Konsekvensutredning av ELMER som obligatorisk forvaltningsstandard for innbyggerskjemaer. Beslutningssak i det 25. standardiseringsrådsmøte

Transkript

1 Konsekvensutredning av ELMER som obligatorisk forvaltningsstandard for innbyggerskjemaer Beslutningssak i det 25. standardiseringsrådsmøte

2 Konsekvensutredning I rådsmøtet i juni ble det vurdert at ELMER bør gjøres til obligatorisk forvaltningsstandard Konsekvensutredning er gjennomført Hovedsakelig beregnet kvalitative konsekvenser ved å gjøre ELMER obligatorisk for innbyggerskjema Det er både positive og negative konsekvenser De positive konsekvensene vurderes å veie tyngst

3 Konsekvensutredning # 2 Konsekvensutredningen ble publisert på Standard.difi.no Vi har mottatt 0 kommentarer og 1 innspill

4 Hva konsekvensutredes Anvendelsesområdet dette gjelder er innbyggerskjema på offentlige nettsider. Fra før er ELMER 2 obligatorisk for skjema rettet mot næringslivet. Anvendelsesområdet avgrenses til skjemaer tilpasset skjermer på en pc eller tilsvarende. ELMER er ikke tilpasset små håndholdte enheter som mobilskjermer mv. ELMER skal medvirke til gjenkjennelighet ved bruk av offentlige skjemaer.

5 Hva konsekvensutredes # 2 Et skjema defineres som samling av spørsmål og forklaringer som under ett navn legger til rette for avgivelse av et avgrenset sett med opplysninger på vegne av én avgiver i én leveranse eller sending. ELMER 2 skal følges ved utvikling av elektroniske skjemaer hvor mottatt informasjon benyttes som grunnlag for offentlig vedtak og/eller til offentlig statistikk og samfunnsplanlegging.

6 Hva konsekvensutredes # 3 Krav til bruk av standarder: For innbyggerskjemaer på offentlige nettsider er ELMER 2 obligatorisk

7 Hva konsekvensutredes # 4 Unntak: Dersom det er en konflikt mellom kravene til tilgjengelighet satt i lov eller forskrift og ELMER 2, eller oppfyllelse av standarden medfører en dokumentert lite brukervennlig løsning, kan standarden delvis fravikes for å unngå overstående. Dersom virksomheten finner å måtte fravike ELMER 2, skal beslutningen straks meldes til Direktoratet for forvaltning og IKT med begrunnelse.

8 Hva konsekvensutredes # 5 Ikrafttredelse og forberedelse Offentlige virksomheter og leverandører av skjemaverktøy skal implementere Elmerretningslinjene på best passende tidspunkt, senest i forbindelse med første nødvendig utskifting og videreutvikling som likevel krever gjennomgripende endring av eksisterende løsninger.

9 Alternative modeller Alternativ 0: Ikke standardisere Alternativ 1: Obligatorisk Alternativ 2: Anbefalt Alternativ 3: Alternative standarder Alternativ 4: Profil

10 Alternative modeller # 2 Aktuelle modeller: Alternativ 0 Ikke standardisere Alternativ 1 Obligatorisk Alternativ 4 Profil Uaktuelle modeller: Alternativ 2 - Anbefalt Alternativ 3 Alternative standarder

11 Kvantitative konsekvenser Gode estimater på kostnader og gevinster er vanskelig å beregne, fordi det er vanskelig å skille konsekvensene knyttet til ELMER fra konsekvenser knyttet til elektronisk skjema Dermed behandles kvantitative konsekvenser som kvalitative Allerede tatt i bruk av mange + overgangsordning gir minimale økonomiske kostnader Gjenbruk av malverk Kan føre til mindre behov for support og feilrettinger samt raskere overgang til papir. Ikke konkrete beregninger opplæringskostnader minimale

12 Kvalitative konsekvenser Kvalitative konsekvenser er identifisert gjennom Høringsuttalelser Møter med ulike aktører De kvalitative konsekvensene er vurdert i arbeidsgruppe for ELMER

13 Kvalitative konsekvenser # 3 A) Økt grad av gjenkjennelighet på tvers av skjemaer B) Konsekvenser for universell utforming C) En omfattende standard med høyt detaljnivå D) Gir lite anvendelighet E) Gir gjenbruksmuligheter F) Gir økt kvalitet i skjemaer G) Konsekvenser knyttet til forvaltningsregime H) Konsekvenser knyttet til riktig timing I) Konsekvenser for helhet i offentlige skjemaer

14 Vurdering av de ulike scenarioene A0: Ikke standardisere A1: ELMER Obligatorisk A4: Profil obligatorisk Gjenkjennelighet Universell utforming + ++ Omfattende 0 + Gir lite anvendelighet 0 0 Gjenbruk ++ + Kvalitet i skjemaer Forvaltningsregime Rettidighet 0 Helhet i offentlige skjemaer 0 ++

15 Økt grad av gjenkjennelighet på tvers av skjemaer Flere skjemaer vil følge ELMER, noe som vil gi øket grad av gjenkjennelighet Positiv konsekvens, men effekten drøftes: Hvor relevant er dette når brukere likevel må forholde seg til mange ulike (ikke-offentlige) skjemaer på nett Hvor mye av Elmer er relevant for gjenkjennelighet Men: Viktig for universell utforming Kan bli mer relevant ved e-dialoger med mange skjemaer Det er positivt med gjenkjennelighet eks på tvers av kommuner

16 Konsekvenser for universell utforming Presiseres i unntaksordning at ELMER må vike om det oppstår konflikt med konkrete tilgjengelighetskrav Viktig å avklare om ELMER medfører positive eller negative konsekvenser for ulike brukergrupper uavhengig av konkrete krav ELMER har ikke vært gjenstand for omfattende brukertesting med universell utforming i fokus, men forhold knyttet til dette har likevel blitt avdekket Spesielt tredelingen er problematisk Positivt med gjenkjennelighet Behov for metodisk riktige undersøkelser av ELMER for ulike brukergrupper

17 Omfattende standard med høyt detaljnivå Kan være vanskelig å sette seg inn i Kan virke hemmende på innovasjon Enkelte detaljer fremstilles som lite brukervennlige Mange tolker ELMER for strengt?

18 Gir lite anvendelighet ELMER egner seg ikke for komplekse skjemaer ELMER mangler struktur for kontrolloppstilling av preutfylte skjemaer ELMER egner seg ikke for mindre skjermer Det er vanskelig å ivareta alle brukerbehov med ELMER

19 Gir gjenbruksmuligheter Kan spare utviklingstid Kan slippe å gå i en del feller Fordel å kunne vise til ELMER Fordel med ferdig malverk ved bestilling hos skjemaleverandør

20 Gir økt kvalitet i skjemaer Mer effektiv behandling Høyne brukernes rettsikkerhet med mindre risiko for feilbehandling Kunne blitt mye merkelige skjemaer uten ELMER Omstridt om ELMER gir bedre kvalitet Men unntaksregelen vil sikre skjemaer med minst ELMERS kvalitet

21 Konsekvenser knyttet til forvaltningsregime Kritikk mot trege oppdateringer Men for hyppige oppdateringer vil medføre økte kostnader og svekket gjenkjennelighet Ny versjon har vært satt på vent i påvente av beslutning om innbyggerskjema

22 Konsekvenser knyttet til forvaltningsregime Kritikk mot trege oppdateringer Men for hyppige oppdateringer vil medføre økte kostnader og svekket gjenkjennelighet Ny versjon har vært satt på vent i påvente av beslutning om innbyggerskjema

23 Konsekvenser knyttet til riktig timing ELMER må gjøres obligatorisk på riktig tidspunkt Dette må sees i sammenheng med andre endringer Forskrift til diskriminerings- og tilgjengelighetslovens 11 vil inneholde krav som kan medføre oppgraderinger hos mange, og pålegg om ELMER bør ikke avvike mye i tid fra krav i forskrift

24 Konsekvenser for helhet i offentlige skjemaer ELMER er allerede obligatorisk for næringslivsskjemaer En profil av ELMER vil kunne gi negative konsekvenser for helhet i offentlige skjemaer

25 Oppsummering og vekting av 0= nøytralt kvalitative konsekvenser 1 pluss/minus = liten positiv/negativ konsekvens 2 pluss/minus = forholdsvis stor positiv/negativ konsekvens 3 pluss/minus = stor positiv/negativ konsekvens

26 Alt 0: Ikke standardisere innbyggerskjemaer Konsekvenser Vekting Begrunnelse Gjenkjennelighet Å ikke standardisere vil føre til mindre grad av gjenkjennelighet for offentlige innbyggerskjemaer. Større grad av variasjon. Universell utforming Gjenkjennelighet er positivt for universell utforming. Ulike grensesnitt vanskeliggjør. Stor variasjon i skjemaveldet gjør det vanskelig. Omfattende 0 Man trenger ikke å forholde seg til ELMER. Gir lite anvendelighet 0 Man trenger ikke å forholde seg til ELMER. Et malverk Mulighet til gjenbruk innenfor og på tvers av virksomheter kan bli vanskeligere fordi ELMER langt på vei gir hjelp til å få på plass malverk. Kvalitet i skjemaer 0 Man trenger ikke å forholde seg til ELMER Forvaltningsregime 0 Man trenger ikke å forholde seg til forvaltningsregime Rettidighet 0 Dette er irrelevant om ikke ELMER settes obligatorisk Helhet for skjemaer 0 Situasjonen vil være som i dag

27 Alt 1: ELMER obligatorisk for innbyggerskjemaer Konsekvenser Vekting Begrunnelse Å gjøre ELMER obligatorisk forventes å gi økt grad av Gjenkjennelighet ++ gjenkjennelighet for offentlige innbyggerskjemaer ELMER er ikke optimal med tanke på universell utforming, og UU burde vært et større hensyn. Gjenkjennelighet er imidlertid positivt for Universell utforming + universell utforming. Innspill har kommet på at det er langt bedre å vite hva man har foran seg, selv om ikke standarden er optimal. Omfattende Ved ELMER som obligatorisk standard må en forholde seg til hele standarden, og omfattende detaljnivå som ikke nødvendigvis alltid gir de beste løsningene. ELMER som obligatorisk standard kan virke hemmende da den ikke er Gir liteanvendelighet like anvendelig for alle skjematyper, plattformer og brukere Malverk å gjenbruke og referere til. Obligatorisk pålegg kan føre til at Gjenbruk ++ flere tar i bruk elektronisk skjema Oppnår en viss kvalitet i skjemaene Kvalitet i skjemaer ++ Faktorer ved ELMER som skal ivareta rettssikkerhet Men dette kan ikke kun tilegnes elmer Forvaltningsregime ++ Ved å gjøre elmer obligatorisk så må forvaltningsregime bli bedre. Blir den stående utenfor, men som en defacto standard, vil ikke samme krav kunne settes til forvaltningsregime Rettidighet Obligatorisk pålegg vil, om det besluttes nå, kunne komme i forkant av forskrift til diskriminerings- og tilgjengelighetsloven noe som kan være uheldig Helhet i offentlige skjemaer på nett, om næringslivs- og Helhet ++ innbyggerskjema pålegges samme standard

28 Alt 3: Enkel profil av ELMER obligatorisk for innbyggerskjemaer Konsekvenser Vekting Begrunnelse Gjenkjennelighet ++ Stor grad av gjenkjennelighet vil ivaretas med en profil av ELMER Universell utforming ++ For omfattende + Gir lite anvendelighet 0 Malverk + Et mindre detaljnivå kan gjøre det enklere å optimalisere skjemaene for universell utforming Profilen vil ha et mye mindre omfang, og dermed ikke oppleves omfattende Profilen vil gi større frihet, som kan hjelpe for anvendelighet for eksempel for ulike brukergrupper, men vil forstsatt låses til tredelingen som kan være negativt for enkelte skjematyper Malverket svekkes ved at flere individuelle vurderinger kan gjøres. Imidlertid vil jo fortsatt ELMER 2 i sin helhet eksistere. Kvalitet i skjemaer 0 Profilen av ELMER vil ikke inneha kvalitetselementer i samme grad Forvaltningsregime + Rettidighet Helhet Har du en obligatorisk profil må denne forvaltes og videreutvikling må sikres Dette er en ikke-eksisterende profil, mye tid vil tapes om denne besluttes obligatorisk. Dermed vil den antagelig komme i etterkant av forskriften til diskriminerings- og tilgjengelighetsloven, noe som er uheldig. Uheldig med to standarder og forvalte og å forholde seg til for offentlige virksomheter og brukere

29 Vekting av alle alternativer A0: Ikke standardisere A1: ELMER Obligatorisk A4: Profil obligatorisk Gjenkjennelighet Universell utforming + ++ Omfattende 0 + Gir lite anvendelighet 0 0 Gjenbruk ++ + Kvalitet i skjemaer Forvaltningsregime Rettidighet 0 Helhet i offentlige skjemaer 0 ++

30 Konklusjon Kvalitative konsekvenser, både negative og positive Samlet sett størst positive konsekvenser av å gjøre standarden obligatorisk De viktigste negative: Dårligere mulighet for anvendelige skjemaer, fare for å bli hengende etter generell webutvikling og en for omfattende standard De viktigste positive: Bedre pedagogisk kvalitet, gjenkjennelighet, gjenbruk og helhet i offentlige skjemaer

31 Konklusjon # 2 ELMER er ikke optimal for universell utforming, men det å ha en standard å forholde seg til med muligheter for å lære et grensesnitt er viktig for ulike brukergrupper ELMERS overgangsordning gjør at konsekvens om timing kun gir liten negativ effekt

32 Konklusjon # 3 Unntaksordningen er sentral Dersom ELMER skal fravikes vil dette være gjennomtenkt, utredet og med hensyn til brukerne Dette vil sikre brukerne skjemaer med de positive konsekvenser et pålegg om ELMER gir, men andre typer skjemaer der andre løsninger gir bedre brukervennlighet ELMER vil dermed bli et minimumskrav

33 Innspill til konsekvensutredningen Vi har mottatt ett innspill, fra SSB SSB er på generelt grunnlag positive til ELMER, men skeptisk til å gjøre den til obligatorisk forvaltningsstandard ELMER må videreutvikles i takt med ny kunnskap om elektroniske skjemaer og presenteres som veiledende, ikke fravikelige krav Bekymring for at ELMER som obligatorisk forvaltningsstandard vil legge en demper på nødvendig videreutvikling SSB støtter ikke et system med overprøvings- eller ankeinstans i forhold til deres faglige vurderinger av hvilken skjemautforming som vil fungere best

34 DIFIS vurdering av SSB sitt innspill Bekymringer knyttet til forvaltningsregime behandles i konsekvensutredningen ELMER som obligatorisk standard vil gi krav, men: Unntaksordningen ivaretar at SSB kan gjøre begrunnede avvik fra ELMER