OPTIMA BIBLIOTEK RAPPORT FRA DELPROSJEKTGRUPPA. OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

Transkript

1 OPTIMA BIBLIOTEK RAPPORT FRA DELPROSJEKTGRUPPA OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

2 Innhold: 1. Innledning..s Mandat Optima.s. 3 Optima bibliotek....s Organisering av prosjektet s Status i bibliotekene s Valg av fokusområder I. Prioritering av oppgaver.s. 5 II. Effektivisering/spesialisering/ sentralisering..s. 9 III. Åpningstider.. s. 10 IV. Antall bibliotek. s. 11 V. Ledelsesstruktur...s. 14 VI. Organisatorisk tilhørighet s Forslag til tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene s Implementering..s Evaluering s Oppsummering... s. 17 VEDLEGG OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

3 1. Innledning Situasjonen ved HiST-biblioteket er prekær og det er strengt nødvendig med tydelige grep snarest. Dette er også hovedkonklusjonen til Ernst & Young. HiST biblioteket i dag kjennetegnes ved: Minimumsbemanning ved alle bibliotekene, liten mulighet til utvikling, stor sårbarhet ved sykdom Ressurskrevende drift med mange bibliotekenheter, lite fleksibelt mht samarbeid Akutt fare for kompetanseflukt Medarbeidertilfredshetsundersøkelsen viser at det er stor frustrasjon og slitasje blant bibliotekpersonalet 2. Mandat OPTIMA administrasjonsgjennomgang OPTIMA = Optimal service og ressursutnyttelse Prosjektets målsetting: OPTIMA skal tilpasse de administrative tjenestene, slik at høgskolens administrasjon tilbyr de rette tjenester til riktig kvalitet. Målet er at administrasjonen på best mulig måte skal understøtte høgskolens primæroppgaver innen de gitte ressursrammer. Prosjektets mandat: Avklare hovedelementene i det tjenestetilbudet administrasjonen i HA og dekanens stab skal gi. I fase 1 gjennomgås bibliotek, bygningers drift, IKT og utvalgte arbeidsprosesser innen studie og personal. I fase 2 gjennomgås forskningsadministrasjon, utvalgte prosesser innen økonomi og eventuelt gjenstående prosesser innen personaladministrasjon, studieadministrasjon og bibliotek. For IKT (høgskolens totale IKT-drift og IKT-støtte) skal det foretas en helhetlig gjennomgang og evaluering. For bygningers drift vil det skje en gjennomgang med sikte på harmonisering av tjenestetilbudet ved de ulike studiestedene. Beskrive hvordan disse tjenestene i første omgang skal leveres Identifisere omfanget av ressurser og kompetansenivå som kreves for å levere tjenestene. Definere kvalitetsstandarder og servicenivå ut fra den forutsetning at antall administrative årsverk ikke skal øke. Foreslå tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene Identifisere gevinstområder knyttet til effektivitet, riktig servicenivå og kvalitet Følge opp iverksettelse av vedtatte endringer og tiltak OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

4 Optima biblioteks mandat I tillegg til totalprosjektets mandat skal delprosjektet: Etablere en styringsstruktur som involverer/ informerer de berørte parter nødvendige arbeidsgrupper Kartlegge relevante betraktninger bla i Org 2002/Adm 2003 og Leksenutvalget dagens arbeidsprosesser, servicenivå og krav til kompetanse ved de ulike campuser og knytte dette opp til den administrative gjennomgangen hvilke bibliotekfaglige tjenester må være tett opp til studenter/ faglige tilsatte og hvilke er uavhengig av fysisk nærhet Skissere ut fra gitte rammer mulige fremtidige arbeidsprosesser, servicenivå, tilgjengelighet, driftskonsept, ledelsesstruktur, inkludert konsekvensanalyse Innhente nødvendig spisskompetanse underveis Øya Helsehus: utrede skranke- og servicefunksjonen i bibliotekarealet Evaluere delprosjektet. 3. Organisering av prosjektet Optima bibliotek delprosjektgruppe har vært sammensatt av: Leder:Morten Thoresen/Siri Aashaug Sæther Sekretær: Gøril Aas Jordal Anja van de Wiel Astrid Kilvik Grete Espeland Kenth Hårsaker (studentrepresentant) Margareth Nupen (tilsattrepresentant) Turid Holtermann. Optima bibliotek har hatt 26møter. I tillegg har delprosjektgruppa deltatt på to sentrale Optima-møter, den har arrangert 2 allmøter for alle bibliotekansatte i HiST. En del av møtene har vært med konsulentfirmaet Ernst & Young. Ernst & Young ved Astrid Bjørgum har stått for gjennomføring av en ressurskartlegging blant bibliotekenes egne ansatte (Vedlegg 2), en benchmarkundersøkelse (Vedlegg 4), SWOT-analyse (Vedlegg 5) samt brukerundersøkelse blant studenter og faglig tilsatte (Vedlegg 6). På bakgrunn av dette har de laget rapporten Optima bibliotek- Optimal service og ressursutnyttelse : Analyse av bibliotektjenesten og presentasjon av tre ulike modeller for framtidig drift (Vedlegg 7), og anbefalingen Optima bibliotek- Optimal service og ressursutnyttelse : Anbefalt modell med bakgrunn i HiST bibliotek analyse og alternativer (Vedlegg 8) OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

5 4. Status i bibliotekene Pr. august 2008: seks studiestedsbibliotek: Kalvskinnet, Moholt, Ranheimsveien, Rotvoll, Tunga, Øya Fire hovedbibliotekarer (bibliotekledere) med ansvar for hvert sitt bibliotek (biblioteket på Tunga er organisert under Kalvskinnet)+ én daglig leder (Øya) Bibliotekene samarbeider gjennom etablerte arbeidsgrupper Hovedbibliotekarene har ansvar for felles mediebudsjett, men ikke ansvar for lønnsbudsjettet Bemanningen preget av frustrasjon og slitasje etter stort arbeidspress og mye sykdom over lengre tid Med enda et nytt bibliotek må det forestas endringer mht eksempelvis aktivitetsnivå, servicegrad, åpningstider for å få hjulet til å gå rundt 5. Valg av fokusområder I. Fokusområde: Prioritering av oppgaver/tjenester Under dette fokusområdet beskriver Optima bibliotek oppgaver/tjenester som må tilbys i et høgskolebibliotek. Vi vil understreke at oppgavene/tjenestene ikke listes i prioritert rekkefølge; samtlige er kjerneoppgaver. I tillegg vil vi presentere konkrete forslag til oppgaver som kan utgå. Tjenester som må tilbys i et høgskolebibliotek kjerneoppgaver Skranke Skranken er det fysiske møtepunktet mellom bibliotekpersonalet og brukerne, og dermed selve fundamentet for bibliotekdrift. Det er avgjørende for tjenestekvaliteten at det er personale med høy kompetanse på bibliotekfeltet som betjener bibliotekskrankene. Samlingsutvikling (medievalg, innkjøp, registrering, vedlikehold av samlinger med mer) Samlingsutvikling er en helt primær oppgave, en forutsetning for å skape innhold og substans i bibliotekets tilbud. Database-/e-ressursadministrasjon Dette henger sammen med punktet over og er nødvendig for å gjøre informasjonsressursene tilgjengelige for brukerne. OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

6 Opplæring/undervisning av studenter og ansatte/forskere Både (kostbare) digitale og papirbaserte informasjonsressurser må formidles aktivt for å maksimere bruk. Informasjonskompetanse regnes som en basiskomponent i all læring (spesielt i studentaktive læringsformer) og i forskning og formidling. Dagens opplæringstilbud på HiST-bibliotekene er ikke spesielt omfattende i forhold til tilbudet ved andre høgskolebibliotek, men nivået kan betegnes som tilfredsstillende (i all fall på noen av studiestedsbibliotekene) og også rasjonelt i forhold til alternativ individuell opplæring i skrankene. Vev/profilering/informasjon En helt sentral oppgave for et bibliotek er å synliggjøre og markedsføre sine tilbud og tjenester overfor brukergruppene. Dette gjøres i ulike kanaler, bla gjennom vevsider og i brosjyre- og profileringsmateriell. Fjernlån (innlån fra og utlån til andre institusjoners biblioteker, samt lån mellom høgskolens studiestedsbiblioteker) En viss grad av fjernlån er en forutsetning for effektivt å utnytte samlingene både lokalt mellom høgskolens studiestedsbiblioteker og også nasjonalt i et gjensidig forpliktende biblioteknettverk. Tjenesten kan imidlertid differensieres for ulike brukergrupper. Vi foreslår at fjernlån kun tilbys på mastergradsnivå og til ansatte. På bachelornivå tilbys fjernlån kun til utdanninger som ikke får sitt litteraturbehov dekket i rimelig grad i bibliotekets egne samlinger. Videre settes det begrensninger på hva biblioteket tilbyr av fjernlån til andre biblioteker utenfor høgskolen. Åpent institusjonelt arkiv (HiST Brage) - ny tjeneste Arkivet er etablert i et eget prosjekt. Målsettingen med arkivet er å synliggjøre, distribuere og markedsføre høgskolens og den enkelte ansattes forskning og faglige arbeid samt mastergradsoppgavene ved høgskolen. En annen målsetting er å sikre varig og samlet lagring av publikasjonene. For å nå målsettingene bør det opprettes en aktiv og utadrettet administrativ støttetjeneste, med etterspørring og innhenting av publikasjoner til registrering, med klarering av opphavsrett på materiale som skal parallellpubliseres, med løpende markedsføring av tjenesten, etablering av innleveringsportal for mastergradsoppgaver osv. Til tross for at et antall oppgaver kan ut gå fra bibliotekets tjenestetilbud (se under), ser ikke prosjektgruppen at det er mulig for biblioteket å prioritere en slik fullskala Brage-tjeneste innenfor dagens tilgang på personalressurser. Gruppen går derfor inn for at det etableres en minimumsvariant av drift, der biblioteket OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

7 mer passivt tar i mot materiale for registrering, ikke tar ansvar for opphavsrettsklarering osv. Høgskolen vil dermed ha et åpent institusjonelt arkiv, slik resten av UH-sektorens institusjoner har. En må imidlertid være oppmerksom på at det å fylle arkivet med innhold vil bli vanskeligere og ikke minst ta atskillig lengre tid enn om en velger det første alternativet, med de konsekvenser det har for bildet av høgskolens forsknings-virksomhet. For eksempel vil en etablering av innleveringsportal for masteroppgaver falle utenfor rammene for Brage-arbeidet. Gruppen foreslår at bibliotekledelsen får ansvar for den praktiske utformingen av støttetjenesten. For å kunne tilby tjenestene som er listet opp: - må bibliotekets medarbeidere sikres kompetanseutvikling, slik at tjenestekvaliteten holdes på et forsvarlig nivå og at tjenestetilbud og utvalg av informasjonsressurser til en hver er relevant for brukerne - må det settes av tilstrekkelig tid og ressurser til administrasjon og ledelse, til eksternt og internt samarbeid, møter osv. Tjenester som utgår Innkjøp og administrasjon av lærereksemplarer Optima bibliotek ser det som bibliotekets oppgave å ta hånd om litteratur som skal inngå i biblioteksamlingen. Bibliotekene har lagt ned mye tid på ordningen med lærereksemplarer. Optima bibliotek foreslår at denne tida frigjøres til prioriterte kjerneoppgaver. FoU-registrering Optima bibliotek foreslår at FoU-registrering foretas av den enkelte forfatter/ansatt, slik praksis er på mange høgskoler, på NTNU osv. Biblioteket skal fortsatt ha ansvar for kvalitetssikring og rapportering av data til DBH. Fjernlån Optima bibliotek tilrår at fjernlån til bachelorstudenter utgår, med unntak av fjernlån til utdanninger som ikke får sitt litteraturbehov dekket i rimelig grad i bibliotekets egne samlinger. (Se punkt under Tjenester som må tilbys i et høgskolebibliotek.) Trykte eller elektroniske tidsskrifter? - Optima bibliotek foreslår at HiST-biblioteket i prinsippet ikke skal ha både trykt og elektronisk utgave av samme tidskrifttittel. OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

8 - Det skal også være en målsetting å ha færrest mulig abonnementer i trykt versjon. - Biblioteket slutter med registrering (heftemottak) og utlån av tidsskrifthefter, siden løpende kontroll med dette materialet er tidkrevende. Dette betyr at trykte tidsskrifthefter da må leses/kopieres i biblioteklokalene. - Avdelingsrelaterte tjenester. (Dette er oppgaver som faller utenfor bibliotekenes kjerneoppgaver). EKS: Utlån av AV-utstyr Kvalitetssikring av pensumlister Etablering av databaser for pensumlister Utarbeidelse av publikasjonsoversikter og lignende Redusert åpningstid Prosjektgruppen tilrår at alle studiestedsbibliotekene reduserer åpningstiden og holder stengt fredager fra kl og mandager før kl Dette foreslås også av Ernst & Young. Forutsigelig, planlagt og felles stenging vil gi bibliotekene nødvendig tid til å holde møter, planlegge utvikling av tjenester osv. Vi viser for øvrig til fokusområdet om bibliotekenes åpningstid s. 10. Avslutningsvis vil vi bemerke at den enkelte avdeling vil kunne ønske å legge oppgaver til biblioteket som normalt faller utenfor bibliotekets ansvarsområde. Slike tjenester har gjerne en viktig funksjon i forhold til å fremme samarbeid og integrasjon mellom bibliotek og faglig virksomhet, men i den rådende ressurssituasjonen er det vanskelig for HiST-biblioteket å ta på seg avdelingsrelaterte oppgaver i særlig grad. Gruppen foreslår at biblioteket i visse tilfeller kan ta på seg slike oppgaver, men kun mot kompensasjon fra aktuell avdeling, for eksempel i form av midler til vikar og lignende. Det forutsettes her at det er mulig å skaffe vikar. Forslag til vedtak mht fokusområde prioritering av tjenester: Styringsgruppen støtter Optima biblioteks beskrivelse av hvilke oppgaver som skal inngå i bibliotekets tjenestetilbud og hvilke som skal utgå. OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

9 II. Fokusområde: Effektivisering/sentralisering/spesialisering Gjennom opprettelsen av arbeidsgrupper på tvers av bibliotekene har bibliotektjenesten de siste årene gjort et stort arbeid med å effektivisere og spesialisere tjenestene. Dette gjelder særlig følgende områder: Databaseadministrasjon og elektroniske tidsskrifter. Arbeidet med dette blir i stor grad utført av leder av E-ressursgruppa for alle HiST-bibliotekene Opplæring i litteratursøk. Referanse- og brukeropplæringsgruppa utvikler kursopplegg som med lokale tilpasninger brukes av alle bibliotekene, selv om kursene holdes lokalt. Kontakt med BIBSYS. Prosedyregruppen oppdaterer alle bibliotek når det skjer endringer i en eller flere av BIBSYS-modulene, og gruppa foreslår også endringer som letter arbeidet for HiST-bibliotekene. Vevarbeid. Felles vevsider for HiST-bibliotekene blir vedlikeholdt av leder av vevog profileringsgruppa. Mer og mer av bibliotekenes vevinformasjon legges på fellessidene. Profileringsarbeid. Utarbeidelse av brosjyrer etc. gjøres felles av den samme gruppa som ovenfor. Utstillinger etc. gjøres lokalt i det enkelte bibliotek. Spør en bibliotekar /Bibliotekets elektroniske spørrekasse Ytterligere effektivisering oppnås gjennom konklusjonene for fokusområde Prioriterte arbeidsområder - slutte med arbeidsoppgaver som ikke er bibliotekspesifikke - fjernlån til bachelorstudenter holdes på et minimum - registrering i Forskdok utføres av den enkelte ansatte - heftekontroll av papirtidsskrifter avsluttes - minst mulig dublering av papir- og elektroniske tidsskrifter - redusert åpningstid Noen arbeidsoppgaver må utføres på det enkelte bibliotek: Skrankearbeid. Arbeidet kan effektiviseres ved at det kjøpes inn utlånsautomat til de bibliotek som har høyt utlån. Samlingsutvikling Innkjøpspolitikk og vedlikehold av samlingen må gjøres må gjøres på det enkelte bibliotek, da det krever kunnskap om den enkelte samling. Fagstøtte til ansatte Opplæring i litteratursøk og kildekritikk kan utføres av noen sentrale personer som drar rundt til de forskjellige studiestedene og holder kurs, men det blir lite effektivt pga reisetid og fordi de enkelte bibliotek har så liten bemanning at det vil skape store logistikkproblemer. Dessuten er det en fordel i den daglige veiledning i skrankesituasjonen at man kjenner databasene godt fordi man har holdt kurs i bruken av dem. OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

10 Noen arbeidsoppgaver kan sentraliseres, men vi mener effektiviseringsgevinsten er liten eller helt fraværende, da dette er arbeid som bl.a. blir utført mens de ansatte har skrankevakt: Fjernlånsarbeid Bestillinger kan mottas sentralt og innlån bestilles sentralt. Kopiering og pakking Av materiale som skal sendes fra bibliotekene må foregå lokalt. Samlingsutvikling Deler av dette arbeidet vil kunne utføres sentralt: katalogisering og klassifikasjon og mottak av bestilt materiale. For øvrig viser Optima bibliotek til at HiST-bibliotekene skal ledes av en bibliotekleder slik som de andre høgskolebibliotekene i Norge. Dette vil effektivisere administrasjonen av bibliotektjenesten ved at en person utfører mange av de oppgavene som fire personer (fra sommeren 2008 fem personer) deler på nå. Gruppen ser at ytterligere spesialisering og effektivisering vil kunne gjennomføres dersom antallet bibliotek blir redusert. Dette må imidlertid utredes nærmere. Forslag til vedtak mht fokusområde effektivisering : Styringsgruppen tar til etterretning Optima biblioteks anbefalinger av hvilke områder som kan sentraliseres. III. Fokusområde: Åpningstider Mange av bibliotekets tjenester er ikke avhengig av åpningstida. Søk/bestilling/fornying av bøker; søking /nedlasting av artikler fra databaser kan foregå døgnet rundt, fra hvor som helst. Åpen skranke er avhengig av bemanning. En minimumsbemanning på 3 personer på hvert studiestedsbibliotek er nødvendig for å kunne unngå uforutsigbar stenging. Tunga er et lite bibliotek med lav aktivitet og unntas fra denne minimumsbemanningen. Åpningstidene i dag Det er stor variasjon i åpningstidene. Ingen av bibliotekene har lik åpningstid. Undervisningstider, f. eks. ettermiddagsundervisning kan være en faktor som har ført til at noen bibliotek har åpent på ettermiddagstid. Bruk av studentvakter gjør det mulig å ha åpningstider utover vanlig kontortid. Kalvskinnet - 35,5 t/uke Mandag - torsdag: Fredag: Ranheimsvegen - 45 t/uke Mandag - torsdag: (studentvakter ) Fredag: Rotvoll - 36,5 t/uke Mandag - torsdag: Fredag: (De ansatte har nøkkel til biblioteket og kan låse seg inn og låne utenom bibliotekets åpningstid). OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

11 Tunga 21 t/uke Mandag, onsdag og fredag: Tirsdag og torsdag: stengt (De ansatte har nøkkel til biblioteket og kan låse seg inn og låne utenom bibliotekets åpningstid). TØH 42 t/uke Mandag - torsdag: (studentvakter 16-18) Fredag: Forslag til vedtak mht fokusområde åpningstider : Styringsgruppen støtter Optima bibliotek tilråing mht at alle studiestedsbibliotekene reduserer åpningstida og holder stengt mandager før kl og fredager fra kl Tidspunktet er valgt fordi det da erfaringsmessig er minst trafikk i bibliotekene. Dette forslås også av Ernst & Young. Forutsigelig, planlagt og felles stenging vil gi bibliotekene nødvendig tid til å gjennomføre HiST-bibliotekenes program, holde møter og planlegge utvikling av tjenester. Styringsgruppen støtter også Optima biblioteks foreslag mhtå beholde samme åpningstider som i dag. Man tar sikte på å ha samme åpningstider på Øya som i Ranheimsvegen. IV. Fokusområde: Antall bibliotek Ernst & Young har i sin bibliotekrapport skissert de tydeligste løsningene mht hvor mange studiestedsbibliotek HiST-biblioteket bør drive: seks, fire eller to bibliotek. I sin anbefaling foreslår de fire bibliotek: Moholt, Ranheimsveien, Rotvoll og Øya. Optima bibliotek har jobbet videre med Ernst & Youngs løsninger. Prosjektgruppen er enstemmig i at den beste utnyttelsen av HiSTs bibliotekressurser mhp kvalitet og tilbud, vil være en størst mulig samling av bibliotekressursene. Dette henger imidlertid sammen med én campus for alle studieenhetene noe som ikke er sannsynlig realisert innenfor Optimaframtid. Optima bibliotek har tre forslag til løsning når det gjelder framtidig antall bibliotek i HiST. Alternativene er i prioritert rekkefølge ut fra faglige vurderinger, kvalitetsperspektivet og effektiviseringsgevinster. Våre kulepunkter av positive og negative konsekvenser ved alternativene er forankret i brukerundersøkelsen. Alternativ I: fire bibliotek (fremmet mot en stemme) Prosjektgruppen har ikke tatt stilling til hvilket av alternativene som bør velges. Tre alternativer: 1. Ranheimsveien, Moholt, Rotvoll, Øya 2. Ranheimsveien, Moholt, Rotvoll, Kalvskinnet 3. Ranheimsveien, Moholt, Øya, Kalvskinnet OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

12 Fremste hovedargumentet for dette valget: Nærhet til biblioteket for mange av studentene og de faglig tilsatte. Færre store enheter vil innebære stor grad av effektivisering: færre årsverk blir bundet opp i skranke/=det å holde bibliotekene åpne. Samling av personell i seg selv resulterer i tjenesteeffektivisering, kompetanseoppbygning, arealfrigivelse ved at arealer tømmes, slitasjen på de ansatte reduseres med større miljøer, større mulighet for variasjon i oppgaver, man vil få økonomisk driftsbesparelse jo færre filialer vi har. Samtidig muliggjør denne løsningen i større grad opprettelsen av nye tidsriktige tjenester, for eksempel BRAGE. Alternativ 1: Bibliotek i Ranheimsveien, Moholt, Rotvoll, Øya: Kalvskinnet slås sammen med Øya Positive konsekvenser: Nærhet til bibliotekene for 4724 av 6737 studenter, og 326 av 527 faglig tilsatte Nær fire årsverk frigjøres til de tre andre bibliotekene Bedre utnytting av HiST-bibliotek-stillingsressurser Brukere av bibliotektilbudet på Kalvskinnet får bibliotektilbudet flytta til nye, flotte lokaler på Øya. Fra før av kjennes det til mange eksempler på at flytting til nyere og mer moderne fasiliteter ofte fører til oppsving i bibliotekbruken Åpningstider på 2008-nivå kan opprettholdes i større grad enn med 6 bibliotek Større fagmiljø for bibliotekansatte enn i dag Negative konsekvenser: Biblioteket på Kalvskinnet betjener i dag den største brukergruppa Dårlig signaleffekt ved at noen brukere mister nærhet uten å få økt tilbudet på annen måte Fortsatt stort arbeidspress og lite fleksible arbeidsoppgaver for de ansatte Alternativ 2: Bibliotek i Ranheimsveien, Moholt, Rotvoll, Kalvskinnet: Øya slås sammen med Kalvskinnet Fremste hovedargumentet for dette valget: Nærhet til biblioteket for mange av studentene og de faglig tilsatte. Færre store enheter vil innebære stor grad av effektivisering: færre årsverk blir bundet opp i skranke/=det å holde bibliotekene åpne, og flere årsverk kan frigjøres til å utvikle tjenestene enda mer samt til å opprette nye tidsriktige tjenester; jfr BRAGE. Positive konsekvenser: Nærhet til bibliotekene for 5524 av 6737 studenter, og 428 av 527 faglig tilsatte Nær fire årsverk frigjøres til de tre andre bibliotekene Bedre utnytting av HiST-bibliotek-stillingsressurser OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

13 Åpningstider på 2008-nivå kan opprettholdes i større grad enn med 6 bibliotek Større fagmiljø for bibliotekansatte enn i dag Negative konsekvenser: Dårlig signaleffekt ved at noen brukere mister nærhet uten å få økt tilbudet på annen måte Fortsatt stort arbeidspress og lite fleksible arbeidsoppgaver for de ansatte Alternativ 3: Bibliotek i Ranheimsveien, Moholt, Øya, Kalvskinnet: Rotvoll slås sammen med Ranheimsveien Positive konsekvenser: Nærhet til bibliotekene for 5545 av 6737 studenter, og 415 av 527 faglig tilsatte Nær fire årsverk frigjøres til de tre andre bibliotekene (nær ett årsverk til hvert) Åpningstider på 2008-nivå kan opprettholdes i større grad enn med 6 bibliotek Bedre mulighet for spissing og utvikling av eksisterende og nye tjenester Større fagmiljø for de bibliotekansatte enn i dag Bedre utnytting av HiST-bibliotek-stillingsressurser Negative konsekvenser: Lengere avstand mellom Rotvoll og Ranheimsveien enn mellom Øya og Kalvskinnet Kalvskinnet blir prioritert framfor Rotvoll: Rotvoll er ett av bibliotekene som er mest besøkt, har mest utlån, har flest studenter og faglig tilsatte, blant dem som i brukerundersøkelsen og i praksis har uttrykt viktigheten av nærhet til biblioteket blir vraket til fordel for Kalvskinnet Dårlig signaleffekt ved at noen brukere mister nærhet uten å få økt tilbudet på annen måte Fortsatt stort arbeidspress og lite fleksible arbeidsoppgaver for de ansatte Alternativ II: fem biblioteker: Kalvskinnet, Moholt, Ranheimsveien, Rotvoll, Øya: Tunga slås sammen med Ranheimsveien Optima bibliotek fremmer denne løsningen mot en stemme. Fremste hovedargumentet for dette valget: Nærhet til biblioteket for alle studenter og faglig tilsatte er den viktigste målsettingen for HiST-biblioteket Positive konsekvenser: Nærhet til biblioteket for de aller fleste av (6590 av 6737) studentene og (509 av 527) de faglig tilsatte 0,8 årsverk flyttes til andre bibliotekenheter Bedre utnytting av bemanningen God kontakt med fagmiljøene for de fleste bibliotekansatte Personlig kontakt for de fleste Personlig oppmøte i biblioteket for de fleste Lavt investeringsbehov Negative konsekvenser: OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

14 Går vinninga opp i spinninga? Liten gevinst grunnet få ansatte på mange driftsenheter Dårlig signaleffekt ved nedprioritering av enkelte brukere Fortsatt stort arbeidspress og lite fleksible arbeidsoppgaver for de ansatte Sårbarhet i forhold til åpningstida Fortsatt samme antall lesesals-/gr. Arbeidsplasser Arbeidsoppgavene vil fortsatt svare til i dag Mindre utviklingsmonn for eksisterende tjenester Alternativ III: seks biblioteker: Ett medlem i Optima bibliotek fremmer dette forslaget. Fremste hovedargumentet for dette valget: Nærhet til biblioteket for alle studenter og faglig tilsatte er den viktigste målsettinga for HiST-biblioteket Positive konsekvenser: Nærhet til brukerne God kontakt med fagmiljøet Ingen brukere nedprioriteres i forhold til andre Personlig kontakt Mer personlig oppmøte i biblioteket Mindre krav til å ta i bruk e-tjenester Få endringer for de ansatte Negative konsekvenser: Dårligere servicenivå Stort arbeidspress, lite arbeidsmiljø og lite fleksible arbeidsoppgaver for de ansatte Redusert åpningstid Sårbarhet i forhold til åpningstida Liten mulighet for å tilby nye tjenester Enda mindre utviklingsmonn for eksisterende tjenester Fortsatt samme antall lesesals-/gr.arbeidsplasser Fare for å miste kompetanse Tidspunkt for implementering av eventuelle endringer i antall bibliotek diskuteres når styringsgruppas vedtak foreligger. Det planlegges også et Kunnskapssenter der NTNUs medisinske bibliotek på Øya skal inngå. Her bør det vurderes om HiST s bibliotek fra Ranheimsveien kan samlokaliseres, spesielt hvis AHS lokaliseres i Fischebygget Forslag til vedtak mht fokusområde antall bibliotek: Med utgangspunkt i brukernes behov for kvalitet, tjenester og tilgjengelighet, reduseres antall HiST bibliotek til 4. Denne løsningen vil gi det beste tilbudet og gir samtidig de største utviklingsmuligheter og effektiviseringsgevinster. Endelig beslutning av hvilke bibliotek som nedlegges, må utredes nærmere. Subsidiært nedlegges kun biblioteket på Tunga. OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

15 V. Fokusområde: Ledelsesstruktur. Én bibliotekleder HiST bibliotekene er pr i dag underlagt studiedirektøren og seksjonssjef for bibliotek og kommunikasjon. De fire hovedbibliotekarene utgjør den daglige ledelsen av HiSTbibliotekene. Opprettelsen av enda et studiestedsbibliotek framtvinger en ny ledelsesstruktur. Gevinster med én felles bibliotekleder: o Bedre personalutnyttelse muliggjør helhetstenkning og effektivisering o Bedre økonomistyring gir bedre helhetstenkning o Helhetlig faglig styring gir et bedre tilbud for alle ansatte og studenter o Én leder kan bedre ivareta arbeidsmiljøet for de bibliotekansatte o Ledelsesfunksjonen blir tydeligere o Bibliotektjenesten som en helhet blir mer tydelig o Én tydelig leder vil gi større slagkraft og bedre koordinering av bibliotekressursene o De andre h-bibliotekene har også en slik ledermodell Oppgaver som tillegges stillingen: o Personalansvar for alle bibliotekansatte o Faglig ledelse av helheten ved HiST-biblioteket o Økonomi- og budsjettansvar Forslag til vedtak mht fokusområde ledelsesstruktur: Styringsgruppen støtter Optima biblioteks forslag om én felles leder for bibliotektjenesten på HiST. Denne lederen overtar flere av hovedbibliotekarenes oppgaver slik at disse får frigjort tid til andre bibliotekfaglige oppgaver på studiestedsbibliotekene. Forslaget innebærer også at kommunikasjonssjefen får frigjort tid til andre oppgaver. Optima bibliotek forutsetter at biblioteklederstillingen etableres innenfor dagens bibliotekbemanning. Optima biblioteks forslag om én bibliotekleder er uavhengig av punkt VI; Organisatorisk plassering i faglig søyle i HiST. VI. Fokusområde: Organisatorisk plassering i faglig søyle i HiST Optima bibliotek mener dette er fremste midlet for å sikre god dialog med primærbrukerne av tjenestene, slik at disse kan tilpasses og prior-iteres etter løpende behov og ønsker, og skape så gode og riktige bibliotektjenester som mulig. Dermed får en også den riktige dialogen i forhold til hvordan interne ressurser tilføres og forvaltes for å nå målene: OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

16 Biblioteket innehar en faglig støttefunksjon i HiST. Det skal gjennom anskaffelse og forvaltning av informasjonsressurser, opplæring i informasjonsferdigheter og tilbud på gode romløsninger, gi direkte støtte til kvalitet i læring og forskning. Kvalitetsreformen krever omlegging av studieprosessene fra undervisning til læring. Større grad av problembasert læring krever fokus på informasjonskompetanse og tilpassa læringsrom og fleksibilitet. Biblioteket kan bidra til at viktige rammevilkår for gjennomføring av intensjonene i Kvalitetsreformen kommer på plass. Nye budsjett-tildelingsregler krever tett og nøyaktig oppfølging av forskningsregistrering (Forskdok). Biblioteket har spesialkompetanse til å følge opp disse områdene. E-publisering (Open Access) vil bli krevd ved alle institusjoner. Biblioteket har kompetanse til å ta ansvar for slike institusjonelle arkiv (BRAGE) Vil muliggjøre bibliotekutvikling i tråd med studiestedenes faglige strategier. Forslag til vedtak mht fokusområde organisatorisk plassering: Styringsgruppen støtter Optima biblioteks forslag om at bibliotektjenesten i HiST plasseres organisatorisk i faglig søyle. 6. Forslag til tiltak for å optimalisere bruken av teknologi i arbeidsprosessene Innføring av VPN (Virtual private Network, virtuelt nett) vil gi tilgang til bibliotekets digitale samlinger også utenfor studiestedene, uten brukernavn/passord-autentisering. Teknologien blir for tiden utredet av IKT. I brukerundersøkelsen som ble foretatt blant HiSTs studenter og faglig tilsatte oppga 41% av studentene at de foretrekker å laste ned elektroniske dokumenter, tidsskriftartikler og lignende utenfor studiested (hjemme). E-postbeskjeder fra biblioteket om tilbakelevering av bøker o.a. sendes i dag til stud-adressene, som erfaringsmessig ikke alltid blir lest av studentene. Et mulig tiltak er å gjøre disse tilgjengelige fra It s Learning. Dette krever en integrasjon mellom BIBSYS og It s Learning en integrasjon som ikke er på plass nå. Integrasjon, FS og BIBSYS Utlånsautomater, Rotvoll og Øya 7. Implementering av foreslåtte tiltak August 2008: Innføring av nye åpningstider Bortfall av heftemottak Endring av fjernlånsrutiner overfor bachelorstudenter Utlån av trykte tidsskrifter innstilles Januar 2009: Én felles bibliotekleder på plass Registrering av Forskdok overføres til den enkelte ansatte OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

17 Avdelingsrelaterte oppgaver overføres til studiestedene Innkjøp og administrasjon av lærereksemplarer overføres til studiestedene Overgang fra trykte til elektroniske tidsskrifter Tidspunkt for implementering av eventuelle endringer i antall bibliotek diskuteres når styringsgruppas vedtak foreligger. 8. Evaluering Optima bibliotek anbefaler at implementerte tiltak evalueres innen utgangen av Oppsummering Optima bibliotek: foreslår at Styringsgruppen støtter Optima biblioteks beskrivelse av hvilke oppgaver som skal inngå i bibliotekets tjenestetilbud og hvilke som skal utgå tilrår at alle studiestedsbibliotekene reduserer åpningstida og holder stengt mandager før kl og fredager fra kl Tidspunktet er valgt fordi det da erfaringsmessig er minst trafikk i bibliotekene. Dette forslås også av Ernst & Young. Forutsigelig, planlagt og felles stenging vil gi bibliotekene nødvendig tid til å gjennomføre HiST-bibliotekenes program, holde møter og planlegge utvikling av tjenester foreslår for øvrig at vi beholder samme åpningstider som i dag. Man tar sikte på å ha samme åpningstider på Øya som i Ranheimsvegen. Foreslår at styringsgruppen støtter Optima biblioteks beskrivelse av hvilke oppgaver som kan sentraliseres. foreslår med utgangspunkt i brukernes behov for kvalitet, tjenester og tilgjengelighet, at antall HiST bibliotek reduseres til 4. Denne løsningen vil gi det beste tilbudet og gir samtidig de største utviklingsmuligheter og effektiviseringsgevinster. Endelig beslutning av hvilke bibliotek som nedlegges, må utredes nærmere. Subsidiært nedlegges kun biblioteket på Tunga. foreslår én felles leder for bibliotektjenesten på HiST. foreslår at bibliotektjenesten plasseres organisatorisk i faglig søyle i HiST. OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni

18 VEDLEGG (i saksnotat er vedlagsnr økt med 1 siden denne rapport er vedlegg 1) 1. Anbefalinger vedr. skranke, Optima bibliotek 2. Ressurskartlegginga, Ernst & Young 3. Presentasjoner, Rica Nidelven, 9. april 2008: Kontaktbibliotekaren og teamorganisering Seminar 9. april Benchmarkundersøkelse 5. Swotanalyse 6. Brukerundersøkelsen, Ernst & Young 7. Sluttrapporten, Ernst & Young 8. Anbefaling fra Ernst & Young 9. Faktaark, Optima bibliotek OPTIMA Styringsgruppen Sak 58 vedlegg 1 Rapport fra Optima bibliotek 24juni