Oslo kommune Utdanningsetaten

Transkript

1 Osl kmmune Utdanningsetaten Vedlegg 2: Dagens løsninger g funksjnelle behv 1. Dagens løsning: Smmersklen Osl (SO) En aktivitet hs Smmersklen Osl (SO) kan være kurs i matematikk eller naturfag g går ver én uke. En påmelder hs SO kan være en frelder, lærer eller eleven selv. Hs SO tilbys det i dag kurs i t kategrier hvr kategri 1 er rdinære kurs, mens kategri 2 er kurs sm har spesifikke kriterier sm må være ppfylt fr å kunne få kursplass Kurs i kategri 1 Kurs i kategri 1 har t påmeldingsfaser. I første påmeldingsfase registrerer en påmelder sin interesse fr hvilke kurs sm er av interesse i priritert rekkefølge. Etter at påmeldingsvinduet er stengt gjøres det en analyse av interessen vs. antall plasser på de respektive kursene g antall plasser/kurs justeres så langt det er mulig mtp. å kunne tilby flest mulig det kurset de har satt sm førsteønske. Når justeringen er fullført gjennmføres en tilfeldig tildeling. Hensikten med tilfeldig tildeling er at alle sm har meldt interesse fr et kurs skal ha lik mulighet fr å få tildelt en kursplass. I andre fase fr kurs, legges ledige kursplasser (restplasser) ut fr en direkte påmelding. Illustrasjn av prsess fr kurs i kategri 1 fr Smmersklen Osl: Vedlegg 2 Dagens løsninger g funksjnelle behv Side 1 av 5

2 1.2. Kurs i kategri 2 Kurs i kategri 2 legges kun ut fr direkte påmelding, men har spesifikke kriterier sm må ppfylles fr at en elev kan delta. Illustrasjn av prsess fr kurs i kategri 2 fr Smmersklen Osl: 2. Dagens løsning: Den kulturelle sklesekken (DKS) En aktivitet hs Den kulturelle sklesekken (DKS) kan være en frestilling, tegneverksted eller teater. Påmelder hs DKS er gjerne en ansatt på en skle sm melder på én eller flere klasser. Hs DKS tilbys det i dag aktiviteter i én kategri sm har t påmeldingsfaser. I første påmeldingsfase registrerer en påmelder sin interesse fr hvilke aktiviteter sm er av interesse i priritert rekkefølge. Det gjennmføres så en tilfeldig tildeling. Hensikten med tilfeldig tildeling er at alle sm har meldt interesse fr en aktivitet skal ha lik mulighet fr å få tildelt en plass. I andre fase, legges ledige plasser (restplasser) ut fr en direkte påmelding. Illustrasjn av prsess fr aktiviteter hs Den kulturelle sklesekken: Vedlegg 2 Dagens løsninger g funksjnelle behv Side 2 av 5

3 3. Ny løsning - Brukerhistrier Det ønskes en standard løsning med ev. tilpasninger fr å kunne støtte Utdanningsetatens behv. Løsningen sm skal anskaffes vil i mfang g innhld kunne avvike fra løsningen sm skal erstattes. Brukerhistriene sm her presenteres er de mest sentrale fr ønsket funksjnalitet. Disse er ikke ment å være utfyllende, men presenterer den viktigste funksjnaliteten g gir et innblikk av hva man kan se fr seg i en ny løsning. Vi ønsker at leverandørene bruker sin kmpetanse til å tilby løsninger sm møter behvene på best mulig måte. Grad av kravppfyllelse g frslag til løsning vil være sentral i frhandlingene Dataregistrering Generelt er det tre hvedbrukergrupper sm skal benytte løsningen: administratr, supprt g påmelder. Både kurs hs Smmersklen Osl g kulturaktiviteter hs Den kulturelle sklesekken mtales i brukerhistriene sm aktiviteter. Det skal være separate infrmasjnssider (hjemmesider) fr SO g DKS. Sm administratr kan jeg: registrere kategrier g aktiviteter registrere infrmasjn m aktivitet g lkasjn, målgruppe, påmeldingsperide(r) sette tidsperider fr tildeling/påmelding til de ulike kategriene definere m det er anledning å stå på venteliste eller ikke pprette brukere med ulike rller g redigere rettigheter endre påmelders brukernavn g passrd registrere infrmasjn sm vises på en infrmasjnsside (hjemmeside) flytte enkeltelever/klasser mellm aktiviteter når sm helst i prsessen 3.2. Påmelding Sm interessert i Smmersklen Osls kurs/den kulturelle sklesekkens kulturtilbud kan jeg: lese m aktiviteter g lkasjner på en infrmasjnsside (hjemmeside) finne ut hvem tilbudene retter seg mt, hvr aktivitetene hldes, hva slags aktiviteter det er g hvilke uker/dat de avhldes finne infrmasjn m hvrdan jeg registrerer interesse fr en aktivitet finne infrmasjn m hvrdan g når eleven/klassen kan få plass på en aktivitet Sm påmelder kan jeg pprette en bruker g få tilgang på "min side" g: registrere kntaktpplysninger registrere infrmasjn m kntaktpersner g elever/klasser melde interesse fr aktiviteter eller melde eleven/klassen direkte på en aktivitet laste ned skjema fr utfylling mtta bekreftelse på e-pst g/eller sms få versikt ver hvilke ønsker jeg har registrert, g ev. hvilke pririteter jeg har gitt aktivitetene på "min side" få versikt ver hvilken/hvilke aktivitet(er) eleven(e)/klassen(e) har fått plass på Vedlegg 2 Dagens løsninger g funksjnelle behv Side 3 av 5

4 få versikt ver hvilken/hvilke aktiviteter eleven(e)/klassen(e) står på venteliste til g hvilken ventelisteplass eleven/klassen har endre interesse fr aktivitet før plass er tildelt (fr aktiviteter i fasen fr tilfeldig tildeling) endre kntaktinfrmasjn m meg, kntaktpersn(er) g elev(er)/klasse(r) melde elev/klasse av kurs endre passrd mtta påminnelse m ppstart av en aktivitet i frkant g annen aktivitetsspesifikk infrmasjn Sm påmelder eller kntaktpersn mttar jeg en autmatisk bekreftelse på e-pst/sms når: elever/klasser blir meldt på en aktivitet tildeling av plasser er klart slik at jeg får infrmasjn m på hvilken aktivitet eleven(e)/klassen(e) har fått plass eleven(e)/klassen(e) rykker pp til fast plass fra en venteliste det nærmer seg aktivitetsppstart slik at jeg får en påminnelse m at eleven(e)/klassen(e) har fått plass g får praktisk infrmasjn før aktiviteten starter 3.3. Tildeling i fase fr tilfeldig tildeling Sm administratr kan jeg: prøvetildele aktiviteter basert på registrert interesse justere aktivitetstilbudet tildele aktivitet tilfeldig basert på registrert interesse g pririteringer 3.4. Infrmasjn via e-pst g SMS g "min side" Sm administratr kan jeg: sende SMS g e-pst med felles, standardisert infrmasjn til faste tider (fr eksempel påminnelse m kursplass). lage grupper fr mttak av standardisert infrmasjn utfrme g sende ut særskilt infrmasjn på SMS g e-pst til utvalgte kntaktpersner g/eller enkeltgrupper legge til vedlegg i e-pster 3.5. Supprt (kun SO) Sm supprtmedarbeider hs SO kan jeg: registrere en persn sm bruker med tilhørende kntaktpersn(er) g elev(er) melde/endre interesse fr en aktivitet på vegne av en påmelder endre registrert infrmasjn hs en påmelder endre passrd fr påmelder melde av elever første dag hvis de ikke møter pp legge til enkeltelever på en aktivitet hvis de har møtt pp g det er ledige plasser flytte enkeltelever mellm aktiviteter Vedlegg 2 Dagens løsninger g funksjnelle behv Side 4 av 5

5 3.6. Statistikk g rapprtering Sm administratr kan jeg: hente ut infrmasjn m alle registrerte data (kntaktpersner etc.) hente ut liste ver ledige plasser til enhver tid ta ut statistikk/ liste fr antall elever/klasser sm står på venteliste ta ut statistikk/ liste fr antall elever/klasser sm har fått ppfylt førsteønske Sm supprtmedarbeider (kun SO) kan jeg ta ut: lister med kntaktinfrmasjn lister ver alle deltakere på en aktivitet g dele elevene inn i grupper lister med elever per aktivitet på en lkasjn rapprter sm viser ppmøte per aktivitet på en lkasjn navnelapper g utkrysningslister liste ver elever med "spesielle hensyn" Vedlegg 2 Dagens løsninger g funksjnelle behv Side 5 av 5