Fremtidens biblioteksystem snart en realitet Randi Elisabeth Taxt, UiB og Arve Olaussen, BIBSYS

Transkript

1 Fremtidens biblioteksystem snart en realitet Randi Elisabeth Taxt, UiB og Arve Olaussen, BIBSYS

2

3 Markedsundersøkelse Request for information (RFI) Vår 2009 Kom inn 5-6 svar Ingen nye system Alle var tradisjonelle biblioteksystem Noen av leverandørene holder på med utvikling av morgendagens biblioteksystem

4 Hvorfor viktig med fremtidens system? Endret brukeradferd Store endringer i type referanser som skal registreres (trykt, digitalt, bilder, medie, etc.) Stort behov for tett integrasjon med øvrige systemer i sektoren og for øvrig Det skjer mye nå: Norsk Vitenskapsindeks (Cristin), Open Acces, Digitalisering, e-science, e-læring Bibliotekene endrer rolle

5 Behandling i styringsgruppen ( ) Man erkjenner at biblioteksystemene tilgjengelig på markedet i dag ikke imøtekommer kravene til et framtidsrettet biblioteksystem. En mulig samarbeidsløsning for å være med å utvikle et slikt system synes attraktivt. Omstillingsprosesser kan skje mer gradvis og oppleves mer meningsfylt både for ansatte i BIBSYS og bibliotekene. Man får bedre tid til å vurdere utvikling av biblioteksystemet i lys av andre oppgaver og systemer (studentsystemer, NORA, Norsk Vitenskapsindeks, Institusjonelle arkiv med mer) Det må kjøres en anbudsrunde (RFP) med en kravspesifikasjon

6 Involverte i prosessen NTNU er ansvarlig for å gjennomføre prosessen i tråd med lov om offentlige anskaffelser NTNU Innkjøp Juridisk bistand Forhandlingsutvalget (4) er del av en prosjektgruppe (7) hos BIBSYS Referansepersoner fra institusjonene (6) Styringsgruppen for biblioteksystemkonsortiet (8) Kontaktutvalget (4) Styret i BIBSYS (som beslutter)

7 Hva er vi opptatt av i UH-bibliotekene? Sluttbrukeren, Sluttbrukeren, Sluttbrukeren! Må sees i sammenheng med den hurtige utviklingen innenfor informasjonssystemer (håndtering av elektroniske ressurser innenfor litteratur, bilder, gjenstander med mer, web 3.0, søkegrensesnitt etc.) Biblioteksystemet skal være et integrert del av institusjonens system må snakke godt med andre systemer - registrering, arbeidsflyter kun en gang Forholdet BIBSYS bibliotekene hvordan blir det påvirket med nytt system ønske om mer profesjonalisering!! Kostnader - institusjonseiere må med i prosessen (kontaktutvalget, styret) Dette blir den viktigste felles anskaffelsen på systemsiden i UH-sektorene de nærmeste årene (Kjetil Skog, Innkjøpssjef UiB)

8 Hva er det vi anskaffer? Et komplett biblioteksystem Standardprodukter, ingen skreddersøm En løsning for de neste år tilpasset Googlegenerasjonen Finnes ikke ferdig i dag vi kan påvirke løsningen noe Discovery & Delivery ( Sluttbrukerverktøy, søkeportalen) Back-end -løsning (selve Biblioteksystemet ). Nyutvikles Fokus på bibliotekets plass innenfor institusjonen Våre nøkkelkrav er felles håndtering av medietyper, bedre håndtering av elektroniske ressurser samt stor grad av integrerbarhet med omkringliggende systemer innen institusjonen

9 Leveransen Kjøp av programvare og vedlikehold for 3 års utviklingsfase og etterfølgende 7 års driftsfase Opsjon for fornyelse i 3 år av gangen Opplæring og konsulenttjenester Budsjettramme: 65 mill. kr. inkl. MVA for de første år drift Forutsetning for styrets valg av prosess: Leverandøren leverer et standard ILS-produkt BIBSYS foretar nasjonale tilpasninger i parallell med leverandørens ferdigstilling av produktene

10 Tildelingskriterier Valg av leverandør skjer etter følgende kriterier: Arkitektur (30%) Kommersielle vilkår, pris (25%) Funksjonalitet (25%) Leveringssikkerhet (20%)

11 Tidsplan for anbudsprosessen Behandlingen av tilbudene har tatt lengre tid enn antatt Viktige deler av løsningene er i tidlig utviklingsfase og det har tatt tid å få tilstrekkelig og relevant info fra leverandørene Konkurransen er skarp og dette krever en grundig prosess for å skille leverandørene Gjeldene tidsplan Styremøte 15. april Beslutningen kunngjøres primo mai Kontraktsignering primo juni Dvs. at gjennomføringsprosjektet kan starte rett før sommeren

12 Tidsplan for gjennomføringsprosjektet Høsten 2010 Avklaringer og detaljplanlegging av den videre prosess Sluttbrukerløsning Tilleggsutvikling (Automatlager, pliktavlevering, etc.) Workshops Støtte institusjonene mht. å avklare ønskelige endringer av interne prosesser Opplæring av og støtte til superbrukere i institusjonene Støtte til generell opplæring 2013 Full migrasjon til nytt back-end -system