FREMDRIFTSPLAN INNVEKSLINGSOPPTAK HØST Forberedelsesfasen H Saksbehandlingsfasen H-2013

Transkript

1 FREMDRIFTSPLAN INNVEKSLINGSOPPTAK HØST Forberedelsesfasen H-2013 Formell behandling av studiealternativ (engelskspråklige emner) som skal annonseres opptak som innvekslingsstudent ved UiB. Oppdatering og klargjøring av inmasjon om aktuelle emner i FS publisering. 1. februar 15. mars Hendelsen Status Kommentar 1. februar SA SA sender brev til om vurdering, mell behandling og teknisk kontroll/komplettering/oppdatering av det engelske emnetilbudet til innvekslingssøkere eventuelle justeringer. 15. februar SA SA sender brev til med fremdriftsplanen innvekslingsopptaket med følgende vedlegg rutinebeskrivelse inmasjonsskriv opptaket. 15. februar SA Rapporteringsfrist DBH høstsemesteret. SA sjekker at innvekslingsstudenttall i FS stemmer. 10. mars Fakultetene har etatt den nødvendige gjennomgangen av det engelskspråklige emnetilbudet 10. mars SA Det elektroniske søknadsskjemaet oppdateres og IT-avd kontrolleres før åpning Innen 15.mars SA Oppdatere søkerinmasjon på nett. ( SSA sjekker tall i dialog med SSS. SSS i dialog med SA: SSA i dialog med IT-avd. Saksbehandlingsfasen H-2013 Mottak og registrering av søknader. Søknadsbehandlingen begynner. Søknader behandles tløpende. Søkerne inmeres tløpende om prosedyre å søke bolig med boliggaranti etter mottatt nominasjon/søknad. Søkere sørger å søke bolig innen fristen. 15. mars 15. mai Hendelse Status Kommentar 1

2 15. mars SA Det elektroniske søknadsskjemaet innvekslingssøkere åpnes søking. 15. mars - SA SA begynner å opprette søkerne som person/student i FS og bestiller SO-nr. etter hvert som søknadene registreres i den elektroniske databasen. 15. mars - SA Søknadsbehandlingen begynner. Søknader behandles tløpende. Søknad og dokumentasjon skannes og sendes til som vedlegg per e-post. svarer per e-post innen 1 uke. Ved avslag må hvert institutt/grunnenhet kontakte studenten direkte på e-post, med kopi til oss, og inmere om dette. Arbeidet skjer i samarbeid med ITavdelingen. Arbeidet med oppdatering og tilrettelegging påbegynnes i god tid før fastsatt frist. SA sender søknader til vurdering tløpende. Fagmiljøet svarer på spørsmål fra søkerne som gjelder sine emner, SA svarer på generelle spørsmål om opptaket, bolig osv. 15. mars SA SA sender brev og e-post til fakultetene om prosedyre søknad om bolig nye internasjonale studenter ved UiB vårsemesteret 1. april - SA SA og ferdigbehandler søknader tløpende, jf. Rutinebeskrivelse opptak av innvekslingsstudenter, sist oppdatert Opptaksbrev blir ferdigstilt og utsendt puljevis i saksbehandlingsperioden og frem til 1. juli. Internasjonale studenter med boliggaranti må søke med riktig kode innen fastsatt frist Behandlingen skjer i samsvar med Reglement opptak av internasjonale søkere til Universitetet i Bergen: Avtale- og programstudenter, gjestestudenter og gradsstudenter 1. april SA SIB søker 15. mai SA IT-avd All søknadsbehandling skal være ferdig innen 1. juli. Søknadsskjemaet SIB bolig åpnes søking NB! Fakultetene inmerer internasjonale søkere i lokale opptak til korttidsopphold (NOMA, NUFU, Erasmus Mundus, fellesgrader, Eurasia o.a.) om prosedyren å søke bolig med garanti. Søknadsfristen innvekslingssøkere utløper. Skjemaet Skjema stenges 16. mai ved stenges søking. arbeidstidens slutt (ca. kl. 15). 15. mai SA SA sender mal til registrering av inmasjon om Excel-malen sendes som vedlegg til 2

3 studenter tatt opp til korttidsstudieopphold via NOMA, NUFU, Erasmus Mundus, andre fellesgradsstudenter, Eurasia m.fl. e-post. Den utsendte malen må benyttes. Opptaksfasen H-2013 Mottak og registrering av søknader fullføres. Søkerne inmeres tløpende om prosedyre å søke bolig med boliggaranti etter mottatt nominasjon/søknad. Søkerne selv sørger å søke bolig innen fristen. Fakultetene sender SA inmasjon om internasjonale korttidsstudenter tatt opp i lokale opptak. 15. mai 1. juli Hendelse Status Kommentar 15. mai SA Overføring av søkerdata fra elektronisk søknadsdatabase til opptaksmodulen i FS 15. mai - SA Søknadsbehandlingen pågår. Behandlingen skjer i samsvar med Reglement opptak av internasjonale søkere til Universitetet i Bergen: Avtale- og programstudenter, gjestestudenter og gradsstudenter 20. mai SIB SIB sender oversikt over internasjonale studenter som har søkt bolig med garantikode mai SA Kontroll av at innvekslingsstudenter som får tilbud har søkt bolig, purring ved eventuelle manglende boligsøknad 15. mai SA å søke bolig med boliggaranti utløper SIB søker 1. juni fakultetene som har tatt opp studenter til korttidsstudieopphold via NOMA NUFU Excel-malen sendes som vedlegg til e-post. Den utsendte malen må benyttes. 3

4 Erasmus Mundus Fellesgrader Eurasia å sende oversikt over disse til saksbehandler ved SA med detaljerte opplysninger registrering i FS og beredelse av mottaket Avslutningsfasen H-2013 Oppfølging av administrative prosesser som er nødvendig nye internasjonale studenter å få innreisetillatelse. Behandling av «arrival inmation». Behandling og henvendelser vedrørende begrunnelse avslag og eventuelle klager. Opptaket kjøres i FS, studieretter opprettes. 15. juli 1. august Hendelse Status Kommentar 1. juli SA SA å sende ut de siste opptaksbrevene. 10. juli SA Rutinen tildeling av studierett i FS kjøres. Innvekslingsstudenter blir automatisk registrert med ja-svar. Tildelte studieretter som bortfaller ved trekk/fall slettes i etterkant. 15. juli SA studentene å svare på tilbudet om opptak. Opptak av innvekslingsstudenter til vårsemesteret avsluttes. Innen 15. juli SA SA sender ut fakultetslister over opptatte innvekslingsstudenter. Grunnivåene kan også ta ut lister i FS - rapport FS FS-rapporten omfatter ikke «ymse»-kategorien. 20. juli SA Opptaket avsluttes. Kontroll: Saksbehandling, alle kategorier Emneansvarlige bør varsles om aktuelle emner beredelse til innvekslingsstudentenes semesterregistrering. 4

5 FS, alle kategorier Ankomst, alle kategorier Mottaksfasen H-2013 Gjennomføring av mottaket av de nye internasjonale studenter. (Forberedelse av mottaket egår i prosjektgruppen dette mottaket.) 1. juli 1. september Hendelse Status Kommentar 20. juni SA Programmet mottaket fastsatt Etter 1. juli SA SA sender ut e-post med inmasjon om introduksjonsprogrammet, SIB bolig sine åpningstider osv. til alle søkere med tilbud om opptak og ber dem fylle ut et skjema hvor de bl.a. må oppgi ankomstdag og tid. SA tilbyr nøkkelassistent til alle som ankommer uten SIBs åpningstider i en viss periode (vanligvis i uken før introduksjonsprogrammet). 8. august Søker Oppstart av det praktiske mottaket og registreringsarbeidet. 1. september SA Etter 1. september SA SA= Studieadministrativ avdeling SSA= Seksjon studieadministrasjon SSS= Seksjon studieinmasjon og systemvaltning = Fakultet Semesterregistreringsfrist utgår. SA er ansvarlig semesterregistrering og praktisk inmasjon til innvekslingsstudenter som kommer til Bergen etter semesterregistreringsfristen. Fakultetene er ansvarlige å vurderings- og undervisningsmelde studentene. Datoen endres fra år til år. Viser til utsendt rutine Rutinebeskrivelse semesterregistrering og vurderingsmelding av innvekslingsstudenter etter frist Oppdatert sist ANNGJ og SIGRST 5