Dato: kl. 18:00 Aurskog-Høland rådhus, møterom Krepsen Arkivsak: 15/00011

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Aurskog-Høland kontrollutvalg Dato: kl. 18:00 Sted: Aurskog-Høland rådhus, møterom Krepsen Arkivsak: 15/00011 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: John-Arne Dalby (leder), Eva Bjøreng (nestleder), Lars Henrik Sundby, Rikart Pettersen. Trond Ydersbond. Unni Skullerud Førrisdahl. Fra Administrasjonen: Rådmann Siri Hovde og Administrasjonog HR-sjef Olav Mansaas Bleie i sak 12/17. Fra Romerike Revisjon: Prosjektleder Inger Berit Faller og advokat Øyvind Schage Førde. Fra Ernst & Young: Manager Christian Stensrud i sak 13/17. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 12/17 15/ Orientering fra administrasjonen 3 13/17 16/ Forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av investeringsprosjekter i tidligfasen 4 14/17 15/ Henvendelse til kontrollutvalget - revisjonen forslag til videre håndtering av varselet 6 15/17 16/17 17/17 15/ / / Engasjementsbrev - Aurskog-Høland kommune 7 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 8 Referater 9 1

2 18/17 16/ Eventuelt 10 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 20:30. Bjørkelangen, John-Arne Dalby (sign.) Kontrollutvalgsleder 2

3 Saker til behandling 12/17 Orientering fra administrasjonen 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget fikk en orientering av rådmannen og administrasjon- og HR-sjefen vedrørende hel- og deltidsstillinger i Aurskog-Høland kommune. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 3

4 13/17 Forvaltningsrevisjonsrapporten - Gjennomgang av investeringsprosjekter i tidligfasen 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyre med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber administrasjon om å utarbeide og implementere innholdet i prosjektmodellen for gjennomføring av investeringsprosjekter, herunder a. utarbeide en beskrivelse av hvilke krav som gjelder for styring av prosjekter i kommunen, herunder standard styringsdokument og tilfredsstillende malverk b. tydeliggjøre bestillinger og standardisere mandater c. etablere retningslinjer for dokumentasjon, arkivering og bruk av standardmaler 2. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp 3. Kommunestyret ber rådmannen om å legge frem en sak som tar sikte på å etablere en felles forståelse mellom administrativt og folkevalgt nivå for rammer til prosjekter og prosjektoppfølging, herunder a. avklare styringslinjer, fullmakter, kommunikasjon og rapportering b. tydeliggjøre og forankre forståelse for forskjell mellom styringsramme og kostnadsramme, hva disse omfatter, samt hvordan prosjekter skal forholde seg til usikkerhet. Prosjektleder Inger Berit Faller fra Romerike Revisjon og Senior Manager Christian Stensrud fra Ernst & Young presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyre med følgende innstilling: 1. Kommunestyret ber administrasjon om å utarbeide og implementere innholdet i prosjektmodellen for gjennomføring av investeringsprosjekter, herunder a. utarbeide en beskrivelse av hvilke krav som gjelder for styring av prosjekter i kommunen, herunder standard styringsdokument og tilfredsstillende malverk b. tydeliggjøre bestillinger og standardisere mandater c. etablere retningslinjer for dokumentasjon, arkivering og bruk av standardmaler 2. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp 4

5 3. Kommunestyret ber rådmannen om å legge frem en sak som tar sikte på å etablere en felles forståelse mellom administrativt og folkevalgt nivå for rammer til prosjekter og prosjektoppfølging, herunder a. avklare styringslinjer, fullmakter, kommunikasjon og rapportering b. tydeliggjøre og forankre forståelse for forskjell mellom styringsramme og kostnadsramme, hva disse omfatter, samt hvordan prosjekter skal forholde seg til usikkerhet. 5

6 14/17 Henvendelse til kontrollutvalget - revisjonen forslag til videre håndtering av varselet 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /17 1. Kontrollutvalget ber om at revisor avholder et møte med rådmannen hvor kommunens håndtering, kommentarer til de problemstillinger som er reist og de vurderinger som er lagt til grunn undergis nærmere behandling. 2. Basert på revisjonens behandling vil kontrollutvalget ta stilling til om det iverksettes noen ytterligere undersøkelser av de enkelte problemstillingene. Saken ble behandlet for lukkede dører jf. Kommunelovens 31 nr Kontrollutvalget ber om at revisor avholder et møte med rådmannen hvor kommunens håndtering, kommentarer til de problemstillinger som er reist og de vurderinger som er lagt til grunn undergis nærmere behandling. 2. Kontrollutvalget ber om at revisor avholder et møte med varsler. 3. Basert på revisjonens behandling vil kontrollutvalget ta stilling til om det iverksettes noen ytterligere undersøkelser av de enkelte problemstillingene. 6

7 15/17 Engasjementsbrev - Aurskog-Høland kommune 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar engasjementsbrevet til orientering. - Kontrollutvalget tar engasjementsbrevet til orientering. 7

8 16/17 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /17 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 8

9 17/17 Referater 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /17 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. - Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 9

10 18/17 Eventuelt 1 Aurskog-Høland kontrollutvalg /17. - (ingen vedtak) 10