Møteprotokoll. Porsgrunn kontrollutvalg. 4/19 19/ Godkjenning av møteinnkalling

Transkript

1 Møteprtkll Prsgrunn kntrllutvalg Dat: kl. 9:00 12:30 Sted: møterm 3.etg Arkivsak: 19/00011 Til stede: Leder Erik Bystrøm, nestleder Karl Erik Høegh, medlem Bente Tangen, medlem Ingrid Brubakken, medlem Henning Yven, sekretær Marianne Lundeberg, Møtende varamedlemmer: Frfall: Andre: Oppdragsrevisr Ingebjørg N. Vibet Rådmann Per Wld, byggesakssjef Baard Gnshlt, Telemark kmmunerevisjn IKS v/ Anne Sæterdal, Olav Rishlt leder prsjektkntr Bypakke Grenland, Kmmunalteknikk v/ virksmhetsleder Trbjørn Krgstad Avdelingsleder, Thmas Nøklegård, Kmmuneadvkat Randi Gr Thuland, Kmmunalsjef administrasjn g støtte Kari Teigen Prtkllfører: Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 4/19 19/ Gdkjenning av møteinnkalling Møteprtkll 4/19 19/ Gdkjenning av prtkll Saker til behandling 1

2 24/19 18/ /19 17/ /19 19/ Frvaltningsrevisjnsrapprt - Byggesaksbehandling - Prsgrunn kmmune Oppfølging av frvaltningsrevisjnsprsjekt -Bypakke Grenland - Prsgrunn kmmune Gjennmføring av vedtak g saksbehandling frbindelse med kmmunal vei - Prsgrunn kmmune /19 19/ Varslingsrutiner ved kritikkverdige frhld i Prsgrunn kmmune 9 28/19 16/ Rullering av plan fr frvaltningsrevisjn Prsgrunn kmmune 10 29/19 18/ Tilsynsrapprt - Stiftelsen Sjøfartens hus - SSH 11 30/19 19/ Vurdering av ppdragsansvarlig revisrs g ppdragsrevisrs uavhengighet i frhld til Prsgrunn kmmune 12 31/19 19/ Referatsaker Prsgrunn kntrllutvalg 13 32/19 19/ Eventuelt Prsgrunn kntrllutvalg 14 Prsgrunn, Kntrllutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2

3 Møteinnkalling 4/19 Gdkjenning av møteinnkalling Prsgrunn kntrllutvalg /19 Møteinnkalling gdkjennes. Møteinnkalling ble lagt frem fr gdkjenning. Møteinnkalling gdkjennes. 3

4 Møteprtkll 4/19 Gdkjenning av prtkll Prsgrunn kntrllutvalg /19 Prtkll gdkjennes. Prtkll ble lagt frem fr gdkjenning. Prtkll gdkjennes. 4

5 Saker til behandling 24/19 Frvaltningsrevisjnsrapprt - Byggesaksbehandling - Prsgrunn kmmune 1 Prsgrunn kntrllutvalg /19 Kntrllutvalget tar frvaltningsrevisjnsrapprt «Byggesaksbehandling Prsgrunn kmmune» til rientering. Kntrllutvalget ber m at Telemark kmmunerevisjn IKS inviteres til å legge frem rapprten i bystyret. Innstilling til bystyret: kmmunen bør: sørge fr at delegasjnsreglementet er i tråd med ønsket praksis g at det følges vurdere behv fr kmpetanse på Byggesak på krt g lang sikt med tilhørende tiltak styrke arbeidet med internkntrll: gjøre systematiske risikvurderinger, både av saksbehandlingen g risik fr krrupsjn sikre at risikvurderingene danner grunnlag fr tiltak sm frankres blant de ansatte sikre ledelsesppfølging av arbeidet med internkntrll jbbe mer systematisk med etiske prblemstillinger både i administrasjnen g i utvalget Telemark kmmunerevisjn IKS v/ Frvaltningsrevisr Anne Sæterdal la frem frvaltningsrapprt «Byggesaksbehandling Prsgrunn kmmune» Rådmann Per Wld g byggesakssjef Baard Gnshlt var tilstede i saken g svarte på spørsmål fra utvalget. 5

6 Kntrllutvalget tar frvaltningsrevisjnsrapprt «Byggesaksbehandling Prsgrunn kmmune» til rientering. Kntrllutvalget ber m at Telemark kmmunerevisjn IKS inviteres til å legge frem rapprten i bystyret. Innstilling til bystyret: kmmunen bør: sørge fr at delegasjnsreglementet er i tråd med ønsket praksis g at det følges vurdere behv fr kmpetanse på Byggesak på krt g lang sikt med tilhørende tiltak styrke arbeidet med internkntrll: gjøre systematiske risikvurderinger, både av saksbehandlingen g risik fr krrupsjn sikre at risikvurderingene danner grunnlag fr tiltak sm frankres blant de ansatte sikre ledelsesppfølging av arbeidet med internkntrll jbbe mer systematisk med etiske prblemstillinger både i administrasjnen g i utvalget. 6

7 25/19 Oppfølging av frvaltningsrevisjnsprsjekt -Bypakke Grenland - Prsgrunn kmmune 1 Prsgrunn kntrllutvalg /19 Saken tas til rientering. Kntrllutvalget har fått tilsendt dkumentene «sak m ppfølging av frvaltningsrapprt Bypakke Grenland», g «øknmiske rutiner fr Bypakke Grenland fase 1» sm ppfølging til deres vedtak. Olav Rishlt leder prsjektkntr Bypakke Grenland møtte g svarte ut ppfølgingen. Rådmann Per Wld var tilstede i saken. Saken tas til rientering. 7

8 26/19 Gjennmføring av vedtak g saksbehandling frbindelse med kmmunal vei - Prsgrunn kmmune 1 Prsgrunn kntrllutvalg /19 Ingen frslag til vedtak. Kntrllutvalget fikk fremlagt en henvendelse fra innbygger Ivar Men. Brev av 10.Mai 2019 Kntrllutvalget ba m redegjørelse fr: Påstander m manglende dkumenter i arkiv ifm med saken Hvrdan vedtakene fattet i 1997 g er gjennmført g fulgt pp i Prsgrunn kmmune, g m det er gjrt nye vedtak i saken Hvrdan denne saken er behandlet i frhld til sammenlignbare saker. Praksis fr ppfølging av vedtak g saksbehandling i lignende saker.. Kmmunalteknikk v/ virksmhetsleder Trbjørn Krgstad g avdelingsleder Thmas Nøklegård møtte fr redegjørelse i saken. Kmmuneadministrasjnen frhlder seg til reguleringsplan g kmmuneplanens arealdel, vedtatt av bystyret. Kntrllutvalget ga tilhører Ivar Men rdet fr å kmme med et krt innlegg til saken. Kntrllutvalget ber administrasjnen m tilbakemelding til neste møte, i saken knyttet til kiskveien, leder av KU er i dialg med administrasjnen fr videre behandling av saken. 8

9 27/19 Varslingsrutiner ved kritikkverdige frhld i Prsgrunn kmmune 1 Prsgrunn kntrllutvalg /19 Saken legges frem uten frslag til vedtak. Kntrllutvalget behandlet i møte i sak 23/19 punkt 3. (Eventuelt). Det gikk frem av behandlingen av denne saken at kntrllutvalget ønsker å få frelagt en sak knyttet til temaet "varsling g ved kritikkverdige frhld". På bakgrunn av vedtaket ver g dagsaktuelle saker fra andre kmmuner knyttet til varsling g ytringsklima, har kntrllutvalget invitert rådmann fr å redegjøre fr kmmunens rutiner g praksis knyttet til varslingssaker. Hvrdan er varslingsrutinene gjrt kjent fr ansatte? Har Prsgrunn kmmune: - handtert varslingssaker i den senere tid? - rutiner fr når det varsles på øverste ledelse? -varslings- gruppe/sekretariat? Kmmuneadvkat Randi Gr Thuland møtte fr rientering i saken. Saken tas til rientering. 9

10 28/19 Rullering av plan fr frvaltningsrevisjn Prsgrunn kmmune 1 Prsgrunn kntrllutvalg /19 Kntrllutvalget rullerer plan fr frvaltningsrevisjn g bestiller siste prsjektet i periden Kntrllutvalget bestiller prsjektplan på? sm siste prsjekt, fra Telemark kmmunerevisjn IKS. Sekretariatet la frem gjennmførte prsjekt g pplysning m gjenstående prsjekt fra plan fr frvaltningsrevisjn Kntrllutvalget rullerer plan fr frvaltningsrevisjn g bestiller siste prsjektet i periden Kntrllutvalget bestiller prsjektplan på barnevern, fra Telemark kmmunerevisjn IKS. Kntrllutvalget ønsker en undersøkelse av anbefalingene sm ble gjrt i rapprt av barnevernet i Prsgrunn kmmune i Prsjektplanen ønskes levert kntrllutvalget august september

11 29/19 Tilsynsrapprt - Stiftelsen Sjøfartens hus - SSH 1 Prsgrunn kntrllutvalg /19 «Tilsynsrapprten Stiftelsen sjøfartens hus» fra stiftelsestilsynet tas til rientering. Kntrllutvalget fikk framlagt Rapprten «Tilsynsrapprten Stiftelsen sjøfartens hus» til infrmasjn. «Tilsynsrapprten Stiftelsen sjøfartens hus» fra stiftelsestilsynet tas til rientering. 11

12 30/19 Vurdering av ppdragsansvarlig revisrs g ppdragsrevisrs uavhengighet i frhld til Prsgrunn kmmune 1 Prsgrunn kntrllutvalg /19 Saken tas til rientering. Dkumentet «Vurdering av ppdragsansvarlig revisrs g ppdragsrevisrs uavhengighet i frhld til Prsgrunn kmmune». Ble lagt frem. Saken tas til rientering. 12

13 31/19 Referatsaker Prsgrunn kntrllutvalg 1 Prsgrunn kntrllutvalg /19 Saken tas til rientering. Betraktninger fra FKT sin knferanse i Kristiansand Saken tas til rientring. 13

14 32/19 Eventuelt Prsgrunn kntrllutvalg 1 Prsgrunn kntrllutvalg /19 Ingen saker. 14

15 15