OPTIMA (Optimal service og ressursutnyttelse )

Transkript

1 Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Orientering Dato: Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Saksbehandler: Børre Melsom O-sak HS-O-001/09-2 Orienteringssaker Rapport om arbeidet i OPTIMA -prosjektet Bakgrunn Bakgrunn for denne orientering er høgskolestyrets vedtak, del 2, gjort under eventuelt i styrets møte den 27-28/11-08: 2. En gjennomgang av arbeidet i OPTIMA legges fram for styret på neste høgskolestyremøte. OPTIMA (Optimal service og ressursutnyttelse ) På prosjektets vevsider på ansattportalen ( ) finnes kartlegginger, utredninger, rapporter, møteinnkallinger og referat, etc. Målsetting og mandat Prosjektets målsetting og mandat har utviklet seg gjennom prosjektets levetid, i hovedsak begrunnet i utviklingen av høgskolens økonomiske situasjon. Gjeldende mandat har større fokus mot redusert ressursbruk enn det opprinnelige mandatet. Opprinnelig målsetting og mandat Prosjektets målsetting: o OPTIMA skal tilpasse de administrative tjenestene, slik at høgskolens administrasjon tilbyr de rette tjenester til riktig kvalitet. Målet er at administrasjonen på best mulig måte skal understøtte høgskolens primæroppgaver innen de gitte ressursrammer. Prosjektets mandat: o Gjennom god informasjon og involverende prosesser skal prosjektet ha fokus på følgende delmål: Avklare hovedelementene i det tjenestetilbudet administrasjonen i HA og dekanens stab skal gi. I fase 1 gjennomgås bibliotek, bygningers drift, IKT og utvalgte arbeidsprosesser innen studie og personal. I fase 2 gjennomgås forskningsadministrasjon, utvalgte prosesser innen økonomi og eventuelt gjenstående prosesser innen personaladministrasjon, studieadministrasjon og bibliotek. For IKT (høgskolens totale IKT-drift og IKT-støtte) skal det foretas en helhetlig gjennomgang og evaluering. For bygningers drift vil det skje en gjennomgang med sikte på harmonisering av tjenestetilbudet ved de ulike studiestedene. Beskrive hvordan disse tjenestene i første omgang skal leveres Side 1 av 22

2 Identifisere omfanget av ressurser og kompetansenivå som kreves for å levere tjenestene. Definere kvalitetsstandarder og servicenivå ut fra den forutsetning at antall administrative årsverk ikke skal øke. Foreslå tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene Identifisere gevinstområder knyttet til effektivitet, riktig servicenivå og kvalitet Følge opp iverksettelse av vedtatte endringer og tiltak Gjeldende målsetting og mandat Prosjektets målsetting: o OPTIMA skal tilpasse de administrative tjenestene, slik at høgskolens administrasjon i framtiden tilbyr de rette tjenester til riktig kvalitet. Målet er at administrasjonen på best mulig måte skal understøtte høgskolens primæroppgaver tilpasset reduserte ressursrammer. Prosjektets mandat: o Avklare hovedelementene i det tjenestetilbudet administrasjonen i HA og dekanens stab skal gi. I fase 1 gjennomgås bibliotek, bygningers drift, IKT og utvalgte arbeidsprosesser innen studie og personal. I fase 2 gjennomgås forskningsadministrasjon, utvalgte prosesser innen økonomi og eventuelt gjenstående prosesser innen personaladministrasjon, studieadministrasjon og bibliotek. For IKT (høgskolens totale IKT-drift og IKT-støtte) skal det foretas en helhetlig gjennomgang og evaluering. For bygningers drift vil det skje en gjennomgang med sikte på harmonisering av tjenestetilbudet ved de ulike studiestedene. o o o o o o Beskrive hvordan disse tjenestene i første omgang skal leveres Identifisere omfanget av ressurser og kompetansenivå som kreves for å levere tjenestene. Definere kvalitetsstandarder og servicenivå. Foreslå tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene Identifisere gevinstområder knyttet til effektivitet, riktig servicenivå og kvalitet Følge opp iverksettelse av vedtatte endringer og tiltak Fase 1 og fase 2 OPTIMA er delt inn i flere faser. Hvis prosjektet umiddelbart skulle iverksette utredning og endring av alle administrative tjenestene, ville dette være uklokt. En slik stor ekstra belastning på alle administrative tilsatte innen alle områder ved høgskolen er vanskelig, og har en for stor risiko for mangelfull utredning og implementering. I tillegg var det et behov for metodisk kompetanseheving i gjennomføring av denne type utredning og iverksetting, samt et behov for erfaringshøsting og tilpassing av prosjektets prosesser. Ernst & Young bidro i fase 1 med metodekunnskapen. I fase 1 ble derfor delprosjektene Studie, Bibliotek og Personal igangsett på bred basis, mens IKT og Drift skulle fokusere på nødvendige midlertidige endringer for å iverksette administrative tjenester i Øya Helsehus. Se ellers beskrivelsen av delprosjektene. I fase 2 er planen å fortsette med en videre gjennomgang av de administrative tjenester som ikke ble dekt i fase 1. Utvalg og mandater for dette er nå under utredning og det er en målsetting at styringsgruppen vedtar disse i løpet av mars 09. Side 2 av 22

3 Prosjektets organisering Organisasjonskart fase 1 Prosjektets organisering i fase 1: Ernst & Young Styringsgruppe (Ann Elisabeth Wedø) Prosjektgruppe Ledergruppen Bemanning SFS (Kari Berget) SPO (Kjell Hansen) SØR (Knut Aspås) Delprosjekt Studie Delprosjekt Bibliotek Delprosjekt Personal Delprosjekt IKT Delprosjekt Drift Styringsgruppe Styringsgruppens rolle i prosjektet er: Beslutte mandat og overordnede planer for prosjektet Prioritere aktiviteter og vurdere tiltak underveis Anbefale en plan for gjennomføring av identifiserte endringstiltak Ta beslutninger i forhold til økonomi, framdrift og kommunikasjon i prosjektet. Beslutte om tiltak etc. skal fremmes for høgskolens ledelse for behandling, evt. anbefale behandling i høgskolestyret. Følge opp iverksetting av tiltakene Styringsgruppen består av: Ann Elisabeth Wedø, høgskoledirektør (leder) Odd Morten Mjøen, representant programansvarlige Hans-Jørgen Leksen, representant dekanene (inntil : Lars Nygård, deretter inntil : Anne Tveit) May Sigrid Olsen, representant HA Bente Tapuwa Hansen, representant dekanstaber Thor Olaf Albriktsen, tillitsvalgt Pia Helen Bjørsvik, leder av Studentparlamentet (inntil høst 08: Daniel Georg Weber) Side 3 av 22

4 Prosjektgruppe Prosjektgruppens rolle er: Har det løpende oppfølgingsansvar for prosjektet på vegne av styringsgruppen. Samordning og avklaringer mellom delprosjektene. Forberede saker som skal opp i styringsgruppen. Sikre framdrift i prosjektet Prosjektgruppen består av: prosjektkoordinator Ann Elisabeth Wedø (inntil april 08: Hans-Jørgen Leksen) prosjektleder Børre Melsom delprosjekteiere økonomidirektør Knut Aspås studiedirektør Kari Berget organisasjons- og personaldirektør Kjell Hansen (inntil Hans-Jørgen Leksen) Vigdis Kristiansen, tillitsvalgt delprosjektledere (utvidelse av prosjektgruppen fra ) Ressursgrupper Prosjektet hat to ressursgrupper, gruppe for bemanning og høgskolens ledergruppe. Disse grupper har følgende roller: HiSTs ledergruppe o Rimelighetsvurdere og drøfte prosjektets forslag og resultater Bemanning o Bidra med informasjon om lover og avtaler i arbeidslivet, og forslag til prosesser som ivaretar disse. Gruppe for bemanning består av: Kjell Hansen (leder) tillitsvalgt Ragnhild N. Madsen tillitsvalgt Margareth Nupen seniorkonsulent Gunnar Bendhein, SFS IKT-sjef Vidar Solheim teknisk sjef Tormod Bekken Heidi Helle (sekretær) Ernst & Young: Ernst & Young rolle i prosjektets fase 1: Faglig og metodisk veiledning Hjelp til bruk av dokumentasjonsteknikker Bidra ved behov til gjennomføring av møter og utarbeidelse av tiltak/resultater. Bidra med nødvendige aktiviteter i henhold til delprosjektenes behov Fra Ernst&Young har konsulentene Nelly Maske, Astrid Bjørgum og Marit Bjørngård. Ernst & Young sitt engasjement i prosjektet ble avsluttet tidlig høsten Side 4 av 22

5 Utredningsmetode I utredningene av forslag til nye løsninger er det lagt vekt på prosess og deltakelse av alle parter. Selv om utredningsgruppene i hovedsak består av tjenesteprodusenter, er både studenter og faglige tilsatte representert. I tillegg er tjenestemannsorganisasjonene representert. Utarbeidelse av forslag til løsninger har skjedd gjennom en beskrivelse av hvordan tjenestene gjøres (nåsituasjonen), ønsker om endringer og deretter utarbeidelse av forslag til nye løsninger (framtidsituasjonen). Nåsituasjonen beskrives gjennom kartlegging og beskrivelser. Ønske om endringer avdekkes gjennom brukerundersøkelser og brukerpaneler. Forslagene til nye løsninger utarbeides i arbeidsgrupper, drøftes i og foreslås av delprosjektgruppene. Forslagene behandles i styringsgruppen og drøftes i høgskolens ledergruppe før endelig vedtak gjøres av høgskoledirektøren. Løsningen implementeres deretter av linjen med evt. støtte fra implementeringsforslag fra delprosjektgruppene. Styringsgruppen evaluerer resultatet i ettertid. Prosjektets framdrift i fase 1 Prosjektet var opprinnelig tenkt gjennomført fra høsten 2007 og ut året Det ble fort klart at vi ikke hadde kapasitet og kunnskap til en slik stram framdrift. Per i dag er midlertidige løsninger for Øya Helsehus vedtatt og implementert, mens langsiktige løsninger innen utvalgte fokusområder innen studie, personal og bibliotek er utredet og til høring i høgskolens ledergruppe. Kartlegginger og brukerpanel I OPTIMA fase 1 gjennomførte vi mange former for undersøkelser om hva brukerne av de administrative tjenestene mente, slik at det ble brukernes holdninger og meninger det ble lagt vekt på når vi laget forslag til ny løsninger. Felles kartlegging: o Kartleggingen hadde som formål å kartlegge hvem som gjør hvilke administrative oppgaver, hvor de blir gjort og i hvilket omfang. Vi ønsket å kartlegge hvem som gjør administrative oppgaver innen studie, personal, økonomi, forskning og eksternfinansiert virksomhet.. Spesielle kartlegginger: o Delprosjekt bibliotek gjennomførte en egen kartlegging opp mot bibliotekets ansatte.. Brukerundersøkelser/brukerpanel: o Brukerundersøkelser ble gjort via elektroniske spørreskjema mot studenter, og gjennom brukerpanel mot ansatte. Brukerpanelene ble gjennomført ved at et utvalg ansatte ble samlet til samtaler, diskusjon og innspill om utvalgte tema. Her kan nevnes: Delprosjekt studie sin brukerundersøkelse mot studenter. Delprosjekt bibliotek sin brukerundersøkelse. Delprosjekt personal sitt brukerpanel mot ansatte. Flere detaljer om kartleggingene, brukerundersøkelsene og brukerpanelene finnes på ansattportalen - Side 5 av 22

6 Delprosjektene i fase 1 To av delprosjektene, Studie og Personal, har i fase 1 fulgt samme hovedframdrift ved først å utmeisle en inndeling av delprosjektet i fokusområder, for deretter å velge ut de viktigste fokusområder som det ble utredet løsninger for. For bibliotek var det derimot en bredere gjennomgang som resulterte i en anbefaling angående bibliotekets organisering, tjenestetilbud og lokaliseringer. Både delprosjekt studie og bibliotek fremmet også midlertidige løsninger for å ivareta drift i Øya Helsehus, noe som også var hovedhensikten for delprosjektene IKT og drift i fase 1 Status for delprosjektene i fase1 Her vises en kort oversikt over status pr for delprosjektene i fase 1. Se under beskrivelsen av hvert delprosjekt for nærmere forklaring og detaljer. Behandling i Vedtatt Delprosjekt Fokusområde Studie Bibliotek Igangsetting av Øya Helsehus Styringsgruppen sak 33/2008, Ledermøtet Opptak sak 53/2008, Eksamen og Internasjonalisering 68/ Igangsetting av sak 47/2008, Øya Helsehus Framtidig løsning sak 58/2008, sak 67/2008, Personal Rekruttering sak 52, sak Februar/mars 09 Variabel lønn og refusjoner (ikke ferdig behandlet) Februar/mars 09 IKT Igangsetting av Øya Helsehus sak 46/2008, Bygningers drift Igangsetting av Øya Helsehus sak 26/2008, /implementering Ja (Ephorte-sak: 2008/846). Implementert Ja. (Ephorte-sak: 2008/2206) Implementert Delvis: stengt ½ dag mandag + fredag, tilsatt biblioteksleder Ja (Ephorte-sak 2008/1225). Iverksatt Ja. Iverksatt Side 6 av 22

7 Delprosjekt Studie Delprosjektetgruppe: Ledere: Hege B.Jacobsen og Eva T. Voldhagen. Medlemmer/ressurspersoner: Marit Elin Skrødal (SFS-Øya), May Sigrid Olsen (SFS), Inger Jacobsen (faglig-pbv), Ester K. Hasle (FoU-adm), Kari Sagmo (SFS-Øya), Marit Rygvold (dekanstab AFT), Bente Storrø (SFS), Silje Anita Holand (studentrep.) I tillegg har det blitt oppnevnt arbeidsgrupper innen hvert av fokusområdene som har blitt utredet. Den felles kartleggingen var for delprosjekt Studie inndelt i følgende delområder: Studentrekruttering Lokale opptak, NOM opptak, Internasjonalisering, Studieadm.støtte / saksbehandling, Studieveiledning, Praksisadministrasjon, Eksamen, sensur og vitnemål, Administrativ tid / studieadministrasjon, Kompetanseutvikling / studieadministrasjon, Andre oppgaver Styringsgruppens sak 33/2008, : Delprosjekt Studie - forslag til midlertidig løsning for bemanning Ranheimsveien / Øya Helsehus Utdrag fra delprosjektets forslag: Det framlagte forslaget (=flytting av 6 personer/stillinger) forutsetter at enkelte arbeidsoppgaver, som i dag utføres på tvers, blir med på flyttelasset til Øya sykehjem, og at andre oppgaver blir værende igjen i Ranheimsveien. Dersom disse forutsetningene ikke ligger til grunn, foreslås det å kun flytte 5 hele stillinger til Øya sykehjem. Tverrfaglig videreutdanning (Pedagogisk veiledning, Psykisk helsearbeid, Arbeid med barn og unge): Uavklart p.t. om disse skal lokaliseres til ASP eller AHS. Dette er uavklart p.t. H.dir og dekaner AHS og ASP skal møtes om dette i begynnelsen av mars Forslaget forutsetter at disse utdanningene skal legges til ASP. Førstelinjetjeneste Ranheimsveien: Det jobbes med å inngå avtale om kjøp av førstelinjetjenester fra eksterne leietakere i Ranheimsveien. Forslaget forutsetter at det genereres ekstra ressurser / penger fra disse direkte til SFS. Forslag om å etablere midlertidig studiekoordinator på begge campus: Kari Sagmo: studiekoordinator Øya Sykehjem Sølvi Sønvisen: studiekoordinator Ranheimsveien Vedtak: Styringsgruppen tar delprosjektets forslag til midlertidig studieadministrativ bemanning for ASP og AHS til etterretning. Forslaget er fremmet for høgskoledirektøren, som gav sin tilslutning (se Ephorte-sak: 2008/846). Forslaget er implementert. Styringsgruppen sak 40/2008, : Delprosjekt Studie Valg av fokusområder i fase 1 Delprosjektet fremmet følgende liste over utvalgte fokusområder i fase 1: opptak, eksamen, internasjonalisering og veiledning. Side 7 av 22

8 Styringsgruppens vedtak: Fokusområder for OPTIMA delprosjekt Studie i fase 1 er veiledning, opptak, eksamen, internasjonalisering og studieadministrativ støtte/saksbehandling. Det skal legges et helhetsperspektiv på studentenes situasjon innen fokusområdene på tvers av fag og administrasjon. Styringsgruppens sak 53/2008, og 68/ : Delprosjekt Studie framtidig situasjon innen fokusområdene opptak, eksamen og internasjonalisering Utdrag fra delprosjektets forslag/rapporter Opptak: De 9 prioriterte forbedringsområdene er: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Lage serviceerklæring 4) Involvere SFS, dekanstab ved alle typer lokale opptak 5) Skanne dokumentasjon 6) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 7) Kompetanseheving av opptaksstaben (spesielt på IKT-området) 8) Felles markedsføring 9) Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Med bakgrunn i innrapportert tidsforbruk på lokalt opptaksarbeid fra avdelingene (ca. 7,3 årsverk) og bemanning på nåværende sentral opptaksenhet (ca. 2,7 årsverk inkl. sommervikarer), forslås følgende for HiST opptakskontor: Fast fullbemanning på 4 årsverk som en prøveordning i to år forutsatt samme volum på opptak. I perioder forventes det at personale må omdisponeres for å ta topper (2 3 årsverk). For å utnytte arbeidskapasiteten til de som skal tilknyttes Opptakskontoret, kan arbeidsoppgaver som veiledning, rapportering/statistikk, oppdatering av informasjon på web etc. legges til staben i perioder med lav aktivitet på opptak. Eksamen: I sin nye rapport fremmer delprosjekt Studie en løsning med 9 prioriterte tiltak (utdrag fra rapport): 1) Felles eksamenskontor for HiST 2) Øke bruken av FS i eksamensarbeidet, økt kunnskap blant eksamensmedarbeidere 3) Felles rutiner for administrasjon av Bachelor -/masterprosjekt 4) Øke bruken av e-phorte 5) Felles skjema i eksamensarbeidet 6) Øke bruken av automatiske rutiner for studentene, studentweb. 7) Bedre kontroll og kvalitetssikring av data i FS Side 8 av 22

9 8) Standardisering i arbeidet med sensorer, sensorkontrakter, frister og. 9) Felles elektronisk lagring av eksamensoppgaver Rapporten viser at disse tiltak betyr en resurssparing: Med bakgrunn i innrapportert tidsforbruk på eksamensarbeid fra avdelingene ( SFS/dekan-stab) og Høgskoleadministrasjon (ca. 14,2 årsverk) forslås følgende for HiST eksamenskontor: Fast fullbemanning på 10 årsverk som en prøveordning i to år forutsatt samme volum på eksamensarbeidet. I perioder forventes det at personale må omdisponeres/leies inn for å ta topper (2 ansatte). I tillegg må det være en personressurs tilknyttet (tilsvarende dags situasjon). Rapporten inneholder prosesskart for tjenestene. Internasjonalisering: Det er fokusert på 3 hovedområder innen internasjonalisering og utveksling av studenter: 1) Avtale administrasjon (avtaler med ekstern utdanningsinstitusjon) 2) Innreisende og utreisende studenter Håndtering av søknader på lik måte Sikre registrering av viktige opplysninger i FS Sikre registrering av viktige dokumenter i ephorte Involvere administrasjon på campus og HA Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 3) Hovedansvarlige for informasjon om internasjonalisering I dag sitter det en internasjonale koordinatorer på hver avdeling, enten tilsatt i stab eller som vitenskapelig. I studiedirektørens stab har vi tilsatt en internasjonal koordinator. I tillegg jobber flere SFS ere med registrering og uthenting av data i FS. For å kunne gjennomføre ønskede endringer i et felles internasjonalt kontor på HiST, må den sentrale ressursen økes med om lag halv til en stillingsressurs. For å utnytte arbeidskapasiteten til disse personene foreslås det å slå sammen opptak og internasjonalisering til et Opptaks- og internasjonaliseringskontor. Se opptaksrapporten for informasjon om gjensidig utnyttelse av arbeidskapasitet gjennom året. De lokale internasjonale koordinatorer ved avdelingene skal fortsatt fungere lokalt, og dermed som ressurs ikke berøres av disse forslag til løsningene. Side 9 av 22

10 Styringsgruppens vedtak i sak 68/2008: Det skal søkes å finne gode løsninger for det administrative tjenestetilbudet ved HiST, innenfor de reduserte ressursrammene. Styringsgruppen stiller seg positiv til samordning og standardisering av de administrative tjenestene, men har ulike oppfatninger om samlokalisering av tjenestene er riktig framgangsmåte Forslagene fra delprosjekt Studie har i løpet av januar og februar 2009 blitt drøftet i høgskolens ledergruppe. I all hovedsak støttet ledergruppen forslagene. Delprosjekt Bibliotek Delprosjektetgruppe: delprosjektleder Siri Aashaug Sæther (inntil april 08: kommunikasjonssjef Morten Thoresen) Gøril Aas Jordahl (sekretær), Astrid Kilvik (bib), Margareth Elin Nupen (faglig), Anja v.d. Wiel (bib), Turid Holtermann (bib), Gøril Aas Jordahl (SFS), Grete Espeland (bib), Kenth Hårsaker (student) Delprosjektet har i tillegg benyttet arbeidsgrupper. Delprosjektet har gjennomført informasjonsmøter og seminar. Delprosjektet har også gjennomført en bred ressurskartlegging av bibliotekstjenestene i HiST. Ved hjelp av Ernst&Young er det utført en benchmark mot et utvalg av bibliotek ved andre institusjoner, samt en SWOT-analyse.. Delprosjektet har både fremmet midlertidig løsning for igangsetting av Øya Helsehus, og langsiktig løsning. Styringsgruppens sak 47/2008, : Delprosjekt Bibliotek - Bemanning i samband med innflytting i Øya Helsehus: I henhold til tidligere vedtak i Styringsgruppa i Optima og fra Høgskoledirektøren ligger noen forutsetninger fast ved valg av bemanningsløsning på Biblioteket i Øya Helsehus: I påvente av konklusjonene fra Optimaprosjektet er bemanningsløsningene som velges nå å betrakte som en MIDLERTIDIG løsning. Midlertidigheten er satt til ut året (den er prolongert i påvente endelig forslag til løsning) Nettopp med basis i midlertidigheten involveres kun bibliotekpersonell fra Ranheimsveien nå i første runde og noen av disse vil utgjøre bemanningen på Øya. Etableringen av Biblioteket i Øya Helsehus skal skje innenfor eksisterende rammer mht HiSTs bibliotekressurser I tillegg vil Optima bibliotek foreslå at følgende punkter legges til grunn for bemanningsløsningen på dette stadiet: Begge stillingskategoriene (sekretær, bibliotekar) skal dekkes i biblioteket ved Øya Heleshus En av de ansatte må ha hovedansvar for daglig drift Det må gjennomføres samtaler med alle ansatte i Ranheimsveien for å avdekke interessen for Øya Helsehus som arbeidssted Side 10 av 22

11 Når det gjelder antallet personer som skal overflyttes til Øya Helsehus i denne midlertidige perioden, har arbeidsgruppen under Optima bibliotek kommet fram til: Forslaget innebærer å flytte tre personer fra biblioteket i Ranheimsveien til Øya mens det blir 4,1 igjen i Ranheimsveien. Vedtak: Styringsgruppen støtter delprosjekt Bibliotek sitt forslag hvor 3 biblioteksansatte flyttes fra Ranheimsveien 10 til Øya Helsehus. Biblotekstjenesten ved HiST bør i tillegg omfordele ressurser til oppstartsfasen av biblioteket på Øya. Styringsgruppen ønsker å bli orientert om status og erfaringer i samband med etablering og drift av biblioteket på Øya, på et møte tidlig i høstsemesteret Vedtak: Styringsgruppen støtter delprosjekt Bibliotek sitt forslag hvor 3 biblioteksansatte flyttes fra Ranheimsveien 10 til Øya Helsehus. Biblotekstjenesten ved HiST bør i tillegg omfordele ressurser til oppstartsfasen av biblioteket på Øya. Styringsgruppen ønsker å bli orientert om status og erfaringer i samband med etablering og drift av biblioteket på Øya, på et møte tidlig i høstsemesteret Forslaget er fremmet for høgskoledirektøren, som gav sin tilslutning (se Ephorte-sak: 2008/2206). Forslaget er implementert. Styringsgruppens sak 58/2008, : Delprosjekt Bibliotek framtidig situasjon: Utdrag fra delprosjektets rapport: Delprosjektets rapport har vurderinger og forslag for 6 fokusområder prioritering av tjenester, effektivisering/spesialisering/sentralisering, åpningstider, antall bibliotek, ledelsesstruktur og organisatorisk tilhørighet. Nedenfor er en oppsummering fra rapporten for disse fokusområdene I tillegg har delprosjektet i sin rapport behandlet forslag til tiltak for å optimalisere bruk av teknologi, implementering av endringene og evaluering av resultatet. Fokusområde Prioritering av tjenester : Delprosjektet har her delt inn sitt forslag i to tjenester som må tilbys (inkl nye tjenester) og tjenester som utgår (for nærmere forklaring: se vedlegg 1): Tjenester som må tilbys o Skranke o Samlingsutvikling (medievalg, innkjøp, registrering, vedlikehold av samlinger med mer) o Database-/e-ressursadministrasjon o Opplæring/undervisning av studenter og ansatte/forskere o Vev/profilering/informasjon o Fjernlån (innlån fra og utlån til andre institusjoners biblioteker, samt lån mellom høgskolens studiestedsbiblioteker) o Åpent institusjonelt arkiv (HiST Brage) - ny tjeneste Side 11 av 22

12 Tjenester som utgår o Innkjøp og administrasjon av lærereksemplarer o FoU-registrering o Fjernlån o Trykte eller elektroniske tidsskrifter? o Avdelingsrelaterte tjenester. Eks: Utlån av AV-utstyr, Kvalitetssikring av pensumlister, Etablering av databaser for pensumlister, Utarbeidelse av publikasjonsoversikter og lignende o Redusert åpningstid Fokusområde effektivisering/spesialisering/sentralisering Ytterligere effektivisering oppnås gjennom konklusjonene for fokusområde Prioriterte arbeidsområder : o slutte med arbeidsoppgaver som ikke er bibliotekspesifikke o fjernlån til bachelorstudenter holdes på et minimum o registrering i Forskdok utføres av den enkelte ansatte o heftekontroll av papirtidsskrifter avsluttes o minst mulig dublering av papir- og elektroniske tidsskrifter o redusert åpningstid Noen arbeidsoppgaver må utføres på det enkelte bibliotek: o Skrankearbeid. o Samlingsutvikling o Fagstøtte til ansatte o Opplæring i litteratursøk og kildekritikk Noen arbeidsoppgaver kan sentraliseres, men vi mener effektiviseringsgevinsten er liten eller helt fraværende, da dette er arbeid som bl.a. blir utført mens de ansatte har skrankevakt: o Fjernlånsarbeid o Samlingsutvikling Fokusområdet åpningstider Delprosjektet foreslår å beholde dagens åpningstider ved de forskjellige lokaliseringer, men at alle innfører stengning på mandager før kl 1200 og fredager fra kl Fokusområdet antall bibliotek Delprosjektet fremmer ikke et forslag men tre alternative forslag, nemlig fire, fem og seks lokaliseringer av HiST sitt bibliotek. Delprosjektet fremmer likevel et tekstlig forslag til vedtak om 4 lokaliseringer. Derimot angir delprosjektet at hvis et alternativ blir valgt har de preferanser for hvilke lokaliseringer som det bør resultere i. Ernst & Young anbefaler 4 lokaliseringer. Side 12 av 22

13 Fire lokaliseringer o Delprosjektgruppen tar ikke stilling til hvilke lokaliseringer den kan anbefale, men lister opp følgende mulige lokaliseringsforslag:. Ranheimsveien, Moholt, Rotvoll, Øya Ranheimsveien, Moholt, Rotvoll, Kalvskinnet Ranheimsveien, Moholt, Øya, Kalvskinnet Fem lokaliseringer o Hvis fem lokaliseringer fremmer delprosjektet (mot en stemme) anbefaling om Kalvskinnet, Moholt, Ranheimsveien, Rotvoll, Øya: Tunga slås sammen med Ranheimsveien. Seks lokaliseringer o Prosjektleder antar at seks lokaliseringer betyr Ranheimsveien, Moholt, Rotvoll, Kalvskinnet, Tunga og Øya. Ett medlem i Optima bibliotek fremmer dette forslaget.. Fokusområdet ledelsesstruktur : Delprosjektet foreslår en enhetlig biblioteksleder. Fokusområdet organisatorisk plassering : Delprosjektet foreslår at biblioteket i HiST skal organisatorisk plasseres i faglig søyle. Forslag til tiltak for å optimalisere bruk av teknologi Delprosjektet foreslår en rekke tiltak uten at de fremmer konkrete forslag om dette i vedtaks form. Innføring av VPN (Virtual private Network, virtuelt nett) vil gi tilgang til bibliotekets digitale samlinger også utenfor studiestedene, uten brukernavn/passord-autentisering. Teknologien blir for tiden utredet av IKT. I brukerundersøkelsen som ble foretatt blant HiSTs studenter og faglig tilsatte oppga 41% av studentene at de foretrekker å laste ned elektroniske dokumenter, tidsskriftartikler og lignende utenfor studiested (hjemme). E-postbeskjeder fra biblioteket om tilbakelevering av bøker o.a. sendes i dag til stud-adressene, som erfaringsmessig ikke alltid blir lest av studentene. Et mulig tiltak er å gjøre disse tilgjengelige fra It s Learning. Dette krever en integrasjon mellom BIBSYS og It s Learning en integrasjon som ikke er på plass nå. Integrasjon, FS og BIBSYS Utlånsautomater, Rotvoll og Øya Implementering av endringene Delprosjektet har allerede lagt en plan for implementering av endringene. Dette hører til milepel M4 Når tiltaksplaner foreligger, og er naturlig å komme tilbake til senere når styringsgruppens vedtak i denne sak foreligger. Side 13 av 22

14 Evaluering. Delprosjektet foreslår at endringene evalueres innen utgangen av Prosjektleder mener evaluering av delprosjekt Bibliotek naturlig innegår i en totalevaluering av hele prosjektet og ikke kan ses uavhengig av dette. Vedtak i styringsgruppen ble mangedelt ut i fra følgende vedtaksforslag: 1. Styringsgruppen støtter Optima biblioteks beskrivelse av hvilke oppgaver som skal inngå i bibliotekets tjenestetilbud og hvilke som skal utgå. Styringsgruppen tar til etterretning Optima biblioteks anbefalinger av hvilke områder som kan sentraliseres. 2. Styringsgruppen støtter Optima bibliotek tilråing mht at alle studiestedsbibliotekene reduserer åpningstida og holder stengt mandager før kl og fredager fra kl Tidspunktet er valgt fordi det da erfaringsmessig er minst trafikk i bibliotekene. Dette forslås også av Ernst & Young. Forutsigelig, planlagt og felles stenging vil gi bibliotekene nødvendig tid til å gjennomføre HiST-bibliotekenes program, holde møter og planlegge utvikling av tjenester. Styringsgruppen støtter også Optima biblioteks foreslag mht å beholde samme åpningstider som i dag. Man tar sikte på å ha samme åpningstider på Øya som i Ranheimsvegen. 3. Med utgangspunkt i brukernes behov for kvalitet, tjenester og tilgjengelighet, reduseres antall HiST bibliotek til 4. Denne løsningen vil gi det beste tilbudet og gir samtidig de største utviklingsmuligheter og effektiviseringsgevinster. Endelig beslutning av hvilke bibliotek som nedlegges, må utredes nærmere. Subsidiært nedlegges kun biblioteket på Tunga. 4. Styringsgruppen støtter Optima biblioteks forslag om én felles leder for bibliotektjenesten på HiST. Denne lederen overtar flere av hovedbibliotekarenes oppgaver slik at disse får frigjort tid til andre bibliotekfaglige oppgaver på studiestedsbibliotekene. Forslaget innebærer også at kommunikasjonssjefen får frigjort tid til andre oppgaver. Optima bibliotek forutsetter at biblioteklederstillingen etableres innenfor dagens bibliotekbemanning. 5. Styringsgruppen støtter Optima biblioteks forslag om at bibliotektjenesten i HiST plasseres organisatorisk i faglig søyle. Vedtak pkt 1: Styringsgruppen støtter Optima biblioteks beskrivelse av hvilke oppgaver som skal inngå i bibliotekets tjenestetilbud og hvilke som skal utgå, men konsekvensene må beskrives nærmere. Styringsgruppen tar til etterretning Optima biblioteks anbefalinger av hvilke områder som kan sentraliseres. Vedtak pkt 2: Styringsgruppen støtter Optima bibliotek tilråing mht at alle studiestedsbibliotekene reduserer åpningstida og holder stengt mandager før kl og fredager fra kl Vedtak pkt 3: Styringsgruppen ønsker en videre utredning og en høring med dekanene og studentene, før saken om reduksjon av antall lokaliseringer fremmes på nytt til vedtak. Vedtak pkt 4: Styringsgruppen støtter Optima biblioteks forslag om én felles leder for bibliotektjenesten på HiST. Denne lederen overtar flere av hovedbibliotekarenes oppgaver slik at disse får frigjort tid til andre bibliotekfaglige oppgaver på studiestedsbibliotekene. Styringsgruppen forutsetter at biblioteklederstillingen etableres innenfor dagens bibliotekbemanning. Side 14 av 22

15 Vedtak pkt 5: Styringsgruppen tar ikke stilling til ny organisatorisk forankring på nåværende tidspunkt da dette henger sammen med en større gjennomgang av høgskolens organisering. I ettertid av vedtaket ba høgskoledirektøren delprosjektet vurdere sine forslag i lys av kvalitetsvurdering og ressursutnyttelse se nedenfor. Delprosjekt Bibliotek sine forslag til løsninger skal drøftes i ledergruppen onsdag 18/ Styringsgruppens sak 67/2008, : Delprosjekt Bibliotek OPTIMA Bibliotek - en orientering ang. kvalitetsforbedring og ressursutnyttelse Utdrag fra høgskoledirektørens bestilling: Nå ber jeg dere om å synliggjøre: 1. Gevinsten av vedtaket om: stengt ½ mandag og fredag 1. Hva er gevinsten ved å stenge? 2. Hvilke nye tjenester kan dere tilby som følge av dette? 3. Er det noen kvalitetsforbedring på de tjenester dere fortsatt foreslår? 2. En felles biblioteksjef/ leder 1. Hva er gevinsten? 2. Hvilke nye muligheter får dere som følge av dette? 3. Konsekvensen av de tjenestene dere i tillegg foreslår nedlagt 1. Skal andre overta eller er tjenestene unødvendig? 2. Hvilke nye muligheter gir dette hvis dere reduserer tjenestene? 4. Muligheten for kvalitetsforbedring som en følge av samordning av arbeidsoppgaver og åpningstid Har faglig tilsatte og studenter vært godt nok involvert i arbeidet? Slik jeg har forstått det har det vært de bibliotekansatte, i tillegg til Morten, som i realiteten har deltatt i arbeidet med rapporten. Side 15 av 22

16 Delprosjektet har besvart dette i sitt notat se ansattportalenhttps://ansatt.hist.no/content.ap?thisid=24784&language=0 Styringsgruppens vedtak: Orienteringen ble tatt til etterretning. Høgskoledirektøren har gitt sin tilslutning til at bibliotekene holder stengt mandag formiddag og fredag ettermiddag, samt til utlysning av stilling som biblioteksleder. Biblioteksleder er nå tilsatt. Delprosjekt Personal Delprosjektetgruppe: Delprosjektleder: Erik Lunde (dekanens stab AHS), Delprosjektgruppe: Frode Langlo Pedersen (dekanens stab AMMT), Toril Kristin Viken Haugen (SPO), Per Rygg (SPO), Kirsti Klokkerhaug (ALT), Laila Torp (SØR), Ragnhild N Madsen (tillitsvalgt) I tillegg har det blitt oppnevnt arbeidsgrupper innen hvert av fokusområdene som har blitt utredet. Den felles kartleggingen var for delprosjekt Personal inndelt i følgende delområder: Rekruttering/avvikling av arbeidsforhold, Arbeidsforhold/arbeidstid, Org av kompetnaseutvikling/ kompetanseheving, Avtaleverk og medbestemmelse, Arbeidsmiljø/HMS, Personalpolitiske saker, Intern rådgivning og veiledning, Lønnsfastsettelse, Registrering av lønn og personaldata, Saksbehandling av krav om refusjon, Rapportering Delprosjektet gjennomførte brukerpanel i tillegg til ressurskartlegging. Styringsgruppen sak 33/2008, : Delprosjekt Personal - Valg av fokusområder i fase 1 Utdrag fra delprosjektets notat: Prosessen: Som underlag for sitt forslag har delprosjektet gjennomført følgende prosesser: Delprosjektmøte hvor først utkast til fokusområder ble skapt Kartlegging mot ansatte (prosjektets felles kartlegging) Brukerpanel mot ansatte Møte hvor delprosjektet på grunnlag av sin kunnskap, kartleggingen og brukerpanelet oppsummerte og vurderte informasjonen og gjorde en prioritering mellom forslagene til fokusområder. Prioriteringen ble framlagt for delprosjekteier og prosjektleder. Hvilke fokusområder foreslår delprosjektet for fase 1? I forhold til delprosjektets prioritering ønsker de i fase 1 å fokusere på områder med 1. prioritet, noe som støttes av delprosjekteier. Side 16 av 22

17 Følgende fokusområder foreslås i fase 1 (tekst hentet fra vedlegget Delprosjektets vurdering og prioritering ): Generelt: A. Tydelige og lett tilgjengelige rutine-beskrivelser. Personal rekruttering A. Personalplanlegging (strategisk, taktisk og operativ) B. Tilsettingssprosessen C. Mottak av nye medarbeidere: felles rutiner og praksis, tilgang kontor og IKT og lønn D. Introduksjon og sosialisering av nytilsatte Kompetanseutvikling/ -heving A. Lederutvikling/ lederopplæring: I tillegg til igangsatt satsing på lederutvikling; systematisk opplæring av nye mellomledere på personalområdet (lover, forskrifter, avtaler, IA osv) Personalpolitiske saker A. Forbedret, tydeligere og mer oversiktlig senior- og livsfasepolitikk B. Alternative arbeidsoppgaver for seniorer (tilpasning for noen kan gi mer belastning for andre) Lønn og refusjoner A. Ved innleie av eksternt personale/timelønnede: Tydeligere rutiner og rollebeskrivelser (herunder mer selvforklarende skjemaer mm) B. Raskere utbetaling av lønn til eksternt innleide/timelønn Vedtak (enstemmig): Styringsgruppen tar delprosjektets forslag til fokusområder for fase 1 til etterretning. Styringsgruppen sak 52, Delprosjekt Personal framtidig situasjon innen fokusområdene rekruttering og variabel lønn Styringsgruppen sak Delprosjekt Personal - framtidig situasjon innen fokusområdene tilsetting (rekruttering) og variabel lønn og refusjoner Delprosjektet la første gang fram sine forslag til framtidige løsninger i sak 52. I lys av høgskolens økonomiske situasjon, og endring i prosjektets mandat, ble delprosjektet bedt om å legge fra et justert forslag (sak 69). På møtet i styringsgruppen ble sak 69 utsatt. De fremmede løsninger vil bli drøftet i ledergruppen i løpet av februar/mars. Detn videre behandling er ikke fastsatt. På grunn av tilgjengelig arbeidskraft ble det etter sak 33 en begrensning i hvilke fokusområder delprosjektet skulle legge fram løsninger for. Aktuelle fokusområder ble satt til rekruttering og variabel lønn og refusjoner. Delprosjektet har benyttet arbeidsgrupper i utredningen Side 17 av 22

18 Utdrag fra framlegg/rapporter i sak 69: Delprosjektets forslag til løsning for fokusområdet tilsetting Ut i fra en administrativ innfallsvinkel er det ikke nødvendig å endre på dagens rutiner, ansvarsfordeling og prosesser i høgskolen angående rekruttering. Det anbefales å iverksette tiltak for å bedre dokumentasjon av prosessene kompetansen til og opplæring av tilsatte som er involvert i tilsettingsprosessen kommunikasjonen og redusere dobbeltarbeid i tilsettingsprosessen ved mer effektiv bruk av ikt-systemer. Arbeidsgruppen viser til 8 foreslåtte tiltak: 1. Prosessdokumentasjon - oppdateres og gjøres lett tilgjengelig. 2. Årlige kurs/samlinger - for ledere, saksbehandlere og medlemmer av tilsettingsorgan. 3. Grunnkurs ved oppstart samlet opplæring for nye ledere, saksbehandlere og medlemmer av tilsettingsorgan. 4. Individuell opplæringspakke for dem som ikke fanges opp av grunnkurs ved oppstart. 5. Videreføre personalforum. 6. Utarbeide maler i ephorte (standarder for brev til søkerne, tilbudsbrev osv). 7. Elektronisk saksbehandling og kommunikasjon som standard i alle ledd i tilsettingsprosessen. 8. Felles rutiner for mottak av nytilsatte. Konsekvenser av forslag: Delprosjektets anbefaling medfører ingen endringer av organisering, ansvar, tilsettingsmyndighet etc. Det påpekes at dagens prosesskart vil kunne anvendes uavhengig av avdelingenes fremtidige størrelse og lokalisering. Størrelse på enhetene vil imidlertid påvirke grad av saksmengde og derigjennom profesjonalisering. En endring i organisering og lokalisering vil være et grunnlag for å vurdere organisering av de personaladministrative funksjonene, herunder tilsettingsarbeidet, på nytt. Ved en eventuell sammenslåing av avdelinger og større grad av samlokalisering vil det også være aktuelt med en større grad av sentralisering av tilsettingsarbeidet. Side 18 av 22

19 Delprosjektets forslag for forkusområdet Variabel lønn og refusjoner Forslag til løsning Arbeidsgruppen har laget løsninger for variabel lønn (timelærere etc.), fakturering avarbeidsinnsats og refusjoner av foreldrepermisjon og sykefravær. Gruppens prinsipielle løsninger innebærer: Variabel lønn: o Felles rutine ved HiST. o Felles rutine for lønn/faktura og for timelærer/sensor/innleie (nytt forslag) o Arbeidet utført av dekanstab/sfs(ved avdeling) overføres til SØR sentralt. o Forenkling av rutiner på virksomhetsnivå. o Forenkling av rutiner for ledere. o Samling/konsentrasjon av kompetanse. o Felles def av timelærer i adm forstand ( gjesteforeleser utgår) o Skjemaer forbedres og tilpasses ny rutine. Refusjoner: o Felles rutine ved HiST. o Arbeidet utført av dekanstab/sfs(ved avdeling) overføres til SØR sentalt. o Tydeligere rollebeskrivelser nærmeste leder, dekanstab, SØR lønn. o Kompetanse samles (SØR Lønn). o Refusjoner føres i agresso/sap (med navn og periode). Foreldrepermisjon: o Info om prosedyrer foreligger for søker på veven (skjema HiST, skjema NAV) For alle de omtalte prosessene foreslås det en økt bruk av IKT-sytemer for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten. Hvordan IKT-systemer skal benyttes fremgår av vedlagte prosessbeskrivelse. Delprosjektgruppen har i tillegg ansvars- og tidssatt hvem som bør gjennomføre tiltakene. For dette fokusområdet er derfor M5 Når tiltaksplaner foreligger og M6 Gjennomføringsplan for tiltakene i stor grad gjort. Konsekvenser av forslag Arbeidsgruppen har ennå ikke i detalj vurdert ressursmessige og organisatoriske konsekvenser av sitt forslag, en slik vurdering hører i prinsippet til neste milepel (M4: Når tiltaksplaner foreligger). Arbeidsgruppen forslag viser derimot klart at det foreslås en flytting av ansvar og oppgaver innen organisasjonen fra avdeling/sfs til SØR. Arbeidsgruppen har laget detaljerte prosesskart for sine forslag. Side 19 av 22

20 Vedtak sak 52 rekruttering: 1. Styringsgruppen ønsker at løsningen skal presiseres i forhold til: a. hvordan ikt-system skal benyttes for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten b. defineringer og vurderinger av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet c. detaljerte roller og prosessbeskrivelser for framtidig løsning 2. Styringsgruppen ønsker at delprosjekt Personal videreutvikler sin løsning for fokusområdet rekruttering, og fremmer forslaget på nytt. Vedtak sak 52 variabel lønn og refusjoner: 1. Styringsgruppen ønsker at løsningen skal presiseres i forhold til: a. hvordan ikt-system skal benyttes for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten b. defineringer og vurderinger av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet c. mere uniforme roller i prosessbeskrivelsene d. beskrivende begreper og ordbruk i prosessbenevnelsene e. kvalitetssikre at roller og prosesser er rett plassert i forhold til hverandre f. beskrivelse av hva roller og prosessene innebærer 2. Styringsgruppen støtter delprosjekt Personal sin prinsipielle løsning for fokusområdet lønn og refusjoner. Siden sak 69 ble utsatt, kommer hele dette sakkompleks opp til behandling på et senere møte i styringsgruppen. Delprosjekt IKT Delprosjektetgruppe: Leder: Vidar Solheim, Medlemmer/ressurspersoner: IKT-ledergruppe R S L Lein, A R Rørvik, K-G Holm. Tillitsvalgte: O G Moen, Andre: Marit Olsen (faglig/asp) I OPTIMA fase 1 var bestillingen til delprosjekt IKT å fremme forslag til løsning i samband med innflytting i Øya Helsehus. Styringsgruppen sak 46/2008, : Delprosjekt IKT - IKT-brukerstøtte i lys av innflytting i Øya Helsehus Utdrag fra delprosjektets rapport/notat: Delprosjektet har fremmet en anbefaling hvor brukerstøtte inndeles i to områder Østbyen og Vestbyen. Østbyen består av Rotvoll, Ranheimsveien og Tunga, mens Vestbyen er Moholt, Øya og Kalvskinnet. Løsninger er valgt for å Side 20 av 22

21 maksimalisere tilgjengelig brukerstøtte på Øya, men likevel minimalisere innvirkningen på brukerstøtten ved Ranheimsveien, brukersenterets drift samt klientgruppas arbeidssituasjon. Fra delprosjektets anbefaling: En realistisk løsning vil være å etablere to brukerstøtteområder Østbyen og Vestbyen. Østbyen vil være Rotvoll, Ranheimsvn og Tunga med brukerssentertelefon(59900) og felles e- Denne delen betjenes av fire medarbeidere ved Rotvoll og Ranheimsvn. En av de fire vil ha lederansvaret for Brukergruppen ved SPO/IKT. De to øvrige ved Rotvoll vil betjene brukersentertelefonen for HiST, samt av de leverer brukerstøtte ved Rotvoll. Den fjerde som er ved Ranheimsvn vil levere Brukerstøtte ved Ranheimsvn og Tunga. Østbyen vil betjene 302 ansatte ved HiST. Vestbyen vil være Moholt, Øya og Kalvskinnet. Moholt vil betjenes av brukerstøtten som allerede finnes der. Medarbeideren på Moholt vil også inngå i betjeningen e-posthenvendelser til brukersenter@hist.no. Medarbeideren vil også være reserve for betjeningen av Øya/Kalvskinnet. Øya og Kalvskinnet betjenes i fellesskap av tre medarbeidere fra SPO/IKT. De har sin geografiske base på Kalvskinnet. Vestbyen vil betjene 444 ansatte ved HiST. (tillegg framkommet i styringsgruppens møte): Normalt vil en brukerstøtteperson være fysisk tilstede på Øya, enten i MTFS eller Øya Helsehus, fire dager hver uke. Vedtak: Styringsgruppen støtter delprosjekt IKT sin anbefaling om inndeling av IKTbrukerstøtte i Østbyen og Vestbyen og den bemanningsløsning som er foreslått i denne sammenheng. Saken er fremmet for høgskoledirektøren, som har gitt sin tilslutning (se Ephorte-sak 2008/1225). Implementering er iverksatt. Delprosjekt Drift Delprosjektetgruppe: Leder: Tormod Brekken, Medlemmer/ressurspersoner: Gunnar Krogh, Tore Wærnes (Tom Hagen), Charlotte Foss, Jostein Grytdal, Ketil Wean (tillitsvalgt), Terese Brekke, Hege Barret Jakobsen SFS og Rolf Sigvart Lea Lein - IKT I OPTIMA fase 1 var bestillingen til delprosjekt Drift å fremme forslag til løsning i samband med innflytting i Øya Helsehus. Side 21 av 22

22 Styringsgruppen sak 26/2008, : Delprosjekt Bygningers drift? forslag til framtidig struktur for bygningers drift. Utdrag fra saksnotatet: Delprosjektet Bygningers drift har utarbeidet et forslag til hvordan den framtidige organiseringen av bygningers drift bør være. Hva innebærer delprosjektets forslag? Se delprosjektets presentasjon av sitt forslag. Følgende er min oppsummering: En helhetlig løsning for bygningers drift i HiST, og ikke bare en delløsning for bemanning av Øya Helsehus. Opprettelse av ny driftsenhet på Øya og endring av eksisterende driftsenheter, med andre ord en omorganisering av bygningers drift. Forslaget innebærer følgende endringer i total antall stillinger: o 4 driftsledere (3,5 fulltidsstilling) > 4 driftsledere (4 fulltidsstillinger) o 0 arbeidsledere -> 1 arbeidsleder o 7,7 driftsteknikere -> 7,7 driftsteknikere o 1 AV-ing. -> 1 AV-ing. o 1 kantinebetjent -> 1 kantinebetjent o 2 renholdledere -> 3 renholdsledere o 18,6 renholdere -> 17,5 renholdere Noen stillinger flyttes med samme arbeidsoppgaver, mens noen stillinger omgjøres/får nytt innhold. Vedtak: Styringsgruppen tar delprosjektets forslag til etterretning. Ordningen evalueres ett år etter at den har i ordinær drift. Høgskoledirektøren har gitt sin tilslutning til forslaget. Side 22 av 22