Bakgrunn: Varsel om pålegg, Arbeidstilsynets God Vaktkampanje har avdekket avvik knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser.

Transkript

1 Samsvar mellom oppgaver og ressurser legers situasjon, spesielt assistentlegene Bakgrunn: Varsel om pålegg, Arbeidstilsynets God Vaktkampanje har avdekket avvik knyttet til ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Nå-situasjon: Legene opplever å ha en tung og krevende arbeidsbelastning. Ass.legene opplever å være kasteballer i systemet mht vaktbelastning, ansvar, og arbeidsbelastning. Liten bruk av HMS systemet og Synergi. Manglende gjennomføring av medarbeidersamtaler. Stor grad av adm. Oppgaver. Mål: Avklare og sørge for at det er best mulig samsvar mellom oppgaver og ressurser. Gjennomføring av medarbeidersamtale for ass. legene. Styringsvariabel: 1. 60% gjennomføring av medarbeidersamtaler for assistentleger innen utgangen og resterende 40% innen 1. juli. 2. Lukking av arbeidsrelaterte saker (unntak: yrkesskader og pasientrelaterte saker) i Synergi: 10% forbedring mht lukking av saker innen og 20% forbedring innen med utgangspunkt i 0 punkt satt i februar. Kritiske suksessfaktorer Faktorer/forhold som hindrer suksess Kortfattet oppsummering av nåsituasjonen ift faktorer/forhold som hindrer suksess Assistentlegene blir godt ivaretatt av sine ledere og har et godt fysisk og psykisk arbeidsmiljø. Assistentlegers arbeidsmiljø oppleves ikke alltid som tilfredsstillende. Få assistentleger har medarbeidersamtaler. Assistentleger rapporterer om frustrerende arbeidsforhold med liten grad av innflytelse over egen arbeidssituasjon. De færreste har gjennomført medarbeidersamtaler. Sannsynlighet Konsekvens Risiko (1-5) (1-5) Grønn Gul Rød 3 4 x Tid til administrative oppgaver og oppfølging av assistentleger er avklart og definert for ledere med. Ikke avsatt tilstrekkelig tid for administrativt arbeid, inklusiv møter for overordnede leger. Ufullstendig fullmaktsstruktur og funksjonsbeskrivelse, stort lederspenn bl.a. mht. Ikke alle har godt nok kjennskap til sin funksjonsbeskrivelse. Ufullstendig fullmaktsstruktur. Opplevelse av stort lederspenn. Ikke tilstrekkelig tid til personaloppfølging. 4 4 x Forutsigbarheten for egen arbeidssituasjon for assistentleger ansatt i vikariater skal bedres. Mangelfull planlegging, sen utlysning av ledige vikariater (eks ved graviditet, permisjoner, etc.), uforutsigbarhet ved akutte behov (sykdom). Assistentleger i vikariater får for sent vite om de får fortsette. Dette medfører usikkerhet og vansker med å planlegge. Særlig når behov for vikar oppstår akutt (sykdom). 3 3 x God meldekultur som sikrer at avvik meldes i Synergi for at korrigerende tiltak iverksettes og avviket lukkes. Meldinger i Synergi blir ikke behandlet og tilbakemeldt i tilfredsstillende grad og har ingen konsekvens. Flere har en opplevelse av at meldinger i Synergi i liten grad blir løst av forskjellige årsaker, tilbakemelding blir ikke gitt innen rimelig tid og har liten 5 5 x

2 Kritiske suksessfaktorer Faktorer/forhold som hindrer suksess Kortfattet oppsummering av nåsituasjonen ift faktorer/forhold som hindrer suksess konsekvens. Ansatte ser derfor liten nytte i å bruke systemet. Flere har aldri brukt systemet av andre årsaker. Sannsynlighet (1-5) Konsekvens Risiko (1-5) Grønn Gul Rød Leger er inkludert og engasjert i det pågående HMS arbeidet og har kjennskap til HMS lover, regler, prosedyrer, etc. ut fra nivå i foretaket. Legene faller ut av det etablerte verneombudssystemet og deltar i liten grad på foretakets HMS opplærings programmer. Legene opplever at de ikke blir godt nok ivaretatt mht verneombudsordningen. Vansker med å gå ifra for å delta på bl.a. HMS opplæring. 4 4 x

3 Vedlegg 2 Tiltaksplan Helse Stavanger HS Dato: Deltatt ved utarbeidelse: Birte Helland, FHVO og Anne Berte Vigrestad, HMS sjef Prioritering Faktorer/forhold som hindrer suksess Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Kommentarer 1 Assistentlegers arbeidsmiljø oppleves av noen som mindre bra og de opplever i liten grad å ha medbestemmelse over egen arbeidssituasjon. Få assistentleger har medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøkartlegging av legers, inkl. assistentlegers arbeidssituasjon mht oppgaver og ressurser. Gjennomføring av medarbeidersamtaler for assistentleger. Modeller for dette må utvikles i samarbeid med HTV. M.Jonassen Innen / Utarbeide og gjennomføre plan for kartlegging. Gjøres i kompetanseportalen som er under implementering. Ledere må læres opp i bruk før oppstart. 1 Tid avsatt for adm. arbeid, inkl. møter for overordnede leger er ofte for lite. Uavklarte rolledefinisjoner mht og forventninger. Fullmaktsstruktur. Vurdering av pålagte arbeidsoppgaver og hvilke kan overføres til annet støttepersonell. Evaluere behov for støttepersonell Opplæring av stab/støtte. Administrerende direktør Divisjoner / avdelinger Medio Revisjon av fullmaktsstruktur påbegynt. 2 Ansettelsesprosesser for assistentleger ansatt i vikariater, medfører stor grad av uforutsigbarhet. Sen planlegging og utlysning ved behov for legevikarer ved permisjoner, nedkomstpermisjoner, sykdom, etc. Kan ikke legge inn forespørsel om ledige Forenkle ansettelsesprosessen og sørge for at ansettelsesforholdene for leger blir mer oversiktelige. Redusere bruk av vikarer generelt. Være i forkant med bemanningsplanlegging (tidlig fase) ved planlagte fravær (nedkomstpermisjon, etc.). Pers/Org avd. Divisjonene Vil kunne medvirke til at leger ikke jobber på flere steder samtidig/på tvers av organisasjonen.

4 Prioritering Faktorer/forhold som hindrer suksess Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Kommentarer vakter i GAT utover vikariatets lengde. Ukjent med andre måter å legge inn forespørsel på. Være i forkant med utlysninger. Tilsette i lengre vikariater. Gjøres kjent med ordningen om 0% stilling timebetalt vikar, som kan legges inn på flere arbeidssteder samtidig. / personalkoord inatorer Kontinuerlig. 1 Meldinger i Synergi får i liten grad konsekvenser og blir ikke løst. Manglende tilbakemelding innen rimelig tid. Ser liten nytte i å bruke systemet. Opplæring via Basisprogram for ledere og Lederskolen. E-læring: Synergi opplæring i bruk og saksbehandling via læringsportalen. M.Jonassen Linjeledere / alle ansatte / Iversettes våren Opplæring har vært tilgjengelig i flere år. Synergimeldinger meldes og diskuteres i divisjonsutvalgene og AMU. Divisjons direktør Sikre gj.gang i div.utv. Etablert gj.g, i AMU. Oppfølging av arbeidsmiljørelaterte saker meldt i Synergi Linjeledere / Ihht gitte retningslinjer. Fortløpende aktivitet. 1 Legene jobber på mange forskjellige avdelinger samtidig, under forskjellige verneombud og faller utenfor det etablerte systemet. De deltar i liten grad i foretakets HMS opplæringsprogrammer. Vurdere grunnopplæring i HMS - kombinert e- læring/forelesing. Enkelte korte HMS kurs tilbys på tidspunkter legene lettere kan gå ifra og delta. HMS / vernetjenesten HMS / vernetjenesten Medio Legges fram for toppledelse & AMU. Gjennomgang av verneombudsapparatet. FHVO Basisprogram for ledere og Lederskolen. Legene gjøres kjent med foretakets HMS styringssystem. M. Jonassen Nærmeste overordnede / / Ved tilsetting, møter, opplæring, etc.

5