 som beskriver brukernes, bibliotekenes og institusjonenes behov. UiO gir sin tilslutning til dette, men peker på at i tillegg til et felles grensesnitt til basene, så er det viktig at basene gjøres tilgjengelig via andre, samvirkende applikasjoner. FRIDA og senere Norsk vitenskapsindeks er eksempler på slike applikasjoner. Samvirke med andre administrative systemer er viktig for det daglige arbeidet i bibliotekene, og da særlig med de lokale økonomisystemene. 3. Tjenestetilbudet skal baseres på system tilgjengelig på markedet (hyllevare) fra leverandør(er) med stor markedsandel internasjonalt, god overlevelsesevne og med gode referanser. UiO støtter dette, men peker på at det vil være viktig for å oppnå optimal støtte til bibliotekets arbeidsprosesser at det ligger til rette for forsystemer som utvikles uavhengig av hovedapplikasjonen, men som framtrer som integrert med denne.

4 4. Fremtidig styring og organisering a. Styret oppnevner snarest en faglig gruppe (fem medlemmer) som skal representere systemeierne, og opptre som faglig-strategisk rådgiver for BIBSYS styre. Gruppen skal ha forankring i institusjonenes biblioteker. Medlemmene skal ha faglig tyngde og innsikt i eierinstitusjonene. Gruppen skal være medlemsbibliotekenes felles talerør inn til styret i faglige spørsmål. Utvalgsmedlemmene utnevnes etter råd fra biblioteklederne. Nærmere regler for utnevnelse av arbeidsgruppa kan utarbeides etter samme prinsipper som vedtektenes regler for utnevnelse av kontaktutvalg. b. Tilleggstjenester styres gjennom konsortiestyrer eller bare ved tjenestenivåavtaler. UiO stiller seg tvilende til om dette er en tilstrekkelig tydelig styringsstruktur. Vi vil peke på behovet for et klart skille mellom de forskjellige rollene som spiller sammen i drift og forvaltning av et slikt system. Dette gjelder systemeier, prosesseier, forvaltningsapparat og driftsleverandør. Det er derfor behov for en videre bearbeiding av styringsstrukturen. UiO støtter imidlertid opprettelsen av en faggruppe. Dette bør etter vår oppfatning skje raskt. Denne faggruppen må spille en sentral rolle som bindeledd mellom BIBSYS organisasjonen og brukerbibliotekene i det videre arbeidet med behovsanalyse, kravspesifikasjon og kjøpsprosess. Det må vurderes om faggruppen skal utvides til syv medlemmer for å dekke bredden i brukerinstitusjonene på en god måte. Sammensetningen av faggruppen må vies betydelig oppmerksomhet. Den framtidige styring og organisering av BIBSYS kan etter UiOs oppfatning ikke sluttvurderes før resultatet av anskaffelsesprosessen er kjent, idet både drifts- og forvaltningsløsningen kan bli påvirket av hvilket system som velges. 5. Anskaffelse og implementering a. BIBSYS styre må fatte vedtak om opprettelse av prosjekt for anskaffelse av nytt system faglige representanter fra institusjonene inngår i prosjektet. b. Utskiftingen bør skje så raskt som mulig senest innen medio c. BIBSYS utarbeider en milepælsplan som inkluderer forberedende arbeid i bibliotekene samt en informasjonsstrategi. d. BIBSYS forbereder innspill til budsjettprosessen for statsbudsjettet e. BIBSYS ser på muligheter for å skaffe midler ved henvendelse til institusjonene og å se på egen drift f. BIBSYS stopper utvikling av eget system, ser på egen drift og avklarer hva som skal til for å implementere nytt system og utarbeide en migreringsstrategi. g. BIBSYS må gjennomføre en intern omstilling for å frigjøre ressurser til investering og drift av nytt system.

5 UiO gir sin tilslutning til dette, men vil samtidig peke på at det ikke er innlysende at både applikasjonsforvaltning og drift skal legges til samme organisasjon. Dette må avgjøres ved en hensiktsmessighetsvurdering etter at systemet er valgt og den overordnede arkitekturen er bestemt. Vi vil også peke på at det kan bli en ganske lang overgangsperiode fram til et nytt biblioteksystem kan overta. I denne perioden vil det være hensiktsmessig at igangsatte tiltak som er etterspurt av bibliotekene blir fullført som planlagt, men at disse tiltakene blir underlagt en fornyet og streng prioritering. I denne prosessen må bibliotekene ha en avgjørende innflytelse. 6. Gjennomføring av mindre tiltak som gir umiddelbare effekter for brukerne, uten at gjennomføringen krever større ressurser eller kommer i veien for anskaffelse av ny løsning. UiO gir sin tilslutning til dette. Med vennlig hilsen Gunn-Elin Bjørneboe universitetsdirektør Arne Laukholm IS-direktør