OPTIMA Delprosjekt studie

Transkript

1 OPTIMA Delprosjekt studie WS 2 Studieadm. støtte 8. Mai 2008

2 Mål for dagen 1. Velkommen og agenda for dagen 2. Mål & føringer, hypoteser 3. Dagens situasjon oppsummering fra WS 1 og brukerpanel 1. Sammenstille forbedringsområder fra WS 1 og brukerpanel 4. Framtidas situasjon hvordan ser den ideelle prosessen ut? 1. Beskrive framtidens løsning 2. Definere tiltak og krav til prosessen 3. Prioritere tiltak i matrise

3 Kvalitets- og effektiviseringspotensial knyttet til gjennomføring av stud.adm støtte H1: Studieadministrativ støtte gjøres på ulik måte ute på avdeling og mellom avdelinger H2: Organisering og samarbeid i det studieadministrativ arbeidet er ulik og de studieadministrative ansatte blir involvert på ulikt vis H3: Kvalitet i studieadministrativ støtte kan bli bedre H4: Organisering og uklar oppgavefordeling mellom Dekanstab og SFS hemmer samarbeid ved enkelte avdelinger

4 Forbedringsområder Individuelle studentbehandling Innpassing/fritak/overflytting Tilrettelagte studier Permisjon Bekreftelser Timelønn (utgår pga delprosjekt Personal) Kvalitetsdokument Studentinformasjon (studiehåndbok, fagplan) Søkerinformasjon (studentkatalog, små brosjyrer)

5 Forbedringsområder 1/3 Kvalitetsdokumentasjon NR IA 1 Forbedringsområde Vanskelig å vite hvor man skal lete etter informasjon Vanskelig å vite hvor man skal lete etter informasjon Vanskelig å vite hvor man skal lete etter informasjon Opplever endringer på kort varsel Mange forskjellige brosjyrer til søkere Avdelingenes studiehåndbok har ulikt detaljnivå og struktur Felles frist for fagplan Kommentarer fra arbeidsgruppen Vanskelig å vite hvilken info ligger hvor? ITSL, Studportal, Studiehåndbok. Ha søkemotor som virker. Komme direkte inn på studentportalen etter pålogging av maskina. Brukerne ønsker at det skal satses på informasjon. Retningslinjer for hvilken informasjon som skal sendes ut Ulikt nivå av tilgjengelig informasjon; detaljnivå og utseende. Søkerinformasjon på papir / nett Emnebeskrivelser er ikke inn i studiehåndbok ved AHS. Ulikt nivå av tilgjengelig informasjon. Felles frist for å legge inn fagplan for hele HIST Tiltak Fortsette med Informasjonsmøter med nye studenter Utarbeide retningslinjer for hvilken informasjon som ligger på ITSL, Stud.port og Studiehb og hvem som gir inform om hva. Fokus Ha søkemotor som virker. Fokus Ha studentportalen som felles portal. Fokus Sende ut sms ved endringer. Fokus Egen markedsføringsprosjekt som håndterer dette. Ikke aktuelt. Felles del 1 for HIST gjelder lov, forskrifter og reglement, samt generell informasjon mot SIT med mer. Fokus Felles frist for hele HIST for å bekrefte fagplan

6 Forbedringsområder 2/3 attester og permisjoner NR Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen Tiltak Felles prinsipp på hva som utløser attest Se på hva som er gjort. Detaljere hva som gir attest Felles reglement IA Manglende kunnskap om hva som finnes av arkivert materiale. Kopier av vitnemål, tidligere fagplaner. Ikke aktuelt å gjøre noe med. 3 Utnytte det elektroniske arkivet for fremtidige henvendelser Brukes mye tid på å lete etter informasjon i papirarkiv. Få overordnet bestemmelse på hva som skal inn i e-phorte. Fokus Sentralt register over verv i FS Sjekke ut med hva som er mulig å gjøre i FS Finne ut hva som kan gjøres i FS. Fokus Studenten må få tydelig informasjon om rettigheter og plikter ved å ta permisjon Ved behandling av permisjoner ulike tanker og rutiner om man får lov til å ta eksamen Utarbeide et reglement for studentens rettigheter og plikter ved permisjon Skjema for permisjonssøknader Må få begrunnelse på hva som er årsak bak permisjon. Enkle prosedyrer for kurante saker Krav til hva som må være med i søknad

7 Forbedringsområder 3/3 fritak/innpassing/overflytting NR Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen Tiltak 5 Innpassing av utenlandske studier kan være problematisk Noen må ha spisskompetanse, sentralisert oppgave. Felles ressurs for HIST som har spisskompetanse IA HiST har forpliktelser for flyktninger som har utenlandsk utdanning Yrkesutøvere med utenlandsk utdanning som trenger norsk autorisasjon, uklare beskjeder fra Autorisasjonskontoret. Mest ved ASP Vet for lite om emnet. Ikke prioritert i denne omgang. IA Problematisk med overflytting i forhold til at det er ulike studiemodeller/fagplaner Ikke aktuelt å gjøre noe med Ved behandling av fritak; ulik praksis og uklare roller. Beslutning må ligge til dekan. Saksbehandling kan gjøres av SFS Avklare roller og ansvar. Fokus 8 Samarbeid mellom dekanstab og SFS Enhetlig ledelse, kunstig skille mellom SFS og dekan. Lære av de som har lyktes med samarbeidet Dekan får råderett over studieadm. personene. Lære av de som har lyktes med samarbeidet Prosedyre for fritak av fag Etablere oversikt over fritak Utarbeide liste over hvilken dokumentasjon som skal være med Forenkle saksbehandling Utarbeide liste over hvilken dokumentasjon som skal være med Lage Presedens - oversikt

8 Felles prioritering av forbedringsområder: Høy praktisk øvelse 1. Felles frist for fagplan Gevinst SMS 3. E-phorte 4. Lære av de som har lyktes med samarbeidet 5. Felles ressurs for HIST som har spisskompetanse 6. Felles studentportal 7. Ha søkemotor som virker Lav Lav Implementeringskost Høy 8. Dekanstab og SFS slås sammen. Prosedyre for fritak, permisjon, reglementer, presidensoversikt

9 Kort oppsummering av status Er vi på rett vei forhold til Endelig leveranse Riktig fokus Tidsaspektet Noen flere prioriteringer vi må foreta for å sikre at målene nås Må vi sende noen bestillinger til andre utenfor arbeidsgruppen

10 Plan for videre arbeid med oppgavefordeling Vi må definere oppgaver til neste møte for å sikre at gruppen klarer å oppnå målet om leveranse Ha fokus på at oppgavene er realistiske å løse innen tidsfristen, samt de oppgaver som gir størst verdi for gruppen Det er viktig på at dere kommer med tilbakemeldinger på dokumentene/referatene som blir sendt ut