Vedlegg 3: Kravspesifikasjon grunnlag for tilbud Anskaffelse av bistand til organisasjonsutvikling og omstilling

Transkript

1 Vedlegg 3: Kravspesifikasjon grunnlag for tilbud Anskaffelse av bistand til organisasjonsutvikling og omstilling 1. Antatte etapper i organisasjonsutviklingen fra som involverer bistand fra tilbyder I perioden oktober 2015 juni 2016 har Deichmanske bibliotek gjennomført en omfattende kartlegging av oppgaver og arbeidsprosesser i bibliotekvirksomheten. Basert på de innsamlede dataene og de strategiske forutsetningene om hvordan biblioteket skal løse sitt oppdrag (jf. vedlegg 2) er det utarbeidet et målbilde for organiseringen av virksomheten frem mot Den nye organisasjonsmodellen har i perioden juni september 2016 vært gjenstand for bred prosess i organisasjonen sammen med tillitsmannsapparat og vernetjenesten. Den nye modellen er vist i figuren nedenfor. Figur: Mål for organisering av bibliotekvirksomheten per august 2016 Modellen over vil når den besluttes gjennomført erstatte organisasjonsmodellen vist i vedlegg 3. Den nye modellen er ventet implementert gradvis gjennom flere faser i perioden fra høsten 2016 og frem til innflytting i nytt hovedbibliotek i Det gjøres oppmerksom på at etableringen av enhet administrasjon og kommersiell seksjon vil avhenge av hva slags oppdrag som tildeles Kulturetaten i tiden frem mot innflytting i Bjørvika. Denne delen av modellen er derfor usikker. Modellen vil over tid måtte tilpasses det faktiske oppdraget etter hvert som det konkretiseres eller endres. Den administrative støtten som er skissert i seksjon for administrasjon er ikke en parallell stab til sentral stab i etaten, men lokal administrativ støtte på de områdende der man kommer frem til at dette er

2 hensiktsmessig. Slike avklaringer vil gå over tid og i ulike faser. Resten av modellen er på nåværende tidspunkt relativt avklart og et korrekt uttrykk for målbildet for seksjonering og lederstruktur i årene fremover. Det er per i dag ikke mulig å gi en uttømmende oversikt over fasene i omstillingen da gjennomføringsstrategien nettopp forutsetter en felles planlegging med tilbyders konsulent og basert på tilbyders anbefalte metodikk og tilnærming for slik implementering. Basert på de overordnede prinsippene har vi likevel satt opp en oversikt over det vi antar vil være hovedarbeidsområdene i implementering, samt angitt når vi tror implementeringen vil finne sted. Dette er ment som en hjelp for tilbydere til å anslå arbeidsomfanget, komme med forslag til en metodikk og fremgangsmåte, samt eventuelt foreslå et alternativt løp eller fremgangsmåte. Faser / delprosesser (antall årsverk som er omfattet) Helhetlig planlegging av gjennomføringen av organisasjonsomstillingen Omfatter planlegging av prosesser ved hovedbiblioteket og administrasjonen (ca. 130 årsverk) og eventuelle grensesnittprosesser mot filialnettverket som utgjør resten av organisasjonen (ca. 100 årsverk). Antatt tidspunkt for gjennomføring Ved kontraktsinngåelse høst 2016 deretter løpende oppfølginger og justering av planverk underveis i prosessene og fasene. Eksterne bistandsbehov (tilbyders leveranser) Tilbyder må ha dedikert projsektlederkompetanse til å lede planleggingen og etablere planverk for alle faser av implementeringen av ny organisasjonsmodell. Planleggingen skal skje i nært samarbeid med bibliotekledelsen og lokale HR-ressurser og på en slik måte at både formelle og uformelle behov ivaretas på beste måte. Planleggingen vil også måtte ta utgangspunkt i foreliggende ROSanalyse av psykososiale forhold. Implementering fase 1 - Etablering av seksjonsledelse ved hovedbiblioteket (3-4 seksjoner) - Etablering av seksjonsledelse administrativ lokal støtte (1 seksjon) - Etablering av ny ledergruppe Omfatter 8 10 årsverk. Senhøstes 2016 frem mot høsten 2017 (seksjon for seksjon), deretter ved behov. Før rekruttering: -Bistand til utarbeidelse av kompetansekrav og grunnlag før rekruttering -Bistand til vurdering av intern/ekstern rekruttering -Bistand til å sikre gjennomføring iht. formelt lovverk på området -Bistand til å sikre formell og uformell gjennomføring av endring i tråd med «best practice» Etter rekruttering: - Bistand til de rekrutterte ledere ifm. analyse av og opprydding i arbeidsprosesser og rutinebygging (metode og støtte) - Bistand i forhold til å arbeide med kulturendring, motivasjon og samarbeid - Bistand til å finne og hente ut effektiviseringspotensial - Coaching av ledere - Ledergruppestøtte ved omorganisering av ledergruppe Side - 2

3 Faser / delprosesser (antall årsverk som er omfattet) Implementering fase 2 hovedbibliotek - Etablering av seksjoner (flytting av ansatte fra dagens avdelingsstruktur kombinert med rekruttering) -Videre prosess med å etablere eventuelle kommersiell seksjon og enhetsledelse for lokal administrativ støtte (avhengig av oppdrag). Omfatter årsverk. Antatt tidspunkt for gjennomføring Senhøstes 2016 frem mot 2019 (seksjon for seksjon). Eksterne bistandsbehov (tilbyders leveranser) -Bistand til utarbeidelse av kompetansekrav og grunnlag før rekruttering -Bistand til vurdering av intern/ekstern rekruttering -Bistand til å sikre gjennomføring iht. formelt lovverk på området -Bistand til å sikre formell og uformell gjennomføring av endring i tråd med «best practice» -Bistand til å vurdere ulike kompetansehevingstiltak. Implementering fase 3 - Innfasing av rutiner og oppgavefordeling mellom hovedbibliotek og filialer Omfatter alle seksjoner og enheter. Implementering fase 4 - Innfasing, evaluering, justering av grensesnitt mellom seksjoner og enheter, praktisering av arbeidsprosesser og rutiner Fra innflytting Første driftsfase -Bistand til biblioteksjef, enhetsledere og seksjonsledere - Prosesser for rutinebygging - Prosesser for å sikre samarbeid på tvers av seksjoner i hovedbibliotek og filialer - Bistand i forhold til å arbeide med kulturendring, motivasjon og samarbeid - Bistand til å finne og hente ut effektiviseringspotensial -Bistand til biblioteksjef, enhetsledere og seksjonsledere Avtalen som inngås med valgt tilbyder er en rammeavtale for perioden. Oversikten i tabellen over er tentativ og basert på det vi per i dag vet om omstillingen av organisasjonen. Tilbyder står fritt til å foreslå andre tilnærminger og faseinndelinger. Oppdragsgiver er ikke bundet til et minimum antall timer, og tabellen over må bare leses som et grunnlag for at tilbyder kan vurdere oppdragets omfang. Tabellen er også ment som et grunnlag for at tilbyder selv kan foreslå alternativ metodikk og fasedeling som grunnlag for vår evaluering. Oppdragsgiver kan ikke garantere at alle faser vil bli gjennomført på den måten eller i det omfang som er beskrevet. Omfanget av bistand vil også kunne avhenge av fremtidige politiske prosesser og bevilgninger i de kommende årene. 2. Krav til tilbyders kvalifikasjoner og erfaring Til denne avtalen har vi behov for konsulenter som kan følge prosessens ulike faser helt frem til projektslutt. Side - 3

4 Leverandør må tilby konsulenter som tilsammen har meget god erfaring innen ledelse, lederutvikling, organisasjonsutvikling, teamutvikling og teamarbeid, samt coaching av ledere underveis i omstillingsarbeid. Dokumentert operativ ledererfaring fra større virksomheter vil også bli tillagt vekt. Krav 1. Tilbudte konsulenter Til denne avtalen kreves seniorkonsulent(er) med relevant erfaring. Relevant arbeidserfaring vil si erfaring med oppdrag innenfor et eller flere av de områdene som er forutsettes for å planlegge og gjennomføre prosessene som beskrevet over. Tilbudte konsulent(er) må samlet dekke alle kompetanseområder som kreves for å gjennomføre prosessene. Dokumentasjonskrav Angivelse av navngitt(e) konsulent(er) med CV Oversikt over relevante rådgivningsoppdrag tidligere gjennomført av konsulent(ene). Oppdragsgiver vil vektlegge: o Hva slags erfaring konsulent(ene) har fra lignende oppdrag i tjenesteytende sektor og/eller kultursektoren o Hva slags teoretisk og praktisk kompetanse konsulent(ene) har til å trekke opp de store linjene og mulighetene for vellykket organisering av komplekse tjenesteytende organisasjoner (eksempler) o Hva slags erfaring konsulent(ene) har fra omstilling i organisasjoner som skal flytte inn i nye bygg 2. Foreslått metode/prosedyre for å gjennomføre prosjektet, basert på informasjon i vedlegg 2 og vedlegg 3. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan leverandøren vil løse oppdraget (jf. de beskrevne faser i avsnitt 1 i dette vedlegget). Dette innebærer forslag til en overordnet plan for gjennomføringen fra høsten 2016 til åpning og første driftsfase. Beskrivelsen skal som minimum omfatte en fremstilling av hvordan leverandøren vil avvikle fasene som er beskrevet, herunder en tentativ fremdriftsplan for gjennomføring av hele leveransen. Tilbyder står fritt til å beskrive gjennomføringen på en annen måte enn de faser som er angitt i avsnitt 1 så lenge dette begrunnes. Denne delen av tilbudet bes begrenset til maksimalt 10 sider. Tilbyder bes fokusere på prosedyrer og problemstillinger i omstillingsarbeidet og tilbyders vurdering av hvordan gjennomføringen best organiseres. Beskrivelsen bør inneholde beskrivelse av hva som er tilbyders rolle og bistand i de ulike fasene. Beskrivelsen bør også angi de viktigste suksesskriteriene i den beskrevne omstillingsprosessen og hvilken rolle tilbyder har i forhold til oppnåelse av disse. 3. Foreslått metode for å arbeide med kulturendringer Hvordan kan tilbyder bistå organisasjonen gjennom de ulike fasene til å skape forståelse for kulturendring og holdningsendring? Erfaring fra arbeid med kulturendring må gjerne dokumenteres. Side - 4

5 Krav 4. ROS-analyse og oppføling av psykososiale forhold Dokumentasjonskrav Det foreligger ROS-analyse av psykososiale risikoforhold. Tilbyder bes å beskrive hvordan slike faktorer kan ivaretas i gjennomføringen og hva som vil være tilbyders rolle og bistand. 5. Tilgjengelighet Bekreftelse på at tilbydere er tilgjengelige i om stillingsprosjektets gjennomføringsperiode Angivelse av eventuelle kjente tidspunkter for lengre fravær/permisjon Oppdragsgiver skal kunne skifte ut konsulent(er) ved saklig grunn. Saklig grunn kan være mangelfull rådgiving/leveranse eller dårlig kjemi. Leverandøren er i kontraktsperioden forpliktet til å knytte til seg ressurser som muliggjør utskiftning av tilbudte konsulenter med konsulenter som er minst like god. Det innebærer at dersom leverandøren ikke har ressursene i egen organisasjon er leverandøren forpliktet til å søke samarbeid om dette med annet foretak. Det må også være mulig å få inn en like god konsulent ved sykdom. Tilbyder må: kunne arbeide i nært samarbeid med toppleder, enhetsledere og seksjonsledere samt evne å kommunisere med lokalt ansatte i henhold til de ulike målsettingene med de ulike fasene av omstillingsarbeidet. ha bred erfaring med å planlegge og lede workshops som kombinerer ideer fra ansatte med tilbyders evne til å samkjøre dette med overordnede strategier og kunnskap. ha ressurser som gjør det mulig å lage god dokumentasjon som grunnlag for videre prosesser, beslutninger og kommunikasjon om prosjektet. ha spisskompetanse på formelt avtaleverk og kjøreregler i forbindelse med endringsprosesser. ha solid erfaring fra tilsvarende prosesser og kjenne «best practice» både i formelle og uformelle prosesser i omstillingen. Side - 5