Helge Salvesen, Universitetsbiblioteket i Tromsø. Leif Magne Iversland, Universitetsbiblioteket i Bergen

Transkript

1 Saksdokument Oppdatert: Til styremøte S-2009/03 Behovsanalysen Innledning Arbeidsgruppen ble oppnevnt av BIBSYS styre i møte (sak S-2008/18) og har hatt følgende medlemmer: Helge Salvesen, Universitetsbiblioteket i Tromsø Leif Magne Iversland, Universitetsbiblioteket i Bergen Hana Christie, Universitetsbiblioteket i Oslo Stein O. Johansen, Universitetsbiblioteket i Trondheim Lars Egeland, Høgskolen i Oslo, Læringssenteret Sissel Pettersen, Handelshøyskolen BI, Biblioteket Svein Arne Brygfjeld, Nasjonalbiblioteket Knut Øysteinson Høgetveit, student (UMB), oppnevnt av NSU Roy Gundersen, Jan Erik Kofoed og Maivor Hallén har vært observatører fra BIBSYS. Peter Bonne og Thore Henriksen fra Pharos AS har bistått med ledelse av arbeidsgruppen og utformingen av rapporten. Mandat for gruppen ble vedtatt av BIBSYS styre (sak S-2008/09): Arbeidsgruppen for behovsanalyse skal: Beskrive hvilke fremtidige tjenester UH-sektoren vil ha behov for fra bibliotekene i de kommende år, basert på bl.a. institusjonenes og bibliotekenes strategier og prioriteringer. Utrede hvilke behov som gis av generelle utfordringer som endringer i brukeratferd ( google-generasjonen ) og dreining til elektronisk / digitalisert materiale. Gjøre rede for behovet for samvirke med andre fellesadministrative systemer i sektoren og forholdet til offentlig vedtatt IT-arkitektur. Gi en kort redegjørelse for hvilke resultater tilsvarende analyser i andre land har gitt. 1

2 Lage en prioritert liste over fremtidige, overordnete, behov. Vurdere om det er behov for å opprette undergrupper for å utrede spesielle tema, og i tilfelle ta dette opp med BIBSYS. Komme med forslag til hvordan kontakten med institusjonene / bibliotekene bør være når en senere skal finne konkrete løsninger på de behov som fremkommer. Rapporten skal foreligge innen 1. september Frist for levering av rapporten ble senere utsatt til 30.november og i sluttfasen ytterligere noen dager til 5. desember. Rapporten er vedlagt. 2

3 Kommentarer til Behovsanalysen Fra BIBSYS deltok Maivor Hallén, Roy Gundersen og Jan Erik Kofoed som observatører på gruppens møter. Kofoed deltok bare på møtene før sommeren. Ett av møtene før sommeren ble holdt uten at noen fra BIBSYS var til stede, dette etter ønske fra gruppen. Observatørene var til stede, men fikk ikke uttale seg da gruppen skulle konkludere på sitt avsluttende møte og i etterfølgende oppfølging pr epost. Overordnete betraktninger Gjennom mandatet var det stilt store forventninger til utvalgets leveranse. De skulle behandle viktige strategiske spørsmål. Dette går særlig fram av mandatets punkter om behov basert bl.a. på institusjonenes strategier og prioriteringer. og generelle utfordringer som endringer i brukeratferd ( google-generasjonen ).... Beklageligvis kan man ikke se at disse punktene er særlig godt besvart i utvalgets rapport. Direktøren synes det er beklagelig at disse viktige punktene i mandatet ikke er godt nok besvart. Disse må nå i stedet følges opp uavhengig av gruppens arbeid. Det er også en svakhet ved rapporten at det framsettes påstander og konklusjoner uten videre begrunnelse. Videre har gruppen valgt å legge inn et punkt 5 i anbefalingene angående Anskaffelse og implementering. Dette er ikke gitt av mandatet. I rapporten står det en del om tjenestenivåavtaler (SLA). Det er viktig å passe på at dette ikke kommer i motstrid med kravet i BIBSYS vedtekter om konsortieorganisering. Nødvendige avtaler gjøres gjennom de kontraktene hver enkelt institusjon inngår som deltaker i konsortiene. Disse regulerer både tjenestenivå og øvrige rettigheter og forpliktelser som følger av konsortiedeltakelsen. Erfaringene med allerede opprettete konsortier tilsier at dette fungerer godt. I det følgende kommenteres hvert enkelt hovedavsnitt. Kapittelnummer i Behovsanalysen er satt i parentes bak overskriften for det avsnittet der den blir kommentert. Bakgrunn for rapporten (1.2) Modernisering og fornying av BIBSYS produkter har vært et tema for både BIBSYS selv og styret gjennom en årrekke. Det har blitt foretatt en gradvis fornying av de fleste produkter sett i et 5-10 års perspektiv. Gode eksempler er Ask som så dagens lys i 2005, ForskDok som var et pionerprodukt til å ta i bruk ny Java-teknologi, Nettportalen som bygger på kommersiell programvare fra OCLC og Brage som bygger på åpen kildekode (DSpace). Man har lenge sett behovet for fornying av Biblioteksystemet. Omfanget av oppgavene her er mye større enn for de andre produktene, og man har derfor hatt vanskelig for å beslutte hvordan en slik fornying skal gripes fatt. Så langt har man ikke kommet forbi utredningsstadiet. Det er viktig å huske på at det er BIBSYS selv, styre og administrasjon, som har iverksatt både 3

4 Forprosjekt Modernisering og Behovsanalysen. Dette ble gjort nettopp for å involvere institusjonene og få svar på grunnleggende spørsmål. Fagpersoner på BIBSYS har også lagt ned et betydelig faglig arbeid i disse rapportene. I påvente av utredningene har BIBSYS styre, bl.a. i budsjettdokumentene, lagt opp til en oppfølging som legger til rette for viktige hovedprinsipper som det bl.a. ble lagt vekt på i forprosjektet. Utviklingsarbeidet har også hatt som mål å gi resultater som kunne være nyttige nærmest uansett konklusjonen på rapportene. Et sentralt punkt er dialogen mellom BIBSYS og medlemsinstitusjonene. Direktøren synes her at bildet er mer nyansert enn det som fremkommer i rapporten. Ett problemområde er at det kan være lite samsvar mellom de endringsforslag BIBSYS mottar fra bibliotekene via en representant oppnevnt av bibliotekets ledelse og den prioritering av fremtidsrettet virksomhet som er ønsket fra bibliotekenes ledelse. Dette må en fremtidig konsortieordning ta hånd om slik at bibliotekene taler med én tunge. Dette kapittelet viser tydelig at en må få på plass konsortieordningen for Biblioteksystemet. Vi har meget gode erfaringer å bygge på fra de konsortier som allerede har vært i virksomhet. Utfordringene (inkl. vurdering av andre undersøkelser) Endret brukeratferd (3.1) Et vesentlig endringskrav til bibliotekene vil komme fra endret atferd hos forskere og studenter mht informasjonsinnhenting. Deler av disse nye krav er drøftet i rapportens kap. 3. Når en for eksempel leser at 89% av studentenes søk starter med en søkemotor mens bibliotekenes websider kun brukes av 2%, så må dette og annen tilsvarende atferd få følger for kommunikasjonen med brukerne. Selv om noen elementer til en slik oppfølging er med i rapporten, er helhetsinntrykket at anbefalingene i stor grad er basert på dagens situasjon. Direktøren tror at endringen vil bli grunnleggende. Dette vil måtte ha konsekvenser både for bibliotekene selv og for BIBSYS som skal yte tjenester. Siden rapporten ikke i tilstrekkelig grad selv tar opp problemet, må det arbeides videre med det. I vedlegg 1 er det tatt inn kopi av kapittel 9 i boken Digital Consumers reshaping the information profession (Facet Publishing, London, ISBN ). Her gis det uttrykk for noen anbefalinger som illustrerer utfordringene og som kan være nyttige innspill til spørsmålet om hvilke konsekvenser en skal trekke av endret brukeratferd. Direktøren slutter seg til det som er gitt i Konsekvenser for selve biblioteksystemet (3.6.3). Direktøren finner imidlertid at spørsmålet om endret brukeratferd må gis fortsatt stor oppmerksomhet i det videre arbeidet på en slik måte at en følger med på hvilke anbefalinger andre kommer frem til og slik at en hele tiden sjekker forslag til konkrete løsninger opp mot dette aspektet. Endringer i informasjonslogistikken (3.2) Viktige elementer her er at en både vil ha behov for fellestjenester og for spesialtjenester for den enkelte institusjon. Samvirke mellom system er et annet viktig punkt. Utviklingen vil også gjøre det nødvendig å se både på katalogisering og på emneord/klassifikasjon i lys av hva som skjer. 4

5 Metadataleverandører (3.3) BIBSYS er i gang med å undersøke kostnadene og betingelsene ved bruk av metadata fra OCLC sin store database WorldCat. Videre er vi godt i gang med å legge til rette for å innføre kopikatalogisering allerede i dagens system. Det arbeides parallelt med et prøveprosjekt sammen med UBB om hylleferdige bøker. For NB arbeides det med en løsning for direkte import av katalogdata fra Biblioteksentralen. Resultater fra relevante undersøkelser i andre land. (3.5) Rapporten inneholder referanser til en rekke gode kilder for underlagsmateriale. I dette saksfremlegget har direktøren til dels vist til de samme kildene, til dels vist til annet materiale. De rapportene som det er vist til i rapporten fortjener å bli lest i sin helhet, hva som oppfattes som viktig vil variere. Direktøren ville for eksempel kanskje valgt andre sitater enn det som gruppen har gitt. Derfor må grunnlagsmaterialet fortsatt brukes. Endring for bibliotekene (3.6) / Gjenfinning og tilgang (3.6.1) / Rettigheter (3.6.2) Her nevnes viktige punkter som koordinering mot forskningsdokumentasjon og publisering av forskning, samt undervisningsmateriell. Interaktiv adgang til tilleggsinformasjon og mulighet til selv å produsere denne er viktig i brukerperspektiv. Konsekvenser for selve biblioteksystemet (3.6.3) Den korte oversikten er grei, men den må kvalitetssikres og eventuelt utvides i det videre arbeidet. Funksjonelle behov sett fra bruker, institusjons- og bibliotekperspektiv (4) Behovene gitt i dette kapittelet er, som rapporten selv sier, ikke uttømmende og ikke prioritert. En vil derfor måtte arbeide videre med behovene. Direktøren finner derfor ikke at det er nødvendig å kommentere i større detalj på det nåværende tidspunkt. Et viktig poeng er imidlertid gitt i kap. 4.2 hvor det under institusjonenes behov kommer klart frem behovet for å se en rekke behov i sammenheng, bibliotekbase med bibliografiske data, forskningsdokumentasjon, institusjonelle arkiv, publiseringsløsninger, læringsstøttesystemer med mer. I tillegg til en viss funksjonell likhet, er kvalitetssikrete bibliografiske data en fellesnevner. Dette punktet er også omtalt under Samarbeidsløsninger nedenfor. 5

6 Rammebetingelser (5) Felles IKT-arkitektur (5.1) Direktøren har ingen problemer med å slutte seg til at systemplattformen i BIBSYS skal basere seg på de krav som er gitt i dette kapittelet. Utfordringen vil komme når en skal vurdere en gitt produkt/tjeneste opp mot disse vidtrekkende kravene, hvilke krav skal gis prioritet og hvor stor grad av oppfyllelse må en kreve? En må forvente å måtte arbeide konkret med dette spørsmålet i det videre arbeidet. Generelle prinsipper (5.2) Direktøren slutter seg til disse prinsippene, men vil påpeke at også mindre bibliotek kan ha behov for lokal tilpasning, enten ved at de enkelt kan gjøre det selv eller at de kan kjøpe tjenester fra BIBSYS eller andre for å få det utført. NDB-rammeverk utarbeidet av ABM-utvikling er ikke nevnt som et ett av prinsippene. Dette er det nærmeste vi kommer nasjonal standardisering innen BIBSYS sitt fagområde. Standardene fra NDBrammeverk bør være blant de grunnleggende prinsippene, samtidig som man må påpeke hvor viktig det er at anbefalingene fra NDB-rammeverk blir vedlikeholdt. Se: Leverandører (6.2) Direktøren tror nok at leverandørene i stor grad vil kunne levere i samsvar med kravene i 5.2, men finner det mer usikkert hvordan de vil forholde seg til kravene i 5.1 samt endret brukeratferd. Dette må gis fortsatt oppmerksomhet. Det er et faktum at det er blitt færre leverandører. Dette gir selvsagt leverandørene større kundemasse og større økonomisk potensiale. På den annen side er leverandørenes eiere i økende grad selskaper som kun er ute etter profitt. Færre leverandører kan også gi mindre konkurranse. Disse forhold er dessverre ikke vurdert i rapporten ser en noen faresignaler her? Et annet viktig moment er spørsmålet om påvirkningsmuligheter overfor kommersielle leverandører. BIBSYS er stor i Norge, men liten i den store verden. Erfaringer både fra Sverige og Finland tilsier at vi bør tenke nøkternt med hensyn til påvirkningsmulighet. Ny funksjonalitet (6.3) Direktøren finner at det i hovedsak er god funksjonalitet som er tatt med her. Dette er igjen en liste som en må arbeide videre med i forhold til en kravspesifikasjon som ytterligere tar hensyn til ny brukeratferd. Samarbeidsløsninger (6.4) Dette avsnittet kunne hatt en annen overskrift, felles katalog. Det dreier seg om hvordan en organiserer datafellesskapet. BIBSYS modell i dag har en felles bibliografisk database koplet til beholdningsinformasjon og lokale data for det enkelte bibliotek. Dette har alltid vært sett på som en 6

7 utmerket løsning, som mange andre misunner oss. Den vanlige løsningen er at en har lokale kataloger som gjerne samhandler med en sentral katalog som er summen av de lokale en samkatalog. Den grunnleggende løsningen i BIBSYS med en felles bibliotekkatalog er den mest fundamentale av grunnverdiene i BIBSYS. Det er denne deltakerne har bygd opp gjennom 36 års arbeid og som vi liker å kalle arvesølvet i BIBSYS. De løsninger som velges mht nytt biblioteksystem og andre produkter må kunne samvirke med både dagens og en framtidig BIBSYS Bibliotekbase. Det er overordnet viktig at BIBSYS selv forvalter datamodell og arkitektur for den felles bibliotekkatalogen. Hvilken løsning som er mulig i et nytt system må vies stor oppmerksomhet og fordeler/ulemper veies mot hverandre. Hvis vi går bort fra den nåværende modellen er dette trolig en irreversibel prosess, vi må vite hva vi gjør! I 3. avsnitt sies det at løsningen med lokale kataloger og en samkatalog har et fortrinn ved bruk av det som kalles et discovery layer. Dessverre er ikke dette begrunnet. Også med dagens BIBSYS løsning burde dette være mulig. OCLC har verdens største bibliotekkatalog med bibliotek og 125 millioner poster med en tilvekst på en ny post hvert 10. sekund. De har allerede innsett at de må arbeide aktivt for være tilstede der brukerne er. De har derfor planer om å gjøre dette ved synliggjøring av sine data, for eksempel på Google, og de inviterer bibliotekene til å bidra til dette. Slikt samarbeid bør vurderes nøye av BIBSYS, synlighet på Google styres av størrelse, og alene er vi altfor liten. Samarbeidsløsninger vil bli kommentert på mer generell basis senere i dette saksfremlegget. Open source programvare (6.5) Det vil være viktig å følge med på utviklingen av open source programvare. Den vil måtte underlegges samme krav til nytte/kostnad som kommersiell programvare. Den vil kunne være fordelaktig når en skal kople sammen ulike elementer siden en har tilgang til kildekoden og vil kunne programmere mot den. Kansas State University Libraries har i en rapport fra oktober 2008 anbefalt at en skal gå over til et biblioteksystem basert på åpen kildekode innen Se: ksulib.typepad.com/ilstf/files/integrated_library_system_task_force_phase_2.doc Som en del av prosessen skal en evaluere de to store systemene som finnes i dag, Koha og Evergreen. I ventetiden på nytt system vil de vurdere mindre endringer til sitt nåværende kommersielle system. 7

8 Styring og samarbeid (7) I kap. 7.1 hevdes det at BIBSYS vil bli bedre i stand til å gjøre kundetilpasninger hvis kjernefunksjonaliteten består av kjøpt programvare. For at dette skal kunne være riktig må man forutsette at kommersielle leverandører gir BIBSYS tilgang til kildekoden eller i det minste et tilstrekkelig komplett sett med programmeringsgrensesnitt (APIer). Direktøren er tvilende til om dette er realiteter. Dette må kartlegges gjennom en RFI (Request for Information) til aktuelle leverandører. Både generelt og under arbeidet med RFI må en ta hensyn til Nasjonalbibliotekets spesielle behov. Situasjonen er enklere hvis en tar i bruk åpen kildekode. Men også da må man beherske å kombinere egen kode med felles kode hver gang det blir tilgjengelig nye versjoner av programvaren. Den optimale løsningen er trolig at BIBSYS lager en åpen systemarkitektur som tillater en kombinasjon av moduler, både kommersielle, åpen kildekode og egenutvikling, basert på en kost/nytte-vurdering. En skisse til slik arkitektur er allerede laget. I kap 7.2 og 7.3 påpekes behovet for gode, profesjonelle avtaler og høg grad av brukermedvirkning. Dette er også deler av grunnverdiene til BIBSYS. Direktøren mener at dette i hovedsak kan ivaretas gjennom konsortiemodellen. Denne løsningen er også i tråd med vedtektenes krav. Der det er aktuelt med særløsninger for én eller få kunder, kan dette reguleres kun med en direkte avtale. Dette er for øvrig i tråd med dagens praksis: Standard- og volumtjenester er tilgjengelig for alle i konsortiene, mens spesialtjenester blir utført gjennom særskilt betalte driftsoppdrag og utviklingsoppdrag. Denne oppdelingen er også gjenspeilt i dagens budsjett og regnskapsmodell der separat betalte oppdrag er holdt utenfor postene for selve produktene. Gjennom konsortiemodellen får kundene, i tillegg til et tjenestenivå, innflytelse på strategier og satsninger for BIBSYS. Brukermedvirkningen er styrket i en konsortiemodell sammenlignet med en ren tjenestemodell. Drøfting av anbefalingene (8.2) En vil nedenfor kommentere den enkelte anbefaling. Kommentarene er skilt ut fra rapportens tekst ved at de har en overskrift og er satt i kursiv. 1. Arbeidsgruppa anbefaler at man fortsatt skal ha et sett felles grunnleggende tjenester for BIBSYS-bibliotekene (felleskatalog, søketeknologi, vanlig biblioteksystemfunksjonalitet, autentisering og autorisering) og muligheter for spesialtjenester for (grupper av) enkeltinstitusjoner. Dette er viktig at en holder fast på dette fellesskapet. I rapporten JISC & SCONUL Library Management Systems Study (senere kalt JISC-rapporten.) anbefales det i pkt nettopp å utnytte konsortiefordelene. Et velfungerende konsortium vil derfor være av største viktighet. Executive summary fra JISC-rapporten er tatt inn som vedlegg Arbeidsgruppa anbefaler en tjenesteorientering av BIBSYS, basert på tjenestenivåavtaler BIBSYS endrer seg til å være tjenesteleverandør som tilbyr biblioteksystemfunksjonalitet i henhold til brukerbehov og krav beskrevet i rapporten. Dette kan håndteres ved at slike avtaler inngår i kontraktene om deltakelse i konsortiene, samt i direkte avtaler og separat betalte driftsoppdrag og utviklingsoppdrag. Et eksempel på et større utviklingsoppdrag er arbeidet for NBs Digitaliseringsprosjekt (DigitAlt). Se ellers kommentarer til kap. 7. 8

9 a. Biblioteksystemet skal være tilrettelagt for samvirke med andre systemer, både søkesystemer og administrative systemer Et meget viktig krav b. Biblioteksystemet må gi en samlet tilgang til bibliotekets trykte og digitale ressurser i et felles grensesnitt og støtte ny brukeratferd jfr. kapittel 3 Svært bra at kravet til støtte for ny brukeratferd er så klart c. Biblioteksystemet må baseres seg på nasjonale anbefalinger jfr. kapittel 5 Enig d. For flere krav til systemet viser vi til rapportens kapittel 4 og 5 som beskriver brukernes, bibliotekenes og institusjonenes behov. Det vises til kommentarene til disse kapitlene ovenfor i saksfremlegget. 3. Tjenestetilbudet skal baseres på system tilgjengelig på markedet (hyllevare) fra leverandør(er) med stor markedsandel internasjonalt, god overlevelsesevne og med gode referanser. Det er behov for at en får kjennskap til hva som faktisk er tilgjengelig pr i dag, og hvilke utviklingsplaner som finnes, spesielt mht ny brukeratferd. Det bør derfor gjennomføres en RFI (Request for Information). BIBSYS har allerede erfaring med bruk av åpen kildekode (Brage) og kommersielle systemer (Mime/Tyr). I budsjettet for i år er det også gitt at vi skal basere oss på en kombinasjon av egenutvikling, kommersielle moduler og åpen kildekode ut fra best kost/nytte-effekt. 4. Fremtidig styring og organisering a. Styret oppnevner snarest en faglig gruppe (fem medlemmer) som skal representere systemeierne, og opptre som faglig-strategisk rådgiver for BIBSYS styre. Gruppen skal ha forankring i institusjonenes biblioteker. Medlemmene skal ha faglig tyngde og innsikt i eierinstitusjonene. Gruppen skal være medlemsbibliotekenes felles talerør inn til styret i faglige spørsmål. Utvalgsmedlemmene utnevnes etter råd fra biblioteklederne. Nærmere regler for utnevnelse av arbeidsgruppa kan utarbeides etter samme prinsipper som vedtektenes regler for utnevnelse av kontaktutvalg. Dette punktet bør drøftes under styrets pågående arbeid med konsortieløsninger. En konsortiemodell kan (med fordel) inneholde en rådgivende arbeidsgruppe. Denne kan være sammenfallende med det utvalget anbefaler, men en slik arbeidsgruppe må opprettes innen konsortiets kontekst. b. Tilleggstjenester styres gjennom konsortiestyrer eller bare ved tjenestenivåavtaler. Konsortieløsninger for andre produkter eller tjenester er i samsvar med det styret allerede arbeider med. Hvis det dreier seg om mindre saker er det selvsagt nok med en god avtale. 5. Anskaffelse og implementering a. BIBSYS styre må fatte vedtak om opprettelse av prosjekt for anskaffelse av nytt system faglige representanter fra institusjonene inngår i prosjektet. 9

10 Det er viktig at en raskt får avklart videre prosess og konkretisert denne. b. Utskiftingen bør skje så raskt som mulig senest innen medio Det er ikke vanskelig å forstå at en er ivrig etter å få forbedringer og arbeidet må gis prioritet. Likevel er medio 2011 en trolig urealistisk plan tatt i betraktning det som må gjøres. For eksempel vil en ved søknad om midler fra KD i desember 2009 ikke få signal om bevilgning før i statsbudsjettet i oktober 2010 og en eventuell bevilgning i I tillegg kommer det faglige arbeidet som må gjøres. c. BIBSYS utarbeider en milepælsplan som inkluderer forberedende arbeid i bibliotekene samt en informasjonsstrategi. Overgangen til et nytt system vil kunne medføre betydelige endringsprosesser i bibliotekene. Dette vil kreve både tid og innsats der. Rapporten drøfter dessverre ikke dette viktige området. I tillegg må BIBSYS gjøre mye som må med i en slik plan. Arbeidet med en plan må derfor starte raskt. En alternativ synsvinkel på dette er at det settes i gang en prosess på bibliotekene slik at de blir i stand til selv å finne ut hvordan biblioteket skal være i fremtiden, dvs. gi svar på mandatets første punkt. d. BIBSYS forbereder innspill til budsjettprosessen for statsbudsjettet Dette må gjøres innen fristen 1/ Til den tid må en derfor både ha innhentet nødvendig bakgrunnsmateriale og sluttført behandlingen av søknaden i styret. e. BIBSYS ser på muligheter for å skaffe midler ved henvendelse til institusjonene og å se på egen drift Det vil være viktig å få klarlagt om institusjonene kan bidra med ekstraordinære midler, og hvilken størrelsesorden dette kan ha. BIBSYS egen drift må alltid holdes så kostnadseffektiv som mulig. f. BIBSYS stopper utvikling av eget system, ser på egen drift og avklarer hva som skal til for å implementere nytt system og utarbeide en migreringsstrategi. Planlegging av implementering av nytt system og migreringsstrategi må selvsagt gjøres. Videre må bruk av midler vurderes nøye slik at en kan bruke mest mulig på fremtiden. Tatt i betraktning ventetiden på et nytt system er det urealistisk å stoppe all utvikling. En må se på hva som kan gjøres i ventetiden med akseptabel bruk av midler og slik at det som gjøres har en umiddelbar positiv gevinst for bibliotekene, for eksempel i form av effektivisering. Spesielt viktig er vedlikehold og forvaltning av BIBSYS Bibliotekbase, dvs. den felles bibliotekkatalogen. Dette arbeidet må utføres uavhengig av vurderinger av nytt biblioteksystem, og vil heller ikke være bortkastet når en ny løsning er valgt. g. BIBSYS må gjennomføre en intern omstilling for å frigjøre ressurser til investering og drift av nytt system. 10

11 Det er naturlig at en gjennom budsjettarbeidet legger vekt på å prioritere arbeidet med nytt system. Dette må imidlertid skje gjennom en grundig prosess der en får belyst hvilken kompetanse BIBSYS til enhver tid må ha og hvor mange årsverk en trenger til å gjøre arbeidet. At en utredningsgruppe anbefaler nedbemanning uten noen ytterligere konsekvensanalyse er ikke seriøst. Tiltak av en slik art vil kreve en helt annen saksbehandling og formell fremgangsmåte. I tillegg bidrar det sterkt til å vri oppmerksomheten hos BIBSYS personale vekk fra en faglig innsats og over på usikkerhet i egen arbeidssituasjon. Dette bidrar ikke positivt til de mål gruppen ellers setter. 6. Gjennomføring av mindre tiltak som gir umiddelbare effekter for brukerne, uten at gjennomføringen krever større ressurser eller kommer i veien for anskaffelse av ny løsning. Dette vil være helt nødvendig for at bibliotekene skal kunne fungere akseptabelt i tiden frem til nytt system er på plass. Slikt arbeid er allerede i gang, nemlig de to hovedsatsningene for 2009, ny registreringsklient og ASK 2. Disse satsningene gjøres for å ta vare på BIBSYS Bibliotekbase og gi brukerne moderne verktøy for innlegging og uthenting av data. Dette arbeidet muliggjør utskifting av Biblioteksystemet i den tidshorisonten som er foreslått. Koordinering Gjennom arbeidet med Behovsanalysen er det igjen blitt synliggjort at det er manglende koordinering mellom det arbeidet som bl.a. foregår innen områdene bibliotekdatabase, forskningsdokumentasjon og institusjonelle arkiv. Dette gir som resultat at det gjøres parallelt arbeid på institusjonsnivå, i små grupper av institusjoner og i BIBSYS. Bruk av bibliografiske data fra BIBSYS er i tillegg en fellesnevner i arbeidet som gjøres. Det anbefales at styret vurderer om en kan initiativ til tiltak slik at dette arbeidet kan koordineres og en får en samfunnsøkonomisk gevinst. Videre oppfølging Det har nå vært tilstrekkelig med store utredninger i denne saken. Direktøren foreslår at det videre arbeid legges opp slik at en legger vekt på å bevege seg mot målet i mindre skritt. Dette vil gjøre det mulig stadig å endre kurs når det blir nødvendig, og uten at verken tidsmessige eller økonomiske konsekvenser blir for store. Det er påpekt i kommentarene ovenfor at det fremdeles gjenstår områder der vi trenger ytterligere kunnskap før beslutninger kan tas. Arbeidet med dette må gis prioritet. Direktøren vil anbefale at rapporten sendes på høring til BIBSYS bibliotek, men at det gis kort frist for å gi svar. Hvis en knapp måneds frist er akseptabelt vil en kunne behandle høringsuttalelsene på styremøtet 19. februar. Arbeidet med retningslinjer for konsortier står allerede på styrets dagsorden og vil være en viktig del i oppfølgingen av rapporten. Det anbefales at det gjennomføres en RFI for å få nærmere kjennskap til status for tilgjengelige biblioteksystem. Dette er arbeidskrevende slik at arbeidet bør starte straks. 11

12 Siden det vil ta tid før nytt system er på plass, er det viktig at det arbeidet som gjøres i mellomtiden gir bibliotekene gode tjenester uten for store kostnader. Nærmere detaljer om dette foreslås derfor tatt inn i budsjettet som styret skal behandle på sitt møte 20-21/1. Det gjenstår fortsatt arbeid i forhold til mandatets første punkt (Beskrive hvilke fremtidige tjenester UH-sektoren vil ha behov for fra bibliotekene i de kommende år, basert på bl.a. institusjonenes og bibliotekenes strategier og prioriteringer). Hvis bibliotekene ønsker det, vil BIBSYS kunne bidra i dette arbeidet. Forslag til vedtak: Behovsanalysen sendes på høring til BIBSYS bibliotek med svarfrist torsdag 5. februar. Høringsuttalelsene sammen med en oppsummering av synspunktene legges frem for styret på møte 19/2. BIBSYS bes starte planleggingen av RFI for biblioteksystemet. Nærmere timeplan for dette og annet oppfølgingsarbeid skal legges frem for styret på møtet 20-21/1. Forslag til konkret oppfølging av behovsanalysen bes så langt det er mulig tatt inn i budsjettforslaget for

13 Vedlegg 1 Kopi av kapittel 9 i boken Digital Consumers reshaping the information profession (Facet Publishing, London, ISBN ). 13

14 Vedlegg 2 JISC-rapporten (JISC and SCONUL Library Management Systems Study. An evaluation and horizon scan of the current library management systems and related systems landscape for UK higher education. March 2008.) Executive Summary (side 4-10): 14