SAKSNOTAT. Dato: Til: OPTIMA Styringsgruppen Fra: prosjektleder

Transkript

1 SAKSNOTAT Dato: Til: OPTIMA Styringsgruppen Fra: prosjektleder SAK nr 69: Delprosjekt Personal - framtidig situasjon innen fokusområdene tilsetting (rekruttering) og variabel lønn og refusjoner Tidl. sak(er): 52, 33 Kopi til: Vedlegg: Optima Personal_tilsetting rapport inkl vedlegg Optima Personal_variabel lønn rapport inkl vedlegg Forslag til vedtak: Styringsgruppen støtter delprosjekt personal sine framlagte løsninger for fokusområdene tilsetting og variabel lønn og refusjoner Bakgrunn I sitt vedtak i sak 52 ba styringsgruppen om at delprosjekt personal utdypet og presiserte sine framlagte løsninger innen fokusområdene tilsetting (tidligere kalt rekruttering) og variabel lønn og refusjoner. Fokusområdet: Tilsetting (tidligere: rekruttering) Styringsgruppens vedtak i sak 52 ang. fokusområdet: 1. Styringsgruppen ønsker at løsningen skal presiseres i forhold til: a. hvordan ikt-system skal benyttes for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten b. defineringer og vurderinger av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet c. detaljerte roller og prosessbeskrivelser for framtidig løsning 2. Styringsgruppen ønsker at delprosjekt Personal videreutvikler sin løsning for fokusområdet rekruttering, og fremmer forslaget på nytt. Delprosjektet har diskutert alternative løsninger og vurdert fordeler og ulemper til disse (se rapport), men ønsker å fremme samme prinsipielle løsning som i sak 52. Delprosjektet har utarbeidet prosessbeskrivelser etc. som svar på styringsgruppens bestilling del 1 (se rapport). Delprosjektets forslag til løsning for fokusområdet tilsetting Ut i fra en administrativ innfallsvinkel er det ikke nødvendig å endre på dagens rutiner, ansvarsfordeling og prosesser i høgskolen angående rekruttering. Det anbefales å iverksette tiltak for å bedre dokumentasjon av prosessene kompetansen til og opplæring av tilsatte som er involvert i tilsettingsprosessen kommunikasjonen og redusere dobbeltarbeid i tilsettingsprosessen ved mer effektiv bruk av iktsystemer. Arbeidsgruppen viser til 8 foreslåtte tiltak: 1. Prosessdokumentasjon - oppdateres og gjøres lett tilgjengelig. 2. Årlige kurs/samlinger - for ledere, saksbehandlere og medlemmer av tilsettingsorgan. 3. Grunnkurs ved oppstart samlet opplæring for nye ledere, saksbehandlere og medlemmer av tilsettingsorgan. 4. Individuell opplæringspakke for dem som ikke fanges opp av grunnkurs ved oppstart. 5. Videreføre personalforum. 6. Utarbeide maler i ephorte (standarder for brev til søkerne, tilbudsbrev osv). Side 1 av 2

2 7. Elektronisk saksbehandling og kommunikasjon som standard i alle ledd i tilsettingsprosessen. 8. Felles rutiner for mottak av nytilsatte. Fokusområdet: Variabel lønn og refusjoner Styringsgruppens vedtak i sak 52 ang. fokusområdet: 1. Styringsgruppen ønsker at løsningen skal presiseres i forhold til: a. hvordan ikt-system skal benyttes for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten b. defineringer og vurderinger av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet c. mere uniforme roller i prosessbeskrivelsene d. beskrivende begreper og ordbruk i prosessbenevnelsene e. kvalitetssikre at roller og prosesser er rett plassert i forhold til hverandre f. beskrivelse av hva roller og prosessene innebærer 2. Styringsgruppen støtter delprosjekt Personal sin prinsipielle løsning for fokusområdet lønn og refusjoner. Styringsgruppen støttet delprosjektets prinsipielle forslag om en overføring av saksbehandlingsansvar fra avdelingene til SØR sentralt, men ønsket presisering av løsningsforslaget detaljer. Delprosjektets svar på styringsgruppens bestilling del 1 finnes i vedlagte rapport. (saksnotat slutt) Side 2 av 2

3 OPTIMA delprosjekt Personal fokusområdet tilsetting Rapport om fokusområdet tilsetting Til: OPTIMA styringsgruppe Fra: Optima Personal - delprosjektgruppen Dato: Vedlegg: Fordeler og ulemper ved alternative løsninger Prosessbeskrivelser for tilsetting av vitenskapelig stilling, vitenskapelig toppstilling og teknisk/administrative stillinger Bakgrunn Delprosjektet har tidligere fremmet forslag til løsning for fremtidig situasjon innen fokusområdet rekruttering. Vedtak ble som følger: 1. Styringsgruppen ønsker at løsningen skal presiseres i forhold til: a. hvordan ikt-system skal benyttes for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten b. defineringer og vurderinger av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet c. detaljerte roller og prosessbeskrivelser for framtidig løsning 2. Styringsgruppen ønsker at delprosjekt Personal videreutvikler sin løsning for fokusområdet rekruttering, og fremmer forslaget på nytt. Beskrivelse og vurderinger Delprosjektet har nå utarbeidet detaljerte rolle og prosessbeskrivelser for dagens løsning innen faglige og teknisk- administrative stillinger (vedlagt). Tilsetting av rektorat, dekaner og direktører er utelatt i denne omgang, da volumet av tilsettinger i disse kategoriene er relativt lavt. Fokuset har vært på selve tilsettingsprosessen, dvs at personalplanlegging og mottak og sosialisering av nytilsatte er holdt utenfor i prosessbeskrivelsen. Delprosjektets vurdering av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet fremgår indirekte av prosessbeskrivelsen. Dagens løsning er 7 avdelingsvise tilsettingsorgan for faglige stillinger, ett sentralt for teknisk administrative stillinger og ett sentralt for faglige toppstillinger. Saksbehandling er desentral, dvs distribuert til den enhet hvor personalet skal tilsettes. Utfordringer med dagens løsning: o Spredt kompetanse - mange involverte; saksbehandlere, ledere på de ulike nivåene og medlemmer av tilsettingsorganene. o Sårbarhet mange relativt små enheter involvert; vurderes å gi større sårbarhet enn færre og større enheter. o Ressursbruk -mange tilsatte involvert i tilsettingsprosessene totalt ved HiST. o Tidsaspektet ved tilsettinger - omfattende prosedyrer. Som alternativ til dagens løsning er det vurdert ulike kombinasjoner mellom ytterpunktene dagens løsning og en løsning med ett sentralt tilsettingsorgan og sentral saksbehandling (vurdering av fordeler og ulemper vedlagt). Delprosjektet anbefaler at dagens løsning videreføres. Begrunnelse for avdelingsvise tilsettingsorgan: Ett sentralt tilsettingsorgan for faglige stillinger har vært prøvd før uten at det ble opplevd som noen god ordning. Det er vanskelig å se for seg en sammensetning av ett fast sentralt tilsettingsorgan som dekker behovet for faglig innsikt på en god måte. Organ og saksmengde Nov. 08 Side 1 av 3

4 OPTIMA delprosjekt Personal fokusområdet tilsetting ville blitt for omfangsrik. Å innkalle medlemmer ved behov vurderes heller ikke som en god løsning. Avdelingene har i dag fleksible tilsettingsorgan som kan kalles sammen på kort tid. Medlemmene har stort sett inngående kjennskap til avdelingens fagportefølje, satsingsområder og strategimål, samt kunnskap om tilsettingsarbeid da de er valgt for en 4-års periode. Ett sentralt tilsettingsorgan for teknisk administrative stillinger og ett for faglige toppstillinger vurderes imidlertid fortsatt å være mest hensiktsmessig grunnet krav til sammensetning som reguleres av lovverket (hhv tjenestemannsloven og universitets- og høyskoleloven). Begrunnelse for desentral saksbehandling: Det er mulig med en løsning hvor saksbehandlingen sentraliseres og legges organisatorisk under Seksjon for personal- og organisasjonsutvikling (SPO). Et tungtveiende argument i mot er at tilsettingsarbeid bare utgjør en del av saksbehandlernes arbeid. Sentralisering av saksbehandlingen av alt tilsettingsarbeid vil kanskje kreve 2-3 årsverk. En mulig løsning kunne være også å sentralisere resterende årsverk eller la dem som fortsatt blir i dekanstabene dele seg på færre avdelinger. En evt. sammenslåing av avdelinger vurderes imidlertid å være utenfor delprosjektets mandat. En annen løsning kunne være en sammenslåing til færre (personal-)administrative enheter der hver enhet betjener flere avdelinger, slik at alle dekanstabene har tilgang til noe personaladministrativ kompetanse. Delprosjektets vurderer det slik dagens løsning med desentral saksbehandling er det mest hensiktsmessige, blant annet grunnet viktigheten av fysisk nærhet mellom saksbehandler og øvrige aktører i prosessen. Prosesskartet viser at saksbehandler fungerer som et slags nav og en pådriver i prosessen. En mer sentralisert løsning, med større grad av formalisert samhandling, vurderes å gi en lavere effektivitet i prosessen. Kvalitet, så vel som framdrift, i rekrutteringsarbeidet fremmes av de tette relasjonene på avdelingen, der saksbehandler har kontinuerlig og tett kontakt med dekan, programansvarlige og andre som til enhver tid er involvert i tilsettingsprosessen. Man kan vanskelig trekke ut selve rekrutteringsprosessen fra personalkonsulentens gjøremål uten å se dette i sammenheng med alle de andre oppgavene som ligger til dette ansvarsområdet; både de som skal behandles i tilsettingsorganer og øvrige personaladministrative saker. Det foregår en tett samhandling ute på avdeling, der saksbehandler/personalkonsulent, på daglig basis, fungerer som en ressurs og støtte for dekan og programansvarlige. Ressurs- og kompetansevurdering: Tidligere ressurskartlegging av tid brukt til tilsettingsarbeid ved HiST viser at dette utgjør ca 4,5 årsverk. Her må det tas forbehold om kartleggingens validitet. Ved sentralisering av saksbehandling og tilsettingsorgan vil det muligvis være potensial for å spare inn ca ett årsverk. Den største gevinsten ville man kunne hente ved økt grad av sentralisert saksbehandling. Dette vil etter vår vurdering ikke veie opp for ulempene. Det faktum at 7 avdelinger har nærmest like prosesser er et tydelig tegn på at høgskolen har gode og gjennomarbeidede rutiner på dette området. Saksbehandlerne ute på avdelingene er pr i dag godt utnyttet da disse også har også har andre oppgaver de utfører for dekaner og programansvarlige. Sårbarheten ved dagens løsning vurderes å være håndterbar. Ved å videreføre personalforum skapes ett nettverk på personalsiden som bidrar til å øke samhandling og støtte på tvers av enhetene. I utsatte perioder, f eks ved sykdom, permisjoner og oppsigelser, kan man også Nov. 08 Side 2 av 3

5 OPTIMA delprosjekt Personal fokusområdet tilsetting risikere at mellomledere må ta et større løft i tilsettingsprosessen og en økt bruk av SPO. Dette vurderes ikke å være kritisk på kort sikt. Kvalitet i tilsettingsarbeidet er viktig da prosessene er omfattende og det er snakk om store og langsiktige investeringer. Utfordringer mht spredt og noe variabel kompetanse foreslås å løses ved ulike tiltak som tar sikte på å øke kompetansen blant interne deltakere i prosessen. Forslag til løsning Arbeidsgruppens prinsipielle løsning: Ut i fra en administrativ innfallsvinkel er det ikke nødvendig å endre på dagens rutiner, ansvarsfordeling og prosesser i høgskolen angående rekruttering. Det anbefales å iverksette tiltak for å bedre dokumentasjon av prosessene kompetansen til og opplæring av tilsatte som er involvert i tilsettingsprosessen kommunikasjonen og redusere dobbeltarbeid i tilsettingsprosessen ved mer effektiv bruk av ikt-systemer. Arbeidsgruppen viser til 8 foreslåtte tiltak: 1. Prosessdokumentasjon - oppdateres og gjøres lett tilgjengelig. 2. Årlige kurs/samlinger - for ledere, saksbehandlere og medlemmer av tilsettingsorgan. 3. Grunnkurs ved oppstart samlet opplæring for nye ledere, saksbehandlere og medlemmer av tilsettingsorgan. 4. Individuell opplæringspakke for dem som ikke fanges opp av grunnkurs ved oppstart. 5. Videreføre personalforum. 6. Utarbeide maler i ephorte (standarder for brev til søkerne, tilbudsbrev osv). 7. Elektronisk saksbehandling og kommunikasjon som standard i alle ledd i tilsettingsprosessen. 8. Felles rutiner for mottak av nytilsatte. Delprosjektgruppen har i tillegg ansvars- og tidssatt hvem som bør gjennomføre tiltakene. For dette fokusområdet er derfor M5 Når tiltaksplaner foreligger og M6 Gjennomføringsplan for tiltakene i stor grad gjort. Konsekvenser av forslag: Delprosjektets anbefaling medfører ingen endringer av organisering, ansvar, tilsettingsmyndighet etc. Det påpekes at dagens prosesskart vil kunne anvendes uavhengig av avdelingenes fremtidige størrelse og lokalisering. Størrelse på enhetene vil imidlertid påvirke grad av saksmengde og derigjennom profesjonalisering. En endring i organisering og lokalisering vil være et grunnlag for å vurdere organisering av de personaladministrative funksjonene, herunder tilsettingsarbeidet, på nytt. Ved en eventuell sammenslåing av avdelinger og større grad av samlokalisering vil det også være aktuelt med en større grad av sentralisering av tilsettingsarbeidet. Nov. 08 Side 3 av 3

6 OPTIMA Personal - fokusområdet tilsetting vedlegg 1 1/2 organ /"sentral" saksbehandling 8/9 organ / desentral saksbehandling fordeler ulemper fordeler ulemper profesjonalisering av saksbehandlingkonsentrasjon av kompetanse profesjonalisering av tilsettingsorgankonsentrasjon av kompetanse underskudd på lokal medbestemmelse nærhet Kompetanse i saksbehandling Kompetanse i tilsettingsarbeid i tilsettingsorganet underskudd på lokalkunnskap lokalkunnskap redusert sårbarhet reisetid mindre reisetid sårbarhet færre involverte i tilsettingsorganene geografisk avstand lokal medbestemmelse samordnet saksbehandling ensformig arbeid fleksibel saksbehandling færre saksbehandlere færre årsverk? formalisering og standardisering lite faglig kompetanse i tilsettingsorgan relatert til hver sak vanskeligere for saksbehandler å være pådriver i prosessen Stor saksbehandlingsmengde Antatte vansker med å rekruttere medlemmer av tilsettingsorgan dersom stor arbeidsmengde større bredde på diskusjonene faglig kompetanse i tilsettingsorgan enklere for saksbehandler å være pådriver i prosessen nærhet - uformelle diskusjoner med leder ulik saksbehandling ulik organbeslutning

7 Tilsetting av tekn/adm-stillinger del 1 Tilset.råd Pers.dir SPO søker Leder Personalkonsu lent avd./spo dekan/ seksj.dir. Behov for tilsetting Utarb. Av utlysningstekst / saksframlegg - AVD Godkj./ oversending Kontroll av saksframlegg til tilsetn.råd vedtaksforslag Vedtak utlysningstekst Faglig innspill til utlysningstekst - AVD Kontroll av utlysningstekst / Saks.f.legg SEKSJONER Utarb. Utlysningstekst / saksf.legg- SEKSJONER utlysning Søknad Søkerlister, bekreftelse etc. Bekreftelse, orientering, søkerliste 1

8 Tilsetting av tekn/adm-stillinger del 2 søker leder Utvelgelse til intervju Innkalling til intervju Intervjuer Ref.sjekk etc. Vurdere første lønnstilbud Tilbud 2 Personalko nsulent avd./spo 1 Innkal. intervju Utarb. innstilling 3 Dekan / seksj.dir Godkj innstilling spo Saksb. sv tilbud Pers.dir /HD Tilset.råd Vedtaksforslag Vedtak tillsetn. Beslutte første lønnstilbud

9 Tilsetting av tekn/adm-stillinger del 3 søker Leder 2 Svar, evt nytt lønnskrav Vurdere lønnskrav Tilbud / svar Aksept / avslag Arbeidsavtale, + + Brev til alle søkere Personalko nsulent Lønnskrav? Framlegge lønnskrav Nytt tilbudsbrev Aksept? Utarb. arbeidsavtale Avslutte sak nei Dekan / seksj.dir Innstilling lønnskrav 3 SØR / arkiv SPO/HD Tilset.utvalg Beslutte lønnstilbud saksdok

10 Tilsetting av vitenskapelige stillinger del 1 Personalkons Sakky. utvalg Tilset.utvalg dekan søker Faglig leder ulent Behov for tilsetting Utarb. av utlysningstekst Godkj. sakaframlegg Vedtak utlysningtekst Faglig innspill til utlysningstekst utlysning Søknad Søkerregistering Forslag til medlemmer sakky. utvalg Saksframlegg sakkyndig utvalg Godkj. saksframlegg Vedtak sakkyndig utvalg Sønader etc. Bekreftelse, off. søkerliste Orientering om tilset. prosess. Utsendelse søkere, sakky.utv, div papirer etc.. Vurdering 1

11 Tilsetting av vitenskapelige stillinger del 2 søker Faglig leder Sakky. uttalelse Sakky. uttalelse Søkers merknader Evt. tillegsutalelse fra saksky. ut. Evt. tillegsutalelse fra saksky. ut. Utvelgelse til intervju Innkalling til intervju, evt. prøveforelesning Gjennomføre intervjuer / prøveforelesninger Ref.sjekk etc. Vurdere lønnstilbud Tilbud 2 Personalkons ulent Utsending sakkyndig uttalelse Saksbeh merkn. Etc. Innkal. Intervju / prøveforelesning Saksbeh. innstilling Tilbud- saksbeh 3 dekan Godkj. saksframlegg / innstilling Tilset.- utvalg Vedtak tilsetting Sakky. utvalg 1 Sakky uttalelse Behandle søkernes merknader SPO / HD Beslutte evt. høyere lønnsinnplasseing

12 Tilsetting av vitenskapelige stillinger del 3 søker Faglig leder 2 Svar, evt nye krav Vurdere krav Tilbud / svar Aksept / avslag arbeidsavtale Brev til alle søkere Personalkon sulent krav? ja Saksbeh. krav Nytt tilbudsbrev Aksept? ja Utarb. arbeidsavtale Avslutte sak nei SPO/HD Sakkj. utvalg Tilset.utvalg dekan Innstilling krav nei Beslutte tilbud 3 Til SØR / arkiv

13 Tilsetting av vitenskapelig toppstillinger del 1 Personalkonsulent Rektor / HD SPO Sakky. utvalg Tilset.utvalg dekan søker Faglig leder Behov for tilsetting Utarb. av utlysningstekst Godkj. saksframlegg Vedtak forslag til utlysningtekst Lage saksframlegg utlysningstekst Godkj. saksframlegg Faglig innspill til utlysningstekst utlysning Søknad Søkerlister, etc. Forslag til medlemmer sakky. utvalg Saksbeh. Opprett sakkyndig utvalg Godkj. saksframlegg Vedtak forslag sakkyndig utvalg Lage saksframlegg sakkyndig utvalg Godkj. saksframlegg Bekreftelse, off. søkerliste Orientering om tilset. prosess. Utsendelse til søkere, sakky.utv, Sønader etc. Vurdering 1 HS tilsetn. utvalg Vedta utlysningstekst Vedta sakkyndig utvalg

14 Tilsetting av vitenskapelig toppstillinger del 2 søker Faglig leder Sakky. uttalelse Sakky. uttalelse Søkers merknader Evt. tillegsutalelse fra saksky. ut. Evt. tillegsutalelse fra saksky. ut. Utvelgelse til intervju Innkalling til intervju, evt. prøveforelesning Gjennomføre intervjuer / prøveforelesninger Ref.sjekk etc. Tilbud 2 Personalkonsulent Utsending sakkyndig uttalelse Saksbeh merkn. Etc. Innkal. Intervju / prøveforelesning Saksbeh. innstilling Rektor / HD SPO Sakky. utvalg Tilset.utvalg dekan 1 Sakkyndig uttalelse Behandle søkernes merknader Godkj. Saksframlegg innstilling Vedtak av forslag til tilsetting Saksbeh. tilsetting Godkj. saksframlegg Vurdere lønnstilbud Tilbud- saksbeh Beslutte tilbud 3 HS tilsetn. utvalg Vedtak tilsetting

15 Tilsetting av vitenskapelig toppstillinger del 3 søker Faglig leder 2 Svar, evt nye krav Tilbud / svar Behandle tilbud arbeidsavtale Brev til alle søkere Personalkonsulent Avslutte sak Rektor / HD SPO Sakkj. utvalg Tilset.utvalg dekan krav? ja Vurdere krav Saksbeh. krav Beslutte tilbud nei Nytt tilbudsbrev HS tilsetn.u tvalg Aksept? nei ja 3 Utarb. arbeidsavtale Til SØR / arkiv

16 OPTIMA Personal fokusområdet variabel lønn og refusjoner Rapport om fokusområdet variabel lønn Til: OPTIMA styringsgruppe Fra: Optima Personal - delprosjektgruppen Dato: Vedlegg: Prosesskart over situasjonen nå, og prosesskart med forslag om framtid. Bakgrunn Delprosjektet har tidligere fremmet forslag til løsning for fremtidig situasjon innen fokusområdet Variabel lønn og refusjoner. Vedtak ble som følger: 1. Styringsgruppen ønsker at løsningen skal presiseres i forhold til: a. hvordan ikt-system skal benyttes for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten b. defineringer og vurderinger av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet c. mere uniforme roller i prosessbeskrivelsene d. beskrivende begreper og ordbruk i prosessbenevnelsene e. kvalitetssikre at roller og prosesser er rett plassert i forhold til hverandre f. beskrivelse av hva roller og prosessene innebærer 2. Styringsgruppen støtter delprosjekt Personal sin prinsipielle løsning for fokusområdet lønn og refusjoner. Beskrivelse / vurdering: Prosessbeskrivelser er oppdatert (vedlagt) slik at rollene og prosesser er blitt mer uniforme og plassert rett i forhold til hverandre. Det er også innført mer beskrivende begreper og ordbruk i prosessbenevnelsene. Delprosjektets vurdering av hva som er det rette tjenestetilbud til riktig kvalitet fremgår indirekte av prosessbeskrivelsene. Forslag til løsning Arbeidsgruppen har laget løsninger for variabel lønn (timelærere etc.), fakturering avarbeidsinnsats og refusjoner av foreldrepermisjon og sykefravær. Gruppens prinsipielle løsninger innebærer: Variabel lønn: o Felles rutine ved HiST. o Felles rutine for lønn/faktura og for timelærer/sensor/innleie (nytt forslag) o Arbeidet utført av dekanstab/sfs(ved avdeling) overføres til SØR sentralt. o Forenkling av rutiner på virksomhetsnivå. o Forenkling av rutiner for ledere. o Samling/konsentrasjon av kompetanse. o Felles def av timelærer i adm forstand ( gjesteforeleser utgår) o Skjemaer forbedres og tilpasses ny rutine. Refusjoner: o Felles rutine ved HiST. o Arbeidet utført av dekanstab/sfs(ved avdeling) overføres til SØR sentalt. o Tydeligere rollebeskrivelser nærmeste leder, dekanstab, SØR lønn. o Kompetanse samles (SØR Lønn). o Refusjoner føres i agresso/sap (med navn og periode). Side 1 av 2

17 OPTIMA Personal fokusområdet variabel lønn og refusjoner Foreldrepermisjon: o Info om prosedyrer foreligger for søker på veven ( HiST, NAV) For alle de omtalte prosessene foreslås det en økt bruk av IKT-sytemer for å bedre kommunikasjonen og øke effektiviteten. Hvordan IKT-systemer skal benyttes fremgår av vedlagte prosessbeskrivelse. Delprosjektgruppen har i tillegg ansvars- og tidssatt hvem som bør gjennomføre tiltakene. For dette fokusområdet er derfor M5 Når tiltaksplaner foreligger og M6 Gjennomføringsplan for tiltakene i stor grad gjort. Konsekvenser av forslag Arbeidsgruppen har ennå ikke i detalj vurdert ressursmessige og organisatoriske konsekvenser av sitt forslag, en slik vurdering hører i prinsippet til neste milepel (M4: Når tiltaksplaner foreligger). Arbeidsgruppen forslag viser derimot klart at det foreslås en flytting av ansvar og oppgaver innen organisasjonen fra avdeling/sfs til SØR. Side 2 av 2

18 Utbetaling av lønn til timelærer -nåsituasjon START: Timelærer aksepterer tilbud fra HiST (tlf,mail) STOPP: Timelærer mottar lønn. Penger på konto Fagansatt Opprette AMMT, AHS Tilganger? Budsjett ansvarlig Opprette ALT* Signere Mottar kontrakt/ arkiverer AHS, ALT Kontroll timelister og kontrakt Anvise og sende timelister til SØR Timelærer Registrere opplysninger i Oversende kontrakt (til SØR) Registrere timer (mal) Sende inn timeliste Kontroll lønnsslipp Studiekonsulent Opprette Sende ut (kopiere) Mottar kontrakt/ arkiverer AHS AHS AHS Dekanstab (øk/personal) Opprette ALT* Sende ut ALT*, AMMT Kontrakt via dekanstab. Kontroll Returnere til budsjettansv (evt timelærer) Nei Mottar kontrakt / arkiverer ALT, AMMT Sender kontrakt sammen med 1. timeliste AMMT SØK lønn Mottar og kontrollerer kontrakt OK? Registrerer kontrakt i SAP Standard tilgang til timelærer innen 24t Kopierer og returnerer kontrakt Registrere grunnlag Lønnskjøring Kontrollperiode Simulering Utbetaling Skrive ut og sende lønnsslipp

19 Utbetaling av lønn til sensor - nåsituasjon START: Sensor aksepterer tilbud fra HiST (tlf,mail) STOPP: Sensor mottar lønn. Penger på konto Fagansatt Opprette AHS, fysio. Budsjett ansvarlig Opprette Signere Kontroll timelister og kontrakt Anvise og sende timelister til SØR AHS Sensor Registrere opplysninger i Registrere timer (mal) Sende inn timeliste og kontrakt Kontroll lønnsslipp Studiekonsulent Opprette AHS, ALT, AMMT Signere AMMT, ALT Sende ut (kopiere) Mottar kontrakt/ arkiverer dersom den kommer før timeliste Dekanstab (øk/personal) Opprette Returnere til budsjettansv (evt timelærer) Nei SØK lønn Mottar og kontrollerer kontrakt OK? Registrerer kontrakt i SAP Standard tilgang til timelærer innen 24t Kopierer og returnerer kontrakt Registrere grunnlag Lønnskjøring Kontrollperiode Simulering Utbetaling Skrive ut og sende lønnsslipp

20 START: Praksisveil aksepterer tilbud fra HiST (tlf,mail) STOPP: Praksisveileder mottar lønn. Penger på konto Fagansatt Opprette AHS? Kontroll og arkivering Budsjett ansvarlig Signere Kontroll timelister og kontrakt Anvise og sende timelister til SØR Mottar kontrakt/ arkiverer AHS Dobbeltreg av lønnstrinn samme pers kan ha ulik lønn v forskjellig program Sensor Registrere opplysninger i Registrere timer (mal) Sende inn timeliste og kontrakt Kontroll lønnsslipp Studiekonsulent Opprette Sende ut (kopiere) AHS Dekanstab Praksiskontoret (ALU) Opprette AHS ALT Signere ALT Fyller ut sats, tidsperiode og ant studenter Viktig at sats er påført! Sende ut (kopiere) ALT Returnere til budsjettansv (evt timelærer) Nei Kontroll budsjettansvar?? SØK lønn Mottar og kontrollerer kontrakt OK? Registrerer kontrakt i SAP Standard tilgang til timelærer innen 24t Kopierer og returnerer kontrakt Registrere grunnlag Lønnskjøring Overstyre satser Kontrollperiode Simulering Utbetaling Skrive ut og sende lønnsslipp

21 Refusjoner foreldrepermisjon - nåsituasjon START: Ansatt leverer for uttak av foreldrepermisjon STOPP: Ansatt tilbake i jobb Ansatt Fyller ut om foreldrepermisjon og sender til HiST Fyller ut om foreldrepermisjon og sender til NAV Nærmeste leder Mottar om foreldrepermisjon Kopierer og sender til Sør Lønn Sender til dekanstab Dekanstab / HA personal Mottar om foreldrepermisjon Kopierer og sender til Sør Lønn Informerer nærmeste leder AHS, ASP Fyller ut krav Sender om foreldreperm. til Sør Lønn Sender krav til NAV Sender om foreldreperm og kopi av krav til Sør lønn Mottar krav Sør Regnskap Sør Lønn Mottar og registrerer i SAP Fyller ut krav Mottar liste over refusjoner fra NAV Beregner sum og reg. i kravoversikt Konteres etter org.struktur Delt kontering? Sender krav til NAV Avstemming mellom liste over ref og beregnet sum Leverer ferdig kontert liste til regnskap Refusjoner føres i Agresso Registrerer liste i SAP for hver person Følger opp sluttdato i SAP Registrerer tilbake i jobb

22 Refusjoner sykemelding - nåsituasjon START: Ansatt leverer sykemelding STOPP: Ansatt hetl/delvis ufør eller tilbake i jobb Nærmeste leder Ansatt Mottar sykemelding Sender sykemelding til dekanstab Nei Dekanstab / HA personal Mottar sykemelding Informerer nærmeste leder AHS, ASP Fyller ut krav Sender sykemelding til Sør lønn Sender krav til NAV Sender sykemelding og kopi av krav til Sør lønn Følger med sykemeldingslengd. Oppfølging (8 og 12 uker. 12 mnd) Sender melding til SPK Gir beskjed om endring i lønn Mottar krav Sør Regnskap Sør Lønn Fyller ut krav Beregner sum og reg. i kravoversikt Mottar liste over refusjoner fra NAV Sender krav til NAV Konteres etter org.struktur Delt kontering? Registrerer sykefravær Avstemming mellom liste over ref og beregnet sum Arkiverer sykemelding Leverer ferdig kontert liste til regnskap Refusjoner føres i Agresso Registrerer liste i SAP for hver person Ja: Prosessen starter på ny Ny sykemelding? Endrer opplysning om lønn i SAP

23 Lønn/faktura timelærer/sensor/innleie Framtidig prosess Inngå kontrakt og registrere ansatt i lønnsystem Registrere og utbetale variabel lønn Sør Lønn Timelærer/Tilbyder Leder Faglærer etc. Opprette kontakt Utarbeide kontrakt inkl lønn/faktura etc. (elektronisk maler) Kvalitetssikre kontrakt Utskrift / Kontrakt signeres og sendes SØR Kontrakt til timelærer/ tilbyder Ikke ok Fylle ut, signere, returnere Kontroll OK Prefylt timeliste/ fakturagrunnlag Arkivere i Ephorte / sende ut prefylt timeliste Avmerk tilganger til datasystem, bygninger etc. Kontrollere timeliste/ faktura Reg og sende inn timeliste/ faktura Anvise timeliste/ faktura Registrere grunnlag

24 Foreldrepermisjon. Registrering og utfylling av krav, refusjon, kontering Fremtidig prosess Registrere permisjon og fylle i krav Refusjon Kontering Nærmeste Sør Regnskap Sør Lønn Ansatt leder Fyller ut elektronisk fra intranett Ok? Register i Ephorte /SAP Fyller ut om foreldrepermisjon og sender til NAV tilbakemelding nei Fyller ut krav Kravliste Beregner sum og reg. i kravoversikt Konteres etter org.struktur Avstemming mellom liste over ref og beregnet sum Refusjoner føres i Agresso med navn og periode Registrerer liste i SAP for hver person NAV Krav Innbetaling

25 Registering / Refusjoner /oppfølging sykemelding Fremtidig prosess Sykemeldingbeh. Refusjon Oppfølging Nærmeste leder Ansatt Leverer sykemelding med nødvendig utfylling Mottar sykemelding ja Info til leder Følger med sykemeldingslengd. Oppfølging (8 og 12 uker. 12 mnd) Ny sykemelding? ja Endret arb.forhold Dekanstab / HA personal Utarb. Skjema/ meldinger Send melding til SPK, etc. Register i SAP / arkiver Kravoversikt Sør Lønn Fyller ut krav Beregne sum og reg. i kravoversikt Konteres etter org.struktur Avstemming mellom liste over ref og beregnet sum Registrerer liste i SAP for hver person Endret arbeids.forhold Reg. i SAP Sør Regnskap Refusjoner føres i Agresso med navn og periode NAV Krav Innbetaling fra NAV