MØTEPROTOKOLL Styret i FIKS

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Styret i FIKS Møtetid: kl. 18:00 Sted: Møterom Oscarborg i Frogn Rådhus, Rådhusveien 6 i Drøbak Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte 5 av 7. Møtende medlemmer: Ludolf Bjelland (H), Øivind Stenbek (H), Odd Harald Røst (Ap), Roar Thun (Ap), Håkon L. Henriksen (H) Forfall: Thorbjørn Nerland (Enebakk) og varamedlem Siri Hov Eggen (Vestby) og varamedlem Fra sekretariatet: Jan T. Løkken (møtesekretær) Lene H. Lilleheier Diverse merknader: Etter møtet hadde styret en avslutningsmiddag i Kumlegården. Møteprotokoll godkjent Roar Thun Leder Øivind Stenbek Nestleder Follo Interkommunale kontrollutvalgssekretariat Postadresse: Postboks 195, 1431 Ås Besøksadresse: Rådhusplassen (m): FIKS@follofiks.no

2 Saksliste Side Saker til behandling 22/15 Regnskapsrapport pr /15 Rapport fra sekretariatet 3 24/15 Handlingsplan for HMS arbeidet i FIKS 4 25/15 Lønnsoppgjøret i FIKS /15 Orientering om utvalgenes arbeid 4 27/15 Oppsummering av styrearbeidet i perioden 5 28/15 Orienteringssaker 5 Styret i FIKS Side 2 av 5

3 22/15 Regnskapsrapport pr Styret tar regnskapsrapporten til orientering. Styret tar regnskapsrapporten til orientering 23/15 Rapport fra sekretariatet Sekretariatets muntlige rapport tas til orientering. Sekretariatet orienterte om planene om å sende alle innkallinger til utvalgene via e- post i en leservennlig utgave. Målet er å få en papirløs utsending til alle utvalgene. I dag har flere av kommunene ikke tildelt sine utvalg lesebrett. Det var enighet i styret om å rette en klar melding til kommunene om at alle kontrollutvalgsmedlemmene må få lesebrett eller tilgang til programvare som gjør det mulig å ta i mot og lese elektroniske saksdokumenter. Etter konstitueringen av nye kontrollutvalg i høst vil sekretariatet ta opp denne saken i de utvalgene hvor dette er aktuelt. Sekretariatet orienterte om kontaktmøtet med Romerike kontrollsekretariat som skal holdes i september vedr. mulighetene for et nærmere samarbeid og eventuell fusjon med FIKS. Styret så positivt på at slike drøftinger finner sted. Forslaget om å henstille til alle kommunene om å dele ut lesebrett og sekretariatets innstilling ble enstemmig vedtatt. Sekretariatets muntlige rapport tas til orientering. For å sikre en effektiv og miljøvennlig utsending av sakspapirer fra FIKS til kontrollutvalgene, forutsetter styret i FIKS at alle utvalgsmedlemmene gis tilgang på lesebrett eller annen aktuell programvare. Styret i FIKS Side 3 av 5

4 24/15 Handlingsplan for HMS arbeidet i FIKS Styret slutter seg til Prosessbeskrivelsen for HMS-arbeidet og Handlingsplanen for HMS-arbeidet i FIKS. En omtale av AKAN og en henvisning til de etiske retningslinjer som er vedtatt, bl.a mht. varsling bør omtales i HMS-prosessbeskrivelsen. Styret slutter seg, med presiseringen som ble gjort under behandlingen, enstemmig til innstillingen. Styret slutter seg til Prosessbeskrivelsen for HMS-arbeidet og Handlingsplanen for HMS-arbeidet i FIKS. 25/15 Lønnsoppgjøret i FIKS 2015 Unntatt offentlighet jf offl 13 jf fvl 13. Redegjørelsen fra leder og nestleder tas til orientering. 26/15 Orientering om utvalgenes arbeid Informasjonen om utvalgenes arbeid tas til orientering. Styremedlemmene orienterte om aktuelle saker i sine utvalg. Styret i FIKS Side 4 av 5

5 Informasjonen om utvalgenes arbeid tas til orientering. 27/15 Oppsummering av styrearbeidet i perioden Diskusjonen tas til orientering Både styret og sekretariatet mente styrets arbeid hadde vært viktig for løsningen av kontrollutvalgenes oppgaver. Styrearbeidet hadde dessuten vært både hyggelig og interessant. Sekretariatet bør vurdere å lage et årshjul for hvilke saker som styret skal behandle til det nye styret tiltrer. Diskusjonen tas til orientering. 28/15 Orienteringssaker Orienteringssaken tas til orientering. Orienteringssaken tas til orientering. Styret i FIKS Side 5 av 5