Rutinebeskrivelser for tilsetting i rekrutteringsstillinger, samt eksternt finansierte forskerstillinger ved MOF

Transkript

1 Utarbeidet av: Marianne Seim og Eli Winther Godkjent av: Gerd Johannessen Oppdatert: Rutinebeskrivelser for tilsetting i rekrutteringsstillinger, samt eksternt finansierte forskerstillinger ved MOF a) stipendiater bevilgningsfinansiert b) stipendiater eksternt finansiert c) postdoktorer (både bevilgnings og eksternt finansiert) d) forskere (eksternt finansierte stillinger) Det er kun mulig med tilsetting i en åremålsperiode i samme stillingskategori ved Universitetet i Bergen. Hovedregelen er at alle stillinger skal kunngjøres offentlig og besettes etter alminnelig konkurranse, altså, der den person som ut fra en helhetlig vurdering er best kvalifisert, skal ansettes. Unntaksvis kan det tilsettes uten forutgående kunngjøring når eksterne midler er knyttet til en bestemt navngitt stipendiat / postdoktor / forsker (øremerkede midler). Det må kunne dokumenteres at den som ansettes oppfyller stillingens kompetansekrav, og de andre elementene i rutinen skal derfor gjennomføres (bedømming, innstilling, tilsetting). Ved tilsetting i eksternt finansierte stillinger kreves dokumentasjon som viser at oppdragsgiver dekker alle direkte og indirekte kostnader. Saksgangens rekkefølge er viktig og nødvendig. (Det er dessverre ikke mulig å gå utenom rutinene, ved å hoppe over et trinn, for å få fortgang i saken. Da dette vil øke arbeidsmengden for både institutt og fakultet.) Regelsamlingen UiB: Utfyllende bestemmelser til retningslinjer for tilsetting som stipendiat ved UiB Midlertidige regler om fremgangsmåten ved tilsetting i vitenskapelige mellomstillinger Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat (Lovdata) Personalreglementet for vitenskapelige stillinger/personalreglementet for Universitetet i Bergen Skjema og maler (intranett / administrasjon) Statens personalhåndbok elwi Side

2 a) Stipendiater bevilgningsfinansiert Stipendiater skal ha tilsvarende 100 % stilling i 3 år, eventuelt 4 års tilsetting med 25 % plikttjeneste. Det er krav om 50 % stipendiatstilling for opptak til PhD. - programmet. Tidslinje: Utlysing + Start dato Utlys1/3 Tilsett 1/9 Utlys1/10 Tilsett ¼ Søknad s-frist 22/3 (3 uker) 22/10 (3 uker) 21/4-5/5 12/5 26/5 (2 ukers frist) 21/11-5/12 12/12 24/12 (2 ukers frist) Komitebehandlin g Komitevurdering til søkere Innstilling Tilsettings -råd 1/6 15/6 22/6 Tilbud om tilsetting Aksept og opplysnin gs-skjema 1/7 Før 10/8 (frist 2 uker) 15/1 1/2-7/2 14/2 Før 28/2 (frist 2 uker) Arbeid s- avtale 20/8 20/3 * Stipendiater finansiert med midler fra Kunnskapsdepartementet, såkalt grunnbevilgning. * et lyser normalt ut bevilgningsfinansierte stipendiatstillinger to ganger pr år (februar og september). * et oppdaterer fortløpende en liste over tilsatte stipendiater og ledige stipendiatstillinger. Oppgave/aktivitet Utføres av: Tidspunkt/frist Linker 1. Utarbeider en standard utlysingstekst på nynorsk og engelsk som skal godkjennes av Tilsettingsrådet MOF 1/2 og 1/9 Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat 2. Sender utlysningstekst til tjenestemannsorganisasjonene / likestillingsrådgiver. De har svarfrist på tre arbeidsdager. 3. Utlysningstekst sendes til JobbNorge 15/2 og 15/9 (Frist 3 dager) 20/2 og 20/9 akademikerne@uib.no post@fub.uib.no post@parat.uib.no ntl@uib.no Anne.Skarsbo@pers.ui b.no 4. Kunngjør stillinger med 1/3 og 1/10 elwi Side

3 tre ukers søknadsfrist i JobbNorge, NAV, Bergens Tidende og UiBs webside. 5. Mottak av søknader og utskrift av søknader et 22/3 og 22/10 6. Bekreftelse på mottatt søknad 7. Eventuell utsendelse etter forespørsel fra søker utvidet søkerliste 8. Detaljert og utvidet saksbehandlerlister 9. Kopiere søknader og lister til komiteer som skal vurdere søkerne (sendes automatisk i Jobb Norge) et Innen 21/4 og 21/11 Innen 21/4 og 21/ Sakkyndig komité oppnevnes. Komitébehandling 11. Utsendelse av komitévurdering til søkerne, med to ukers frist til å komme med merknad. 12. Eventuelle kommentarer fra søkere, skal sendes komiteen for tilsvar. Komité 21/4 5/5 21/11 5/12 12/5 12/ Innstilling Forskningsutvalget Snarest 1/6 15/1 14. Saksforelegg til Tilsettingsrådet et 15. Vedtak om tilsetting Tilsettingsrådet MOF 16. Sende tilbud om tilsetting til søkerne (kopi til institutt) -vedlegg: *Opplysningsskjema *Akseptskjema *Opptak til forskerutdanningen *Kontrakt om overdragelse etter mottatt innstilling 15/6 22/6 1/2-7/2 1/7 15/2 Vedlegg til tilsettingsbrev (stå på intranett/ administrasjon) Opplysningsskjema Akseptskjema Opptak til forskerutdannningen elwi Side

4 av rettigheter *Tjenestemannsloven *Velkomstbrosjyre til nytilsatte NB: *Offer of Employment og *First-time Residence or Work Permit til søkere utenfor EU-området. Brev til arbeidstakere utenfor Norge bør sendes med DHL 17. Mottak av akseptskjema, opplysningsskjema og kontrakt for overdragelse av rettigheter Før 20/8 Før 28/2 Phd-hefte norsk Phd-hefte engelsk Kontrakt om overdragelse av rettigheter: UiB NFR EU Tjenestemannsloven Velkomstbrosjyre til nytilsatte-norsk Velkomstbrosjyre til nytilsatte-engelsk Offer of Employment og First-time Residence Work Permit EØS /EFTA skjema 18. Oppretter personalmappe i ephorte 19. Melding til søkere som ikke får tilbud (står på venteliste) 20. Sender arbeidsavtale til søkerne (kopi til institutt) Gir melding via pagaweb til lønnskontoret *Stipendiater i ltr. 45 tilsvarer fiktiv tjenesteansiennitet på åtte år (LR. 20 alternativ 3). *Stipendiater med fullført turnustjeneste lønnes i LR. 20 alternativ 3 ltr. 47, fiktiv tjenesteansiennitet 9 år. *Stipendiater med fullført spesialistutdannelse avlønnes i LR 20 alternativ 15 ltr /8 20/3 Hovedtariffavtale i staten elwi Side

5 Lønn er ikke gjenstand for forhandling. For stipendiater som kombinerer stipendiatstilling med spesialistutdanning, kan stipendperioden omgjøres til 50 % stilling i seks (6) år uten undervisningsplikt. Dette må avtales før tiltredelse i stillingen 21. Mottak av signert arbeidsavtale 22. Lokale mottaksrutiner for nytilsatte 7/9 7/11 Nytilsatt ved UiB (intranett / administrasjon) elwi Side

6 b) Stipendiater eksternt finansiert 1. Utarbeide utlysingstekst på nynorsk og engelsk. vedlagt dokumentert finansieringskilde Sendes fortløpende til fakultetsadm. Mal for utlysingstekster (intranett må stå på Administrasjon før man klikker på linken) 2. Kvalitetssikring av * finansiering * utlysningstekst * lønnsplassering * kjønnskvotering Hovedtariffavtale i staten 3. Utarbeide og oversende saksforelegg med anmodning om utlysning, utlysningstekst, og bekreftet finansiering til Tilsettingsrådet MOF 4. Vedtak om utlysning / godkjenning av utlysningstekst 5. Sender utlysningstekst til fagforeningene / likestillings-rådgiver. De har svarfrist på tre arbeidsdager. 6. Utlysningstekst sendes til JobbNorge. Merk faktura med kostnadssted og ephorte nummer. Kopi til institutt. 7. Kunngjør stillinger med tre ukers søknadsfrist i JobbNorge, NAV, Bergens Tidende og UiBs webside. Samt sender beskjed til at utlysning nå ligger ute. 8. Kunngjøring utover det som er standard utlysning, må meldes til fakultetet ved anmodning Tilsettingsråd MOF En gang i uken Sendes ut fredager 3 arbeidsdager (Frist 3 dager) Onsdager før kl Påfølgende lørdag elwi Side

7 om utlysning. Kostnader til utlysning dekkes av prosjektet 9. Mottak av søknader i jobb Norge og utskrift av søknader 10. Generering av offentlig og utvidet søkerliste. Legges på saken i ephorte 11. Bekreftelse på mottak av søknad 12. Sende utvidet søkerliste til søkere etter forespørsel (sendes automatisk i Jobb Norge) 13. Øremerkede stillinger: Henvendelse fra institutt til fakultet. Brev vedlagt skjema; Tilsetting i eksternt finansiert virksomhet og dokumentasjon på at eksterne midler er knyttet til en navngitt stipendiat. Tilsetting i eksternt finansiert virksomhet 14. Foreslå sakkyndig komité på tre medlemmer 15. Oppnevne sakkyndig komité 16. Sende ut oppnevningsbrev til komiteen som skal vurdere søkerne, med søknader og vedlegg. 17. Komitébehandling (sendes instituttet) 18. Utsendelse av komitévurdering til søkerne, med to ukers frist til merknad. 19. Eventuelle kommentarer fra søkerne sendes komiteen for tilsvar Dekanus 1 uke 2 uker etter komitebehandling, 2 ukers frist 20. Innstilling leder elwi Side

8 (Innstilling skal bygge på den sakkyndige komiteens vurdering, Intervju og innhenting av referanser og eventuell prøveforelesning) etter frist for kommentar fra søkere Ingen kan tilsettes uten at intervju er foretatt, og referanser er innhentet. 21. Oversendelse av søknader, komitébehandling, eventuelle kommentarer og innstilling til fakultet etter innstillingen er ferdig 22. Saksforelegg til Tilsettingsrådet et 23. Vedtak om tilsetting Tilsettingsrådet MOF 24. Sende tilbud om tilsetting til søkerne (kopi til institutt) (dersom det er avtalt på når søker skal tiltre i stillingen, og opplysningsskjema er utfylt kan punkt 44 og 48 slås sammen i en prosess) -vedlegg: *Opplysningsskjema *Akseptskjema *Opptak til forskerutdannningen *Kontrakt om overdragelse av rettigheter *Tjenestemannsloven *Velkomstbrosjyre til nytilsatte NB: *Offer of Employment og First-time Residence or Work Permit til søkere utenfor EUområdet. Brev til arbeidstakere utenfor Norge bør sendes med DHL etter mottatt innstilling 3 dagers frist 1 uke etter mottatt tilbakemelding fra tilsettingsrådet Vedlegg til tilsettingsbrev (stå på intranett/ administrasjon) Opplysningsskjema Akseptskjema Opptak til forskerutdannningen Phd-hefte norsk Phd-hefte engelsk Kontrakt om overdragelse av rettigheter (3 ulike kontrakter) Tjenestemannsloven Velkomstbrosjyre til nytilsatte-norsk Velkomstbrosjyre til nytilsatte-engelsk Offer of Employment og First-time Residence Work Permit elwi Side

9 25. Mottak av akseptskjema, opplysningsskjema og kontrakt for overdragelse av rettigheter 26. Opprette personalmappe i ephorte 27. Melding / avslag på søknader i JobbNorge Etter tilsetting er foretatt 28. Sende arbeidsavtale til søkerne (kopi til institutt) Gir melding via pagaweb til lønnskontoret Innen 20 i måneden før tilsetting Hovedtariffavtale i staten *Stipendiater i ltr. 45 tilsvarer fiktiv tjenesteansiennitet på åtte år (alternativ 3. LR. 20). *Stipendiater med fullført turnustjeneste avlønnes i LR. 20 alternativ 3. fiktiv tjenesteansiennitet 9. ltr 47. *Stipendiater med fullført spesialistutdannelse avlønnes i ltr 55 LR 20 alternativ 15. Lønn er ikke gjenstand for forhandling. 29. Mottak av signert arbeidsavtale 30. Lokale mottaksrutiner for nytilsatte Snarest Nytilsatt ved UiB (intranett / administrasjon) elwi Side

10 c) Postdoktorer (både bevilgnings og eksternt finansiert) Postdoktorer skal ha en tilsettingsperiode på mellom 2 og 4 år (Pliktarbeid kan pålegges ved tilsetting utover to årsverk, ved samme institusjon) For å muliggjøre moderat kjønnskvotering i postdoktorstillinger, skal det fremgå av innstillingen om de aktuelle søkernes kvalifikasjoner er tilnærmet like eller ikke dersom det er søkere av begge kjønn. 1. Utarbeide utlysingstekst på nynorsk og engelsk. vedlagt dokumentert finansieringskilde Sendes fortløpende til fakultetsadm. Mal for utlysingstekster (intranett må stå på Administrasjon før man klikker på linken) 2. Kvalitetssikring av * finansiering * utlysningstekst * lønnsplassering * kjønnskvotering Hovedtariffavtale i staten 3. Utarbeide og oversende saksforelegg vedlagt anmodning om utlysning, utlysningstekst, og bekreftet finansiering til Tilsettings-rådet MOF 4. Vedtak om utlysning og godkjenning av utlysningstekst 5. Sender utlysningstekst til fagforeningene / likestillingsrådgiver. De har uttalelsesfrist på tre arbeidsdager. 6. Utlysningstekst sendes til JobbNorge 7. Kunngjør stillinger med tre ukers søknadsfrist i JobbNorge, NAV, Bergens Tidende, EU portalen og UiBs webside. Kopi til instituttet. Tilsettingsråd MOF En gang i uken 3 arbeidsdager (Frist 3 dager) Onsdager før kl Påfølgende lørdag elwi Side

11 8. Kunngjøring utover det som er standard utlysning, må meldes til fakultetet ved anmodning om utlysning. Dersom stillingen er eksternfinansiert dekkes kostnader til utlysning dekkes av prosjektet 9. Mottak av søknader i Jobb Norge og utskrift av søknader. 10. Generering av offentlig og utvidet søkerliste. Legges på saken i ephorte 11. Bekreftelse på mottak av søknad 12. Sende utvidet søkerliste til søkere etter forespørsel 13. Foreslå sakkyndig komité på tre medlemmer 14. Dekan godkjenner komité på fullmakt i brev til institutt 15. Oppnevningsbrev sendes til komiteen sammen med søknader og vedlegg 16. Komitébehandling (sendes instituttet) 17. Utsendelse av komitévurdering til søkerne, med to ukers frist til merknad. 18. Eventuelle kommentarer fra søkerne sendes komiteen for tilsvar (sendes automatisk i Jobb Norge) leder etter komitebehandling, 2 ukers frist etter frist for kommentar fra søkere 19. leder innstiller på leder elwi Side

12 bakgrunn av søknader, komitévurdering, intervju, referanseinnhenting. 20. Oversendelse av søknader, komitébehandling, eventuelle kommentarer og innstilling til fakultet etter innstillingen er ferdig 21. Saksforelegg til Tilsettingsrådet et 22. Vedtak om tilsetting Tilsettingsrådet MOF etter mottatt innstilling 3 dagers frist 23. Sende tilbud om tilsetting til søkerne (kopi til institutt) -vedlegg: *Opplysningsskjema *Akseptskjema *Kontrakt om overdragelse av rettigheter *Tjenestemannsloven *Velkomstbrosjyre til nytilsatte NB: Offer of Employment og *First-time Residence or *Work Permit til søkere utenfor EU-området. Brev til arbeidstakere utenfor Norge bør sendes med DHL 1 uke etter mottatt tilbakemelding fra tilsettingsrådet Vedlegg til tilsettingsbrev (stå på intranett/ administrasjon) Opplysningsskjema Akseptskjema Opptak til forskerutdannningen Phd-hefte norsk Phd-hefte engelsk Kontrakt om overdragelse av rettigheter (3 ulike kontrakter) Tjenestemannsloven Velkomstbrosjyre til nytilsatte-norsk Velkomstbrosjyre til nytilsatte-engelsk 24. Mottak av akseptskjema, opplysningsskjema og kontrakt for overdragelse av rettigheter Offer of Employment og First-time Residence Work Permit 25. Opprette personalmappe i ephorte elwi Side

13 26. Sende avslag via JobbNorge til søkere som ikke får tilbud Etter tilsetting er foretatt 27. Sende arbeidsavtale til søkerne (kopi til institutt) Gir melding via pagaweb til lønnskontoret Hovedtariffavtale i staten 28. Mottak av signert arbeidsavtale 29. Lokale mottaksrutiner for nytilsatte Nytilsatt ved UiB (intranett / administrasjon) elwi Side

14 d) Forskere (eksternt finansierte stillinger) Midlertidig tilsatte forskere som har tidsbegrensede arbeidsavtaler blir ikke forlenget i stillingen på grunn av graviditet og foreldrepermisjon. Midlertidige forskerstillinger kan forlenges med bakgrunn i at finansieringsmidler og prosjekt forlenges. Etter mer enn fire år i stillingen får en midlertidig ansatt, som ikke er ansatt i åremålsstilling, samme stillingsvern som en fast ansatt tjenestemann. Dermed kan det foreligge et vanlig løpende arbeidsforhold. Administrativ tilsetting på opptil 9 måneder uten utlysning kan foretas i forskerstilling. 1. Utarbeide utlysingstekst på nynorsk og engelsk, og legger ved dokumentert finansieringskilde Sendes fortløpende til fakultetsadm. Mal for utlysingstekster (intranett må stå på Administrasjon før man klikker på linken) 2. Kvalitetssikring av * finansiering * utlysningstekst * lønnsplassering * kjønnskvotering Hovedtariffavtale i staten 3. Utarbeide og oversende saksforelegg vedlagt anmodning om utlysning, utlysningstekst, og bekreftet finansiering til Tilsettingsrådet MOF 4. Vedtak om utlysning / godkjenning av utlysningstekst 5. Sende utlysningstekst til fagforeningene / likestillings-rådgiver. De har svarfrist på tre arbeidsdager. 6. Utlysningstekst sendes til JobbNorge. Be om at de merker faktura med kostnadssted og ephorte nummer. Tilsettingsråd MOF En gang i uken 3 arbeidsdager (Frist 3 dager) Onsdager før kl Kunngjør stillinger med Påfølgende elwi Side

15 tre ukers søknadsfrist i JobbNorge, NAV, Bergens Tidende og UiBs webside. Kopi til institutt. lørdag 8. Kunngjøring utover det som er standard utlysning, må meldes til fakultetet ved anmodning om utlysning. Kostnader til utlysning dekkes av prosjektet 9. Mottak av søknader i Jobb Norge og utskrift av søknader 10. Generering av offentlig og utvidet søkerliste. Legges på saken i ephorte 11. Bekreftelse på mottak av søknad 12. Sende utvidet søkerliste til søkere etter forespørsel 13. Foreslå sakkyndig komité på tre medlemmer 14. Oppnevne sakkyndig komité 15. Sende ut oppnevningsbrev til komiteen som skal vurdere søkerne, med søknader og vedlegg 16. Komitébehandling (sendes instituttet) 17. Utsendelse av komitévurdering til søkerne, med to ukers frist til å komme med merknad 18. Eventuelle kommentarer fra søkerne sendes komiteen for tilsvar 19. Innstilling (som skal bygge på den sakkyndige komiteens vurdering, Intervju og innhenting av referanser og (sendes automatisk i Jobb Norge) Dekanus Komité leder 1 uke 2 uker etter komitebehandling, 2 ukers frist etter frist for kommentar fra søkere Rekruttering elwi Side

16 eventuell prøveforelesning) Ingen kan tilsettes uten at intervju er foretatt, og referanser er innhentet. 20. Oversendelse av søknader, komitébehandling, eventuelle kommentarer og innstilling til fakultet 21. Saksforelegg til Tilsettingsrådet et 22. Vedtak om tilsetting Tilsettingsrådet MOF 23. Sende tilbud om tilsetting til søkerne (kopi til institutt) -vedlegg: *Opplysningsskjema *Akseptskjema *Kontrakt om overdragelse av rettigheter *Tjenestemannsloven *Velkomstbrosjyre til nytilsatte NB: *Offer of Employment og First-time Residence or Work *Permit til søkere utenfor EUområdet. Brev til arbeidstakere utenfor Norge bør sendes med DHL etter innstillingen er ferdig etter mottatt innstilling 3 dagers frist 1 uke etter mottatt tilbakemelding fra tilsettingsrådet Vedlegg til tilsettingsbrev (stå på intranett/ administrasjon) Opplysningsskjema Akseptskjema Kontrakt om overdragelse av rettigheter (3 ulike kontrakter) Tjenestemannsloven Velkomstbrosjyre til nytilsatte-norsk Velkomstbrosjyre til nytilsatte-engelsk 24. Mottak av akseptskjema, opplysningsskjema og kontrakt for overdragelse av rettigheter Offer of Employment og First-time Residence Work Permit 25. Opprette personalmappe i ephorte med lenke til tilsettingssaken elwi Side

17 26. Melding/ avslag til søkere som ikke får tilbud Etter tilsetting er foretatt 27. Sende arbeidsavtale til søkerne (kopi til institutt) Gir melding via pagaweb til lønnskontoret 28. Mottak av signert arbeidsavtale 29. Lokale mottaksrutiner for nytilsatte etter mottatt aksept og opplysningsskjema Innen 1 mnd etter tilsetting Fortrinnsvis innen den 20 i måneden før arbeidsstart. Hovedtariffavtale i staten Nytilsatt ved UiB (intranett / administrasjon) elwi Side