1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

Transkript

1 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT LEVANGER KOMMUNE

2 Innhldsfrtegnelse 1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn Om planlegging av frvaltningsrevisjn Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder Eksempler på risiki Identifisering av risikmråder Kriterier fr valg av prsjekt Risikmråder i Levanger kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt Barneverntjenesten Tilpasset pplæring g spesialundervisning Tjenestetilbud pleie g msrg Tildeling av pleie g msrgstjenester Øknmistyring i en resultatenhet Plan- g byggesak Innkjøp rutiner g praksis Levanger kmmune sm arbeidsgiver... 7

3 1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn Frvaltningsrevisjn er et viktig verktøy fr å føre tilsyn g kntrll med kmmunens frvaltning g de resultater sm ppnås. Frvaltningsrevisjn innebærer å gjennmføre systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut fra kmmunestyrets eller fylkestingets vedtak g frutsetninger. Frvaltningsrevisjn blir satt i gang fr å redusere risik fr avvik, peke på utfrdringer g eventuelt gi frslag til frbedringer på utvalgte mråder. Vår ambisjn er å levere prsjekter sm har nytteverdi fr plitikerne, administrasjnen g innbyggerne. 2 Om planlegging av frvaltningsrevisjn Ifølge frskrift m kntrllutvalg i kmmuner g fylkeskmmuner 10, skal det minst én gang i valgperiden, g senest innen utgangen av året etter at kmmunestyret er knstituert, utarbeides en plan fr gjennmføring av frvaltningsrevisjn. KmRev Trøndelag IKS har gjennmført en verrdnet analyse av Levanger kmmunes virksmhet g presenterer på bakgrunn av denne frslag til plan fr frvaltningsrevisjn fr periden Plan fr frvaltningsrevisjn skal vedtas av kmmunestyret. Ifølge frskriften kan kmmunestyret delegere til kntrllutvalget å gjennmføre endringer i planen i løpet av planperiden, dvs. endre pririteringsrekkefølge eller freslå nye prsjekt. Vi anbefaler at kntrllutvalget blir delegert slik myndighet. I frbindelse med pprettelsen av KmRev Trøndelag IKS ble det utredet hva begrepet minimumsrevisjn skulle mfatte. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjn, inkl. frvaltningsrevisjn per kmmune per år. Fr Levanger kmmune er det lagt pp til et estimat på 500 timer til frvaltningsrevisjn per år. Avhengig av mfanget på prsjektene, innebærer dette nrmalt 1-2 prsjekter i året. Det betyr at man innenfr planperiden ikke nødvendigvis vil gjennmføre alle prsjektene sm er freslått i avsnitt 4 i planen. Frvaltningsrevisjnsprsjekt i selskaper hvr kmmunen har eierinteresser blir ikke mtalt i denne rapprten, men mtales i en egen plan fr selskapskntrll utarbeidet av KmSek. 3 Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder Plan fr frvaltningsrevisjn bygger på en verrdnet analyse av kmmunens virksmhet, ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet verrdnet analyse indikerer at analysen må ta utgangpunkt i kmmunens virksmhet på et verrdnet plan. Hensikten er å identifisere mråder der det er risik fr vesentlige avvik når det gjelder målppnåelse, prduktivitet, øknmi g regelverk. 2

4 3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risik fr at kvaliteten på en tjeneste ikke er gd nk Risik fr at kmmunen ikke tilfredsstiller lvpålagte krav Risik fr at ressursene ikke utnyttes gdt Risik fr at kmmunen ikke ppfyller mål fastsatt av kmmunestyret Risik fr at øknmistyringen ikke er tilfredsstillende 3.2 Identifisering av risikmråder Identifisering g utvelgelse av frvaltningsrevisjnsprsjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige mrådene, g kmmunen får prsjekt med høy nytteverdi. Fr å identifisere risikmråder har vi gått fram på følgende måte: Kntrllutvalget er bedt m å kmme med innspill til prsjekt/mråder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kmmunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen g sammenliknet disse med nøkkeltall fr andre kmmuner, samt utvikling ver tid. Vesenlige avvik i frhld til sammenliknbare kmmuner eller stre svingninger ver tid, er faktrer vi tar hensyn til når vi anbefaler mråder fr nærmere revisjn. Sentrale kmmunale dkumenter (øknmiplan, budsjett, årsrapprter, kvartalsrapprter, saker til kmmunestyret) er gjennmgått. Vi har gjennmført samtale med rådmannen m hvilke utfrdringer g mulige risiki kmmunens virksmhet står verfr. Samtalen er gjennmført etter en intervjuguide. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å kmme med innspill til knkrete prsjekt. Revisr har deltatt på kmmunens Dialgseminar februar, der administrasjnen gjennmgikk det de anser fr å være kmmunens største utfrdringer framver. Erfaringer fra tidligere frvaltningsrevisjn g regnskapsrevisjn ligger gså til grunn fr våre prsjektanbefalinger. 3.3 Kriterier fr valg av prsjekt Følgende kriterier er lagt til grunn fr freslåtte prsjekt: Der det er størst risik fr at kmmunen ikke fungerer ptimalt i frhld til målppnåelse, prduktivitet, øknmi, regelverk sv. Frhld av str knsekvens g sannsynlighet (øknmisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig sv.). Tiltak sm begrenser risiken (f. eks der fylkesmannen har tilsyn eller at kmmunen selv har gde interne kntrllrutiner). Ved en knkret utvelgelse av prsjekt har vi vurdert nytteverdien i frhld til frventet ressursbruk ved å gjennmføre prsjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellm flere kmmuner vi reviderer, er de freslått likelydende prsjekt/tema. 3

5 4 Risikmråder i Levanger kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt Vi gir i dette avsnittet en begrunnelse fr freslåtte prsjekt. Vi gjør gså ppmerksm på at kntrllutvalget g kmmunestyret står fritt til velge prsjekt sm ikke er listet pp i denne planen. Prsjektene er listet pp i upriritert rekkefølge, brtsett fra barnevernprsjektet sm vi anbefaler igangsettes vinteren De freslåtte prblemstillingene under hvert tema er frslag til mulige vinklinger av prsjektet. 4.1 Barneverntjenesten KOSTRA-tall fr Levanger kmmune viser at barneverntjenesten har hatt en markant økning i utgiftsnivå, se figuren nedenfr. Det fremgår gså av figuren at nett driftsutgifter i barnevernet per innbygger 0-17 år er høyere i Levanger enn gjennmsnittet fr landet g fr fylket. Målt i utgifter per barn i barnevernet ligger Levanger mtrent på landsgjennmsnittet, men er høyere enn gjennmsnittet fr fylket. Utvikling driftsutgifter per innbygger Verdal 2005 Verdal 2006 Levanger 2005 Levanger 2006 Steinkjer 2005 Steinkjer 2006 Gj.snitt Nrd- Trøndelag Gj.snitt landet utenm Osl Nett driftsutgifter til sammen pr. innbygger (kr) Nett driftsutgifter (f 244, 251 g 252) pr. barn i barnevernet Nett driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barneverntjenesten 4

6 Ifølge årsrapprten fr 2006 behandlet barnevernet i Levanger 216 saker pr Dette var nesten 1/5 av alle sakene i Nrd-Trøndelag. Videre beskrives arbeidspresset i barnevernet sm strt. Barneverntjenesten har hatt betydelig verfrbruk i frhld til budsjett de siste årene. Budsjettverskridelsene frklares med generelt høye kstnader ved mange plasseringer utenfr hjemmet g mange barn med hjelpetiltak. Barneverntjenesten har gså spesielle utfrdrninger sm følge av at kmmunen er vertskmmune fr transittmttak fr flyktninger g at mttaket har avdeling fr enslige mindreårige. Fr å ppnå mer frutsigbarhet i framtida, er det viktig å finne årsaksfaktrer bak denne utviklingen. Revisjnen anbefaler en bred gjennmgang av barneverntjenesten, g at dette arbeidet startes pp umiddelbart. Aktuelle prblemstillinger/vinklinger kan være: Kartlegging av utviklingen i ressursbruk g tiltak i frhld sammenliknbare kmmuner Hvilke faktrer kan frklare at Levanger har hatt en sterkere vekst g ligger på et høyere nivå når det gjelder antallet meldinger, antallet tiltak g kstnader? Kan vi på bakgrunn av utviklingen sm har vært i Levanger g i andre kmmuner si ne m frventet utvikling? 4.2 Tilpasset pplæring g spesialundervisning Refrmen Kunnskapsløftet ble innført i sklen fra høsten 2006, g tilpasset pplæring er en viktig del av den nye refrmen. Levanger kmmune har kvalitetsplan i sklen , der tilpasset pplæring er et av fkusmrådene. Kntrllutvalget var i frrige valgperide på besøk ved Frl ppvekstsenter. Her var tema blant annet pplæringstilbudet til elever med spesielle behv. Enhetslederen framhevet det å gi et gdt nk tilbud til fremmedspråklige elever, samt å tilfredsstille kravet m tilpasset pplæring, sm særskilte utfrdringer fr sklen. Revisjnen freslår at det gjennmføres et frvaltningsrevisjnsprsjekt m tilpasset pplæring g spesialundervisning i sklen. Aktuelle prblemstillinger kan være: Hvrdan praktiseres tilpasset pplæring i sklen? Har ansatte g sklene i Levanger felles målsettinger g frstås disse likt? Når settes spesialpedaggiske tiltak inn? Hvilke utfrdringer står sklene verfr når det gjelder å tilrettelegge undervisningen til hver enkelt elev? Hvilket pplæringstilbud gis minritetsspråklige barn i kmmunen? 4.3 Tjenestetilbud pleie g msrg Tildeling av pleie g msrgstjenester SSBs framskrivninger i beflkningsutviklingen fram til 2025 viser at Levanger kmmune vil få en økning i antallet eldre. Dette ble pekt på sm en av kmmunens hvedutfrdringer på Dialgseminaret i februar Aldersgruppen 67 år g ppver vil øke med nesten 60 prsent i 2025 i frhld til i dag. Dette vil gi stre utfrdringer i pleie- g msrgstjenestene. 5

7 Denne utviklingen kan medføre skjerpede tildelingskriterier fr hjemmetjenester g plass i institusjn. I 2006 hadde knsulentfirmaet Agenda en gjennmgang av kmmunens pleie- g msrgstjeneste. Analysen viste blant annet at det er relativt stramme kriterier fr å få sykehjemsplass eller hjemmebaserte tjenester i Levanger. Videre står det i rapprten at dersm behvet fr pleie- g msrgstjenester øker, har kmmunen tre alternativer: Å øke de øknmiske rammene, stramme inn på kriterier fr tildeling, eller å senke standarden. Aktuelle prblemstillinger i et prsjekt kan være: Hvilke kriterier ligger til grunn fr tildeling av tjenester? Hvrdan praktiseres dette? Hvilke knsekvenser har en stadig eldre beflkning fr kmmunens tjenestetilbud? 4.4 Øknmistyring i en resultatenhet Revisjnen gjennmførte i 2006/2007 et prsjekt sm mhandlet øknmistyring på verrdnet nivå i kmmunen. Knklusjnen her var at kmmunen på et verrdet nivå har tilfredsstillende rutiner sm er med på å sikre gd øknmisk styring. Prsjektet vurderte ikke øknmistyringen innad i de enkelte resultatenheter. I løpet av en valgperide vil det erfaringsmessig være enheter der det ppstår prblemer med å hlde seg innenfr gitte budsjettrammer. Revisjnen anbefaler derfr at det settes i gang prsjekt m øknmistyring i utvalgte enheter/mråder etter hvr behvet anses sm størst. Eksempel på prblemstillinger er: Har enhet XXXX tilfredsstillende øknmistyring? Er viktige rammebetingelser på plass fr å sikre gd øknmistyring? 4.5 Plan- g byggesak Ifølge Årsrapprten fr ISK fr 2006 var det i perider prblematisk å verhlde lvpålagte tidsfrister innen plan- g byggesak. Videre heter det at knapphet på saksbehandlerkapasitet medfører lengre behandlingstid g at enheten sliter med ressursknapphet i frhld til den aktiviteten de skal betjene. Knapp saksbehandlingskapasitet medfører risik fr at saker ikke blir behandlet tilstrekkelig grundig. Det har både i Levanger kmmune g Verdal kmmune de siste årene vært generell ppmerksmhet rettet mt byggesaksbehandling, blant annet i ulike medieppslag. Det har blitt gitt flere dispensasjner i frhld til kmmunens arealdelplan. Med disse utviklingstrekkene sm bakgrunn, kan prsjekt sm mhandler saksbehandling innen plan- g byggesak være aktuelle. Mulige prblemstillinger/vinklinger kan være: Hvrdan håndteres dispensasjner i frhld til plan- g bygningslven g kmmunens arealdelplan? (stikkrd: mfang, likebehandling/knsistens, administrativ g plitisk behandling) Overhldelse av tidsfirster. 6

8 4.6 Innkjøp rutiner g praksis I 2007 kjøpte Levanger kmmune varer g tjenester fr nesten 300 milliner krner (både investeringer g drift). Den nye lven m ffentlige anskaffelser trådde i kraft fra Innkjøpsmrådet har generell høy øknmisk risik fr kmmunesektren. De øknmiske knsekvensene ved å bryte regleverket kan bli svært stre (den psitive kntraktsinteressen). I et slik prsjekt kan det være aktuelt å både se på m innkjøp er tråd med inngåtte avtaler eller følge en anbudsprsess. Eksempler på prblemstillinger er: Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglementet? Fretar kmmunen innkjøp innenfr innkjøpsavtalene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? Evaluering av innkjøpsavtaler 4.7 Levanger kmmune sm arbeidsgiver Ansatte er Levanger kmmunes viktigste ressurs. Kmmunen har vært gjennm mfattende mstillingsprsesser g den øknmiske handlefriheten har vært trang. Dette har direkte knsekvenser fr ansatte i kmmunen, blant annet fr muligheten fr vedlikehld g videreutvikling av kmpetanse. Endret beflkningssammensetning g behv hs innbyggerne vil gså påvirke behvet fr kmpetanse g nyrekruttering av ansatte. Med disse utviklingstrekkene sm bakgrunn, kan prsjekt sm mhandler Levanger kmmune sm arbeidsgiver være aktuelt. Her er det mulighet fr ulike innfallsvinkler: Hvrdan praktiseres senirplitikken i Levanger kmmune? Sykefravær g inkluderende arbeidsliv (IA) Frhldet mellm kmpetansemål g praksis Hvrdan frbereder Levanger kmmune seg på endrede behv i beflkningen? 7

9 Nr. Prsjekttema Aktuelle prblemstillinger/innfalsvinkler 1 Barneverntjenesten Kartlegging av utviklingen i ressursbruk g ulike tiltak i frhld sammenliknbare kmmuner Hvilke faktrer kan frklare at Levanger har hatt en sterkere vekst g ligger på et høyere nivå når det gjelder antallet meldinger, antallet tiltak g kstnader? Kan vi på bakgrunn av utviklingen sm har vært i Levanger g i andre kmmuner si ne m frventet utvikling? Tilpasset pplæring g spesialundervisning Hvrdan praktiseres tilpasset pplæring i sklen? Har ansatte g sklene i Levanger felles målsettinger g frstås disse likt? Når settes spesialpedaggiske tiltak inn? Hvilke utfrdringer står sklene verfr når det gjelder å tilrettelegge undervisingen til hver enkelt elev? Hvilket pplæringstilbud gis minritetsspråklige barn i kmmunen? Tjenestetilbud pleie g msrg. Tildelingskriterier Hvilke kriterier ligger til grunn fr tildeling av tjenester? Hvrdan praktiseres dette? Hvilke knsekvenser har en stadig eldre beflkning fr kmmunens tjenestetilbud? Øknmistyring innad i en resultatenhet Har enhet XXXX tilfredsstillende øknmistyring? Er viktige rammebetingelser på plass fr å sikre gd øknmistyring? Saksbehandling plan g bygg Innkjøp ruiner g praksis Levanger kmmune sm arbeidsgiver Hvrdan håndteres dispensasjner i frhld til plan- g bygningslven g kmmunens arealdelplan? (stikkrd: mfang, likebehandling/knsistens, administrativ g plitisk behandling) Overhldelse av tidsfrister Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglementet? Fretar kmmunen innkjøp innenfr innkjøpsavtalene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? Evaluering av innkjøpsavtaler Hvrdan praktiseres senirplitikken i Levanger kmmune? Sykefravær g inkluderende arbeidsliv (IA) Frhldet mellm kmpetansemål g praksis. Hvrdan frbereder Levanger kmmune seg på endrede behv i beflkningen? 8