SAK-innkjøp. En prosjektbeskrivelse Olav Holden Kjetil Skog

Transkript

1 SAK-innkjøp En prosjektbeskrivelse Olav Holden Kjetil Skog

2 Bakgrunn UHR-innkjøpsutvalg har hatt i sitt mandat fra 2006 at det skal jobbes med utvikling av faglige nettverk i sektoren innen for innkjøpsområdet I 2009 ble det levert en rapport fra arbeidsgruppe oppnevnt av Innkjøpsutvalget. Rapporten tar for seg eksisterende nettverk i sektoren, analyserer disse samt foreslår en videre utvikling. I brev av søker UHRs administrasjonsutvalg SAK-midler for å gjennomføre pilotprosjektet supplerende tilskuddsbrev fra KD som støtter prosjektet

3 Dagens nettverk innen innkjøp

4 Status på dagens nettverk Eksisterende nettverk har i dag en komplementær rolle. Fyller avtalebehov innen IKT og administrative systemer Nettverkene bør opprettholdes og videreutvikles jmf forslag i nettverksrapporten

5 Mangler ved dagens nettverk Det er ikke nettverk som ivaretar den resterende avtaleporteføljen Det er ikke nettverk som ivaretar støtte ved gjennomføring av større enkeltanskaffelser (anskaffelser med verdi over NOK) Det er ikke nettverk som ivaretar kompetansebygging og strategisk utviklingsarbeid

6 Utfordringer i sektoren Det er kun de største institusjonene som har etablerte fagmiljøer innen innkjøp med kompetanse på større anskaffelser og kontraktsarbeid Det er kun de største institusjonene som har ressurser til å etablere rammeavtaler som dekker hele org sitt behov Det er kun de største organisasjonene som ikke har behov for støtte til gjennomføring av større konkurranser Betydelig utfordring med å rekruttere kompetent arbeidskraft innenfor anskaffelsesområdet

7 Roller

8 Prosjektskisse Mål: Gjennom to pilotprosjekter skal det utvikles ressursmodeller som ivaretar; felles rammeavtalebehov/rammeavtaleforvaltning på vegne av nettverket utarbeide modell for bistand i gjennomføring av enkeltanskaffelser for nettverket utarbeide modell for kompetansebygging i nettverket

9 Leveranse Kartlegging av erfaringer fra andre etablerte offentlige innkjøpsnettverk, som helse- / kommuner etc. Bistå for å utvikle mål, retningslinjer og organisasjonsstruktur for anskaffelsene ved den enkelte virksomheten Opplæring av lokale innkjøpere og ledere med godkjenningsfullmakter ved hver virksomhet Kartlegge behov for rammeavtaler Inngå felles rammeavtaler og lage struktur for oppfølging av avtaleporteføljen Bistå ved gjennomføring av større enkeltkjøp ved hver virksomhet Kjøp > (forenklet anbudsprosess) Kjøp > (full anbudsprosess) Bistå ved innføring av støtteverktøy knyttet til anskaffelsene Maler/verktøy for anbudsprosesser Verktøy og rutiner for BtB-prosessen (Bestilling <= > Faktura)

10 Forutsetninger Det forutsettes at alle institusjoner har en minimumskompetanse innen anskaffelser i egen org Konkret betyr dette at den enkelte må være dekket inn på rollene Lokal Innkjøper og Bestiller. KBI`ene er ikke organisasjoner som skal overta ansvar for anskaffelsesområdet ved institusjonene.

11 Organisering og bemanning PROSJEKTEIER STYRINGSGRUPPE: KD Økonomidirektør ved NTNU og UiB NTNU PROSJEKTEIER Innkjøpssjef Prosjektleder: NN ansettes Referansegruppe: Utvalg fra deltakende virksomheter Prosjektdeltakere fase 1: HiST, HiNT ++ Prosjektdeltakere fase 2: <navn> UiB PROSJEKTEIER Prosjektleder: Referansegruppe: Prosjektdeltakere: Prosjektdeltakere fase 2: Innkjøpssjef NN ansettes Utvalg fra deltakende virksomheter NHH, HiB, KH,HSH <navn>

12 Økonomisk ramme Post Kommentar Beløp Prosjektressurser 1 person ved hvert universitet i to år NOK * Andre kostnader Reisestøtte, møter og kurs ved hver pilot Sum:

13 Hovedmilepæler Dato Milepæl Kommentar 15. jun Sep 2011 Oppstart med virksomheter i som var med i opprinnelig søknad 15. august Oktober 2011 Ansette prosjektressurser En 100% stilling ved hver pilot 15. September 15. november Avklare tilknytning av flere virksomheter 1. januar 2012 Kartlegginger Erfaringer fra andre Status ved virksomhetene Avtalebehov 2012 Opplæring 2011/2013 Rammeavtaler 2011/2013 Enkeltkjøp 15. september 2013 Sluttrapport