BIBSYS styremøte

Transkript

1 Møtereferat Oppdatert: BIBSYS styremøte Sted: BIBSYS, Abels gt. 5, Trondheim Møtedato: Møtetid: kl Referent: Gunnfrid Løveng Til stede: Sverre Spildo, Bente R. Andreassen, Else Norheim, Marit Vestlie, Lasse Lønnum, Petter Kongshaug, Dagmar Langeggen, Ingvild Kongsbakk og Jan Erik Garshol. Forfall: --- Til: BIBSYS styre Fra BIBSYS: Roy Gundersen, Surur Taso, Jan Erik Kofoed, Sigrid Smedsrud og Gunnfrid Løveng Sverre Spildo ønsket velkommen til møtet. Det ble foretatt en presentasjon av styret. Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Sak S-2007/22 ble tatt etter sak S-2007/19. Petter Kongshaug gikk etter behandlingen av sak S-2007/22. S-2007/14 Informasjon om BIBSYS Det ble gitt en orientering på møtet om: Historikk/egenart ved Roy Gundersen. Intern organisering ved Roy Gundersen. Produkter og tjenester ved Jan Erik Kofoed. Dataforvaltning og teknisk infrastruktur ved Sigrid Smedsrud. Strategi og Visjon/verdier ved Roy Gundersen. Strategidokument ble utdelt. 1

2 Styret fikk en kopi av presentasjonene på møtet. Til orientering var disse dokumentene sendt ut: BIBSYS Avtaler, styring og økonomi BIBSYS fremtidig organisering og oppgaver (Innstilling fra et arbeidsutvalg oppnevnt av Utdannings- og forskningsdepartementet 3. mars 2004) Høringsuttalelser (bruk bookmark-funksjonen for å finne den enkelte uttalelse): Årsrapport 2006 S-2007/15 Fastsettelse av regler om valgordning for ansattes representanter Gundersen orienterte. Styret slutter seg til foreslått valgordning og er enig i at de valgte representanter fortsetter i styret utover første møte. Direktøren bes utarbeide nærmere retningslinjer for valgordning for ansattes representanter og legge dette frem for styret på et senere møte. S-2007/16 BIBSYS grunnlagsdokumenter Gundersen orienterte om grunnlagsdokumentene som var sendt styret før møtet: BIBSYS vedtekter Avtale mellom KD og NTNU Styret fikk også utdelt eget notat som omhandlet BIBSYS vedtekter. Gundersen gjennomgikk dokumentene. Styret tok avtalene til orientering. 2

3 S-2007/17 Avtale mellom NTNU og BIBSYS Saksdokument var sendt styret. Styret godkjenner avtalen mellom NTNU og BIBSYS og gir direktøren fullmakt til å undertegne den. Styret forutsetter at punktet angående betaling for tjenesteyting blir gjennomgått på nytt igjen i løpet av S-2007/18 Halvårsregnskap og prognose for 2007 Halvårsregnskap 2007, inkludert prognoser for 2007, var sendt til styret. Surur Taso gjennomgikk regnskapet. Styret tar BIBSYS halvårsregnskap og prognose 2007 til orientering. S-2007/19 Budsjettrammer 2008 Surur Taso gjennomgikk notatet som var sendt styrets medlemmer. Dagmar Langeggen informerte om at Mime/Tyr konsortiet kom til å fremme forslag om en 0-20 % økning i avgiften for Styret godkjenner foreslåtte rammer for BIBSYS biblioteksystemet, BIBSYS Galleri, BIBSYS ForskDok, BIBSYS Brage og BIBSYS Mime/Tyr. Styret godkjenner videre at eksisterende prismodeller (fordelingsnøkler) brukes til utarbeidelse av den foreløpige årlige avgiften for Budsjettrammene for biblioteksystemet legges frem for kontaktutvalget. Styrets leder gis fullmakt til å godkjenne endringer etter behandlingen i kontaktutvalget. 3

4 S-2007/20 Oppnevning av kontaktutvalget Forslag til medlemmer i kontaktutvalget (jf. Vedtektene 7), var sendt til styret. Styret oppnevner som medlemmer i kontaktutvalget (vedtektene 7): o Universitetsbiblioteket i Oslo: Seniorrådgiver Svend Erik Svendsen o Universitetsbiblioteket i Trondheim: Bibliotekdirektør Ingar Lomheim o Nasjonalbiblioteket: Seksjonsleder Hilde Høgås o Universitetsbiblioteket i Tromsø: Bibliotekdirektør Helge Salvesen o Høgskolen i Lillehammer: Hovedbibliotekar Sigbjørn Hernes Oppnevningen gjelder inntil eller til styret foretar nytt vedtak, i tilfelle dette skjer tidligere. Lomheim bes koordinere utvalgets arbeid. Direktøren er sekretær for utvalget og har møte- og talerett på møtene. S-2007/21 Opplegg for kommende styremøter Foreløpige saklister for møter og , var sendt til styret. Styret tar saklistene til orientering. S-2007/22 Styremøter 2008 Følgende styremøter fastlegges for 2008: torsdag 17. januar fredag 28. mars torsdag 26. juni torsdag 18. september torsdag 6. november Alle møtene blir holdt i Trondheim, hvis ikke styret av praktiske årsaker bestemmer annet sted. Møtene i Trondheim starter

5 S-2007/23 Orienteringssaker a) Det norske bibliotekmøte 2008 Bergen Gundersen orienterte om at møtet holdes mars, ytterligere info finnes på b) BIBSYS brukermøte 2009 Fredrikstad Gundersen orienterte om at lokal arrangør for brukermøtet er Høgskolen i Østfold. c) Det norske bibliotekmøte 2010 Hamar Gundersen orienterte om at møtet holdes mars. d) Adresseliste, styregodtgjøring, reiser praktiske opplegg Gundersen orienterte. S-2007/24 Eventuelt Ingen saker Neste styremøte er onsdag 7. november i Trondheim kl