Prosjektet OPTIMA (Optimal service og ressursutnyttelse)

Transkript

1 Prosjektet OPTIMA (Optimal service og ressursutnyttelse) STYRINGSGRUPPEN SAKSNOTAT Dato: Til: OPTIMA Styringsgruppen Fra: prosjektleder SAK nr 53: Delprosjekt Studie framtidig situasjon for fokusområdene opptak, eksamen, internasjonalisering, veiledning og studieadministrativ støtte / saksbehandling Tidl. sak(er): sak 40 Kopi til: Vedlegg: vedlegg 1 OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling vedlegg 2 OPTIMA Studie opptak vedlegg 3 OPTIMA Studie eksamen vedlegg 4 OPTIMA Studie internasjonalisering vedlegg 5 OPTIMA Studie veiledning vedlegg 6 OPTIMA Studie studieadministrativ støtte_saksbehandling Forslag til vedtak: Styringsgruppen støtter delprosjekt Studie sine foreslåtte løsninger for opptak, eksamen, internasjonalisering, veiledning og studieadministrativ støtte / saksbehandling. Bakgrunn: Milepel M3 Når forslag til framtidens situasjon foreligger er det tidspunkt hvor delprosjektene skal legge fram sine prinsipielle forslag til hvordan fokusområdene skal være i framtiden. Blir forslagene akseptert skal delprosjektene til milepel M4 Når tiltaksplaner foreligger legge fram konsekvenser av framtidsvedtakene og hvilke tiltak som må gjennomføres for å endre administrasjonen fra fortid til framtid. Delprosjektet Studie legger fram forslag for de valgte fokusområdene (se sak 40/ ) opptak, eksamen, internasjonalisering, veiledning og studieadministrativ støtte / saksbehandling. Forslagene til framtidig situasjon er utarbeidet ved hjelp av fem arbeidsgrupper. Delprosjektets samlede vurdering og innstilling finnes i dokumentet OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling. Arbeidsgruppenes rapporter finnes i dokumentene OPTIMA Studie opptak, OPTIMA Studie eksamen, OPTIMA Studie internasjonalisering, OPTIMA Studie veiledning og OPTIMA Studie studieadministrativ støtte_saksbehandling. Side 1 av 2

2 Prosjektet OPTIMA (Optimal service og ressursutnyttelse) STYRINGSGRUPPEN Delprosjektets forslag til løsninger Nedenfor finner du en kort skjematisk oppsummering av hovedpunktene i delprosjektets forslag til framtidige situasjoner. For nærmere detaljer se i dokumentet OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling og i arbeidsgruppenes rapporter: Opptak o OPTIMA studie foreslår et felles opptakskontor ved HiST. Det forutsettes at det opprettes klare kommunikasjonslinjer mellom et opptakskontor og virksomheten på avd. Foreslått modell vil heve kvaliteten, redusere sårbarheten, og øke effektiviteten. Eksamen o OPTIMA studie anbefaler at det ikke opprettes et felles eksamenskontorfelles eksamenskontor (med forbehold om delprosjektgruppens konklusjon i møte ). Det blir viktig videre for eksamensforum å jobbe med rutiner og klar arbeidsfordeling videreutvikle arbeidet med å tenke HiST fremfor avdeling der det er hensiktsmessig. Foreslått løsning hever kvaliteten, den kan redusere sårbarheten, men vi forventer ingen betydelig effektivisering. Internasjonalisering o Det her kommet forslag til hvordan vi kan heve kvaliteten innenfor området. Det er i utgangspunktet ønske om en ekstra sentral ressurs P.t. er det ikke ressurser til å etablere en ekstraressurs innenfor internasjonalisering. Ved evt. etablering av en slik ressurs / tjeneste, må eksisterende ressurser omfordeles. I fremtiden må det jobbes med klarere og bedre definerte rutiner, ansvarsplassering og rolleavklaring Veiledning o Opprette en definert veiledningstjeneste på HiST likt organisert. Definert veileder på hvert campus med lik organisering. Gruppen har konkludert med at det er viktig at det eksisterer en studieveiledertjeneste på hver avdeling. Dette hensynet har gått foran effektivisering, og robusthet. Studieadministrativ støtte / saksbehandling o Sikre likebehandling / lik saksbehandling / klare retningslinjer, felles prosedyre for fritak/innpassing (presedensoversikt), permisjoner,reglementer, sikre lik involvering av de studieadm ansatte på avdeling, tydelige retningslinjer for publisering av info, felles retningslinjer og frister for vedtak av fagstudieplaner, sikre dokumentasjon i ephorte, samarbeid mellom på tvers av avdeling / seksjon (lære av det/de campus som har lyktes med samarbeid (saksnotat slutt) Side 2 av 2

3 OPTIMA studie OPTIMA studie har som overordnet mål å sørge for at de tjenester som leveres av administrativ karakter på HiST er på riktig nivå i forhold til kvalitet og service: På bakgrunn av dette skal vi: Kartlegge dagens arbeidsprosesser Undersøke hvilke tjenester som må være tett opp til studenter/vitenskapelig tilsatte Foreslå fremtidige arbeidsprosesser, servicenivå etc. innenfor fastsatte rammer Beskrive kvalitet og servicenivå Viktige stikkord i prosessen har vært robusthet, effektivitet og kvalitet OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

4 HiST i omstilling Omstillingen ved HiST skal behandles i høgskolestyret i juni. Evt. reduksjon i antall stillinger vil også berøre studieadministrasjonen ved HiST. Reduksjon i antall stillinger vil medføre at vi vil måtte kutte i tjenestetilbudet med mindre vi effektiviserer tjenester på en slik måte av oppgaven ivaretas selv om vi blir færre. Noen av tiltakene som foreslås her innebære effektivisering ved samlokalisering av oppgaver Det er viktig å ha omstillingsprosessen i tankene i den videre gjennomgangen av saken OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

5 Fokusområder På bakgrunn av kartlegging og brukerundersøkelser, valgte styringsgruppen ut 5 fokusområder som OPTIMA studie skulle jobbe videre med Opptak Eksamen Internasjonalisering Veiledning Studieadministrativ støtte/saksbehandling Det ble satt ned arbeidsgrupper innenfor hvert av fokusområdene. Hver av gruppene har gjennomført to workshops. I samråd med prosjektledelsen, etter anbefaling fra Ernst & Young og av kapasitetshensyn har det blitt gjennomført brukerpanel innenfor de tre siste av de fem områdene. Konklusjonene er basert på resultater fra kartleggingsundersøkelsen, brukerundersøkelser, brukerpanel og kjente erfaringer fra områdene. Det er lagt vekt på kvalitet, likebehandling og robusthet i tjenestenivået. Innenfor alle de utvalgte områdene er det skissert forbedringsområder i tjenestenivået ved HiST. OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

6 Fokusområder Gjennomgang av dagens situasjon viser at det innenfor mange områder på studie er behov for å: bedre rutiner, kvalitetssikring og samordning samordning av oppgaver slik at vi tilbyr de samme tjenestene alle campus tydeligere informasjonsformidling kompetanseheving tydeligere ansvarsfordeling spesialister i stedet for generalister på mange områder økt kvalitet på mange tjenester å redusere sårbarheten OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

7 OPPTAK Hva er målet? Redusere sårbarhet Øke kvalitet Øke effektivitet / innsparing ressurser Bedre service overfor søkere Bedre rutiner Øke kompetanse Felles fagmiljø innenfor opptak gratis kunnskapsoverføring Fremstår som tydelig OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

8 OPPTAK Kartleggingen av lokale opptak ved HiST avslører mangel på rutiner og kvalitet i opptaksarbeidet i mange ledd. Ute på avdelingene er det ofte bare en person som arbeider med opptak, og dette gjøres kanskje bare en til to ganger pr. år Sårbarheten er stor både i forhold til sykdom, men også ved kvaliteten på det arbeidet som utføres Opptak er et eget fag som krever god kompetanse. I dag er det bare et fåtall ansatte ved HiST som besitter god kompetanse på området Alle ansatte som jobber med opptak, bør arbeide i et fagmiljø som kan utveksle kunnskap og erfaring på området, de skal ha oversikt over alle opptak som foregår på HiST, de skal kunne svare på henvendelser om opptak (både interne og eksterne) og de skal føle seg trygge på at det finnes kvalifiserte kolleger som tar over ved for eksempel sykdom. OPTIMA studie foreslår derfor felles opptakskontor ved HiST. Det forutsettes at det opprettes klare kommunikasjonslinjer mellom et opptakskontor og virksomheten på avd. OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

9 OPPTAK Foreslåtte tiltak i prioritert rekkefølge 1. Felles opptakskontor for HiST 2. Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3. Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 4. Involvere SFS, dekanstab ved opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 5. Skanne dokumentasjon 6. Lage serviceerklæring 7. Kompetanseheving av opptaksstaben 8. Felles markedsføring 9. Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Felles rutiner og kvalitet i opptaksarbeidet i alle ledd Foreslått modell vil heve kvaliteten, redusere sårbarheten, og øke effektiviteten Vi forventer at vi vil redusere ressursbruk totalt på opptak (dette jobbes det videre med i workshop 3 dersom styringsgruppen gir sin tilsutning til forslaget) OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

10 EKSAMEN Arbeidsgruppen er uenig om etablering av felles eksamenskontor eller ikke Opprettholde eksamensforum Mot felles eksamenskontor: - spredt lokalisering/geografisk avstand. Viktig med nærhet til campus: uheldig med fysisk avstand mellom vitenskapelige/studentene og de som jobber m eksamen - Eksamensarbeid er sesongbetont. Hva med arbeidsoppgaver utenom sesongen - Innlevering av hjemmeeksamen vil selv med felles eksamenskontor foregå på studiested For felles eksamenskontor: - Effektiv bruk av teknologi kan kompensere for fysisk avstand - Høyere kompetanse / fagmiljø innenfor eksamens-faget - gevinst i form av forenklede og tidsbesparende rutiner - Redusert sårbarhet - Standardisering av arbeid der det er mulig - Større fleksibilitet for de ansatte - Eksamensmedarbeidere er også stort sett FS-superbrukere, overlapping mellom medarbeidere i denne gruppen OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

11 Eksamen Konklusjon: OPTIMA studie anbefaler at det ikke opprettes et felles eksamenskontor (med forbehold om delprosjektgruppens konklusjon i møte ) Det blir viktig videre for eksamensforum å jobbe med rutiner og klar arbeidsfordeling videreutvikle arbeidet med å tenke HiST fremfor avdeling der det er hensiktsmessig Foreslått løsning hever kvaliteten, den kan redusere sårbarheten, men vi forventer ingen betydelig effektivisering. OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

12 INTERNASJONALISERING Arbeidsgruppen har ikke levert i forhold til bestilling, og sier ikke noe eksplisitt om gevinst i forhold til effektivisering og robusthet. Det her kommet forslag til hvordan vi kan heve kvaliteten innenfor området. Det er i utgangspunktet ønske om en ekstra sentral ressurs som jobber med - søknadsbehandling - avtaleadministrasjon - informasjonsoppgaver, generell info på nett - bestillingsprosedyre hybel P.t. er det ikke ressurser til å etablere en ekstraressurs innenfor internasjonalisering. Ved evt. etablering av en slik ressurs / tjeneste, må eksisterende ressurser omfordeles I fremtiden må det jobbes med klarere og bedre definerte rutiner, ansvarsplassering og rolleavklaring OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

13 VEILEDNING Opprette en definert veiledningstjeneste på HiST likt organisert Definert veileder på hvert campus med lik organisering Opprettholde et felles tilbud om veiledning av studenter med funksjonsnedsettelse / tilrettelegging Tilby felles karriereveiledning (dette framkommer som et krav fra SP) Øke veilederkompetansen til den enkelte veieleder. I dag er nivået meget variabelt. Alle avdelinger har ikke et definert tilbud. Opprette nettverk for studieveieledere / studieveilederforum Evt. karriereveileder kan lede dette Opprette egen felles nettside for veiledning på HiST som avdelingene kan lenke seg opp mot (definisjon tjeneste, rolle, hvem er hvem, servicenivå, kontaktinfo osv) Gruppen har konkludert med at det er viktig at det eksisterer en studieveiledertjeneste på hver avdeling. Dette hensynet har gått foran effektivisering, og robusthet. OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

14 STUDIEADMINISTRATIV STØTTE / SAKSBEHANDLING Sikre likebehandling / lik saksbehandling / klare retningslinjer Felles prosedyre for fritak/innpassing (presedensoversikt), permisjoner,reglementer. Sikre lik involvering av de studieadm ansatte på avdeling Tydelige retningslinjer for publisering av info Felles retningslinjer og frister for vedtak av fag-studieplaner Sikre dokumentasjon i ephorte Samarbeid mellom på tvers av avdeling / seksjon (lære av det/de campus som har lyktes med samarbeid OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

15 Konsekvenser Pga at campus i dag er ulikt organisert, så vil implementering av foreslåtte tiltak få ulike konsekvenser på ulike campus. Eksempelvis er noen lokalopptaksmedarbeidere organisert under dekanens stab mens andre er organisert under SFS. Dersom styringsgruppen går inn for felles eksamenskontor, så vil dette kun få konsekvenser for SFS ressurser Uansett løsninger som velges vil det stilles store krav til samarbeid på tvers av avdelinger og seksjoner. Dagens organisering stiller i prinsippet også slike krav, men erfaring viser at samarbeidet kan og bør styrkes vesentlig Dersom styringsgruppen vedtar etablering av felles opptakskontor så vil ressurser kunne frigis, både på kort og lang sikt. Dersom disse ressursene ikke trekkes tilbake som følge av omstilling, vil de kunne utnyttes innenfor andre områder som for eksempel karriereveiledning eller internasjonalisering OPTIMA Studie - delprosjektets vurdering og sammenstilling av forslag til framtidige løsninger for fokusområdene

16 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Foreløpig rapport fra Arbeidsgruppe Optima Opptak Revidert 29. mai 2008 Marit Rygvold Side 1 av 16

17 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Innholdsfortegnelse 1 SAMMENDRAG (FORELØPIG) INNLEDNING BAKGRUNN FOR ARBEIDET DELTAKERE I ARBEIDSGRUPPEN OPTIMA OPPTAK HVORFOR OPPTAK BLE VALGT SOM ETT AV FOKUSOMRÅDENE FREMDRIFTSPLAN FOR PROSJEKT OPTIMA OPPTAK OPPTAK NÅVÆRENDE SITUASJON ROLLER I FORBINDELSE MED OPPTAK ULIKE TYPER LOKALE OPPTAK VED HIST OPPTAK FREMTIDIG SITUASJON BRUKERUNDERSØKELSER FORSLAG TIL PROSESS FOR FREMTIDIG LOKALT OPPTAK, OVERORDNET FORSLAG TIL FORBEDRINGSOMRÅDER FORSLAG TIL TILTAK KONKLUSJON (FORELØPIG) Side 2 av 16

18 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Sammendrag (foreløpig) På grunnlag av kartlagte rutiner som benyttes i lokale opptak ved HiST (pr. april 2008), har arbeidsgruppen Optima opptak, laget et forslag til rutinebeskrivelser av lokale opptak ved HiST i fremtiden. Rutinebeskrivelsen er fremstilt i et prosess-skjema (figur 5). Med bakgrunn i skjemaet, er det identifisert 9 prioriterte forbedringsområder som kan resultere i tiltak for å bedre kvalitet og sikre robusthet og effektivitet på området lokale opptak. De 9 prioriterte områdene er: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 4) Involvere SFS, dekanstab ved opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 5) Skanne dokumentasjon 6) Lage serviceerklæring 7) Kompetanseheving av opptaksstaben 8) Felles markedsføring 9) Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Arbeidsgruppen har så lang satt opp et tiltaksskjema for prioritet nr. 1, felles opptakskontor for HiST. Gevinsten ved dette tiltaket antas å være høy med middels kostnader. På siste arbeidsgruppemøte (WS3), vil tiltak for de andre prioriterte områdene settes opp. 2 Innledning 2.1 Bakgrunn for arbeidet Optima Studie er ett av syv delprosjekt innenfor HiST-prosjektet Optima. Prosjektet Optima Studie har som overordnet mål å sørge for at de tjenester som leveres av administrativ karakter på HiST er på riktig nivå i forhold til kvalitet og service. Med bakgrunn i dette, skal Optima Studie bl.a.: Kartlegge dagens arbeidsprosesser, servicenivå og krav til kompetanse ved de ulike campuser Undersøke hvilke administrative tjenester som må være tett opp til studenter/faglig tilsatte Foreslå fremtidige arbeidsprosesser, servicenivå etc. innenfor fastsatte rammer. Beskrive kvalitet- og serviceninvå Arbeidet med å lage forslag til nye og bedre rutiner og funksjoner er i gang. Primo april ble fokusområdene, dvs. hvilke funksjoner vi skal se nærmere på nå, valgt ut etter hvor viktige de er i forhold til kjerneaktiviteter som undervisning, forskning og formidling. De har blitt valgt med grunnlag i brukerundersøkelser, brukerpanel og generell kartlegging. Endringene skal iverksettes i januar For Studieadministrasjonen ble følgende fokusområder valgt: Veiledning Opptak Eksamen Internasjonalisering Studieadministrativ støtte/saksbehandling Side 3 av 16

19 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Viktige stikkord for arbeidet i undergruppene vil være å foreslå tiltak som sikrer kvalitet, robusthet og effektivitet innefor fokusområdene. 2.2 Deltakere i arbeidsgruppen Optima Opptak Prosjektgruppen for Optima nedsatte følgende arbeidsgruppe for å se hvordan HiST jobber med opptak, og hvordan det kan være hensiktsmessig å arbeide med opptak fremover: Eva Terese Voldhagen (SFS HA), leder Signe Marie Søraunet (SFS HA/TØH) Håvard Ravn Ottesen (SFS ALT) Marit Rygvold (Dekanstab AFT) Sigrid Skjærvold (Vitenskapelig ASP) Pål Risan (SFS AFT) Studentene fikk tilbud om å delta i gruppen, men Studentparlamentets leder mente at studentene ikke kan bidra så mye på dette området, og at de derfor valgte ikke delta. Av ulike årsaker kunne ikke Sigrid Skjærvold og Pål Risan delta i arbeidsgruppen, Ann- Kristin Bratlie (SFS AHS) gikk inn som nytt medlem og Marit Rygvold gikk inn som leder i stedet for Eva Terese Voldhagen. Til tross for flere henvendelser til ulike avdelinger, har vi til nå ikke lyktes i å rekruttere noen vitenskapelig ansatt til arbeidsgruppen. På grunn av at rutiner ved opptak også ble diskutert i arbeidsgruppen høsten 2007, er dagens opptakssituasjon ved de forskjellige avdelingene på HiST godt dokumentert. 2.3 Hvorfor opptak ble valgt som ett av fokusområdene I tillegg til at det hvert år gjennomføres Samordna Opptak via Opptakskontoret på HiST, foregår det i tillegg lokale opptak til etter- og videreutdanninger og studieforberedende kurs og unntaksvis til grunnutdanninger ved avdelingene. Samordna Opptak er regelstyrt nasjonalt. HiST-ansatte på Opptakskontoret har opparbeidet seg god kompetanse på opptak, men det er grunn til å tro at det er et vesentlig kvalitetshevings- og effektiviseringspotensiale knyttet til gjennomføring av lokale opptak. Følgende hypoteser gir grunn for å se på forbedringer i arbeidsprosessen i forbindelse med lokale opptak: Lokalt opptak gjøres på ulik måte ute på avdeling. Mangel på systemer og struktur gjør det sårbart. Organisering og samarbeid i prosessen for opptak er ikke optimal. Kvaliteten i lokalt opptak kunne vært bedre. Uforståelig organisering for søkere. For mange er involvert i lokalt opptak. Dette vanskeliggjør lik praksis og kvalitet (mange jobber bare med opptak en gang pr. år). Side 4 av 16

20 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Fremdriftsplan for prosjekt Optima Opptak Ettersom Samordna Opptak blir godt ivaretatt både m/hensyn på regler og rutiner, ble det bestemt å fokusere på lokale opptak. Delprosjekt opptak skal fullføres ved å gjennomføre tre heldags møter (WS1, WS2 og WS3). Det ble satt opp følgende fremdriftsplan for de tre møtene: WS1 Gjennomgå dagens situasjon (informasjon om dette er innhentet fra avdelingene/ opptakskontoret tidligere). Konkretisere forbedringsområdene og starte prioriteringen av de viktigste. WS2 Identifisere ytterligere forbedringsområder. Designe fremtidig organisering av lokalt opptak. Starte arbeidet med å utarbeide forslag til tiltak for å løse de prioriterte forbedringsområdene. WS3 Fortsette videre arbeid med tiltaksplaner for prioriterte forbedringsområder. Utarbeide og verifisere oversikt over QuickWins (tiltak som krever lite ressurser men gir god gevinst). Prioritere forbedringsområder. Ferdigstille gevinstskjemaer for prioriterte forbedringstiltak. WS1 og WS2 ble avholdt og , mens WS3 utsettes til etter styringsgruppemøtet i juni. Side 5 av 16

21 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Opptak nåværende situasjon 3.1 Roller i forbindelse med opptak Det er mange personer med ulike roller i forbindelse med lokale opptak ved HiST (tabell 1). På grunn av ulik organisering av avdelingene, vil også organiseringen omkring lokale opptak være forskjellig. Regler og rutiner som gjelder opptak (dersom de finnes) blir ikke kommunisert til alle som jobber med dette, fordi kommunikasjonslinjene mangler. Tabell 1. Oversikt over ulike roller og hovedoppgaver angående lokale opptak på HiST. Rolle Høgskolestyret Studie- og kvalitetsutvalg Vitenskapelig ansatt Sentral opptakskomité Lokal opptakskomité Opptakskontoret SFS sentralt SFS-Avdeling Dekanstab Avdelingsstyret Oppdragsgiver Søker Høgskolens klagenemnd Hovedoppgaver Vedta studieplan og fagplan med finansieringstype, opptaksrammer- og kriterier Vil få funksjon ved oppretting, endring og nedlegging av studier Rådgivende funksjon for faglige vurderinger av søkere, initiativtaker til studium Ansvar for tilbudstall, spesielle søkere Ansvar for opptaksrammer, spesielle søkere og rangering Gjennomføringsansvar for samordna opptak, saksbehandler enkelte lokale studier der GSK er opptaksgrunnlag. Ansvar for opptakstelefon og opptaksepost. Foretar kompetansevurderinger hele året. Legger grunnlaget for lokale opptak i FS, ressurs i forhold til regelverk og FS Klargjøring og gjennomføring for lokalt opptak Klargjøring og gjennomføring for lokalt opptak Godkjenner studier, kvalitetssikrer. Enkelte avd. har samme ansvar som opptakskomité Ønsker tilbud om kurs/utdanning for sine ansatte/gruppe Vedkommende som søker et opptak til studium/kurs Håndterer klager Side 6 av 16

22 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Ulike typer lokale opptak ved HiST Figur 1. Oversikt over lokale opptak som gjennomføres på HiST. Egne mastergrader Ordinær master Mastergrader Samarbeidsmaster Erfaringsbasert master Ordinær master Opptak EVU Eksternfinansiert Internfinansiert Erfaringsbasert master EVU Kurs Lokale opptak Forberedende kurs Suppleringsopptak grunnutdanning Forkurs ingeniør Realfagskurs Mattekurs Diverse videreutdanninger Diverse videreutdanninger Overflytting Alle kull og studieretning Privatist Enkelt emner (lite omfang) Grunnutdanning Eksternfinansiert Internfinansiert Toårig ingeniørutdanning Desentraliserte studier I møte WS1 ble det i første omgang bestemt at det skal fokuseres på rutiner omkring: 1) Overordnet lokalt opptak (dekker rutinene for flere typer opptak) 2) Opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 3) Overflyttinger Grunnen til at disse ble valgt, var at de andre lokale opptakene ble vurdert til enten å ha lite omfang, eller at de kunne passe inn under rutiner for overordnet lokalt opptak. Nåværende rutiner for de tre områdene ble skissert i prosesskart (figur 2, 3 og 4). Side 7 av 16

23 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Figur 2. Prosesskart som viser kartlagte rutiner for lokalt overordnet opptak v/hist Workshop 1. HiST Kartlagte rutiner, april Lokalt opptak, overordnet P1 1.1 Potensiell søker ringer/ sender e-post. Stiller spørsmål 1.6 Mottar svar 1.7 Søker opptak papir/ eller web 1.8 Mottar e-post om krav til dokumentasjon 1.9 Sender dokumentasjon 1.19 Får purring på manglende dokumentasjon via e-post, tlf. brev 1.21 Spørsmål ang. avslag etc Bekrefter studieplass 1.25 Ønsker å reservere plass 1.27 Oppmøte Studiestart 1.2 Går gjennom spørsmål. Svarer/ videresender 1.29 Vurderer suppleringsopptak 1.3 Mottar spørsmål 1.10 Mottar søknadspapirer 1.12 Registrere i FS 1.14 Vurdere kompetanse/ realkompetanse, saksbehandle 1.17 Etterlyse evt. manglende dokumentasjon 1.23 Sender ut info ang. oppstart 1.30 Vurderer suppleringsopptak 1.4 Mottar spørsmål 1.11 Mottar søknadspapirer 1.13 Registrere i FS 1.15 Vurdere kompetanse/ realkompetanse, saksbehandle 1.17 Etterlyse evt. manglende dokumentasjon 1.20 Opptakskjøring i FS 1.23 Tildeler studierett. Sender ut info om brukernavn, sem.avg. etc Vurderer om reservasjon innvilges 1.28 Registrerer møtt til studiestart 1.5 Mottar spørsmål 1.16 Ved behov vurdere realkompetanse Figur 2 (forts.). Workshop 1. HiST (forts.) Kartlagte rutiner, april Lokalt opptak, overordnet P1 Opptaks komité Vurderer suppleringsopptak Prosesskartene (fig. 2 og 3) omfatter nåværende situasjon både på ekstern- og internfinansierte opptak. Gjennomgang av opptaksprosessene for alle lokale opptak, har avdekket at avdelingene håndterer dette svært forskjellig. Søknadsskjema eksisterer fortsatt på papir og brukes på noen avdelinger. Enkelte opptak tilbyr kun søknadsskjema på papir for sine søkere til tross for at vi har en tilgjengelig søknadsweb. Nåværende søkere som henvender seg til Opptakskontoret på HiST, vil ofte ikke kunne få svar på spørsmål som har med lokale opptak å gjøre. Dette virker veldig ulogisk. Side 8 av 16

24 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr På avdelingene er det ofte bare en person som jobber med lokale opptak. Mangel på faglig nettverk, oppdatert informasjon om opptaksregler og opplæring i bruk av datatekniske hjelpemidler i forbindelse med opptak, gir ulik kvalitet på tjenestene og stor sårbarhet for eksempel ved sykdom. Ved oppstart av nye studier, hender det at vitenskapelig ansatte setter i gang studietilbud uten klarering fra programansvarlig og uten å kommunisere med studieadministrativt personale som skal klargjøre og kjøre opptaket administrativt. Kompetansevurdering av søkere til studier gjøres ofte av ansatte med mangelfull kompetanse på området. Feil saksbehandling i slike vurderinger kan få nasjonale konsekvenser, spesielt ved vurdering av generell studiekompetanse (GSK). GSK-vedtak fattes av én institusjon og er bindende for alle landets universiteter og høyskoler. Figur 3. Prosesskart som viser kartlagte rutiner for EVU opptak v/hist Workshop 1. HiST. Kartlagte rutiner, april EVU opptak P2 Vitenskapelig ansatt SFS-avdeling Dekanstab 2.1 Ansatt/ oppdragsgiver melder behov for nytt studium 2.4 Avklarer om studiet skal ha studiepoeng (sp) 2.2 og kursavgift Avklarer om studiet skal starte. Budsjett, planlegging 2.3 Bistår ved vurdering 2.6 Utlyse/ markedsføre 2.7 Utlyse/ markedsføre 2.9 Tar i mot søknad 2.10 Tar i mot søknad 2.11 Vurderer søknad/ saksbehandler for opptak til videreutdanninger og kurs med og uten studiepoeng 2.12 Vurderer søknad/ saksbehandler for opptak til videreutdanninger og kurs med og uten studiepoeng 2.13 Utarbeide saksframlegg til opptakskomité 2.14 Utarbeide saksframlegg til opptakskomité SFS. sentralt 2.5 Lage opptak i FS 2.8 Utlyse/ markedsføre Opptakskomité 2.14 Møte i opptakskomité Opptak som kjøres for EVU, har de samme mangler på rutiner som nevnt under fig. 2 Side 9 av 16

25 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Figur 4. Prosesskart som viser kartlagte rutiner for overflytting v/hist Workshop 1. HiST. Kartlagte rutiner, april Overflytting P3 Vitenskapelig Ansatt Søker 3.1 Sender søknad 3.3 Mottar søknad 3.4 Skjønnsmessig behandling 3.2 Mottar avslag/ tilbud 3.5 Gi studierett og Godkjenne fag SFS-avdeling 3.6 Mottar søknad 3.7 Skjønnsmessig behandling Overflyttingssøknader på HiST gjøres veldig forskjellig på de ulike avdelingene. TØH og ALT har klare regler på dette som også er godt kommunisert. Flere avdelinger mangler fullstendig regler for behandling av overflyttingssøknader. Dette gir en vilkårlig saksbehandling, det skaper usikkerhet for de som søker overflytting og for ansatte som ikke kan gi skikkelige svar ved henvendelser om dette. Side 10 av 16

26 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Opptak fremtidig situasjon 4.1 Brukerundersøkelser Det ble gjennomført brukerundersøkelser for studentene og en kartlegging blant ansatte som har studieadministrative oppgaver både i seksjon og på avdelingene ved HiST (mars 2008). Undersøkelsene ble gjort for å få en oversikt over hva brukerne mener om hvilken betydning lokaliseringen av ulike studieadministrative tjenester har for kvaliteten på tjenestene og hvor tilfredse de er med tjenestene. Blant de ansatte var det kommet inn få svar på undersøkelsen når det gjelder følgende spørsmål om lokale opptak: Er det prosesser som det bør tas tak i mht kvalitet? Bør administrering av lokale opptak ligge tett opp til studentene? Antall svar fra den enkelte avdeling på de to spørsmålene varierte fra 0 til 9. Det statistiske materialet er lite, og det er derfor vanskelig å trekke for bastante konklusjoner ut av undersøkelsen. Ingen av avdelingene hadde førsteprioritet på at den lokale opptaksprosessen bør ligge tett opp mot studentene, men enkelte mener at det kan gjøres noe for å bedre kvaliteten på det lokale opptaksarbeidet. Den totale svarprosenten for studentene på lokale opptak, var bare på 9,9 % (49 studenter). På samme måte som for de ansatte, er det også her vanskelig å konkludere, men tendensen er at brukerne er middels fornøyde med kvaliteten på de lokale opptakene. 4.2 Forslag til prosess for fremtidig lokalt opptak, overordnet Gjennomgangen av nåværende situasjon for de lokale opptakene ved HiST, viser stor mangel på rutiner, kvalitetssikring og samordning. Med tanke på fremtidige opptak, har arbeidsgruppen kommet frem til at alle lokale opptak stort sett kan organiseres på samme måte med enkelte justeringer ved behov. Det er viktig å ta vare på det som er bra ved nåværende opptak, så som fleksibilitet i forhold til å gi respons på henvendelser, levering av tjenester med høy kvalitet, nærhet til fagmiljøene samt god oppfølging og høy servicegrad i forhold til samarbeidspartnere. Vilkårlig saksbehandling må unngås. Dersom de fleste opptakene blir strømlinjeformet, blir det lettere å få tid til å lage spesialordninger ved behov (for eksempel tidsfrister, regelverk etc.). HiST har opprettet en gruppe som arbeider med forskrifter for lokale opptak. Saken skal sannsynligvis behandles i Høgskolestyret i september Godkjente forskrifter vil bli implementert i det videre arbeidet i Optima Opptak. Side 11 av 16

27 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Figur 5. Prosesskart som viser forslag til fremtidige rutiner ved lokale opptak v/hist Workshop 2 HiST. Fremtidig lokalt opptak, overordnet Opptakskontor Søker 1.1 Potensiell søker ringer/ sender e-post. stiller spørsmål 1.2 Mottar og besvarer spørsmål Mottar svar Registrerer i FS, sender ut maskinlesbare omslagsark fortløpende 1.7 Søker opptak på web. Sender kun personinfo Leser strekkode og skanner all dokumentasjon Vurderer kompetanse/ realkompetanse, saksbehandle 1.1 Mottar krav om dokumentasjon. Sender inn dokumentasjon i omslagsark 1.19 Får purring på manglende dokumentasjon via e-post, tlf. brev Vurderer overflyttingsmuligheter. Rådfører m/ avd. ved behov Etterlyse evt. manglende dokumentasjon Opptakskjøring i FS Sender tilbudsbrev /evt. brev om avslag 1.22 Bekrefter studieplass Sender info om oppstart, org. av studiet, web-adr. etc. Kan være laget av avd. Avdeling Inngår avtaler om utdanniger/ kurs Kommuniserer med Opptakskontoret ang. regelverk etc. Fastsetter tilbudstall Opptakskomité/dekan Behandle søknader fra ikke-poengberegnbare søkere Side 12 av 16

28 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Figur 5 (forts.) Workshop 2 (forts.) HiST. Fremtidig lokalt opptak, overordnet Søker 1.21 Spørsmål ang. avslag etc. Ønsker å reservere plass 1.27 Oppmøte studiestart Oppmøte studiestart Opptaks- Kontor (forts.) Begrunnelse/ klage på avslag Vurdere om reservasjon kan innvilges Tildeler studierett, sender ut info om brukernavn, sem. avg., It s L. etc. Vurderer suppleringsopptak Liste fra opptakskontor til avdeling Skrive opptaksrapport til HS Avdeling Registrere møtt til studiestart Opptakskomité/dekan Avgjøre evt. supplering For å få økt kvalitet, robusthet og effektivitet i arbeidet med lokale opptak, foreslår arbeidsgruppen å opprette et felles opptakskontor for å ivareta alle opptak ved HiST. Ved å utnytte potensialet med datatekniske løsninger (maskinlesbare omslagsark, scanning av dokumentasjon etc.), ser vi en betydelig mulighet for innsparing, og en minimalisering av sårbarheten bla. ved minsket risiko for at søkerdokumentasjon havner på avveie. Servicen overfor søkerne vil bli bedre, da de får ett sted å henvende seg til, og ansatte som mottar henvendelser om opptak, vil få en bedre arbeidssituasjon, fordi kommunikasjonslinjene for informasjon om opptak blir tydeligere. Involvering av avdelingene (dekanstaber og vitenskapelig ansatte) vil være svært viktige i denne prosessen. 4.3 Forslag til forbedringsområder Ved gjennomgang av hele prosessen for fremtidig lokale opptak, ble det fokusert på å identifisere forbedringsområder og hvilke gevinster tiltak innenfor disse områdene kan gi. Identifiserte gevinster vil bli behandlet på tre måter i det videre arbeidet: 1) Quick-fix (gevinster som er raske å implementere og som vi allerede nå kan utarbeide ferdige gevinst-/tiltaksskjemaer for) 2) Fokus (gevinster vi må jobbe videre med å verifisere, innhente mer informasjon om, utarbeide tiltak som vil løse utfordringer etc.) 3) Ikke aktuell (I/A) (gevinster som ikke vil være aktuelle i det videre arbeidet bl.a. på grunn av at de er vanskelig å verifisere, at de jobbes med på annet hold eller at de gir for liten gevinst- /nytteverdi etc.). Side 13 av 16

29 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Tabell 2 viser en oversikt over forslag til forbedringsområder ved lokale opptak. NR* Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen 1 Felles opptakskontor Samordning av lokalt opptak mht saksbehandling og servicegrad. Sikre skreddersøm og fleksibilitet. Redusere sårbarhet. Robusthet, kvalitet og effektivitet, øke spisskompetanse på opptak. 1 Flere kontaktpunkter Flere kontaktpunkter for å besvare søknadsspørsmål. Sikre kommunikasjon med avdeling. 1 Oversikt over hvor Sentral oversikt over hvor søknader skal sendes søknadene skal sendes. Tiltak Etablere opptakskontor. Fokus Etablere opptakskontor. Fokus Felles opptakskontor mottar alle søknader. Fokus 2 Likt skjema Likt søknadsskjema. Søknader sendes elektronisk (søknadsweb). I tillegg innføres omslagsark. Fokus 3 Håndtere e-post og telefonhenvendelser bedre Felles system for å håndtere e-posthenvendelser for opptakskontoret. Sikre at henvendelser blir besvart. Sjekke ut mulige IT-løsninger. Fokus 6 Serviceerklæring Utarbeide serviceerklæring på hvor Utarbeide serviceerklæring. raskt man skal svare på spørsmål og Ønskelig med felles IT-system antall henvendelser som skal håndteres. for å måle. Quix-Fix IA FS overføring av student 2 Alle opptak med individuell søknad skal på søknadsweb Automatisk overføring fra søker til student skjer automatisk når man aksepterer tilbudet på søknadsweb. Gjøre alle opptak tilgjengelig på søknadsweb. 2 Omslagsark Innføre omslagsark som er maskinlesbar på alle typer lokalt opptak. 5 Skanne dokumentasjon Skanne all dokumentasjon på personnivå. 4 Involvere SFS/dekanstab v/opptak EVU Sikre at idéhaver involverer dekanstab/sfs. Ikke aktuelt nå Legge inn alle opptak. Quix Fix Etablere opptakskontor. Undersøke hvordan man får laget ark. Omslagsark må sendes ut fortløpende. Fokus Etablere opptakskontor. Avklare skanneløsning. Fokus Utarbeide retningslinjer. Involvere opptakskontoret med fag- og studieplanarbeid mht opptakskrav og rangering. Fokus * Kolonne 1 angir arbeidsgruppens forslag til prioritering av forbedringsområdene. Side 14 av 16

30 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Tabell 2 (forts.) NR* Forbedringsområde Kommentarer fra arbeidsgruppen Tiltak 1 Dårlig oversikt over Servicesentrene må ha oversikt over Etablere opptakskontor. sykdom og ferie sykdom og ferie til de som jobber med Bruke IT-løsninger som lokalt opptak. finnes, kalender, telefon. Fokus 1 Behandle søkere med Søkere med utenlandsk utdanning må Etablere opptakskontor. utenlandsk utdanning på behandles på ett sted. Komplisert Fokus ett sted utdanningsbakgrunn, bør ha spesialkompetanse for vurdering. 7 Kompetanseheving Kompetanseheving på regelverk, serviceinnstilling etc. 9 Bedre håndtering av overflyttings-søknader Like regler, frister og lik praksis ved behandling av overflyttingssøknader Ønske om at alle skal søke Samordna opptak. 8 Felles markedsføring Felles samarbeid om markedsføring. Alle studietilbud skal finnes på nettstedene. Etablere opptakskontor. Felles møter med avdelinger. Fokus Opptakskontor gjør saksbehandlingen. Sjekke med avd. hva gjøres i dag/ hva ønskes. Fokus Iverksette rutine. Sikre at informasjon legges på HiST sin nettside. Klargjøre hvem gjør hva. Jobbes med nå. Quix-Fix IA Opptaksreglement Opptaksreglement mangler. Lokal opptaksforskrift er på plass i løpet av året. Egen gruppe jobber med det. Ikke aktuell her. IA Lik poengberegning IA Bruke felles maler Lik praksis for poengberegning ved HiST (ikke grunnstudiene) på opptak der det er naturlig. Sikre at alle bruker standard mál når studieplaner lages (kvalitetssikring). Vil ivaretas med ny opptaksforskrift. Egen gruppe jobber med det. Ikke aktuell her Studie- og Kvalitetsutvalg sin arbeidsoppgave. Ikke aktuell her * Kolonne 1 angir arbeidsgruppens forslag til prioritering av forbedringsområdene. Gruppen valgte følgende 9 prioriterte tiltak etter gjennomgang av prosessen: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 4) Involvere SFS, dekanstab ved opptak på evu 5) Skanne dokumentasjon 6) Lage serviceerklæring 7) Kompetanseheving av opptaksstaben 8) Felles markedsføring 9) Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Side 15 av 16

31 OPTIMA Studie Opptak - rapport fra arb.gr Forslag til tiltak I møte WS2 ble arbeidet med tiltak så vidt påbegynt, og et tiltaksskjema for prioritet nr. 1, opprettelse av et sentralt opptakskontor, ble satt opp (vedlegg 1). Ellipsen angir antatt gevinst ved innføring av tiltaket, slik arbeidsgruppen vurderer det. Plasseringen indikerer at innføring av tiltaket vil gi en høy gevinst til en middels kostnad. 5 Konklusjon (foreløpig) Kartleggingen av lokale opptak ved HiST, avslører mangel på rutiner og kvalitet i opptaksarbeidet i mange ledd. Ute på avdelingene er det ofte bare en person som arbeider med opptak, og dette gjøres kanskje bare en til to ganger pr. år. Sårbarheten er stor både i forhold til sykdom, men også ved kvaliteten på det arbeidet som utføres. Opptak er et eget fag som krever god kompetanse. I dag er det bare et fåtall ansatte ved HiST som besitter god kompetanse på området. Alle ansatte som jobber med opptak, bør arbeide i et fagmiljø som kan utveksle kunnskap og erfaring på området, de skal ha oversikt over alle opptak som foregår på HiST, de skal kunne svare på henvendelser om opptak (både interne og eksterne) og de skal føle seg trygge på at det finnes kvalifiserte kolleger som tar over ved for eksempel sykdom. Arbeidsgruppe Optima Opptak mener dette best kan ivaretas ved å opprette et sentralt opptakskontor for alle typer opptak som gjøres på HiST. Kartleggingen blant ansatte og studenter viser også at de fleste mener at lokaliseringen omkring opptak ikke har stor betydning. Etter en gjennomgang av nåværende arbeidsprosesser i opptaksarbeidet, satte arbeidsgruppen opp et prosesskart der forslag til fremtidig organisering av opptak er lagt inn. Med bakgrunn i disse prosessene ble det valgt ut 9 områder for prioriterte tiltak. De 9 prioriterte områdene er: 1) Felles opptakskontor for HiST 2) Likt søknadsskjema, omslagsark for alle opptak, alle søknader på søknadsweb 3) Kvalitetssikre håndtering av henvendelser på tlf., e-post, brev, personlig oppmøte 4) Involvere SFS, dekanstab ved opptak på etter- og videreutdanning (EVU) 5) Skanne dokumentasjon 6) Lage serviceerklæring 7) Kompetanseheving av opptaksstaben 8) Felles markedsføring 9) Håndtere overflyttingssøkere på en bedre måte Felles opptakskontor har prioritet 1. Det er viktig å ta vare på det som er positivt nå, og noen av suksesskriteriene for å lykkes med de andre tiltakene, vil være at det blir opprettet et felles opptakskontor. Dette er synliggjort i tabell 2. Arbeidsgruppen har så lang satt opp tiltaksskjema for prioritet nr. 1, felles opptakskontor for HiST (vedlegg 1). Gevinsten ved dette tiltaket, antas å være høy med middels kostnader. Dersom styringsgruppen tilslutter seg forslaget, vil det bli jobbet mer med kartlegging av ressursbehov og bemanning. Optima Opptak mener at HiST vil få betydelige innsparinger etter at det er implementert gode rutiner på alle 9 prioriterte områder vedrørende opptaksarbeid. På neste møte (WS3) vil det settes opp tiltak for de andre prioriterte områdene. Side 16 av 16

32 Beskriv forbedringsområde som dette tiltaket løser i forhold til prosessene (oppgavene) - organiseringen - og/eller evt teknolog Felles opptakskontor for HIST (Samordna og lokale opptak) Beskriv anbefalt tiltak Gevinst Quick-Win Omfattende endring Etablere et felles opptakskontor for å redusere sårbarhet, lik praksis (der det er mulig og hensiktsmessig), heve kvalitet og øke effektivitet Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil tjene på at dette tiltaket settes i gang Potensielle søkere vil få ett kontaktpunkt. Gevinst: Søkere: Sikrer god service og tilgjengelighet, riktig informasjon og korrekt saksbehandling med kvalitetssikring. SFS-ansatte: Felles opptakskultur og faglig nettverk. Jevnere arbeidsbelastning og mer forutsigbar arbeidsdag. Vitenskapelig-ansatte: En enhet å forholde seg til. Frigjort tid pga flere spørsmål håndteres i opptakskontoret Beskriv hvem (målgrupper og interessenter) som vil gjøre motstand mot dette tiltaket Lavthengende frukter Vær varsom! Noen SFS-ansatte som gjør opptak i dag. Noen Vitenskapelig-ansatte pga tradisjon Beskriv hvilke aktiviteter som skal til for å sette igang tiltaket? Ansvar Frist Godkjenning av høgskoledirektør Kartlegge omfang og sikre at alle oppgaver blir ivaretatt Finne egnede lokaler Bestemme organisering Intern rekruttering til opptakskontoret iht gjeldene personal regelverk (SPO og tjenestemannsorg.) Utrede IT-løsning for e-post henvendelser Øke kompetansen for de ansatte ved opptakskontoret Utarbeide rutinebeskrivelser Etablere kommunikasjonspunkter med avdeling Hva kreves av ressurser for å implementere tiltaket (mennesker, teknologi, lokaler)? Mennesker: Prosjektleder (anslagsvis 30% stilling i 4 mnd) Hvordan kan vi i framtida evaluere om tiltakene har vært vellykket - foreslå konkrete mål Utarbeidet serviceerklæring er fulgt. Medarbeiderundersøkelse på tilfredshet Antall opptak som er forsinket etter plan Antall klager? Stillingsressurs som går med til opptak, 2 år etter innføring av opptakskontor Endringsansvarlig Sponsor

33 Optima Studie Sluttrapport eksamen Optima studie eksamen Sluttrapport Trondheim Side 1 av 13

34 Optima Studie Sluttrapport eksamen Optima studie eksamen Innledning Arbeidsgruppen består av følgende medlemmer. Grete Lillemyr, SFS TØH, Brit Nikolaisen SFS - Kalvskinnet, Ann- Karin Skog Røvik SFS AHS/ASP, Margaret Hovland, vitenskapelig ALT (kom inn for tidligere medlem Gullaug Dybdahl), Andreas Trulsen, student og May Sigrid Olsen, SFS Kalvskinnet (leder). Astrid Bjørgum fra Ernst&Young deltok som ressursperson i gruppen. Etter forslag fra arbeidsgruppen i Optima studie ble det i styringsgruppen i Optima vedtatt at eksamen var ett av fokusområdene det skulle ses nærmere på i prosjektet. Arbeidet i gruppen som skulle se på eksamen skulle organiseres som to endagers Workshop der det i første workshop skulle ses på dagens situasjon, kartlegge denne og konkretisere forbedringsområder. Vi skal også starte prioritering av hvilke områder vi skal se nærmere på. I workshop 2 skal vi identifisere ytterligere forbedringsområder, designe mulig organisering av framtidens arbeid innen eksamen og starte arbeidet med å utarbeide forslag til tiltak for å løse de prioriterte forbedringsområdene. Arbeidet i gruppen er basert på at vi skal se på arbeidet ut fra prosess og om mulig beskrive mulighet for bedring med tanke på kvalitet, effektivitet, robusthet og minsket sårbarhet. Det er arrangert 2 møter: 1. Workshop 1, der følgende deltok, Grete Lillemyr, Brit Nikolaisen, Ann- Karin Skog, Astrid Bjørgum og May Sigrid Olsen. Faglig representant og student var innkalt, men møtte ikke.2, 2. Workshop 2, der følgende deltok Grete Lillemyr, Brit Nikolaisen, Ann- Karin Skog, Astrid Bjørgum og May Sigrid Olsen. Andreas Trulsen (student) møtte fra ca. 10:30 12:30. Faglig representant møtte ikke. Etter Workshop 1 ble det etter oppfordring fra ressursperson fra Ernst&Young den sendt en e-post (vedlegg 1) til alle dekaner ved HiST der vi ba om de kan skaffe flere faglige representanter til eksamensgruppa. Vi fikk tilbakemelding fra 3 av dekanene, med melding fra 1 dekan om at dette var arbeidsområder som administrativt ansatte fra SFS hadde best kjennskap til og at vi måtte ta våre vurderinger. De 3 dekanene vi fikk tilbakemelding fra påpekte også at de ikke fant å kunne utkommandere noen av sine ansatte til å av avsette en hel arbeidsdag for å delta i dette prosjektet. Fra 4 dekaner ved HiST fikk vi ikke tilbakemelding på vår henvendelse. Arbeidsgruppen beklager på det sterkest at faglig ansatte ikke prioriterte å delta i arbeidet. Dette medfører at arbeidet som er utført i gruppen ikke er forankret opp mot vitenskapelig ansatte i HiST. SFS har de siste tre årene arbeidet kontinuerlig for å samordne arbeidet med eksamensavviklingen og særlig noen utvalgt oppgaver med tanke på like rutiner, større forutsigbarhet for studenter og ansatte, mer effektiv eksamensavviklig, reduksjon av samlede kostnader og bedre utnyttelse av administrative ressurser. I tillegg har vi hatt fokus på at kvaliteten skal være på samme nivå som nå eller bedre. Ut fra tilbakemeldinger mener vi at vi har lykkes bra med de grep som er gjennomført, men vi har langt igjen. Side 2 av 13

35 Optima Studie Sluttrapport eksamen Workshop 1, Arbeidet i dag 1 startet med presentasjon av deltagerne og deres bakgrunn for å delta i prosjektet. Vi tok videre utgangspunkt i det arbeidet med kartlegging av arbeidsoppgaver som ble utført høsten Arbeidet med eksamen ble delt i 4 hovedgrupper med spesifiserte arbeidsområder innen hovedgruppene. Følgende hovedgrupper ble definert: Se også vedlegg 2 Forarbeid Emnebeskrivelse Emnekombinasjoner Vurderingsforekomster/vurderingsmeldinger Eksamensplan Registrering av datoer og frister for eksamensgjennomføring Undervisningsenhet/undervisningsmelding Skaffe oversikt over behov for eksamensrom og bestille eksterne rom Kandidatnummerering Klargjøring til eksamen Kontrollrutiner Vakter Rom 3. gangseksamen Ekstratid/ tilrettelegging av eksamen Eksamenskommisjoner Eksterne sensorer Gjennomføring av eksamen Kontroll av obligatoriske aktiviteter Gjennomføring av eksamen 1. skriftlig 2. muntlig 3. oppgave 4. praktisk 5. netteksamen 6. mappeeksamen 7. fuskesaker Etterarbeid kontroll av oppmøte sensurlister/sensorer registrering av sensur vakter vaktlønn begrunnelse Side 3 av 13

36 Optima Studie Sluttrapport eksamen klage vitnemål/vitnemålsduplikat Diploma supplement Gruppa valgte ut områder den ønsket å se nærmere på sett i forhold til mulighet for forbedring både når det gjelder kostnader, samordning, effektivisering, mulighet for økt kompetanse og robusthet i organisasjonen. I tillegg ville vi se få servicegrad, spesielt overfor studenter, men også mot faglig tilsatte. Utvalgte prosesser. For alle utvalgte prosesser så gruppen på hvilke arbeidsoppgaver som inngår i eksamensarbeidet, hvem som berøres av arbeidet (roller) og flyten i arbeidet. Det ble også sett på forbedringsområder. 1. Forarbeid til ordinæreksamen. Dette er en stor og omfattende oppgave, den inneholder mange arbeidsoppgaver som krever samspill mellom vitenskapelig ansatte og administrasjon. Administrasjonen er avhengig av at alle opplysninger foreligger i tide for å kunne registrere inn data innen gitte frister med tanke på neste studieår/semester både i forhold til undervisning og eksamen. Mange av oppgavene innenfor dette området er grunnlaget for at studenter skal kunne melde seg til undervisning og eksamen ved studiestart. Mange av arbeidsoppgavene her krever også kunnskaper i bruk av FS (studieadministrativt system) på høyt nivå. (FS- superbruker nivå) Alle FS-superbrukere ute på studiested i dag er enten eksamensansvarlig på studiested eller arbeider meget tett opp mot eksamensavvikling. Dette betyr at beslutningen som tas om eksamenskontor eller ikke også vil påvirke FS- superbruker ressursene i HIST. For arbeidsprosser se vedlegg 3. Flytskjema eksamen workshop 1 2. Sensur Gruppen valgte å se på arbeidet med registrering av sensur, fra oppretting av sensurkommisjoner, utlevering av lister for sensur, registrering av sensur, sammenslåing av delkarakterer til endelig karakter for overføring til eksamensprotokoll. Deler for vurdering og hvordan de skal behandles skal beskrives i emnebeskrivelse for det enkelte emne. Videre må modelleringen i FS vise det som står i beskrivelsen i emnebeskrivelse, studenter må ha like opplysninger. I flere tilfeller er det oppgitt eksamensdeler med prosentberegning i emnebeskrivelse, mens det bare leveres inn oversikt over endelig karakter. Se vedlegg 3. Flytskjema eksamen workshop Begrunnelse og klage over sensur Arbeidsoppgavene innen dette området er regulert av lover og forskrifter. Det er svært viktig at alle som arbeider med eksamen innen HiST (både vitenskaplige og administrativt ansatte) har en felles forståelse for hvordan dette arbeidet med begrunnelse og klage organiseres. Vi har sett på arbeidsgangen i dag og hvor vi har Side 4 av 13