Foreløpig rapport. fra. Arbeidsgruppe Optima Opptak

Transkript

1 Foreløpig rapport fra Arbeidsgruppe Optima Opptak Revidert 29. mai 2008 Marit Rygvold Side 1 av 16

2 Innholdsfortegnelse 1 SAMMENDRAG (FORELØPIG) INNLEDNING BAKGRUNN FOR ARBEIDET DELTAKERE I ARBEIDSGRUPPEN OPTIMA OPPTAK HVORFOR OPPTAK BLE VALGT SOM ETT AV FOKUSOMRÅDENE FREMDRIFTSPLAN FOR PROSJEKT OPTIMA OPPTAK OPPTAK NÅVÆRENDE SITUASJON ROLLER I FORBINDELSE MED OPPTAK ULIKE TYPER LOKALE OPPTAK VED HIST OPPTAK FREMTIDIG SITUASJON BRUKERUNDERSØKELSER FORSLAG TIL PROSESS FOR FREMTIDIG LOKALT OPPTAK, OVERORDNET FORSLAG TIL FORBEDRINGSOMRÅDER FORSLAG TIL TILTAK KONKLUSJON (FORELØPIG) Side 2 av 16

3 1 Sammendrag (foreløpig) På grunnlag av kartlagte rutiner som benyttes i lokale opptak ved HiST (pr. april 2008), har arbeidsgruppen Optima opptak, laget et forslag til rutinebeskrivelser av lokale opptak ved HiST i fremtiden. Rutinebeskrivelsen er fremstilt i et prosess-skjema (figur 5). Med bakgrunn i skjemaet, er det identifisert 9 prioriterte forbedringsområder som kan resultere i tiltak for å bedre kvalitet og sikre robusthet og effektivitet på området lokale opptak. De 9 prioriterte områdene er: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 4) Involvere SFS, dekanstab ved opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 5) Skanne dokumentasjon 6) Lage serviceerklæring 7) Kompetanseheving av opptaksstaben 8) Felles markedsføring 9) Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Arbeidsgruppen har så lang satt opp et tiltaksskjema for prioritet nr. 1, felles opptakskontor for HiST. Gevinsten ved dette tiltaket antas å være høy med middels kostnader. På siste arbeidsgruppemøte (WS3), vil tiltak for de andre prioriterte områdene settes opp. 2 Innledning 2.1 Bakgrunn for arbeidet Optima Studie er ett av syv delprosjekt innenfor HiST-prosjektet Optima. Prosjektet Optima Studie har som overordnet mål å sørge for at de tjenester som leveres av administrativ karakter på HiST er på riktig nivå i forhold til kvalitet og service. Med bakgrunn i dette, skal Optima Studie bl.a.: Kartlegge dagens arbeidsprosesser, servicenivå og krav til kompetanse ved de ulike campuser Undersøke hvilke administrative tjenester som må være tett opp til studenter/faglig tilsatte Foreslå fremtidige arbeidsprosesser, servicenivå etc. innenfor fastsatte rammer. Beskrive kvalitet- og serviceninvå Arbeidet med å lage forslag til nye og bedre rutiner og funksjoner er i gang. Primo april ble fokusområdene, dvs. hvilke funksjoner vi skal se nærmere på nå, valgt ut etter hvor viktige de er i forhold til kjerneaktiviteter som undervisning, forskning og formidling. De har blitt valgt med grunnlag i brukerundersøkelser, brukerpanel og generell kartlegging. Endringene skal iverksettes i januar For Studieadministrasjonen ble følgende fokusområder valgt: Veiledning Opptak Eksamen Internasjonalisering Studieadministrativ støtte/saksbehandling Side 3 av 16

4 Viktige stikkord for arbeidet i undergruppene vil være å foreslå tiltak som sikrer kvalitet, robusthet og effektivitet innefor fokusområdene. 2.2 Deltakere i arbeidsgruppen Optima Opptak Prosjektgruppen for Optima nedsatte følgende arbeidsgruppe for å se hvordan HiST jobber med opptak, og hvordan det kan være hensiktsmessig å arbeide med opptak fremover: Eva Terese Voldhagen (SFS HA), leder Signe Marie Søraunet (SFS HA/TØH) Håvard Ravn Ottesen (SFS ALT) Marit Rygvold (Dekanstab AFT) Sigrid Skjærvold (Vitenskapelig ASP) Pål Risan (SFS AFT) Studentene fikk tilbud om å delta i gruppen, men Studentparlamentets leder mente at studentene ikke kan bidra så mye på dette området, og at de derfor valgte ikke delta. Av ulike årsaker kunne ikke Sigrid Skjærvold og Pål Risan delta i arbeidsgruppen, Ann- Kristin Bratlie (SFS AHS) gikk inn som nytt medlem og Marit Rygvold gikk inn som leder i stedet for Eva Terese Voldhagen. Til tross for flere henvendelser til ulike avdelinger, har vi til nå ikke lyktes i å rekruttere noen vitenskapelig ansatt til arbeidsgruppen. På grunn av at rutiner ved opptak også ble diskutert i arbeidsgruppen høsten 2007, er dagens opptakssituasjon ved de forskjellige avdelingene på HiST godt dokumentert. 2.3 Hvorfor opptak ble valgt som ett av fokusområdene I tillegg til at det hvert år gjennomføres Samordna Opptak via Opptakskontoret på HiST, foregår det i tillegg lokale opptak til etter- og videreutdanninger og studieforberedende kurs og unntaksvis til grunnutdanninger ved avdelingene. Samordna Opptak er regelstyrt nasjonalt. HiST-ansatte på Opptakskontoret har opparbeidet seg god kompetanse på opptak, men det er grunn til å tro at det er et vesentlig kvalitetshevings- og effektiviseringspotensiale knyttet til gjennomføring av lokale opptak. Følgende hypoteser gir grunn for å se på forbedringer i arbeidsprosessen i forbindelse med lokale opptak: Lokalt opptak gjøres på ulik måte ute på avdeling. Mangel på systemer og struktur gjør det sårbart. Organisering og samarbeid i prosessen for opptak er ikke optimal. Kvaliteten i lokalt opptak kunne vært bedre. Uforståelig organisering for søkere. For mange er involvert i lokalt opptak. Dette vanskeliggjør lik praksis og kvalitet (mange jobber bare med opptak en gang pr. år). Side 4 av 16

5 2.4 Fremdriftsplan for prosjekt Optima Opptak Ettersom Samordna Opptak blir godt ivaretatt både m/hensyn på regler og rutiner, ble det bestemt å fokusere på lokale opptak. Delprosjekt opptak skal fullføres ved å gjennomføre tre heldags møter (WS1, WS2 og WS3). Det ble satt opp følgende fremdriftsplan for de tre møtene: WS1 Gjennomgå dagens situasjon (informasjon om dette er innhentet fra avdelingene/ opptakskontoret tidligere). Konkretisere forbedringsområdene og starte prioriteringen av de viktigste. WS2 Identifisere ytterligere forbedringsområder. Designe fremtidig organisering av lokalt opptak. Starte arbeidet med å utarbeide forslag til tiltak for å løse de prioriterte forbedringsområdene. WS3 Fortsette videre arbeid med tiltaksplaner for prioriterte forbedringsområder. Utarbeide og verifisere oversikt over QuickWins (tiltak som krever lite ressurser men gir god gevinst). Prioritere forbedringsområder. Ferdigstille gevinstskjemaer for prioriterte forbedringstiltak. WS1 og WS2 ble avholdt og , mens WS3 utsettes til etter styringsgruppemøtet i juni. Side 5 av 16

6 3 Opptak nåværende situasjon 3.1 Roller i forbindelse med opptak Det er mange personer med ulike roller i forbindelse med lokale opptak ved HiST (tabell 1). På grunn av ulik organisering av avdelingene, vil også organiseringen omkring lokale opptak være forskjellig. Regler og rutiner som gjelder opptak (dersom de finnes) blir ikke kommunisert til alle som jobber med dette, fordi kommunikasjonslinjene mangler. Tabell 1. Oversikt over ulike roller og hovedoppgaver angående lokale opptak på HiST. Rolle Høgskolestyret Studie- og kvalitetsutvalg Vitenskapelig ansatt Sentral opptakskomité Lokal opptakskomité Opptakskontoret SFS sentralt SFS-Avdeling Dekanstab Avdelingsstyret Oppdragsgiver Søker Høgskolens klagenemnd Hovedoppgaver Vedta studieplan og fagplan med finansieringstype, opptaksrammer- og kriterier Vil få funksjon ved oppretting, endring og nedlegging av studier Rådgivende funksjon for faglige vurderinger av søkere, initiativtaker til studium Ansvar for tilbudstall, spesielle søkere Ansvar for opptaksrammer, spesielle søkere og rangering Gjennomføringsansvar for samordna opptak, saksbehandler enkelte lokale studier der GSK er opptaksgrunnlag. Ansvar for opptakstelefon og opptaksepost. Foretar kompetansevurderinger hele året. Legger grunnlaget for lokale opptak i FS, ressurs i forhold til regelverk og FS Klargjøring og gjennomføring for lokalt opptak Klargjøring og gjennomføring for lokalt opptak Godkjenner studier, kvalitetssikrer. Enkelte avd. har samme ansvar som opptakskomité Ønsker tilbud om kurs/utdanning for sine ansatte/gruppe Vedkommende som søker et opptak til studium/kurs Håndterer klager Side 6 av 16

7 3.2 Ulike typer lokale opptak ved HiST Figur 1. Oversikt over lokale opptak som gjennomføres på HiST. Egne mastergrader Ordinær master Mastergrader Samarbeidsmaster Erfaringsbasert master Ordinær master Opptak EVU Eksternfinansiert Internfinansiert Erfaringsbasert master EVU Kurs Lokale opptak Forberedende kurs Suppleringsopptak grunnutdanning Forkurs ingeniør Realfagskurs Mattekurs Diverse videreutdanninger Diverse videreutdanninger Overflytting Alle kull og studieretning Privatist Enkelt emner (lite omfang) Grunnutdanning Eksternfinansiert Internfinansiert Toårig ingeniørutdanning Desentraliserte studier I møte WS1 ble det i første omgang bestemt at det skal fokuseres på rutiner omkring: 1) Overordnet lokalt opptak (dekker rutinene for flere typer opptak) 2) Opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 3) Overflyttinger Grunnen til at disse ble valgt, var at de andre lokale opptakene ble vurdert til enten å ha lite omfang, eller at de kunne passe inn under rutiner for overordnet lokalt opptak. Nåværende rutiner for de tre områdene ble skissert i prosesskart (figur 2, 3 og 4). Side 7 av 16

8 Figur 2. Prosesskart som viser kartlagte rutiner for lokalt overordnet opptak v/hist Workshop 1. HiST Kartlagte rutiner, april Lokalt opptak, overordnet P1 1.1 Potensiell søker ringer/ sender e-post. Stiller spørsmål 1.6 Mottar svar 1.7 Søker opptak papir/ eller web 1.8 Mottar e-post om krav til dokumentasjon 1.9 Sender dokumentasjon 1.19 Får purring på manglende dokumentasjon via e-post, tlf. brev 1.21 Spørsmål ang. avslag etc Bekrefter studieplass 1.25 Ønsker å reservere plass 1.27 Oppmøte Studiestart 1.2 Går gjennom spørsmål. Svarer/ videresender 1.29 Vurderer suppleringsopptak 1.3 Mottar spørsmål 1.10 Mottar søknadspapirer 1.12 Registrere i FS 1.14 Vurdere kompetanse/ realkompetanse, saksbehandle 1.17 Etterlyse evt. manglende dokumentasjon 1.23 Sender ut info ang. oppstart 1.30 Vurderer suppleringsopptak 1.4 Mottar spørsmål 1.11 Mottar søknadspapirer 1.13 Registrere i FS 1.15 Vurdere kompetanse/ realkompetanse, saksbehandle 1.17 Etterlyse evt. manglende dokumentasjon 1.20 Opptakskjøring i FS 1.23 Tildeler studierett. Sender ut info om brukernavn, sem.avg. etc Vurderer om reservasjon innvilges 1.28 Registrerer møtt til studiestart 1.5 Mottar spørsmål 1.16 Ved behov vurdere realkompetanse Figur 2 (forts.). Workshop 1. HiST (forts.) Kartlagte rutiner, april Lokalt opptak, overordnet P1 Opptaks komité Vurderer suppleringsopptak Prosesskartene (fig. 2 og 3) omfatter nåværende situasjon både på ekstern- og internfinansierte opptak. Gjennomgang av opptaksprosessene for alle lokale opptak, har avdekket at avdelingene håndterer dette svært forskjellig. Søknadsskjema eksisterer fortsatt på papir og brukes på noen avdelinger. Enkelte opptak tilbyr kun søknadsskjema på papir for sine søkere til tross for at vi har en tilgjengelig søknadsweb. Nåværende søkere som henvender seg til Opptakskontoret på HiST, vil ofte ikke kunne få svar på spørsmål som har med lokale opptak å gjøre. Dette virker veldig ulogisk. Side 8 av 16

9 På avdelingene er det ofte bare en person som jobber med lokale opptak. Mangel på faglig nettverk, oppdatert informasjon om opptaksregler og opplæring i bruk av datatekniske hjelpemidler i forbindelse med opptak, gir ulik kvalitet på tjenestene og stor sårbarhet for eksempel ved sykdom. Ved oppstart av nye studier, hender det at vitenskapelig ansatte setter i gang studietilbud uten klarering fra programansvarlig og uten å kommunisere med studieadministrativt personale som skal klargjøre og kjøre opptaket administrativt. Kompetansevurdering av søkere til studier gjøres ofte av ansatte med mangelfull kompetanse på området. Feil saksbehandling i slike vurderinger kan få nasjonale konsekvenser, spesielt ved vurdering av generell studiekompetanse (GSK). GSK-vedtak fattes av én institusjon og er bindende for alle landets universiteter og høyskoler. Figur 3. Prosesskart som viser kartlagte rutiner for EVU opptak v/hist Workshop 1. HiST. Kartlagte rutiner, april EVU opptak P2 Vitenskapelig ansatt SFS-avdeling Dekanstab 2.1 Ansatt/ oppdragsgiver melder behov for nytt studium 2.4 Avklarer om studiet skal ha studiepoeng (sp) 2.2 og kursavgift Avklarer om studiet skal starte. Budsjett, planlegging 2.3 Bistår ved vurdering 2.6 Utlyse/ markedsføre 2.7 Utlyse/ markedsføre 2.9 Tar i mot søknad 2.10 Tar i mot søknad 2.11 Vurderer søknad/ saksbehandler for opptak til videreutdanninger og kurs med og uten studiepoeng 2.12 Vurderer søknad/ saksbehandler for opptak til videreutdanninger og kurs med og uten studiepoeng 2.13 Utarbeide saksframlegg til opptakskomité 2.14 Utarbeide saksframlegg til opptakskomité SFS. sentralt 2.5 Lage opptak i FS 2.8 Utlyse/ markedsføre Opptakskomité 2.14 Møte i opptakskomité Opptak som kjøres for EVU, har de samme mangler på rutiner som nevnt under fig. 2 Side 9 av 16

10 Figur 4. Prosesskart som viser kartlagte rutiner for overflytting v/hist Workshop 1. HiST. Kartlagte rutiner, april Overflytting P3 Vitenskapelig Ansatt Søker 3.1 Sender søknad 3.3 Mottar søknad 3.4 Skjønnsmessig behandling 3.2 Mottar avslag/ tilbud 3.5 Gi studierett og Godkjenne fag SFS-avdeling 3.6 Mottar søknad 3.7 Skjønnsmessig behandling Overflyttingssøknader på HiST gjøres veldig forskjellig på de ulike avdelingene. TØH og ALT har klare regler på dette som også er godt kommunisert. Flere avdelinger mangler fullstendig regler for behandling av overflyttingssøknader. Dette gir en vilkårlig saksbehandling, det skaper usikkerhet for de som søker overflytting og for ansatte som ikke kan gi skikkelige svar ved henvendelser om dette. Side 10 av 16

11 4 Opptak fremtidig situasjon 4.1 Brukerundersøkelser Det ble gjennomført brukerundersøkelser for studentene og en kartlegging blant ansatte som har studieadministrative oppgaver både i seksjon og på avdelingene ved HiST (mars 2008). Undersøkelsene ble gjort for å få en oversikt over hva brukerne mener om hvilken betydning lokaliseringen av ulike studieadministrative tjenester har for kvaliteten på tjenestene og hvor tilfredse de er med tjenestene. Blant de ansatte var det kommet inn få svar på undersøkelsen når det gjelder følgende spørsmål om lokale opptak: Er det prosesser som det bør tas tak i mht kvalitet? Bør administrering av lokale opptak ligge tett opp til studentene? Antall svar fra den enkelte avdeling på de to spørsmålene varierte fra 0 til 9. Det statistiske materialet er lite, og det er derfor vanskelig å trekke for bastante konklusjoner ut av undersøkelsen. Ingen av avdelingene hadde førsteprioritet på at den lokale opptaksprosessen bør ligge tett opp mot studentene, men enkelte mener at det kan gjøres noe for å bedre kvaliteten på det lokale opptaksarbeidet. Den totale svarprosenten for studentene på lokale opptak, var bare på 9,9 % (49 studenter). På samme måte som for de ansatte, er det også her vanskelig å konkludere, men tendensen er at brukerne er middels fornøyde med kvaliteten på de lokale opptakene. 4.2 Forslag til prosess for fremtidig lokalt opptak, overordnet Gjennomgangen av nåværende situasjon for de lokale opptakene ved HiST, viser stor mangel på rutiner, kvalitetssikring og samordning. Med tanke på fremtidige opptak, har arbeidsgruppen kommet frem til at alle lokale opptak stort sett kan organiseres på samme måte med enkelte justeringer ved behov. Det er viktig å ta vare på det som er bra ved nåværende opptak, så som fleksibilitet i forhold til å gi respons på henvendelser, levering av tjenester med høy kvalitet, nærhet til fagmiljøene samt god oppfølging og høy servicegrad i forhold til samarbeidspartnere. Vilkårlig saksbehandling må unngås. Dersom de fleste opptakene blir strømlinjeformet, blir det lettere å få tid til å lage spesialordninger ved behov (for eksempel tidsfrister, regelverk etc.). HiST har opprettet en gruppe som arbeider med forskrifter for lokale opptak. Saken skal sannsynligvis behandles i Høgskolestyret i september Godkjente forskrifter vil bli implementert i det videre arbeidet i Optima Opptak. Side 11 av 16

12 Figur 5. Prosesskart som viser forslag til fremtidige rutiner ved lokale opptak v/hist Workshop 2 HiST. Fremtidig lokalt opptak, overordnet Opptakskontor Søker 1.1 Potensiell søker ringer/ sender e-post. stiller spørsmål 1.2 Mottar og besvarer spørsmål Mottar svar Registrerer i FS, sender ut maskinlesbare omslagsark fortløpende 1.7 Søker opptak på web. Sender kun personinfo Leser strekkode og skanner all dokumentasjon Vurderer kompetanse/ realkompetanse, saksbehandle 1.1 Mottar krav om dokumentasjon. Sender inn dokumentasjon i omslagsark 1.19 Får purring på manglende dokumentasjon via e-post, tlf. brev Vurderer overflyttingsmuligheter. Rådfører m/ avd. ved behov Etterlyse evt. manglende dokumentasjon Opptakskjøring i FS Sender tilbudsbrev /evt. brev om avslag 1.22 Bekrefter studieplass Sender info om oppstart, org. av studiet, web-adr. etc. Kan være laget av avd. Avdeling Inngår avtaler om utdanniger/ kurs Kommuniserer med Opptakskontoret ang. regelverk etc. Fastsetter tilbudstall Opptakskomité/dekan Behandle søknader fra ikke-poengberegnbare søkere Side 12 av 16

13 Figur 5 (forts.) Workshop 2 (forts.) HiST. Fremtidig lokalt opptak, overordnet Søker 1.21 Spørsmål ang. avslag etc. Ønsker å reservere plass 1.27 Oppmøte studiestart Oppmøte studiestart Opptaks- Kontor (forts.) Begrunnelse/ klage på avslag Vurdere om reservasjon kan innvilges Tildeler studierett, sender ut info om brukernavn, sem. avg., It s L. etc. Vurderer suppleringsopptak Liste fra opptakskontor til avdeling Skrive opptaksrapport til HS Avdeling Registrere møtt til studiestart Opptakskomité/dekan Avgjøre evt. supplering For å få økt kvalitet, robusthet og effektivitet i arbeidet med lokale opptak, foreslår arbeidsgruppen å opprette et felles opptakskontor for å ivareta alle opptak ved HiST. Ved å utnytte potensialet med datatekniske løsninger (maskinlesbare omslagsark, scanning av dokumentasjon etc.), ser vi en betydelig mulighet for innsparing, og en minimalisering av sårbarheten bla. ved minsket risiko for at søkerdokumentasjon havner på avveie. Servicen overfor søkerne vil bli bedre, da de får ett sted å henvende seg til, og ansatte som mottar henvendelser om opptak, vil få en bedre arbeidssituasjon, fordi kommunikasjonslinjene for informasjon om opptak blir tydeligere. Involvering av avdelingene (dekanstaber og vitenskapelig ansatte) vil være svært viktige i denne prosessen. 4.3 Forslag til forbedringsområder Ved gjennomgang av hele prosessen for fremtidig lokale opptak, ble det fokusert på å identifisere forbedringsområder og hvilke gevinster tiltak innenfor disse områdene kan gi. Identifiserte gevinster vil bli behandlet på tre måter i det videre arbeidet: 1) Quick-fix (gevinster som er raske å implementere og som vi allerede nå kan utarbeide ferdige gevinst-/tiltaksskjemaer for) 2) (gevinster vi må jobbe videre med å verifisere, innhente mer informasjon om, utarbeide tiltak som vil løse utfordringer etc.) 3) Ikke aktuell (I/A) (gevinster som ikke vil være aktuelle i det videre arbeidet bl.a. på grunn av at de er vanskelig å verifisere, at de jobbes med på annet hold eller at de gir for liten gevinst- /nytteverdi etc.). Side 13 av 16

14 Tabell 2 viser en oversikt over forslag til forbedringsområder ved lokale opptak. NR* Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen 1 Felles opptakskontor Samordning av lokalt opptak mht saksbehandling og servicegrad. Sikre skreddersøm og fleksibilitet. Redusere sårbarhet. Robusthet, kvalitet og effektivitet, øke spisskompetanse på opptak. 1 Flere kontaktpunkter Flere kontaktpunkter for å besvare søknadsspørsmål. Sikre kommunikasjon med avdeling. 1 Oversikt over hvor Sentral oversikt over hvor søknader skal sendes søknadene skal sendes. Tiltak Etablere opptakskontor. Etablere opptakskontor. Felles opptakskontor mottar alle søknader. 2 Likt skjema Likt søknadsskjema. Søknader sendes elektronisk (søknadsweb). I tillegg innføres omslagsark. 3 Håndtere e-post og telefonhenvendelser bedre Felles system for å håndtere e-posthenvendelser for opptakskontoret. Sikre at henvendelser blir besvart. Sjekke ut mulige IT-løsninger. 6 Serviceerklæring Utarbeide serviceerklæring på hvor Utarbeide serviceerklæring. raskt man skal svare på spørsmål og Ønskelig med felles IT-system antall henvendelser som skal håndteres. for å måle. Quix-Fix IA FS overføring av student 2 Alle opptak med individuell søknad skal på søknadsweb Automatisk overføring fra søker til student skjer automatisk når man aksepterer tilbudet på søknadsweb. Gjøre alle opptak tilgjengelig på søknadsweb. 2 Omslagsark Innføre omslagsark som er maskinlesbar på alle typer lokalt opptak. 5 Skanne dokumentasjon Skanne all dokumentasjon på personnivå. 4 Involvere SFS/dekanstab v/opptak EVU Sikre at idéhaver involverer dekanstab/sfs. Ikke aktuelt nå Legge inn alle opptak. Quix Fix Etablere opptakskontor. Undersøke hvordan man får laget ark. Omslagsark må sendes ut fortløpende. Etablere opptakskontor. Avklare skanneløsning. Utarbeide retningslinjer. Involvere opptakskontoret med fag- og studieplanarbeid mht opptakskrav og rangering. * Kolonne 1 angir arbeidsgruppens forslag til prioritering av forbedringsområdene. Side 14 av 16

15 Tabell 2 (forts.) NR* Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen Tiltak 1 Dårlig oversikt over Servicesentrene må ha oversikt over Etablere opptakskontor. sykdom og ferie sykdom og ferie til de som jobber med Bruke IT-løsninger som lokalt opptak. finnes, kalender, telefon. 1 Behandle søkere med Søkere med utenlandsk utdanning må Etablere opptakskontor. utenlandsk utdanning på behandles på ett sted. Komplisert ett sted utdanningsbakgrunn, bør ha spesialkompetanse for vurdering. 7 Kompetanseheving Kompetanseheving på regelverk, serviceinnstilling etc. 9 Bedre håndtering av overflyttings-søknader Like regler, frister og lik praksis ved behandling av overflyttingssøknader Ønske om at alle skal søke Samordna opptak. 8 Felles markedsføring Felles samarbeid om markedsføring. Alle studietilbud skal finnes på nettstedene. Etablere opptakskontor. Felles møter med avdelinger. Opptakskontor gjør saksbehandlingen. Sjekke med avd. hva gjøres i dag/ hva ønskes. Iverksette rutine. Sikre at informasjon legges på HiST sin nettside. Klargjøre hvem gjør hva. Jobbes med nå. Quix-Fix IA Opptaksreglement Opptaksreglement mangler. Lokal opptaksforskrift er på plass i løpet av året. Egen gruppe jobber med det. Ikke aktuell her. IA Lik poengberegning IA Bruke felles maler Lik praksis for poengberegning ved HiST (ikke grunnstudiene) på opptak der det er naturlig. Sikre at alle bruker standard mál når studieplaner lages (kvalitetssikring). Vil ivaretas med ny opptaksforskrift. Egen gruppe jobber med det. Ikke aktuell her Studie- og Kvalitetsutvalg sin arbeidsoppgave. Ikke aktuell her * Kolonne 1 angir arbeidsgruppens forslag til prioritering av forbedringsområdene. Gruppen valgte følgende 9 prioriterte tiltak etter gjennomgang av prosessen: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 4) Involvere SFS, dekanstab ved opptak på evu 5) Skanne dokumentasjon 6) Lage serviceerklæring 7) Kompetanseheving av opptaksstaben 8) Felles markedsføring 9) Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Side 15 av 16

16 4.4 Forslag til tiltak I møte WS2 ble arbeidet med tiltak så vidt påbegynt, og et tiltaksskjema for prioritet nr. 1, opprettelse av et sentralt opptakskontor, ble satt opp (vedlegg 1). Ellipsen angir antatt gevinst ved innføring av tiltaket, slik arbeidsgruppen vurderer det. Plasseringen indikerer at innføring av tiltaket vil gi en høy gevinst til en middels kostnad. 5 Konklusjon (foreløpig) Kartleggingen av lokale opptak ved HiST, avslører mangel på rutiner og kvalitet i opptaksarbeidet i mange ledd. Ute på avdelingene er det ofte bare en person som arbeider med opptak, og dette gjøres kanskje bare en til to ganger pr. år. Sårbarheten er stor både i forhold til sykdom, men også ved kvaliteten på det arbeidet som utføres. Opptak er et eget fag som krever god kompetanse. I dag er det bare et fåtall ansatte ved HiST som besitter god kompetanse på området. Alle ansatte som jobber med opptak, bør arbeide i et fagmiljø som kan utveksle kunnskap og erfaring på området, de skal ha oversikt over alle opptak som foregår på HiST, de skal kunne svare på henvendelser om opptak (både interne og eksterne) og de skal føle seg trygge på at det finnes kvalifiserte kolleger som tar over ved for eksempel sykdom. Arbeidsgruppe Optima Opptak mener dette best kan ivaretas ved å opprette et sentralt opptakskontor for alle typer opptak som gjøres på HiST. Kartleggingen blant ansatte og studenter viser også at de fleste mener at lokaliseringen omkring opptak ikke har stor betydning. Etter en gjennomgang av nåværende arbeidsprosesser i opptaksarbeidet, satte arbeidsgruppen opp et prosesskart der forslag til fremtidig organisering av opptak er lagt inn. Med bakgrunn i disse prosessene ble det valgt ut 9 områder for prioriterte tiltak. De 9 prioriterte områdene er: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 4) Involvere SFS, dekanstab ved opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 5) Skanne dokumentasjon 6) Lage serviceerklæring 7) Kompetanseheving av opptaksstaben 8) Felles markedsføring 9) Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Felles opptakskontor har prioritet 1. Det er viktig å ta vare på det som er positivt nå, og noen av suksesskriteriene for å lykkes med de andre tiltakene, vil være at det blir opprettet et felles opptakskontor. Dette er synliggjort i tabell 2. Arbeidsgruppen har så lang satt opp tiltaksskjema for prioritet nr. 1, felles opptakskontor for HiST (vedlegg 1). Gevinsten ved dette tiltaket, antas å være høy med middels kostnader. Dersom styringsgruppen tilslutter seg forslaget, vil det bli jobbet mer med kartlegging av ressursbehov og bemanning. Optima Opptak mener at HiST vil få betydelige innsparinger etter at det er implementert gode rutiner på alle 9 prioriterte områder vedrørende opptaksarbeid. På neste møte (WS3) vil det settes opp tiltak for de andre prioriterte områdene. Side 16 av 16

17 Beskriv forbedringsområde som dette tiltaket løser i forhold til prosessene (oppgavene) - organiseringen - og/eller evt teknolog Felles opptakskontor for HIST (Samordna og lokale opptak) Beskriv anbefalt tiltak Gevinst Quick-Win Omfattende endring Etablere et felles opptakskontor for å redusere sårbarhet, lik praksis (der det er mulig og hensiktsmessig), heve kvalitet og øke effektivitet Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil tjene på at dette tiltaket settes i gang Potensielle søkere vil få ett kontaktpunkt. Gevinst: Søkere: Sikrer god service og tilgjengelighet, riktig informasjon og korrekt saksbehandling med kvalitetssikring. SFS-ansatte: Felles opptakskultur og faglig nettverk. Jevnere arbeidsbelastning og mer forutsigbar arbeidsdag. Vitenskapelig-ansatte: En enhet å forholde seg til. Frigjort tid pga flere spørsmål håndteres i opptakskontoret Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil gjøre motstand mot dette tiltaket Lavthengende frukter Vær varsom! Noen SFS-ansatte som gjør opptak i dag. Noen Vitenskapelig-ansatte pga tradisjon Beskriv hvilke aktiviteter som skal til for å sette igang tiltaket? Ansvar Frist Godkjenning av høgskoledirektør Kartlegge omfang og sikre at alle oppgaver blir ivaretatt Finne egnede lokaler Bestemme organisering Intern rekruttering til opptakskontoret iht gjeldene personal regelverk (SPO og tjenestemannsorg.) Utrede IT-løsning for e-post henvendelser Øke kompetansen for de ansatte ved opptakskontoret Utarbeide rutinebeskrivelser Etablere kommunikasjonspunkter med avdeling Hva kreves av ressurser for å implementere tiltaket (mennesker, teknologi, lokaler)? Mennesker: Prosjektleder (anslagsvis 30% stilling i 4 mnd) Hvordan kan vi i framtida evaluere om tiltakene har vært vellykket - foreslå konkrete mål Utarbeidet serviceerklæring er fulgt. Medarbeiderundersøkelse på tilfredshet Antall opptak som er forsinket etter plan Antall klager? Stillingsressurs som går med til opptak, 2 år etter innføring av opptakskontor Endringsansvarlig Sponsor