Bibliotek i omstilling - noen refleksjoner rundt fusjoner og organisering i Universitetsbibliotek

Transkript

1 Bibliotek i omstilling - noen refleksjoner rundt fusjoner og organisering i Universitetsbibliotek Johanne Raade mars 2016 Bibliotekdirektør ved UiT Norges arktiske universitet

2 Oversikt Stortingsmelding nr. 18 ( ) «Konsentrasjon for kvalitet» danner bakteppe for flere kommende, pågående samt nylig fusjonerte institusjoner. Gjerdremutvalget Produktivitetskommisjonen Ny styring og ledelse av Universitet og høgskoler lovendring

3 Litt historikk I 2009 Fusjonerte Universitetet i Tromsø med Høgskolen i Tromsø Frivillig fusjon mellom to «likeverdige parter». geografisk nærhet. I 2013 fusjonerte Universitetet i Tromsø med Høgskolen i Finnmark Frivillig fusjon Institusjonene var spred geografisk med Campuser i Alta, Hammerfest og Kirkens Institusjonen fikk nytt navn UiT Norges arktiske universitet Result - ressurssenter for undervisning, læring og teknologi (intern fusjon) ble høgskolene i Harstad og Narvik fusjonert inn i UiT Norges arktiske universitet

4 Samfunnsoppdraget

5 Utfordringer på kort sikt Få ny organisasjon til å fungere godt integrere biblioteksystem Integrere elektroniske ressurser IP-adresser Samordne økonomi Tilby like (verdige) tjenester til alle brukere og ved alle lokasjoner

6 Utfordringer på lang sikt Organisasjon og mennesker Hvordan opprettholde tanken om ET Universitetsbibliotek Hvordan tilby utvikling av personalressurser og tjenester i en distribuert og mye større organisasjon Sentralisering vs desentralisering E-ressurser/digitalisering og nye handlemønstre Presset økonomi Geografi!

7 «Universitetet i Tromsø helt uten voksesmerter?» Universitetet vokser i studenter, ansatte og i fagdisipliner Biblioteket må henge med

8 Hammerfest Kirkenes Campus East (?) Tromsø Alta Harstad Narvik

9 Utvikling av studenttall fra UiT -registrerte studenter høst 2008 høst 2011 høst 2012 høst 2013 høst 2014 høst

10 Innkjøp UBs innkjøpspolitikk er å velge e-format dersom det er tilgjengelig og av grei kvalitet. Figuren under viser hvordan innkjøp av trykt materiale har falt jevnt de siste tre-fire årene: Bestillinger trykte enheter KS NH PJ Alta LU TMU MUS KA Hfest Totalt første halvår

11 Bruk av lesesaler og lokaler Lesesalsbruk/besøk UB-bygget Mandag 14:30 Tirsdag 14:30 Onsdag 14:30 Torsdag 14:30 Fredag 14:30 Besøk 1000

12 Budsjettutvikling i realverdi

13 Fra det nye Universitetets måldokument Det nye universitetet, skal være et nasjonalt ledende breddeuniversitet, samtidig skal rollen som profesjonsuniversitet styrkes og videreutvikles gjennom fusjonen. Det fusjonerte universitetet skal bidra til en kunnskapsbasert utvikling regionalt, nasjonalt og internasjonalt gjennom forskning, utdanning og formidling på et høyt internasjonalt nivå. Blant våre særlige fortrinn i møtet med fremtidige utfordringer er faglig bredde og kvalitet, tverrfaglighet og sentral beliggenhet i nordområdene. Rett før denne prosessen ble det vedtatt at Universitetets avdeling for universitetspedagogikk og enheten for teknologi og læring skulle slås sammen og legges under UB.

14 Det ble etter hvert åpenbart at vi måtte gjøre noe med organisasjonen Endringene vist over kom i tillegg til De ansatte opplevde at organisasjonen ikke evnet å møte de nye utfordringene. Ledelsen opplevde at nye endringer av rutiner stoppet opp i organisajonen og det gamle levde videre til tross for forsøk på å endre ting. I brukte for mye tid på papiret og for lite tid på de elktroniske ressursene vi leverte. Tidligere vedtak tok oss igjen vi var blitt en organisasjon!

15 Prosessen Forprosjekt som skulle se på arbeidsprosesser. Ekstern hjelp til analyse og vurdering av hvor «skoen trykket» Biblitekdirektøren satte i gang omorganisering etter forslag i rapporten Bred involvering av ansatte Tillitsvalgte i viktige grupper Vedtak i Universitetsstyret.

16 Epost til fagreferenten med beskjed om at boka må kjøpes på papir Ane lager post i BIBSYS Har vi tilgang til boka? Beskjed til fagreferent. Bestiller boka via Swetswise Lager bestillingspost i BIBSYS Epost til fagreferent om at boka er bestilt Vi sjekker hvorfor, evt. legger oss på minne at vi må følge opp tittelen Subject librarian selects an e- book for purchase to bibliographic Tone sjekker om boka finnes elektronisk og om den oppfyller innkjøpskriteriene Har vi allerede kjøpt boka i en pakke? Foreta enkelt- eller pakkekjøp? Tone videresender epost til Ane for bestilling Bestiller fra Swets pr. epost Kan boka bestilles direkte fra Swets? Epost til Swets: Kan boka skaffes likevel? Tone har kunnskap om tidligere kjøp, % rabatt etc. Tone innhenter pristilbud fra forlaget Tone samordner tittelvalg med aktuelle fagreferenter Tone ferdigforhandler pris med forlaget Tone bestiller direkte fra forlaget pr. epost Tone sender epost til Ane, som lager pakkepost i BIBSYS Ane eller Tone legger tittellister på ubdisk Tilgangsbeskjed kommer på epost

17 Gammel organisasjonsstruktur Universitetsbiblioteket i Tromsø Bibliotekdirektør IFU Avdeling for IT, formidling og utvikling Administrasjonen Kultur- og samfunnsbiblioteket Psykologi og jusbiblioteket Natur- og helsebiblioteket Lærerutdanningsbiblioteket Museumsbiblioteket Musikkbiblioteket ISbiblioteket Fysikkbiblioteket Biologi- og geologibiblioteket

18 Utgangspunkt Forhold som ligger i universitetsstyrets vedtak/felles enighet fra forrige møte: Funksjonsorganiseringen skal være et gjennomgående prinsipp i organisasjonen «Ytre» avdeling er stor og har et permanent behov for styringsressurser og lederstøtte Personalansvaret skal ligge til avdelingsnivået Desentraliseringen av organisasjonen er en utfordring Sikre fleksibilitet og dynamikk i organisasjonen

19 Organisasjonsskisse Bibliotekstyret Direktør og Administrasj on/stab RESULT styret RESULT Natur og helse Kultur og samfunn Psykologi og jus Publisering «Indre tjenester» «Brukertjenester og tjenesteutvikling»

20 Funksjonsorganisering Bibliotekdirektør /assisterende og Stab RESULT Brukerrettet Bibliografisk Brukerstøtte og nettbibliotek Publisering Forskningsog utdanningstje nester Innkjøp Metadata System

21 Universitetsbiblioteket ved UiT Norges arktiske universitet Bibliotekdirektør /assisterende og Stab * Ressurssenter for undervisning, læring og teknologi RESULT* Avdeling for publikumstjenes ter Avdeling for samlinger IKT og læring Univ. ped Førstelinjetjeneste og Web Forskningsog publiseringsstøtte Undervisning og utdanningsstøtte Innkjøp Metadata og system Hammerfest Alta KA TMU MUS LU PJ KS NH Harstad Narvik

22 Organisasjon og mennesker Fusjoner og andre organisasjonsendringer dreier seg likevel mest om folk Endringsvilje, endringskompetanse, endringsledelse I Tromsø presset det seg frem en tanke om omorganisering Fra fagspesifikk organisering til funksjonsorganisering Hva bruker vi tiden på Hvordan skal vi gi likeverdige tilbud til alle våre brukere Være organisert for fremtidige utfordringer Fler-campus utfordringer UB i Tromsø har ikke omorganisert for siste gang dette er en løpende prosess!

23 Om endringer Endringer som følge av fusjoner Små blir store og store blir større Omorganiseringer Endrede ytre og indre betingelser Nedleggelser, sammenslåinger, innstramminger og mer effektiv drift

24 Forutsetninger for fremskritt og organisasjonsendringer er modige og endringsvillige ansatte og ledere!