Offentlige IT-anskaffelser perspektivet fra kundeplaneten

Transkript

1 Offentlige IT-anskaffelser perspektivet fra kundeplaneten NOKIOS Per Olav Stenseth, Skattedirektoratet

2 Bakgrunn for egne meninger : Ledet forhandlinger 3 milliard/3 år Siste 10 år: kundesiden offentlig Foregående 20 år: tilbydersiden Konsulent/bistand/forhandlingsleder Ledet alle skatteetatens større IT-forhandlinger

3 Tema/oversikt Kundens perspektiv Offentlige anskaffelser dvs. regelstyrt Tjenester og varer Større anskaffelser > 10 mill. IT-anskaffelser dvs. temakunnskap viktig 3

4 Referanseportal: anskaffelser.no

5 Noen forutsetninger Forutsigbart (forutberegnelig) Gjennomsiktig (likebehandling) Etterprøvbart Basert på konkurranse Objektive & ikke-diskriminerende kriterium KOFA i kulissene 5

6 Målsetninger med anskaffelsen Riktig løsning ut fra et totalperspektiv I tillegg: For staten beste økonomiske kjøp Viktige områder må avklares Introduksjon i organisasjonen Felles forventninger mellom tilbyder og kunde Senke pris og høyne fortjeneste Kravspesifikasjon og tilbud er ikke 100% 6

7 SKDs evalueringsprosess Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Gjennomgang Presentasjon og Kontrakts- og vurdering avklaring av Forhandlinger inngåelse av tilbudene tilbudene Ha Hva Godkjenne tilbudene Vurdere tilbudene Finne avklaringsområder Forhandle på løsning og tjenester Få sammenlignbare tilbud Innstille shortliste Forhandle på pris og kontraktsbetingelser Velge leverandør Avvente klagefristen Tegne kontrakter Hvem Prosjektets evalueringsgrupper Prosjektets evalueringsgrupper Forhandlingsteamet Avdelingsdirektør Leveranse S1-Godkjenning S2-Vurdering løsning S3-Spørsmål/avklaringer S2-Vurdere løsning/lever. S3-Spørsmål Spørsmål og svar S4-Evalueringsskjema S5-Protokoller Oppdaterte tilbud S2-Vurdere leverandør S4-Evalueringsskjema S5-Protokoller S7-Valg av leverandør Oppdaterte tilbud Ferdige kontrakter Signert Distribusjonskontrakt Intern kvalitetssikring 7

8 Viktige momenter Kost/nytte til grunn for anskaffelsen Livsløpbetraktning i anskaffelsen dvs. anskaffelseskost bare en del av bildet Konkurransepreget dialog skaff heller en kompetent t konsulent! Ikke kjøp/selg et felles problem 1 taper = alle taper Umulig å overforberede seg 8

9 Øyeblikksbilde i en forhandling 1. Situasjonsbeskrivelse: 2. Hva ønsker vi å oppnå: 3. Strategi t for å oppnå målet: 4. Konkurranse-situasjon: 5. Hvilken beskrivelse av situasjonen bør vi formidle? 6. Hvordan tror vi tilbyderen opplever situasjonen? 7. Hvilke behov/ønsker har motparten? 8. Taktiske utspill: 9. Alternativer: 9

10 Etikk særlig viktig Går utenpå formelle regler Krever fokus og ekstern synsvinkel Hvor langt ned i pris må vi? Alt skal tåle et kritisk innsyn Alles ansvar 10

11 Bruk juridisk støtte På forhånd: Kontraktsform og anskaffelsesform Avsjekk kritiske punkter Kvalitetskontroll Eks.: SSA bilagene er innholdet! Stadig nye premissgivende saker i EU.. 11

12 Fallgruver Vi anskaffer kun hvert 5. år.. Ikke-funksjonelle egenskaper Leverandørens forståelse av leveransen Skjult agenda hos kunde (preferanser etc.) Dårlig tid: taper Løsnings/behovsforståelse nødvendig di hos de sentrale beslutningstakerne 12

13 Avslutning Loss review Selv om vi tapte takk for fair behandling Rydd opp: dokumentér Evt. overlevering/aksept internt Evaluering/erfaringsrapport om nødvendig 13

14 Hva mer? Sjekkliste: anskaffelser.no no Gjennomføringsteam møtt hverandre? e Felles forståelse av oppgaven etterprøvet? Leverandørens forståelse av kunde = nå! Har vi oppnådd bedre forutsetninger t for å gjennomføre formålet med anskaffelsen? 14

15 Veien videre 15