Workshop 3. med arkivarene

Transkript

1 Workshop 3 med arkivarene

2 Oversikt over workshops Tema: Vurdere organiseringen av arkivoppgavene ved UiO Workshop 1 Onsdag 9-16 Scandic Hotel Workshop 2 Onsdag 9-16 Scandic Hotel Workshop 3 Torsdag 9-13 George Sverdrups Hus Store møterom NOV

3 Oppsummering og lukking av prosessen 09:00-09:15 Introduksjon 09:15 10:00 Oppsummering 10:00 10:15 Pause 10:15 11:00 Oppsummering, avslutning og veien videre 11:00 - *LUNSJ* Kristin / Lena Alle Alle

4 Innspill til å løse oppdraget til Delprosjekt 1 Delprosjekt 1: Vurdere organiseringen av UiOs arkivfunksjon

5 Bakgrunn

6 Konsekevenser

7 Oppgaver

8 Nåtid og alternative organisasjonsmodeller Organisering av arkivfunksjonen tilknyttet driftsoppstart 2020

9 Modell Nåtid 1. Trekant modell Isabel/Tino/Kristin/Heidi 2. Myk og farbar overgang Solfrid/Åse/Astrid/Hanne 3. Forenkling og justering av dagens modell John-Erick/Gunnar/Jon 4. Full standardisering en stemme Ingeborg/Sigrid/Tor- Audun/Henrik/Øystein 5. Sentralisert arkiv med unntak Anne Britt/David/Liv/Øyvind/ Rune 6. Helsentralisert og samlokalisert arkiv Are/Ina/Wiggo/Toralf/ Geir Magnus Faglig ansvar Sentral arkivledelse Sentral ledelse med sentralt postmottak. Arkivdirektør Arkivdirektør med personalansvar for fagenhet og instruksjons-myndighet overfor delarkivene. Klarere mandat. Trykk på strategiske satsninger over tid Teamledere følger opp delarkivene Arkivleder/ arkivdirektør med instruksjons-myndighet overfor enhetene (fakultetsdirektørene) Leder for sentral systemdriftsseksjon Fagansvaret flyttes lokalt Sentral enhetlig ledelse. Arkivdirektør Sentralisert arkiv med arkivleder som har større påvirkning hos toppledelsen. Lokal samlingsforvaltning/ museene Sentralisert og samlokalisert arkiv med arkivleder. Gruppeledere Personalansvar/ Fleksibel ressursallokering Lokal personal ledelse Ressurser må formelt frigjøres til felles dugnads-arbeide eller frikjøpes til prosjektarbeid. Sentral personal- og prosjektledelse Prosjektressurser allokeres til utviklingsoppgaver. Lokal personal ledelse for delarkivene Tilstrekkelige ressurser for å kunne være fleksible Overfører ressurser i takt med automatisering av prosesser Lokal personal ledelse som legges til arkivansvarlig Delarkiv kan slås sammen dersom det gir arkivfaglig gevinst Sentral prosjektledelse med bidrag fra lokale delarkiv- det må oppleves positivt å bidra / utforme fremtiden. Sentral personalledelse Bruk av ressurser hensiktsmessig God struktur på personal ledelse som er opptatt av langsiktig utvikling og trivsel for den enkelte. (Etappevis omorganisering kan være en belastning) Sentral personalledelse Mindre sårbarhet ved sykdom og permisjoner. Sentral personalledelse Fleksibel ressursallokering der det er trykk. Ikke rigid gruppeinndeling ved driftsstart. Standardisering av arkiveringsrutiner Lokal tilhørighet og lojalitet. Følges opp av sentralt prosjekt i samarbeid med sentral ledelse og delarkivene Faglig linje er styrket gjennom overnevnte Arkivdirektør. Møter og kontakt med team sentralt Følges opp av sentralt prosjekt i samarbeid med sentral ledelse og delarkivene Standardiserte rutiner Mer samkjørte. Ting gjøres på en måte. Standardiserte rutiner. Enklere faglig kommunikasjon. Nærhet til bruker 30 arkivarer betjener 15 delarkiv. Lokal brukerstøtte i en overgangsfase, midlertidig støttefunksjon som ivaretar lokalt helhetsblikk Lokal brukerstøtte i en overgangsfase. Må fange opp utfordringer hos brukeren. Lokale prosesser Lokal brukerstøtte. Sentralisert brukerstøtte, oppsøkende virksomhet. Mer oppdatert og homogen kompetanse på supporten. Tap av lokal kunnskap, relasjoner og tverrfaglig jobbing på delarkivet. Standardisert brukeroppfølging. Oppgave-utførelse Samme oppgaver utføres på de lokale arkivene I en overgangsfase hjelper lokale arkiv til med ny drift og implementering av nye rutiner. Avklare arkivarens rollespesialist og/ eller generalist? Kan tenke på primær og sekundær kompetanse. Lokal kompetanse må til for å ordne papirarkivet. Lokal spesialisering tas med til det sentrale nivået / spesialisering både lokalt og sentralt. Fokus på arkiv som fagområde. Lokale enheter bidrar inn i prosjekter Tilgangsstyring ligger lokalt Like oppgaver samles og utføres av egne team. Mer inspirerende med et stort fagmiljø. Isolerte arkivarer sitter igjen på enhetene for å håndtere papirarkiv Teaminndeling. Spesialisering inkl. team for depotarbeid Bekymring variasjon i oppgavene. Mister helhetskompetanse? Like oppgaver samles og utføres av egne team (eller grupper på sikt) Være tydelige på det arkivarene skal slutte å gjøre. Overføre ansvar for andre ikke arkivfaglige oppgaver til riktig instans. Kompetanseheving Ikke koordinert kompetanseheving Hospitering mellom de tre gruppene gir varierte oppgaver og økt erfaring og kompetanse. Deretter velge spesialisering. Må overføre kompetanse lokalt til brukerne i forhold til det nye systemet før man går videre og bidrar sentralt. Faglig Hospitering gir varierte oppgaver og økt erfaring og motivasjon. Bruke den samlede kompetansen til Enklere kompetanseutveksling Felles kompetanseheving

10 Tidsplan høsten 2018/våren 2019 Utvikling leveranse ktober november desember januar februar Prosjektbeskrivelse IDF VO Personal Ledere arkiv WSH1 Progr.styret WSH2 35 Arkivarer WSH3 WSH1 Progr.styret WSH2 Oppsummering workshops Progr.styret Innspill referanse grupper 2019 SG anbefaling Dir nettverk Beslutning Udir mars Utvalgte saksbehandlere 15 personalledere Alle studieledere IDF VO Eventuell ekstra workshop WSH Beslutningsdokument SG anbefaling IDF VO Høring på enhetene SG anbefaling Beslutnings dokument Workshop 1: Målbilde, utarbeide fordeler/ulemper As-IS org, andre org former Workshop 2: Andre org former, fordeler og ulemper Etter hver workshop sendes skriftlig resultat ut