Notat vedr reduksjonsprosess stabene

Transkript

1 Notat vedr reduksjonsprosess stabene Rådmannen har i brev av bedt stabene utrede konsekvenser av en reduksjon på 1,3 mill. Jfr utdrag av rådmannens brev: Reduksjonen er diskutert i personalmøtet og samarbeidsforumet for stabene (stabsledere service og personal, verneombud, tillitsvalgt og kommunalleder). Følgende tilnærming til prosjektet er valgt: Det utredes to alternative løsninger: 1. Reduksjonen består av ikke å ha personalleder lenger. Dette utgjør en innsparing på ca kr Oppgavene fordeles på enhetslederne og kommunallederne. I tillegg til denne innsparingen kommer en del andre tiltak. 2. Reduksjonen består i å redusere ca 1 årsverk fordelt på stabene i tillegg til andre tiltak. Alternativ 1: Fjerne den særskilte personallederstillingen, samt gjennomføre en del andre reduksjonstiltak. nr Oversikt over tiltakene Beløp 1 Redusere personallederstillingen Reduksjon av stillingsstørrelse hovedverneombud Reduksjon av stilling hovedtillitsvalgte Reduksjon av kompetansemidler Bidrag ved bruk av lærlinger - beløp usikkert Reduksjon av antall pc er -beløp usikkert Gebyr på fakturaene - beløp usikkert Økt pris kopiering SUM

2 Alternativ 2: Reduserer antall årsverk med 1,1 fordelt på stabene i tillegg til andre tiltak. Beskrivelse: nr Oversikt over tiltakene Beløp 9 Redusere økonomilederstilling med 20 % Redusere personalkontoret med 50 % Redusere stilling på servicekontoret med 40 % Reduksjon av stillingsstørrelse hovedverneombud Reduksjon av stilling hovedtillitsvalgte Reduksjon av kompetansemidler Bidrag ved bruk av lærlinger - beløp usikkert Reduksjon av antall pc er - beløp usikkert Gebyr på fakturaene beløp usikkert Økt pris kopiering SUM Beskrivelse av konsekvenser av tiltak nr 1 til Redusere personallederstillingen Kommunen har et betydelig antall ansatte og stor ressursbruk til lønn. Ved ikke å ha personalleder som sikrer en god personalpolitikk, gode rutiner og kompetanse på personalområdet kan det påløpe betydelig økte utgifter. Tidligere var personallederstillingen fordelt på de tre kommunallederne. Dette førte til et mindre koordinert og effektivt personalarbeidet. Fokuset på personalarbeidet ble redusert pga andre oppgaver som også var viktige. Enhetslederne fikk mindre oppfølging enn i dag. Dersom stillingen opphører, må oppgavene overføres kommunallederne igjen, samt noe til lønningsansvarlig og økonomileder. Dette vil ha konsekvenser for de overordnede oppgavene kommunallederne har i dag, og konsekvenser for hvilke oppgaver økonomileder og lønningsansvarlig rekker. En reduksjon av stillingen vil også føre til at det er oppgaver som blir gjort i dag som ikke kan utføres/ må utføres med mindre arbeidsinnsats. Dette vil føre til mindre kvalitet og redusert kompetanse på personalarbeidet. Lederne vil også få mindre bistand til personalarbeidet. Det må defineres og være kjent hvilke oppgaver som ikke blir utført. 2. Reduksjon av stillingsstørrelse hovedverneombud Audnedal kommune har større ressurs til hovedverneombud enn kommunene som er sammenlignbare. Verneombudene på den enkelte enhet vil kunne få noe mindre råd og støtte. Alle våre verneombud har imidlertid vært på kurs og bør i hverdagen klare å håndtere det meste. Hovedverneombud er en god diskusjonspartner for personalleder innenfor HMS-området, det blir noe redusert tid til dette. 2

3 3. Reduksjon av stilling hovedtillitsvalgte Enhetene vil i noe større grad måtte ta kostnadene ved bruk av HTV. Primært er dette i forbindelse med ansettelser (intervjuer). Dette bør gjennomføres uansett da administrasjonen har behov for frikjøpet til annen bruk. Samt at noen enheter allerede gjør dette, og det bør være lik praksis for alle enheter. Ved større prosjekter, som f.eks. kommunereformen vil frikjøpt tid antakelig bli for lite også med dagens frikjøp. Videre vil det i forbindelse med kurs/opplæring og andre aktiviteter de har krav på i henhold til HA eller som arbeidsgiver ønsker at de deltar på være for lite, men også her ser vi at dagens frikjøp fort blir for lite. Per i dag utbetales ekstra timer etter avtale. Denne ordningen bør videreføres. Andre argumenter: Mindre fleksibilitet Mer overtid? Vanskeligere å rekruttere og beholde HTV Mye møtevirksomhet i regi av administrasjonen, dette må opprettholdes i forhold til involvering og drøftingsplikten Mindre tid til oppføling av ansatte ute på enhetene Mange oppgaver er like store uansett størrelse på frikjøpet, spesielt med tanke på å holde seg oppdatert på lov- og avtaleverk Med evt. reduksjon vil det bli utfordringer i forhold til hele arbeidsdager slik dagens ordning hensyntar. Øvrige kommuner i Lindesnesregionen bruker HA minimumstildeling, med ett unntak. En HTV i Mandal har noe økt frikjøp da denne har et koordineringsansvar mellom arbeidsgiver og alle HTV i kommunen. Synspunkter og kommentarer fra hovedtillitsvalgte er oversendt rådmannen tidligere. 4. Reduksjon av kompetansemidler Ved reduksjon av kompetansemidlene med kr vil man måtte redusere tilbudet. Dette kan føre til at noen da vil velge ikke å gjennomføre slik etter- og videreutdanning. Dette vil igjen kunne føre til at kommunen vil få vanskeligheter med å inneha viktig og riktig spesialkompetanse. Konsekvensen av dette kan være at kommunen ikke lenger kan ivareta et godt tjenestetilbud, samt at det vil kunne forsinke eller stoppe utviklingsarbeid. Spesielt vil dette gjelde innenfor helse og oppvekst. I tillegg bør en vurdere i hvilken grad ansatte skal få permisjon med lønn for etter- og videreutdanning dersom det er behov for vikar. Det bør vurderes endret grad for dekning av utgifter. 5. Bidrag ved bruk av lærlinger Deler av vikarbudsjettet bindes opp til lærlingene. Utfordringen er når det ikke er nok ledige vikarvakter å sette lærlingen inn i, en kan da risikere å måtte benytte deler av vikarbudsjettet til å dekke en ekstra kostnad. Enhetene kan bli mindre motivert til å ta imot lærlinger. 6. Reduksjon av antall pc er Lærere og ansatte bør i utgangspunktet ha tilgang på en maskin hver. Ingen ansatte bør ha tilgang på flere enn en maskin. Disse bør da byttes ut med bærbare maskiner. Maskiner som blir brukt av flere bør vi vurdere antallet på. Det bør være realistisk at Audnedal kommune kan redusere antallet med 3

4 inntil 30 maskiner. Dette betyr at antall maskiner må reduseres på Konsmo skole, samt noen andre maskiner på de andre enhetene. Dette vil bety mindre fleksibilitet i undervisningen, og muligens mindre bruk av pc er på Konsmo skole. 7. Gebyr på fakturaene Så langt vi kjenner til vil det ikke ta oss mer tid eller ressurser på å legge inn dette ved fakturering når arbeidet med å legge inn grunndata er på plass. Det kan være noe negativt for omdømmet vårt da det ikke er noen andre i regionen vår som har dette. Å få flere av kundene våre over på elektroniske fakturaer ser vi bare på som positivt. Det vil bli en ekstra kostnad for kundene, for noen kan dette skape problemer. Mulighetene til å innføre fakturagebyr er noe begrenset i det offentlige, og er foreløpig ikke ferdig utredet. 8. Økt pris kopiering Det er ingen ulemper internt ved å øke prisen, men for kundene vil det bli dyrere. Det kan derfor føre til mindre etterspørsel etter kopiering, slik at inntektene ikke vil øke som beregnet. 9. Redusere økonomilederstilling med 20 % Oppgaver må overføres andre i organisasjonen. Det er ingen ledig kapasitet i stillingen, eller oppgaver som ikke er nødvendige. Det er tvert i mot en utfordring at tidsressursen er knapp i forhold til oppgavene som skal utføres. Det vil være vanskeligere å rekruttere til stillingen dersom det blir en deltidsstilling. Kommunalleder forvaltning har i perioder tatt oppgaver tilsvarende 20 % av stillingen. Dette har ført til en nedprioritering av oppgaver som hører inn under kommunalleder. I tillegg vil det med en reduksjon av årsverk på personalleder og servicekontoret føre til at oppgaver blir tilbakeført til økonomileder. Dette betyr at reduksjonen sannsynligvis ikke er gjennomførbar i kombinasjon med andre reduksjoner. 10. Redusere personalkontoret med 50 % Oppgaver må overføres andre i organisasjonen. Det er ingen ledig kapasitet i stillingen, eller oppgaver som ikke er nødvendige. Viser til punkt 1 for konsekvensbeskrivelse. Siden oppgavene likevel må gjøres må de overføres andre personer. Det vil ikke være mulig å rekruttere kvalifisert personalleder i 50 % stilling. 11. Redusere stilling på servicekontoret med 40 % Rådhuset må ha redusert åpningstid både for publikum og for sentralbordet. Det foreslås minimum å halvere åpningstiden. Det foreslås å stenge en uke i juli, samt påskeuken og romjul. Servicekontoret kan ikke påta seg å organisere å kopiere infoen, og 17.mai-arbeidet og tv-aksjonen må overlates til politikerne eller frivillige lag og foreninger å organisere. Utvalgssekretærene må selv sende ut innkalling og protokoll. Enhetene må også gjøre mer selv i forhold til å legge dokumentasjon inn i Ephorte. Kontering og attestasjon for andre enn servicekontoret må overlates til andre. Opptak til barnehagene må tilbakeføres til barnehagene. Kontering for enhetene til bakeføres for barnehagene, Audnedal omsorg, Audnedal bo- og dagsenter og Audnedal Helse. 4

5 Oppsummering: Konsekvensene av begge alternativene er store. For stabene fremstår det i dag som vanskelig å forstå at det er mulig å håndtere det viktigste arbeidet med en så redusert ressurs. Det er dokumentert i tidligere utredning at stabene er lavt bemannet i Audnedal sammenlignet med kommunene rundt oss. For stabene isolert er konsekvensene mest negative med alternativ to, da ressursene til eget arbeid blir mest redusert. Det antas at konsekvensen for kommunen som helhet er mest negativ ved alternativ en; altså ikke å ha egen personalleder. På grunn av nytt HRM/økonomisystem vil det ikke være mulig å redusere årsverkene knyttet til stabsfunksjonene før fra Når det gjelder reduksjon av årsverk, bør det være en mulighet for frivillig reduksjon i stillingsstørrelse. I forhold til foreslått fordeling av stillingsreduksjonene så må det være en prosess på dette. Naturlig avgang vil også være aktuelt etter hvert. Stabene ser at det er viktig at alle bidrar i reduksjonsprosessen, og er innstilt på reduserte ressursene. Vi ber likevel rådmannen vurdere et noe redusert reduksjonsbeløp for stabene Notatet er laget ut fra en prosess med alle ansatte på stabene. De er involvert både på personalmøter og i samarbeidsforum for IA-arbeidet, der stabsleder service og stabsleder personal, verneombud, tillitsvalgt og kommunalleder deltar. Notatet er endelig godkjent i personalmøtet 10.mai