PROSJEKTETS ARBEIDSTITTEL ItAdm Utvikle nettbaserte administrative verktøy med fokus på IT s learning og FS

Transkript

1 ItAdm Høgskolen i Sør-Trøndelag Et delprosjekt i DigInfo prosjektet Prosjektbeskrivelse PROSJEKTETS ARBEIDSTITTEL ItAdm Utvikle nettbaserte administrative verktøy med fokus på IT s learning og FS FORMÅL Samhandling og utnyttelse Prosjektet skal gjennomgå samhandlingsrutinene mellom FS og it's:learning samt se på hvordan administrasjon og support på systemene kan koordineres og effektiviseres. Særlig fokus må settes på FS for å få avklart om systemet utnyttes optimalt ved HiST, hvordan systemet fungerer i forhold til våre behov, samt en evaluering av de data som flyter fra/gjennom FS og inn i it's:learning med tanke på om noe her bør endres. Prosjektet skal også ha oppmerksomhet rettet mot datafangst og hvordan man kan tilgjengeliggjøre allerede innsamlet datamateriale. Studentportal Det er også naturlig at prosjektet vurderer flere Web-baserte løsninger som løpende introduseres ved HiST, f eks webmail, studentweb, passordbytte etc. med tanke på forenklinger, særlig for studentenes bruk av løsningene. En Studentportal på HiST s nye intranett bør utredes i samarbeid med Vevprosjektet for denne delen av prosjektet. Brukerstøtte Det er også aktuelt å se på organiseringen av disse tjenestene i forhold til eksisterende IKT brukerstøtte og eventuelt andre forhold som kan ha betydning for en effektiv administrasjon og bruk av de ulike systemene. Andre forhold - tilpassing av it's:learning og øvrige webbaserte løsninger til felles grafisk profil - avklaring i forhold til ulike randsoneaktiviteter og bruk av it's:learning o eksternfinansierte kurs/konferanser o privatister o ulike organisasjoner ved HiST PROSJEKTPERIODE November 2006 Desember 2007 Rev Side 1

2 ORGANISERING Prosjektet inngår som et av flere prosjekter under det overordnete prosjektet DigInfo. Utvikle nettet som kommunikasjons- og læringsplattform gjennom 4 delprosjekter. Prosjektet forankres i den felles styringsgruppa for det overordnete prosjektet, med egen prosjektgruppe som består av følgende personer: Svein Iversen, LMS koordinator, SFS, prosjektleder Eli Vangen, FS superbruker, SFS Jannike Hagen, FS superbruker, SFS Eva Terese Voldhagen, seksjonssjef, SFS Gunnar Bendheim, seniorrådgiver, SFS (Steinar Kleven, IT) I prosjektet etableres det kontakt med FS brukerforum som består av representanter fra avdelingene ved HiST. Brukerforumet blir prosjektets viktigste referansegruppe samtidig som det vil være aktuelt å etablere kontakt med Studentparlamentet med tanke på studentmedvirkning i prosjektet. I tillegg ønsker vi at prosjektet har en eller flere referansepersoner innen utvalgte områder av det prosjektet skal dekke. Her kan vi tenke oss en ekstern (f.eks UiS) innen organisering av brukerstøtte/support og kanskje en gruppe/person for å kunne teste løsningens brukervennlighet i forhold til både studenter og tilsatte ved HiST. DigInfo styringsgruppe Vevprosjekt ItPed ItAdm Prosjektleder: S.I Kommunikasjon og profil Brukerforum Referansegruppe Side 2

3 ØKONOMI Prosjektet benytter i hovedsak seksjonenes egne ansatte og vil dermed ikke belaste andre utgiftsposter enn lønnskostnadene til de enkelte medarbeiderne. Noen kostnader knyttet til prosjektmøter, ekstern rådgivning (ref.grupper) etc., er imidlertid tatt med i oppsettet nedenfor som viser kostnadene knyttet til ITADM prosjektet. Kostnader (i tusen kr) i hht budsjett (Ikke vedtatt) Personal: 550 Annet: 100 VEDLEGG 1 Mandatbeskrivelse DigInfo 2 Mandatbeskrivelse alle delprosjekter 3 Deltakeroversikt ItAdm - prosjektgruppe og bruker-/ref.gruppe 4 Milepælsplan (kommer) 5 Gantdiagram (kommer) Side 3

4 Vedlegg 1 Mandatbeskrivelse DigInfo DigInfo - prosjektet Utvikle nettet som kommunikasjons- og læringsplattform gjennom 4 delprosjekter 1. Vevprosjektet 2. Utvikle It s learning som pedagogisk plattform-it ped 3. Utvikle nettbaserte administrative verktøy med fokus på IT s learning og FS It adm 4. Utvikle en felles profil og kommunikasjonstrategi Styringsgruppe Prosjekteier/ leder av styringsgruppa: Ann Elisabeth Wedø Prosjektkoordinator: Kari Berget Øvrige gruppemedlemmer: rektoratet Per Borgesen, Hilde Gade, Lene Bakos (SP) Sekretær: Mandat Sikre tydelig profilering av HiST gjennom målrettet informasjonsarbeid(strategisk plan) Merkevarebygging av HiST skal skje med basis i en felles strategi(strategisk plan) Gi overordnede føringer for de fire delprosjektene Bidra til at styre og ledelse for øvrig blir involvert når det er nødvendig Sikre at prosjektet gjennomføres i henhold til plan Overordnet mål HiST skal ha utvikle et intra-/ internett som er brukervennlig, attraktivt og bidrar til et godt omdømme. Spesielle utfordringer Sikre at nødvendige beslutninger blir tatt til rett tid Fokus på fremdrift over relativt lang tid Fokus på helheten samtidig som at detaljene må på plass Involvere både ansatte og studenter i å utvikle nettet skape eierforhold Nettbrukernes bidrag av informasjon skal gi verdiskaping både for bedriften og brukeren Side 4

5 Vedlegg 2 Mandatbeskrivelse alle delprosjekter Delprosjekt 1 - Vevprosjektet Utvikle nettet som kommunikasjons- og læringsplattform gjennom 4 delprosjekter 5. Vevprosjektet 6. Utvikle It s learning som pedagogisk plattform-it ped 7. Utvikle nettbaserte administrative verktøy med fokus på IT s learning og FS It adm 8. Utvikle en felles profil og kommunikasjonstrategi Overordnet mål - Vevprosjektet Sikre optimale interne og eksterne elektroniske informasjonskanaler i HiST. Delmål Vevprosjektet - Velge leverandør for ny publiseringsløysing for HiSTs internett og intranett - Implementere ny informasjonsstruktur for internett og intranett i HiST - Styringsstrukturer - Tekniske løsninger - Gjøre den nye informasjonsstrukturen kjent i organisasjonen - Legge til rette for at internett og intranett skal være levende informasjonskanaler - Involvere ansatte og studenter i prosessene - Evaluere Prosjektgruppe Vevprosjektet (Pr. november 2006) - Terese Balsnes, leder - Kari Berget, studiedirektør - Per Borgesen, dekan AITeL - Astrid Kilvik, vevredaktør/bibliotekar AHS/ASP - Maiken Trane, vevredaktør TØH - Svein Jørgen Hansen, informasjonsleder - Vidar Solheim, IKT-sjef - Andreas Faye-Lund, student Arbeidsgrupper Vevprosjektet Kontaktperson for hver avdeling og seksjoner Utfordringer Vevprosjektet - Å se utviklingen av inter- og intranett i sammenheng med de andre delprosjektene i DigInfo-prosjektet - Et spesielt ansvar for å involvere organisasjonen i utviklingen av ny nettløsning Side 5

6 Delprosjekt 2 ItPed IT-PED Utvikling av It s Learning som pedagogisk plattform Utvikle bruken av It s Learning gjennom to delprosjekter: 1. Integrasjon av 3.parts verktøy, dvs EVATEST men også repositorier kan være aktuelt i tillegg. 2. Pedagogisk bruk av It s Learning: Opplæring av ansatte, seminarer, kurshefter, starthjelp, verktøy og funksjoner i It s Learning, gode eksempler etc. Prosjektsgruppe Prosjektleder: Geir Maribu Øvrige medlemmer i prosjektgruppa: Svein Iversen, Jarle Larsen, +++ Mandat Forbedre kommunikasjonen mellom lærer og student samt mellom studenter, økt fokus på læringsaktiviteter og læringsresultatet samt legg til rette for Kvalitetsreformens krav om tettere oppfølging av studentene gjennom hele semesteret. Mer effektiv bruk av læringsressurser gjennom automatiserte tester og gjenfinning/gjenbruk av læremidler. Overordnet mål Alle emner skal ha hele eller deler av læringsaktivitetene i It s Learning. Opprette et felles lagringssted for læringsressurser uavhengig av It s Learning. Spesielle utfordringer Få med alle lærerne Gode og smertefrie overføringer mellom FS og It s Learning Side 6

7 Delprosjekt 3 - ItAdm Utvikle nettbaserte administrative verktøy med fokus på IT s learning og FS Styringsgruppe Prosjekteier/ leder av styringsgruppa: Prosjektkoordinator: Øvrige gruppemedlemmer: Bakos (SP) Sekretær: Ann Elisabeth Wedø Kari Berget Per Borgesen, Hilde Gade, Lene Rune Hegge Prosjektgruppe Prosjektleder: Svein Iversen Deltakere: Eli Vangen Jannike Hagen Gunnar Bendheim Eva Voldhagen (Steinar Kleven) Mandat Prosjektet skal gjennomgå samhandlingsrutinene mellom FS og it's:learning samt se på hvordan administrasjon og support på systemene kan koordineres og effektiviseres. Særlig fokus må settes på FS for å få avklart om systemet utnyttes optimalt ved HiST, hvordan systemet fungerer i forhold til våre behov, samt en evaluering av de data som flyter fra/gjennom FS og inn i it's:learning med tanke på om noe her bør endres. Det er også naturlig at prosjektet vurderer flere Web-baserte løsninger som løpende introduseres ved HiST, f eks webmail, studentweb, passordbytte etc. med tanke på forenklinger, særlig for studentenes bruk av løsningene. Felles web-portal kan benyttes som stikkord for denne delen av prosjektet. Det er også aktuelt å se på organiseringen av disse tjenestene i forhold til brukerstøtte (f.eks helpdesk, felles kontakttelefon, samlokalisering/sentralisering av supporten, opplæringsbehov etc.) og eventuelt andre forhold som kan ha betydning for en effektiv administrasjon og bruk av de ulike systemene. Andre forhold som også må vurderes i prosjektet: tilpassing av it's:learning og øvrige webbaserte løsninger til felles grafisk profil avklaring i forhold til ulike randsoneaktiviteter og bruk av it's:learning eksternfinansierte kurs/konferanser privatister ulike organisasjoner ved HiST Overordnet mål Forbedre og effektivisere de nettbaserte administrative verktøyene ved HiST Spesielle utfordringer Det ligger selvsagt en stor utfordring i at HiST ikke er eier av noen av de administrative systemene som benyttes. Alle endringer må derfor bestilles (eller ønskes) gjennomført av eksterne leverandører. Side 7

8 Delprosjekt 4 Kommunikasjon og profil Side 8

9 Vedlegg 3 - Deltakeroversikt prosjektgruppe og bruker-/referansegrupper Prosjektgruppe Svein Iversen, prosjektleder Eli Vangen Jannike Hagen Gunnar Bendheim Eva Terese Voldhagen (Steinar Kleven) Brukerforum FS (og it's learning) AFT Robert Johansen AHS - ASP Eksamen - Sølvi Sønvisen ALT Anne Lise Mølmann SFS-sentralt Eli Vangen Jannike Hagen paulsen TØH Signe Marie Søraunet AITeL May S Olsen AMMT Grete Lillemyr Referansegrupper/-personer Organisering av support/helpdesk - UiS (Lise Grønnevik) Erfaringer fra koordinering av FS / it's:learning - NTNU (?) - Andre Test av brukervennlighet (kan opprettes i løpet av prosjektet) - Studenter ved ulike avdelinger - Adm. ansatte ved avdelingene Studentparlamentet Side 9