IKT-HANDLINGSPLAN FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG

Transkript

1 IKT-HANDLINGSPLAN FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG 17. januar 2011 PROSJEKTOVERSIKT Det foreslås tre prosjekter for gjennomføring av IKT-strategien. De er nært knyttet til hverandre. Blant annet foreslås det at det opprettes en fagnær IKT-ressursgruppe som kan opptre på vegne av brukerne og representere deres behov ovenfor leverandører og systemansvarlige. Denne ressursgruppen er felles for de tre prosjektene. Det foreslås derfor at prosjektleder for "IKT i undervisning" får ansvar for å etablere felles IKT-ressursgruppe, å sørge for at prosjektene er koordinert og å stå for felles fremdriftsrapportering til ledelsen. IKT i undervisning Delprosjekter Organisering av ressursgruppe Piloter for IKT i undervisning Opplæring Deling og gjenbruk av digitale læringsressurser IKT i organisasjon Delprosjekter Tjenestekatalog og prosedyrer Utvidet tjenestetilbud Organisering og drift av audiovisuelt (AV-) utstyr Studentkommunikasjon Delprosjekter Webportal for studenter Integrasjon av studentsystemer Single Sign On-løsning for HIST-studenter 1

2 PROSJEKT: IKT I UNDERVISNING 1. HVA PROSJEKTET OMHANDLER Prosjektet skal fremme hensiktsmessig bruk av IKT i undervisningen, og fremme deling og gjenbruk av digitale læringsressurser. Det opprettes en IKT- ressursgruppe på HiST som har i oppgave å få fram gode eksempler, og som kan tilby opplæring til fagansatte og studenter i de løsningene som HiST går for. 2. BEGRUNNELSE OG UTFORDRINGER Begrunnelsen for dette prosjektet er at man skal oppnå mer læring gjennom variert bruk av IKT i undervisnings- og læringsaktiviteter, og å oppnå høyere kvalitet og ressursbesparelse gjennom deling og gjenbruk av digitale læringsressurser. Dessuten har studentene en digital hverdagspraksis og forventninger som Høgskolen må møte. En utfordring er å kunne utnytte og formidle den kompetansen som finnes i HiST til hele organisasjonen. 3. TILTAK 3.1 Organisering av ressursgruppe Det skal opprettes en faglig ressursgruppe som skal fremme pedagogisk bruk av IKT i utdanningen. Dette er ment å bli en permanent funksjon. I prosjektet inngår oppstart og prøvedrift, og prosjektet avsluttes med evaluering av ressursgruppens funksjon. Oppgaver for ressursgruppen: Utforme anbefalte løsninger med beskrivelse av metoder og verktøybruk Tilby brukeropplæring i form av kurs, veiledninger og nabohjelp Bistå med faglig støtte på pedagogiske verktøy og delta på nettbaserte forum Fremme deling og gjenbruk av digitale læringsressurser Opptre på vegne av brukerne og representere deres behov ovenfor leverandører og systemansvarlige Bemanning av ressursgruppen: Ressursgruppen skal ha minst ett medlem fra hver avdeling. Gruppens medlemmer skal ha fagnær tilknytning og kunne opptre som fasilitatorer og hjelpere for sine kollegaer. 3.2 Piloter for IKT i undervisning Det skal gjennomføres fire piloter for IKT i undervisning på områder som har blitt prioritert gjennom høstens prosjektprosess. Resultatet fra pilotene skal danne grunnlaget for løsninger som HIST velger. De prioriterte områdene er: Video og podcast Løsninger for opptak, distribusjon og avspilling Web- og videokonferanseverktøy Løsninger for datastøttet samarbeid både på campus og i praksis/distribuert undervisning Digital eksamen Løsninger med bruk av PC på eksamen Studentresponssystemer Bruk av IKT til støtte for studentaktive arbeidsformer 2

3 3.3. Opplæring Det skal tilbys opplæring på bruk av IKT i undervisning. En del av tiltaket er å lage en katalog over hva det tilbys opplæring i. Opplæringen tilrettelegges og gjennomføres med kurs, kollegaveiledning og muligheter for selvstudium. Det skal også kunne gis veiledning og støtte etter at opplæringen er gjennomført. Dessuten skal studenter møte et opplegg for bruk IKT ved studiestart. Tilrettelegge og kommet i gang med opplæring Organisere veiledning og støtte i etterkant av opplæring Utforme løsninger for studenter for bruk av IKT i studiet Bidra som faglige ressurser til det avdelingsvise arbeidet med å implementere bruk av IKT i undervisning 3.4. Deling og gjenbruk av digitale læringsressurser Det skal utformes et sett avtaler som regulerer bruk av digitale læringsressurser produsert ved HIST. Dette omfatter produksjon i forbindelse med undervisning, prosjektarbeid, gjesteforelesninger og med ulike finansieringsformer. Videre så skal det skisseres løsninger for forvaltning av læringsressursene og hvordan de distribueres. Med deling som utgangspunkt skal det prøves ut fagutvikling i fellesskap og med gjenbruk av ressurser fra interne og eksterne kilder. Delig og gjenbruk er en langsiktig prosess som egentlig bare startes i dette prosjektet. Lage utkast til avtaler om bruk av digitale læringsressurser Skissere løsninger for forvaltning og distribusjon Legge til rette for gjenbruk og fagutvikling og gjennomføre revisjon av minst ett fag som er felles for flere miljøer 4. TIDPLAN Alle tiltak startes straks de er bemannet. Det angis sluttdato Organisering og evaluering av ressursgruppe: juni 2012 Piloter for IKT i undervisning: januar 2012 Opplæring: januar 2012 Deling og gjenbruk: Juni PROSJEKTORGANISERING Prosjektledelse med ansvar for å etablere og lede ressursgruppen i prøveperioden Delprosjekter for pilotering, opplæring og deling På avdelingsnivå nedsettes det referansegrupper under ledelse av avdelingens representant(er) i ressursgruppa. Referansegruppe med studenter 3

4 6. FORESLÅTT AMBISJONSNIVÅ FOR RESSURSINNSATS Ressursbruken strekker seg over den tiden som aktiviteten varer. Hovedressursen er ansattes timer og noe utstyr til piloter i undervisning. Ansattes timer uttrykkes som prosent stillingsandel. Aktivitet Ledelse Deltakelse Utstyr Merknad Ressursgruppe 60% 5 pers x 40% - Ressursgruppa er på minimum 5 personer + leder. 3 av disse vil lede hvert sitt delprosjekt Piloter - 8 pers x 25% personer i hver pilot som jobber litt over 1 dag/uke. Innkjøp av noe utstyr til piloter Opplæring - 3 pers x 40% - 3 personer som hver jobber 2 dager/uke med opplæring. Ikke estimert med deltakeres timer Deling - 2 pers x 20% - 2 personer som hver jobber i dag/uke PROSJEKT: IKT I ORGANISASJON 1. HVA PROSJEKTET OMHANDLER Prosjektet har to siktemål. Det ene er å gjøre IKT-tjenestene bedre kjent i organisasjonen og å videreutvikle tjenestene slik at de dekker brukerbehovene. Det andre siktemålet er å organisere driften av audiovisuelle rom og å lage standarder for innredning av disse. 2. BEGRUNNELSE OG UTFORDRINGER Prosjekt skal sette ansatte i stand til å løser sine oppgaver mer effektivt og styrke den digitale kompetansen. Organisasjonen skal bli bedre på samspillet mellom brukere og leverandører. En utfordring er å lykkes med intern kommunikasjon om tjenester, funksjonalitet og prosedyrer. Det er en begrensning i hvor raskt man kan oppgradere maskiner og programvare. 3. TILTAK 3.1 Tjenestekatalog og prosedyrer Det skal lages en tjenestekatalog som beskriver HIST-felles IKT-tjenester. Katalogen skal gi en oversikt over de viktigste egenskapene ved tjenestene og informasjon om hvor man finner veiledninger, støttefunksjoner, brukseksempler, kontaktinformasjon og annet. En viktig del av tiltaket er at tjenester som er etterspurt og allerede finnes kommuniseres raskt ut i organisasjonen. Prosedyrer for bestilling og ressursuttak skal også beskrives slik at det klart fremgår hvem som har ansvar for hva når det gjelder IKT-anskaffelser. 3.2 Utvidet standardisert tjenestetilbud IKT-tjenestene skal videreutvikles. Gjennom arbeidet med IKT-strategien har enkelte tjenester blitt prioritert. Videreutviklingen skal gjøres ved å kartlegge brukerbehov og, sammen med IKT-ressursgruppe, stille funksjonelle krav til leverandør (SPO/IKT). Denne videreutviklingen forutsetter at det gjøres noen oppgraderinger i IKT infrastruktur (Active Directory, AD). De utvalgte tjenestene er: 4

5 Administrasjon av arbeids-pc: Det skal tilbys tjenester hvor ansatte selv kan foreta installasjon, oppgradering og vedlikehold av programvare på egen arbeids- PC.Tjenesten skal beskrive forhold knytttet til backup, sikkerhetsrutiner og support når brukeren tar ansvar for egen administrasjon. Valgfri PC-plattform: Ansatte skal kunne utstyres med datamaskiner basert på Windows eller MAC. Det kan være ulike vilkår knyttet til tjenestene. Fjerntilgang: Ansatte skal kunne jobbe bortefra med aksess til HIST sitt nett og ressurser Personlige hjemmesider: Informasjon om fagprofil fra Personlige hjemmeside lenkes sømløst til høgskolens offisielle sider, bla gjennom kompetansekatalogen 3.3 Organisering og drift av audiovisuelt (AV-) utstyr Det skal lages standarder for innredning og drift av rom med AV-utstyr, med vekt på anbefalinger fra Uninett. Prosjektet skal også organisere driften av AV-tjenesten, med vekt på nær kopling til fagmiljøet som bruker rommene. I organiseringen inngår det å beskrive prosedyrer for budsjettering og bruk av innkjøpsavtaler. Prosjektet omfatter ikke innkjøp eller oppgraderinger. 4. TIDPLAN Alle tiltak startes straks de er bemannet. Det angis sluttdato. Ha på plass tjenestekatalog og beskrivelse av prosedyrer: juni 2011 Tilby nye/utvidete standardiserte tjenester: juni 2011 Organisere driften av AV-utstyr: juni 2011 Standarder for AV-utstyr: juni PROSJEKTORGANISERING Prosjektleder Delprosjekter for tjenestekatalog, utvidet tjenestetilbud og AV-gruppe Ressurgruppe som representerer brukerbehov ovenfor interne og eksterne leverandører (IKTressursgruppen) 6. FORESLÅTT AMBISJONSNIVÅ FOR RESSURSINNSATS Ressursbruken strekker seg over den tiden som aktiviteten varer. Hovedressursen er ansattes timer og noe utstyr for å bygge ut infrastrukturen. Ansattes timer uttrykkes som prosent stillingsandel. Det ligger ikke til prosjektet å rulle ut nye tjenester (innkjøp i avdelingene). Aktivitet Ledelse Deltakelse Utstyr Merknad Prosjektleder 40% Katalog 25% 2 pers x 25% 3 personer i 1,5 dager/uke Tjenestetilbud + AD-infrastr. 25% 2 pers x 25% 1 pers x 100% 100 a) 3 personer i 1,5 dager/uke pluss en personressurs som deles mellom AITeL og SPO/IKT AV-gruppe 25% 2 pers x 25% 3 personer i 1,5 dager/uke a) innkjøp av servere 5

6 PROSJEKT: STUDENTKOMMUNIKASJON 1. HVA PROSJEKTET OMHANDLER Prosjektet omhandler all elektronisk kommunikasjon mellom studenter og HiST; med faglærere, andre studenter, administrasjon og organisasjon. Dette omfatter i dag en rekke kommunikasjonsformer og kanaler som e-post, telefon og SMS, studentweb, timeplaner, meldinger i LMS mm. Vi velger å avgrense oppgaven til kommunikasjon i studietiden, dvs fra tilbud om studieplass til vitnemål. 2. BEGRUNNELSE OG UTFORDRINGER Studentene gir tydelig uttrykk for at systemene er mange, ikke er integrerte og fra et brukerståsted er de tungvinte å forholde seg til. Systemene benyttes også svært forskjellig fra avdeling til avdeling, det mangler en felles policy for HiST. Hver enkelt lærers praksis er også forskjellig. Resultatet blir at informasjon ofte ikke når fram til studentene. Dette er spesielt viktig i forhold til det studentene etterspør mest, nemlig det som angår den enkelte student personlig. Dette kan være faglig informasjon knyttet til sine emner/fag administrativ informasjon knyttet til passord (brukerstøtte), timeplaner og romreservasjoner lovpålagt type informasjon, for eksempel oppmelding til eksamen Det kan være en utfordring å enes om en felles holdning og policy for HIST på hvordan informasjon skal gis til studenter. Det kan også være en utfordring å pålegge studenter å følge en fastsatt informasjonspolicy. Dessuten er det ulike studentgrupper (EVU, campus, Fjernundervisning) med ulike informasjonsbehov. 3. TILTAK 3.1 Webportal for studenter Tiltaket består i å utvikle en "front-løsning", et brukergrensesnitt mot en rekke systemer, som studenten kan bruke for rask oversikt og tilgang. Portalen skal: Vise en samlet oversikt over meldinger til studenten fra forskjellige kilder. Være inngangsportal til ulike studentsystemer Ha en samling pekere til allmenn informasjon om det å være student ved HIST. Brukeren skal kunne sette egne regler for varsling om nye meldinger, for eksempel videresending til annen e-post eller via SMS. Dette forutsetter en policy for studenter og e- postadresser. Portalen skal kunne nås fra applikasjoner (apps) på moderne mobiltelefoner. Utforming av portalen henger sammen med utvikling av HIST.NO. Portalen vil ha et grensesnitt mot flere systemer, i første versjon sikter man mot itslearning, e-post, studentweb, timeplan/rombooking og sosiale medier. 3.2 Integrasjon av studentsystemer Tiltaket består i å utvikle en kravspesifikasjon for en helhetlig løsning for integrasjon og utveksling av informasjon mellom systemer. Dette er en integrasjon i "bakkant", i motsetning til portalløsningen. Det vil gjennomføres piloter for å utvikle kravspesifikasjonen, men selve systemintegrasjonen er ikke en del av tiltaket. Systemer som inngår i integrasjonen: LMS, romsbooking-system, timeplan og studentweb (FS). 6

7 Tiltaket skal også etablere et omforent begrepsapparat, et samsyn på hva vi i HIST kaller ting. Denne terminologien skal tas i bruk i systemene slik at vi finner de samme betegnelsene der. 3.3 Singel Sign On-løsning for HiST-studenter. En student skal bli automatisk pålogget et antall system (Feide). Dette gjelder de systemer som inngår i første versjon av webportalen. 4. TIDPLAN Alle tiltak startes straks de er bemannet. Det angis sluttdato. Webportal for studenter prioritere og designe innhold i webportal: 1. juni 2011 innføre portal: 1. januar 2012 Rammekrav for systemintegrasjon rammeverk integrasjon ferdigstilt: 1. april 2011 piloter 15. oktober 2011 (*vises på FS-konferanse i Trondheim*) Omforent begrepsapparat Fastsette overordnede definisjoner av terminiologi/ kodestruktur (emner/ klasser/ studieprogram osv.) 1. juni 2011 Vurdere konsekvenser og tidspunkt for omgjøring av emnekoder 1. juni 2011 Innføre den nye kravspesifikasjonen (?) Singel Sign On innføre SSO 1. januar PROSJEKTORGANISERING Prosjektleder (felles for alle tre tiltakene) Tre delaktiviteter (webportal, systemintegrasjon og SSO) Referansegruppe med studenter Eksterne systemutviklere 6. FORESLÅTT AMBISJONSNIVÅ FOR RESSURSINNSATS Ansattes timer uttrykkes som prosent stillingsandel. Ressursbruken strekker seg over den tiden som aktiviteten varer. Aktivitet Ledelse Deltakelse Utstyr Merknad Prosjektledelse 40% Prosjektleder for alle tre tiltak Webportal - 2 pers x 20% 500 a) 2 personer jobber 1 dag/uke Systemintegrasjon - 1 pers x 10% 200 b) 1 person 0,5 dag/uke SingleSignOn - 1 pers x 10% 1 person 0,5 dag/uke a) Antatte kostnader for systemutvikling b) Antatte kostnader for konsulentarbeid fra leverandører ifbm kravspesifikasjon 7