FORSLAG TIL NY ORGANISERING Eiendomsavdelingen fase 2

Transkript

1 UNVERSTETET OSLO UNVERSTETSDREKTØREN Til Universitetsstyret Fra Universitetsdirektøren Sakstype: Vedtakssak Møtesaksnr.: Møtenr. 2/2013 Møtedat: Ntatdat: Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Per E Syvertsen, EA FORSLAG TL NY ORGANSERNG Eiendmsavdelingen fase 2 nnledning møte den , fattet styret følgende vedtak: Avdelingen rganiseres i t seksjner i tillegg til en stabs- g støttefunksjn. Frdeling av funksjner mellm seksjnene gjøres ifase 2. Teknisk avdeling skifter navn til Eiendmsavdelingen. fase 2 freslås rganisering av avdelingens funksjner, med utgangspunkt i styrets vedtak. Gjennmføring Arbeidet i fase 2 har gså vært basert på bred medvirkning fra ledere g medarbeidere i avdelingen g brukerrepresentanter. Utredningene er gjrt i3 arbeidsgrupper. Frslagene er behandlet av plangruppen, g er fremlagt til frhandlinger med rganisasjnene i møte den , hvr partene ble enige mfølgende: «Partene slutter seg tilfrslaget til mrganisering av eiendmsavdelingen med den endring at det etableres 5 seksjner i underavdeling fr drift g vedlikehld. Spørsmål m vaktsentralen, mrådestrukturen g brukersenteret utredes videre g drøftes på et senere tidspunkt. Teknisk bygningsdrjftflyttes til drjftsseksjnen. dkumentet sm leggesfremfr styret skal gså systemfrvaltning, sikkerhet, g innplasserirzgsplan mtales.» Frslaget Seksjn drift g vedlikehld rganiseres med 5 seksjner, g seksjn fr plan g prsjekt med 3 seksjner, i tillegg til en stab g støttefunksjn. Organisering av seksjnene er ikke endelig fastlagt, g universitetsdirektøren gis fullmakt til å beslutte tilpasninger g endringer. Mdellen gir en tydelig rlle- g ansvarsfrdelingen i rganisasjnen. Den rydder pp i uklare grensesnitt i eksisterende rganisasjn, strukturerer virksmheten i klare funksjnsmråder g tydeliggjør linjeledernes ledelsesansvar g myndighet. Frslaget redegjør ikke knkret fr innsparingsptensialet i krner eller årsverk, men en mener likevel det ligger muligheter fr betydelige effektiviseringsgevinster, gjennm tydeligere rller g ansvarsfrhld, mer bevisst planlegging, g mer enhetlig behandling av henvendelser g ppgaver, sm samlet legger grunnlag fr mer effektive beslutninger. Universitetsdirektøren Universitetet i Osl

2 UNVERSTETET OSLO UNVERSTETSDREKTØREN Målsettingen er at ny rganisasjn skal være perativ fra nnen den tid må alle stillinger være beskrevet g besatt, g rutiner etablert. Anbefaling Universitetsdirektøren anbefaler at styret slutter seg til frslag til ny rganisering av Eiendmsavdelingen, sm beskrevet i saksfremlegget datert , pkt 6. Senere justeringer g tilpasninger i rganisasjnen besluttes av universitetsdirektøren. Frslag til vedtak: Universitetsstyret slutter seg til anbefalingen fra universitetsdirektøren. Gunn-Elin Aa. Bj nebe universitetsdirek ør PerE. eiendmsdirektør Vedlegg: Saksframlegg datert Prtkll fra frhandlinger med rganisasjnene, sak 401, møte U niversitetsdirektøren Universitetet i Osl

3 FRA UNVERSTETSDREKTØREN TL UNVERSffETSSTyRET FREMLEGGSNOTAT Møtesaksnr.: Møtedat: Ntatdat.: Arkivsaksnr: Saksbehandler: Per E Syvertsen FORSLAG TL NY ORGANSERNG av Eiendmsavdelingen fase NN.EDNNG OG BAKGRUNN Første fase av OU-prsjektet i Teknisk avdeling resulterte i et styrevedtak sm fastla den verrdnete strukturen i avdelingen: Avdelingen rganiseres i t seksjner i tillegg til en stabs- g støttefunksjn. Frdeling av funksjner mellm seksjnene gjøres ifase 2. Teknisk avdeling skifter navn til Eiendmsavdelingen. dette ntatet freslås en nærmere rganisering av avdelingens funksjner, med utgangspunkt i styrets vedtak. Frslaget er et resultat av videreføring av DU-prsjektet i fase 2. Arbeidet har vært basert på bred medvirkning fra ledere g medarbeidere i avdelingen g brukerrepresentanter. Den verrdnede målsettingen med DU-prsjektet er å: Utvikle en rganisasjn med tydelige rller g ansvarsfrhld innad i Teknisk avdeling, i frhld til den øvrige universitetsiedelsen g i frhld til brukerne. Styrke infrmasjn, kmmunikasjn g samhandling mellm Teknisk avdeling g brukerne. Oppnå mer effektiv bruk av ressursene. Bygge en gd rganisasjnskuftur g et gdt arbeidsmiljø Målsettingen bygger pp under UiOs strategi OM PROSESSEN 2.1 Mandat g rganisering fase 2 ble det bedt m at prsjektet skulle utarbeide følgende: Side 1.

4 detaljert frslag tilfunksjnsinndeling i hver seksjn, g hvrdan funksjnene skal rganiseres i eventuelle undergruppe risik- g knsekvensanalyse ifrhld til HMS, med bistand fra BHT avdelingen ved UO tillegg vil det senere, etter styrebehandling, bli utarbeidet pplegg fr kmpetanseutvikling i avdelingen, sett ifrhld til vedtatte kriterier g tiltak fr bedre samhandling Risik g knsekvensanalysen er utført av BHT. tråd med styrets vedtak brukes i det følgende navnet Eiendmsavdelingen i stedet fr Teknisk avdeling (med mindre det refereres ti frtid), g eiendmsdirektør istedenfr teknisk direktør. Arbeidet i fase 2 er rganisert sm et prsjekt etter samme mønster sm i fase 1: Universitetsdirektøren er eier av prsessen. Eiendmsdirektør er prsjektieder Det er etablert en plangruppe sm et rådgivende g krdinerende kntaktrgan fr Universitetsdirektøren, g ledes av eiendmsdirektør. Ledergruppen i Eiendmsavdelingen er faglig støtte fr teknisk direktør i prsessen. Det er etablert tre arbeidsgrupper til å utrede definerte ppgaver knyttet til en mer detaljert utfrming av den nye rganisasjnen g fremme frslag løsninger. Arbeidsgruppene ble gitt følgende ppdrag: Arbeidsgruppe i Organisering av underavdeling Drifts- g vedlikehld Utrede g freslå en indre rganisering av seksjnen, g hvilke funksjner sm skal legges til seksjnen, basert på en analyse av mulige alternative løsninger. Det innebærer frslag til hvilke enheter g nivåer sm seksjnen skal bestå av g frdeling av ppgaver mellm disse. Prsjektet skal gså vurdere ppgaver g rganisering fr en ny, felles brukerservicefunksjn. vurderingen av rganiseringen skal det legges særskilt vekt på hvrdan en kan ppnå effektiv ressursbruk g lik kvalitet på tjenestene fr alle brukerne. [v. lederstillinger under seksjnssjef skal beskrives. Arbeidsgruppe 2 Organisering av underavdeling Plan g prsjekt Utrede g freslå en indre rganisering av seksjnen, basert på en analyse av mulige alternative løsninger. Det innebærer frslag til hvilke enheter seksjnen skal bestå av g frdeling av ppgaver mellm disse. Ev. lederstillinger under seksjnssjef skal beskrives. Arbeidsgruppe 3: Organisering av seksjn fr støtte g stab Utrede g freslå en indre rganisering av seksjnen, basert på en analyse av mulige alternative løsninger. Det innebærer frslag til hvilke enheter seksjnen skal bestå av g frdeling av ppgaver mellm disse. Ev. lederstillinger under seksjnssjef skal beskrives. 2.2 nvlvering g infrmasjn arbeidet har det vært lagt vekt på å infrmere g invlvere medarbeidere g ledere i avdelingen, samt brukerne. nvlveringen er skjedd gjennm: Deltakelse i arbeidsgruppene av både egne medarbeidere g brukerrepresentanter, samt representanter fr arbeidstakerrganisasjnene Side 2

5 Allmøte fr å infrmere m OU (18. mars), g en fellessamling (4. april) der alle medarbeiderne i avdelingen ble invitert til å gi synspunkter på freløpige frslag til ny rganisasjn. Prsjektet har dessuten ppfrdret alle ansatte i avdelingen til å drøfte temaene g kmme med innspill. 3. KRTERER FOR ORGANSERNG 3.1. De samme kriterier sm i OU Fase i Kriteriene sm ble utviklet i Fase i er brukt gså sm grunnlag fr vurdering av ulike rganisasjnsalternativer i Fase 2. Kriteriene beskriver ønskede kjennetegn ved rganisasjnen. Den nye rganiseringen av Eiendmsavdelingen skal kjennetegnes ved: Gd kmmunikasjn, samhandling g service Kvalitet i all ppgaveløsning Ensartet utøvelse av tjenestene g fleksibel ressursutnyttelse Tydelig rlle- g ansvarsfrdeling Økt effektivitet g beslutningsstyrke Samfunnsansvar, slidaritet g miljø Felles mål g rganisasjnskultur tillegg ble det lagt nen føringer fra prsjektledelsen, hvrav følgende var de viktigste: Seksjner skal baseres på en klar funksjnsdeling Antall seksjner skal være få, g knyttes til tydelige faglige ppgaver ngen stabsfunksjner i underavdelinger eller seksjner 4. VURDERNG AV ORGANSASJONSSTRUKTUR 4.1 Nærmere m utgangspunktet fr arbeidet i fase 2 Arbeidet i fase 2 har tatt utgangspunkt i styrets vedtak m å rganisere Teknisk avdeling i t seksjner g en stabs- g støtteenhet. 4.2 Betegnelse av rganisasjnsenheter på ulike nivåer Sm ledd i prsessen har en søkt å avklare begrepsbruken knyttet til de ulike nivåene i rganisasjnen. Eiendmsavdelingen skal, gjennm gd frvaltning av eiendmmene, legge til rette fr at universitets primærfunksjner gjennmføres på best mulig måte. ppbyggingen har en funnet det hensiktsmessig å bruke samme begreper på enhetene på de ulike nivåene sm US, g tilsvarende på lederne av enhetene. Dette innebærer følgende betegnelser: Nivå i er avdeling (Eiendmsavdeling), ledet av eiendmsdirektør Nivå 2 er underavdeling, ledet av underdirektør Side 3

6 Nivå 3 er seksjn, ledet av seksjnsleder Nivå 4 er gruppe, ledet av gruppeleder. Dette innebærer at det sm i styrets vedtak er betegnet sm seksjner, i det fremlagte frslaget er betegnet underavdelinger, mens seksjner betegner de enhetene sm underavdelingene består av. Nivådelingen er synliggjrt i følgende figur: Nivåer i rganisasjnen Direktør Drift g vedlikehld Plan g prsjekt Stab g støtte Seksjner Se ksj ner Grupper Faggrupper 4.3 Vurdering av alternative rganisasjnsmdeller Organisering av underavdeling Drift g vedlikehld Tre alternative mdeller er vurdert nærmere. Hvedfrskjellene mellm mdellene er at de består av et ulikt antall seksjner: Alternativ i består av tre seksjner Seksjn Vedlikehld, seksjn Drift, seksjn Fellestjenester Alternativ 2 består av fire seksjner Seksjn Vedlikehld, seksjn Drift g brukerservice, seksjn Renhld, seksjn Park g fellestjenester Alternativ 3 består av fem seksjner Seksjn Vedlikehld, seksjn Bygningsdrift, seksjn Renhld, seksjn Park, seksjn Fellestjenester Felles fr alle mdellene er etablering av en vedlikehldsseksjn, sm samler vedlikehlds kmpetansen g -ressursene i én rganisatrisk enhet. Hensikten er å skape et rganisatrisk Side 4

7 grunnlag fr å få til et mer planmessig g systematisk vedlikehld av universitetets eiendmmer, g styrke planlegging av funksjner sm internkntrll, FDV-dkumentasjn g energiledelse. Vedlikehld skilles rganisatrisk fra bygningsdrift. Oppgaveprteføljen til en slik enhet blir enhetlig g versiktlig, g legger til rette fr en rganisering i færre driftsmråder enn dagens seks mråder. alle mdellene er det viktig å etablere faste, velfungerende samarbeidsmekanismer mellm Vedlikehldsseksjnen g seksjn fr Bygningsdrift. Det freslås å etablere et felles brukersenter. Frmålet med brukersenteret er å sikre mer effektiv bruk av ressursene i Eiendmsavdelingen g sikre likebehandling av brukerne. Brukersenteret vil utgjøre et felles henvendelsespunkt inn til Eiendmsavdelingen g skal kunne nås gjennm avdelingens nye FDVU-system (Xpand). Brukerne kan følge hvr en henvendelse befinner seg i fasen fra innmelding til gjennmføring. Oppgaver sm vil ligge til brukersenteret er bl.a behandling av arbeidsrdre i Xpand, frvaltning av reglement g instrukser, frvaltning av bilparken, samt parkeringsrdningen. Vakt g alarmsentralen (VAS) vervåker alle vakt g alarmsystemer på universitet, i tillegg til adgangskntrll. Det understrekes at sentralen er viktig fr sikkerheten på hele universitetet. VAS legges sammen med brukersenteret, g de vil hente ut synergi av et tett samarbeid. Alle alternativ ppfyller de viktigste kriteriene fr mrganiseringen. drøftelsene har det fremkmmet argumenter, både fr en løsning med 4 seksjner, g med 5 seksjner. Arbeidsgruppen anbefaler et frslag med 5 seksjner. Begrunnelsen fr frslaget er først g fremt å synliggjøre parkmrådet på en tydeligere måte. Freningene har i mail meddelt at de støtter dette frslaget. Eiendmsdirektøren understreker at valg av alternativ mellm 4 eller 5 seksjner ikke er avgjørende fr resultatet mrganiseringen. frhandlinger med rganisasjnen er det ppnådd enighet m å anbefale 5 seksjner. Endelig plassering av alle funksjnene i rganisasjnen vil måtte tilpasses på et senere tidspunkt, når innplassering i g bemanning i rganisasjnen skal gjennmføres. Det anbefalte frslag fr drift g vedlikehldsseksjnen er vist nedenfr: Frslaget samler vedlikehldskmpetansen, g ressursene i én seksjn. Det vil gi et gdt faglig g ressursmessig utgangspunkt fr systematisk vedlikehld. Renhld sm egen seksjn vil sikre ledelsesmessig ppmerksmhet m renhld sm fag g legge til rette fr gd kmmunikasjn med brukerne. Bygningsdrift g teknisk bygningsdrift ligger i driftsmrådene Park blir egen seksjn g mfatter drift av utearealene, bilpark, parkering, g renvasjn Fellestjenester mfatter felles brukersenter, vakt- g alarmsentralen (VAS), repr (trykkeri) g pst Side 5

8 Drift g vedlikehld Vedlikehld Bygningsdi ift tenhld Fellestjenester Fagingeniører s (Driftsamråder ~ ( Park, Husøkanmer ~ (Brukersenter (VVS, elektr, bygg, Bygningsdrift g :: Drift g vedlikehld nnkjøp av renhlds- : Felles mttak, brann, mm) teknisk drift. av utearealene tjenester g henvendelser~ rn.m i Driftsplanlegging Brukerservice i Bilpark i renhldsmateriell i il 1 l VAS i Vedlikehldsplanl. i i Parkering i i, il nternkntrllplanl. li i~ Renvasjn il Renhldsgrupper Vakthld g sikring li Regelmessig g FDV-dkumentasjn i ili eridisk renhld i Repra i E,inigiiedni~~iiiiii i Trykkeri i il li i Faggruppe Vedlikehldsarbeider s il Bud j ) S. i i s5 Pst, flytting, s 7 5~ Organisering av underavdeling Plan g prsjekt Det har vært diskutert t mdeller fr rganisering av underavdelingen Plan g prsjekt: En mdell med t seksjner Plan- g frva ltningsseksjn, Prsjektseksjn En mdell med tre seksjner Plan- g utredningsseksjn, Prsjektseksjn, Frva ltningsseksjn begge mdellene er det lagt vekt på å samle ressurser til prsjektgjennmføring i én seksjn g rendyrke prsjektledelse sm et eget fag. Dette vil gi økt kvalitet i prsjektgjennmføringen. vurderingen av de t alternativene, er det lagt vekt på at tre seksjner gir en tydelig funksjnsinndeling g skaper et prinsipielt skille mellm det langsiktige/strategiske planarbeidet g frvaltningsppgavene. Dette alternativet an befales. Side 6

9 Plan g prsjekt Plan g utredning Frvaltning Prsjekt et ss 5 Utvikling av verrdnede planer. Utredninger av ulik art 1-ysisk arealpianlegging Byggeprgram i Frvaltning av UiOs kunstsamling MUV ss ss lnternleie Eksternleie Kjøp g salg av eiendm i i Dkumentasjn, arkiv m.m i i ss Prsjektledelse i Brukerkrdinering i i Overtakelsesfrretninger Utarbeidelse g ppfølging av kravspesifikasjner SHA-krdinering i i, s ss Tre seksjner med klare funksjnsmråder skaper en tydelig rlle- g ansvarsfrdeling. En egen seksjn ivaretarfkus på langsiktige plan g utredningsfunksjn Samling av ressurser til prsjektgjennmføring i en egen seksjn legger til rette fr å rendyrke prsjektledelse sm et eget fag g øke kvaliteten i prsjektgjennmføringen Organisering av stabsfunksjnene Stab g støtte innehlder et sett av relativt tydelige, avgrensede fagmråder: Øknmi, persnal, innkjøp, 7~ beredskap g infrmasjn. Avdelingens beredskapsfunksjner er freslått rganisert slik at verrdnete g strategiske funksjner legges i stab, mens mer perative ppgaver legges i seksjn fr i Drift- g Vedlikehld. Den faglige styringslinjen går til Eiendmsdirektør, men den administrative går til leder fr stabsenheten. Frslag til ny rganisering av stab g støtte er slik: Side 7

10 lj syctsec, OiJ Stab g støtte Eiendmsdirektør Stab g støtte øknmi ~ Faggruppen stab Ansattel - - enhetsiederen,ed Persnal/HMS renultetansvar nnkjøp T nfrmasjn Beredskap Frslaget innebærer: Faggrupper med en tydelig definert ppgavefrdeling Funksjner knyttet til beredskap er plassert i stab fr å sikre nærhet til avdelingens verrdnete ledelse. Faglig rapprtering til Eiendmsdirektøren g administrativ rapprtering til underdirektør Stab g støtte skal sikre effektiv ressursbruk g beslutningskraft på mrådet. lnfrmasjnsfunksjnen legges direkte under underdirektør fr å gis den nødvendige ppmerksmhet. nnkjøp er etablert sm egen fagenhet fr å styrke ppmerksmheten på innkjøpsmrådet T-funksjnen er tatt ut av linjen g plassert i stab fr å tydeliggjøre funksjnens rlle sm felles ressurs fr hele avdelingen. Eiendmsavdeling har mange stre T-systemer. Systemeierskapet skal sikre at universitetet utnytter de administrative T-systemene kst- g brukseffektivt. Organiseringen g utøvelsen av systemeierskapet vil variere etter mfang, kmpleksitet g viktighet av de prsesser systemet skal betjene. tillegg vil mfanget av systemets samvirke g kplinger til andre systemer g prsesser ha vesentlige føringer fr utøvelsen av systemeierskapet. Når det gjelder de stre administrative lt-systemene vil utøvelse av systemeierskapet ha et betydelig mfang. Rllen, g rganiseringen av denne må fremstå sm en tydelig del av ansvarlig enhets virksmhetsplan. Systemeierskapet vil i nen sammenhenger inngå i et rent kunde-/leverandørfrhld, mens det i andre sammenhenger vil inngå i et samarbeid mellm ulike interessenter. nen sammenhenger vil disse t rllene gå m hverandre i ulike faser av et systems eller en tjenestes livsløp. Side 8

11 Eiendmsavdelingen har ikke tilfredsstillende kmpetanse i dag i sin rganisasjn til å ivareta systemeierskapet. 5.0 RSKO- OG KONSEKVENSUTREDN NG Det er fretatt en risik- g sårbarhetsanalyse i regi av BHT. Analysen er basert på tre gruppeintervjuer med til sammen 15 medarbeidere g ledere i Eiendmsavdelingen, inkludert vernembud. Alle ansatte var invitert til å delta intervjuene, men at det var kun 15 persner sm meldte seg, henhldsvis fem ledere i Drift, fire ansatte i Stab g seks vernembud. Analysen må derfr ikke sees sm representativ fr alle ansatte i EA. Vinklingen i analysen har vært rettet mt mulige risikfaktrer i frhld til helseplager g arbeidsbelastninger. Analysen peker på g drøfter mulige risikfaktrer knyttet til følgende mråder: nfrmasjn i mstillingsprsessen Medvirkning i prsessen Kmpetanse i frbindelse med nye ppgaver g rller Opplevelse av rlleklarhet i frbindelse med nye ppgaver g rller Beredskap i frhld til mulige helseplager g reaksjner Hensynet til mangfld mht. til å bli lyttet til, reaksjner g trygghet fr å uttale seg Hensynet til lkal frhld g rganisasjnskultur Ledelse Knflikthåndtering Selv m analysen fkuserer på risikfaktrer, knkluderer den gså med at det er psitive faktrer sm en kan bygge på i videreutvikling av avdelingen: Det er en str grad av endringsvilje knyttet til mrganiseringen i TA. Deltakerne pplever at det er behv fr en mstilling g ønsker å bidra knstruktivt i prsessen. Det er et psitivt g ptimistisk syn på muligheter fr pplæring g kmpetanseutvikling. Det er engasjement g ønske m arbeidsmiljøutvikling g kulturbygging i den nye Eiendmsavdelingen. Samtidig knkluderes det med at mstillingsprsessen er utfrdrende fr en del medarbeidere. Det innebærer at en bør vie ppmerksmhet til nen mråder i det videre arbeidet, særlig følgende: Ønsket m mer infrmasjn underveis. Det gjelder infrmasjn fra lkal leder, ppdatert nettside g ppslagstavler eller e-pst. Behvet fr å sikre reell medvirkning i arbeidet, g faren fr passivisering g tap av mtivasjn hvis en ikke vektiegger det. Behvet fr tilgjengelig g synlig ledelse i prsessen, g behvet fr å satse på lederutvikling sm tiltak fremver. De viktigste ptensielle risikfaktrene sm påpekes er utrygghet, usikkerhet, resignasjn g lav jbbmtivasjn, sm ver tid kan gi helseplager. Bedriftshelsetjenesten mener særlig t typer tiltak vil være viktige fr å møte utfrdringene. Det er Side 9

12 Lederpplæring, i frm av møter m ledelse i mrganiseringen g et mer mfattende lederutviklingsprgram fr ledere på alle nivåer Regelmessige møter i alle seksjner/mråder/enheter fr å sikre infrmasjnsutveksling g tilby arenaer fr diskusjner i den videre OU-prsessen. 6.0 FORSLAG TL NY ORGANSERNG AV FOR EENDOMSAVDELNGEN 6.1 Oppsummering Med bakgrunn i det arbeidet sm er gjrt i fase 2, freslås at Eiendmsavdelingen rganiseres sm vist i figuren. Eiendms direktør Drift g vedlikehld Plan g prsjekt Vedlikehld Bygningsdrift Renhld fl Plan g utredning Prsjekt frhandlingsmøte den ble partene enige m følgende: «Partene slutter seg tilfrslaget til mrganisering av eiendmsavdelingen med den endring at det etableres 5 seksjner i underavdeling fr drift g vedlikehld. Spørsmål m vaktsentralen, mrådestrukturen g brukersenteret utredes videre g drøftes på et senere tidspunkt. Teknisk bygningsdrift flyttes til driftsseksjnen. dkumentet sm legges fremfr styret skal gså systemfrvaltning, sikkerhet, g innplasseringsplan mtales.» Eiendmsavdelingen rganiseres i t underavdelinger g en stab (sm vedtatt av styret tidligere), med følgende ytterligere inndeling i seksjner: Drift g vedlikehld med fem seksjner Underavdelingen er ansvarlig fr alle funksjner knyttet til drift g vedlikehld samt brukerrettede servicetjenester. Underavdelingen ledes av en underdirektør med et helhetlig resultatansvar, dvs Side 10

13 Øknmisk, faglig g persnalmessig. Underdirektøren har direkte persnalansvar fr 5 seksjnsledere. Dette vil innebære at innhldet i seksjnene sm beskrevet nedenfr kan bli justert i den videre prsessen. Seksjn Vedlikehld, med ansvar fr driftsplanlegging, planlegging g gjennmføring av vedlikehldsppgaver, internkntrll, energiledelse, FDV-dkumentasjn, mm. Seksjn Bygningsdrift, med ansvar fr den daglige perative bygningsdriften. denne seksjnen ligger driftsmrådene. Seksjn Park med ansvar fr drift- g vedlikehld av utearealene Seksjn Renhld, med ansvar fr regelmessig g peridisk renhld, samt innkjøp av ren hldstjenester g -materiell Seksjn Fellestjenester mfatter vakt- g alarmsentralen, nytt brukersenter, parkering, renvasjn, repr g budtjenester. Organisering av seksjnene er ikke endelig fastlagt, g universitetsdirektøren gis fullmakt til å beslutte tilpasninger g endringer. Det er i dag 6 driftsmråder. Oppgavene til driftsmrådene mfatter løpende drift g kntrll av anleggene, ulike servicetjenester venfr brukerne, mindre reparasjner etc. Områdestrukturen ppretthldes, men det vurderes å etablere færre mråder med en ne mer avgrenset ppgaveprtefølje enn i dag. Dette vil bli drøftet med rganisasjnene. Plan g prsjekt, med tre seksjner Underavdelingen er ansvarlig fr alle ppgaver knyttet til planlegging g gjennmføring av prsjekter, g frvaltning, herunder kjøp g salg, leiefrhld mv. Underavdelingen ledes av en underdirektør med et helhetlig resultatansvar, dvs øknmisk, faglig g persnalmessig. Underdirektøren har direkte persnalansvar fr 3 seksjnsledere Seksjn, Plan g utredning, med ansvar fr utvikling av verrdnede planer, utredninger, fysisk arealpianlegging, byggeprgram, frvaltning av UiOs kunstsamling, MUV, mm. Seksjn Prsjekt, med ansvar fr prsjektiedelse, brukerkrdinering, verta kelsesfrretninger, utarbeidelse g ppfølging av kravspesifikasjner, SHA krdinering, mm. Seksjn Frvaltning, med ansvar fr internlele, eksternleie, kjøp g salg av eiendm, gjestefrskerbliger, dkumentasjn, a rkiv, mm. Den endelige frdelingen av knkrete ppgaver mellm de ulike seksjnene er ikke fastlagt, g må knkretiseres i implementeringsfasen. Det samme gjelder fr grensesnittet mt underavdeling Drift g vedlikehld, samt Stab g støtte. Side 11

14 Stab g støtte Stab- g støtte er ansvarlig fr å utvikle g frvalte stab- g støttefunksjnene sm er nødvendige fr å skape en effektiv eiendmsavdeling. Stab g støtte skal gi faglige råd til eiendmsdirektør, underavdelinger g seksjner på sine fagmråder. Stab g støtte rganiseres med faggrupper. Stab- g støtte ledes av en underdirektør med et helhetlig resultatansvar, dvs øknmisk, faglig g persna messig. Øknmi Persnal/HMS nnkjøp ii nfrmasjn Beredskap 6.2 mplementering Målsettingen er at ny rganisasjn skal være perativ fra nnen den tid må alle stillinger være beskrevet g besatt, g rutiner etablert. Det er igangsatt et arbeid med funksjnspian, sm følges pp av bemanningsplan. Hvedfremdriften er: Utarbeidelse g beslutning på funksjnsplan, g bemanningsplan fr nivå 3, seksjnssjefer, g innledende drøftinger med tj.m.rg. ultim juni Bemanningsplan utarbeidet g drøftinger med tj.m.rg. innen utgangen av august. lnnplassering (ansettelse) i alle stillinger innen utgangen av september. Nye rutiner fr samarbeid, samhandling g etablering av fra fr dette, pluss lederfra innen utgangen av ktber. 6.3 Psitive effekter av ny rganisasjnsmdell Mdellen gir en tydelig rlle- g ansvarsfrdelingen i rganisasjnen. Den rydder pp i uklare grensesnitt i eksisterende rganisasjn, strukturerer virksmheten i klare funksjnsmråder g tydeliggjør linjeledernes ledelsesansvar g myndighet, sm ppsummert nedenfr: Rlle g ansvarsfrdelingen tydeliggjøres ved at rganisasjnen struktureres i klare funksjnsmråder Ledelsesansvar g myndighet tydeliggjøres ved at linjelederne gis resultatansvar fr sine mråder Strategiske ledelsesfunksjner g ledelseskapasiteten i avdelingen styrkes Organiseringen styrker viktige mråder sm prsjektledelse, vedlikehld, eiendmsfrvaltning, innkjøp g beredskap Organiseringen rydder pp i uklare grensesnitt i eksisterende rganisasjn Samhandling g samarbeidet med brukerne styrkes gjennm etablering av felles brukersenter fr mttak av alle henvendelser, samtidig sm nærheten til brukerne ppretthldes Side 12

15 6.4 Mulige effektiviseringsgevinster Frslaget redegjør ikke knkret fr innsparingsptensialet i krner eller årsverk, men en mener likevel det ligger muligheter fr betydelige effektiviseringsgevinster, gjennm: Tydeligere rlle g ansvarsfrhld legger grunnlag fr mer effektive beslutninger Tydeligere grenseppgang mellm funksjnene, g mellm ppgaver i stab/støtte g ppgaver i linjen, legger grunnlag fr mer effektive arbeidsprsesser Brukersenter vil frigjøre administrative ressurser i mrådene, g gi mer enhetlig tjenester til alle brukere Økt grad av planlagt vedlikehld reduserer ad hc arbeider, g vil gi mer effekt fr hver krne sm brukes Samling av faglig kmpetanse i drift g vedlikehld, bidrar til økt effekt av drifts- g vedlikehldstiltak Økt fkus på ensartet utførelse, kmpetanseheving i alle deler av rganisasjnen g frenkling av administrative funksjner gir mulighet fr effektiviseringsgevinster 6.5 Andre frslag til tiltak En frutsetning i alle mdellene er at lederne gis resultatansvar, dvs, både fag-, øknmi- g persnalansvar. Lederutvikling i hele rganisasjnen er et viktig element fr å lykkes. En velfungerende rganisasjn frutsetter utviklingen av gde møteplasser, effektive rutiner g samhandlingsmønstre på tvers av rganisasjnsstrukturen. Ledere g medarbeidere i den nye rganisasjnen må ha et betydelig fkus på disse frhld. Frslagene til å styrke intern g ekstern samhandling sm ble utarbeidet i fase i vil bli systematisk fulgt pp i tiden fremver. Her har det allerede blitt tatt en del grep siden frrige styrebehandling, blant annet når det gjelder revitalisering av dialgmøtene, utvikling av prsjektledersklen g utvikling av ansvarsmatrisen. 7.0 ANBEFALNG Universitetsdirektøren anbefaler at styret slutter seg til frslag til ny rganisering av Eiendmsavdelingen, sm beskrevet i saksfremlegget pkt 6. Senere justeringer g tilpasninger i rganisasjnen besluttes av universitetsdirektøren. Frslag til vedtak: Styret slutter seg til universitetsdirektørens anbefaling. Side 13

16