Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv Gry Anita Hemsing. MED Studieadministrasjon

Transkript

1 Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv Gry Anita Hemsing MED Studieadministrasjon

2 UiO ønsker å ruste seg for fremtiden Digitalisering Kunnskapsdepartementet stiller krav til at virksomhetene finner felles digitale løsninger. Avbyråkratisering Regjeringen kutter i tildelte midler. Effektivisering Universitetsstyret har vedtatt at administrative arbeidsprosesser skal effektiviseres.

3 Program for administrativ forbedring og digitalisering Programeier: Universitetsdirektør Programstyret UiO: Saksbehandling og arkiv UiO: Økonomi/lønn Fellesløsninger IT-drift Medvirkning og medbestemmelse: Lokale enheter, fagforeninger og verneorganisasjonen

4 Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv Vi trenger ny digital løsning! Delprosjekt 1: Vurdere organiseringen av UiOs arkivfunksjon. Delprosjekt 2: Kartlegge arbeidsprosesser med mål om forenkling gjennom standardisering og automatisering. Delprosjekt 3: Mottak og implementering av ny standardløsning levert av BOTT.

5 Styringsgruppe Gudleik Grimstad, fakultetsdirektør SV, styringsgruppeleder Jan-Børge Tjäder, direktør ADS, prosjekteier Hanna Ekeli, direktør Avdeling for studieadministrasjon Gro Enerstvedt Smenes, seksjonssjef studier HF Eirik Haakstad, seksjonssjef admin JUS Karl Kallhovd, assisterende museumsdirektør KHM Frank Sarnes, seksjonssjef personal MN Ivar Holm, underdirektør USIT

6 Prosjektgruppen Camilla Haugland, Avd. for studieadministrasjon Gry Anita Hemsing, prosjektleder Ina Høj Hinden, Administrativ støtte Referansegruppe: Studieledernettverket Involvering: Workshops med relevante nettverk og aktuelle fagpersoner

7 Saksbehandling nåsituasjon Mange ulike fagsystem Manglende integrasjon Like saksprosesser gjøres ulikt Mye saksbehandling skjer via e-post Mangelfull sikring av sensitive opplysninger Stort potensial for forenkling og digitalisering

8 Dokumentasjonsforvaltning - nåsituasjon Høy brukerterskel = skyggesystemer Manuell lagring og dobbeltarbeid Manglende arkivering fra fagsystemene Fellesområdet brukes som lagringsområde og for å finne igjen saker Dokumentfangsten er ikke god nok

9 BOTTs visjon

10 Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv Delprosjekt 1: Vurdere organiseringen av UiOs arkivfunksjon. Delprosjekt 2: Kartlegge arbeidsprosesser med mål om forenkling gjennom standardisering og automatisering. Delprosjekt 3: Mottak og implementering av ny standardløsning levert av BOTT SA

11 Prosessforbedring Nåsituasjon Integrasjon Arkiv Fjerne prosessledd Endre rutiner Robotisering Delprosjekt 3: Tester ut nye standarder og implementer ny teknisk løsning Kartlegging Forbedring Testing

12 Robotic Process Automation (RPA) Programvare som utfører regelbaserte aktiviteter på tvers av applikasjoner. Eks: UiBs tilretteleggingsrobot 2018 Deloitte AS 12

13 RPA er ikke passende RPA er passende NEI Er prosessen regelbasert? * JA Er prosessen standardisert og klart definert?* Har prosessen digitale og strukturerte input?* Blir det brukt mange arbeidstimer på oppgaven? Er det mye manuelt arbeid involvert i oppgaven? Er det mye data/informasjon som flyttes mellom systemene? Er det mye interaksjon mellom systemene? Er det vanskelig å lære opp ansatte i utførelsen av prosessen? Er det manuelle kalkuleringer? NEI *Forusetning for RPA Er prosessen veldokumentert? JA

14 Avgrensninger Effektiviseringsmuligheter som for eksempel forslag til robotisering eller endring av regelverk, formidles fra prosjektet til linjeorganisasjonen som prioriterer og utfører. Eventuelle omorganiserings- og omstillingsprosesser skal ivaretas utenfor prosjektet i et samarbeid mellom programmet og linjeorganisasjonen. Behovsspesifisering og anskaffelse av kjerneteknologi gjøres i regi av BOTT SA.

15 Hvordan vil du merke prosjekt saksbehandling/arkiv? Deltakere i nettverk eller fageksperter kan bli innkalt til workshop Nye standardiserte, evt. robotiserte arbeidsprosesser på enkelt felt Nye digitale løsninger fra 2021 BOTT: Masteropptak, utveksling BOTT: søknad om noe, klage på noe, opprykk til professor, råd og utvalg mmm

16 Takk for meg Prosjektets nettside: