Ntat Til: Fra: Kpi: Kirsten Haugum, Nrd-Trøndelag Fylkeskmmune Ragnar Andresen [Klikk her g skriv inn navnet] Dat: 07.06.2004 Emne: Kartlegging av IKT planprsesser, g inventarisering av systemtilpassninger i Frstatingskmmunene Bakgrunn Dette ntatet er utarbeidet med bakgrunn i en kartlegging av de IKT-planprsesser g systemtilpassninger sm var gjeldende i Frstatingskmmunene høsten 2003. Dette igjen med bakgrunn i det arbeidet Frstatingskmmunene ønsket å få igangsatt med en arbeidsgruppe fr ITsamarbeid, etablert den 27.09.02. IT-ansvarlige (IT-sjef, IKT-ansvarlig e.l) har pptrådt sm respndent fr sin respektive kmmune i dette kartleggingsarbeidet. Det er ikke lagt til grunn skriftlig dkumentasjn (plandkumenter e.l) i denne sammenhengen, g flere av respndentene ønsket å benytte en enkel muntlig besvarelse i stedet fr en ne mer utfyllende skriftlig tilbakemelding av ressursmessige hensyn. Undertegnede var frem til 01.04.04 leid inn sm ressurs fra Høgsklen i Nrd-Trøndelag til Nrd- Trøndelag Fylkeskmmune i frbindelse med et piltprsjekt fr bredbåndsutbygging til de videregående sklene i Nrd-Trøndelag. Også i den frbindelse var dialgen med kmmunene i fylket en vesentlig prsess fr å underbygge målsetningene med prsjektet. Spørreskjema benyttet fr kartleggingen er vedlagt. Ragnar Andresen, Prsjektleder HiNT.
Kartlegging av IKT planprsesser, g inventarisering av systemtilpassninger i Frstatingskmmunene Oppsummering Dette ntatet har til frmål å gi til syne så mange sm mulige samarbeidsmuligheter innenfr utnyttelse av IT i Frstating sm mulig. Av tidligere ntater g krrespndanse kan man se at dette er mtalt sm en milepæl med en felles IT-strategi sm utkmme. Dette ntatet gir ingen samlet strategi, men et grunnlag fr diskusjn m hvilke mråder Frstating kan tufte en felles IT-strategi på. Sm mtalt i bakgrunnen fr dette ntatet, synes det nødvendig med en frsterket frankring av målsetningen med en felles IT-strategi i medlemskmmunene i Frstating. I kartleggingsarbeidet km det til syne at respndentene ikke var frberedt på spørsmål m samarbeid, g derav heller ikke gav til kjenne nødvendig mtivasjn fr at samarbeidsprsesser skulle iverksettes. Kartleggingen er begrenset til den tradisjnelle IKT-funksjnen i en kmmune. Det er tatt utgangspunkt i en (mdell-)kmmune i Nrd-Trøndelag, g spørreskjema er utarbeidet på grunnlag av tidligere tilsvarende undersøkelser utført av Bedriftsøknmisk Institutt (BI). Det er åpenbart flere ppgaver i randsnen av IKT-funksjnen sm gså burde vært kartlagt. Blant annet kunne det være interessant å se på kmmunenes arbeid med infrmasjnssikkerhet i lys av ffentlige reguleringer. Planprsesser IT-strategi De fleste av kmmunene sm deltk i kartleggingen, har en egen IT-strategi. Det er gså frankret beslutninger vedrørende IT-anvendelser i virksmhetsplaner g andre plandkumenter hs de fleste kmmunene. Flere av kmmunene har egne plandkumenter fr anvendelse av IT i sklen, men svært få har planer fr IT-anvendelse i andre fagfunksjner. Dette ble i kartleggingen eksemplifisert med helse/ssial-faglig anvendelse. Flere respndenter viser til saldering av ITmidler i årlige budsjett, men få hevder at dette gir vesentlig virkning ut ver de 4-årige planperidene. Peridisering Kmmunene følger alle en tilnærmet identisk peridisering i planarbeidet. Revisjn av IT-strategisk plan skiller kmmunene i sykluser på alt fra 1 til 4 år. Invlverte parter Det er en sammenheng mellm kmmunenes størrelse g mfanget av invlverte i IT-strategisk planarbeid i Frstatingskmmunene. De største kmmunene frankrer planene med en beslutning i frmannskapet, invlverer hele linjen i kmmunens rganisasjn, brukermiljøene, IT-faglig ansatte g fagrganisasjnene. De mindre kmmunene har en enklere prsess-mdell. Øvrige virkemidler Få kmmuner benytter virkemidler ut ver plandkumentene fr å ivareta en virksmhetsrettet frankring av IT-anvendelse i Frstatingskmmunene. Et eksempel er Steinkjer kmmune, sm har et eget kmmunalt IT-frum, sm blant annet arbeider med utnyttelsen av infrmasjnsteknlgi på tvers av virksmhetsenhetene. Fr Frstating kunne et tilsvarende IT-frum eksempelvis arbeide med best practise tilpassninger, ide-utveksling vurderinger av felles prduksjnsenheter (inter-kmmunal tjenesteprduksjn) felles kmpetanseutvikling på tvers av kmmunene, g respektive virksmhetsenheter Samtidig har alle respndentene besvart at de er svært gdt frnøyd med den grad planprsessene klarer å fange pp virksmhetsmessige temaer sm er sentrale fr 2 av 5
Kartlegging av IKT planprsesser, g inventarisering av systemtilpassninger i Frstatingskmmunene rganisasjnen. Dette begrunnes med at brukermiljøene generelt er tilfredse med de IT-løsninger g tjenester de gis tilgang til. Eksterne samarbeidspartnere I Frstatingskmmunene finner man flere knstellasjner av samarbeid sm påvirker beslutninger m anvendelse av infrmasjnsteknlgi. Både ffentlige samarbeid, g langsiktige leverandørsamarbeid. Av ffentlige allianser er TUSK, Innherred Samkmmune, INVEST g Frstating innkjøpssamarbeid sentrale. Det Digitale Trøndelag (DDT) g Helse Midt -Nrge (HEMIT) er gså rganisasjner sm påvirker IT-beslutninger i enkelte kmmuner. I en felles ITstrategi fr Frstating vil beslutningen m hvilken allianse man skal støtte seg til, være vesentlig fr hvilke mråder man kan fkusere på i perative samarbeidsplaner. Når det gjelder langsiktige valg av leverandører, vil man finne utfrdringer i det å drøfte etablerte Rammeavtaler på leveranse av utstyr Helhetlige utsurcings-avtaler med tjenesteytende leverandører Driftsavtaler på vesentlige deler av infrastruktur (ikke full utsurcing) ASP (Applicatin Service Prvider)-avtaler på enkelt-tilpasninger. Dette innebærer at en leverandør på driftstjenester drifter g vedlikehlder en prgramvare fr sine kunder, i mtsetning til en tradisjnell driftsmdell, hvr kunden kjører prgramvaren på sin egen maskinvare i eget hus. Eksempelvis slik sm mange i dag kjører øknmisystem eller elektrnisk arkiv hs en driftssentral av øknmiske g/eller av driftssikkerhetsmessige hensyn. Knklusjn Følgende mmenter er mtalt i frbindelse med IT-strategisk planarbeid Frankring av målsetning hs invlverte i kmmunene før etablering av samarbeidsprsjekter. Dette gjelder i første rekke i de respektive IKT-funksjnene i kmmunene, men kan gså invlvere fagmiljøer av systembrukere hvis disse har et sterkt eierskap til sine fagsystemer (eksempelvis øknmiavdelinger i spørsmål sm berører øknmisystemene. Se på ppgaver i randsnen av IT-anvendelse sm mulig samarbeid (eks. infrmasjnssikkerhet) Se på mulige nye virkemidler, eksempelvis videreutvikling av IT-anvendelse i et felles ITfrum fr Frstating Se på hvilke allianser det er vilje til å gå brt fra, g hvilke sm ikke kan berøres i eventuelle nye samarbeidsprsjekter i Frstating 3 av 5
Kartlegging av IKT planprsesser, g inventarisering av systemtilpassninger i Frstatingskmmunene Systemtilpassninger I kartleggingen ble det fkusert på 16 ulike systemmråder. Alle disse ble vurdert sm enkeltmråder hvr samarbeid kan etableres eksplisitt. I det følgende blir det lagt vekt på de systemmrådene hvr det kan utvikles samarbeid. Infrastruktur Frstatingskmmunene har utviklet gd kmpetanse på utvikling av infrastruktur. Det er str fkus på bredbåndsutbygging til egne virksmheter, til kmmunenes lkalsamfunn generelt, g i enkelte sammenhenger samarbeidende utvikling av kmmunikasjnsløsninger mellm kmmuner. Det kan være et ptensiale fr å hente ut synergier i felles utviklingsplaner fr infrastruktur mellm kmmunene i Frstating. Det vil være et skille mellm kmmuner sm bygger egne kmmunikasjnsnett, g kmmuner sm ønsker å benytte leveranse hs nettperatører. Systemplattfrmer Frstatingskmmunene benytter i hvedsak prdukter fra Micrsft g ulike distribusjner av Linux sm systemplattfrmer. Det er i utgangspunktet gjennmgående gd kmpetanse på disse. Enkelte av kmmunene benytter tynn-klient løsninger. En tynn-klient løsning innebærer at prgramvare kjøres på en sentral str-maskin, g at kntr-pc er i den frbindelse strt sett har til ppgave å presentere skjermbilder. Dette gir en PC lengre levetid, på grunn av at slike løsninger har en svært langsm ut vikling i kapasitetskrav til den enkelte PC. Besparelsene i slike løsninger taes derfr ut i et lavere investeringsbehv på kntr-pc er. I den sammenheng kan et drøftingsmment være etablering av felles prduksjnsenhet fr drift av tynnklient-miljøer. Sikkerhet Fellesnevneren fr teknlgisk sikkerhet i infrastrukturen til Frstatingskmmunene, er brannmurløsningen FireWall-1 fra CheckPint. Med mindre man etablerer en helhetlig felles infrastruktur med gjennmgående sikkerhetsarkitektur, vil det i liten grad være nen gevinst i samarbeid på dette prduktet. Fr øvrig er det strt sprik i løsningsvalg fr teknisk sikkerhet. Kntrstøtteverktøy Alle kmmunene benytter Micrsft Office til kntrstøtte. Med mindre man ønsker å vurdere den øknmiske gevinsten i en vergang til en åpen-kildekde løsning fr kntrstøtte, vil dette ikke være et egnet samarbeidsmråde. Elektrnisk arkiv Ikke alle kmmunene i Frstating har etablert elektrnisk arkiv, eller har arkiv etter NOARK-4 standarden. Det er verveidende bruk av prdukter fra Erg Ephrma til elektrniske arkiv i Frstatingskmmunene, men siden denne leverandøren har flere prdukter fr elektrnisk arkivering/saksbehandling/dkumentflyt, vil et samarbeid m elektrnisk arkivering i Frstating måtte gjennmgå et svært mfattende frarbeide. En vurdering av samarbeid mellm kmmuner med etablert arkiv-system etter NOARK-4, g kmmuner uten eksisterende løsning kan med frdel drøftes med vekt på fellesdrift (permanent/midlertidig). Øknmisystem Kmmunene skiller seg i de sm benytter Visma Unique g de sm benytter andre prdukter til øknmi. Visma Unique kmmunene samarbeider i TUSK. Frstating vil ikke være riktig frum fr samarbeid på øknmiløsning. Persnalsystem Flere av kmmunene i Frstating har ikke etablert elektrniske persnalsystem. Et frprsjekt med tanke på å vurdere samarbeid på anskaffelse/drift av en slik løsning kan være av interesse, men juridisk avklaring (mht. persnalsikkerhet) vil være nødvendig før ppstart. Skatt Frstatingskmmunene er delt i en kundegruppe hs IBM g en kundegruppe hs Erg. Vurderes ikke sm samarbeidsmråde. 4 av 5
Kartlegging av IKT planprsesser, g inventarisering av systemtilpassninger i Frstatingskmmunene Helse Det er en str spredning i valg av helsefaglig system i Frstatingskmmunene. Bl.a. WinMed, Unique Prfil, HS-PRO (helsesøster) etc. Vurderes ikke sm samarbeidsmråde. Ssial I Frstating er det etablert ssialfaglig system i de kmmunene sm ellers benytter prdukter fra Visma Unique. Vurderes ikke sm samarbeidsmråde. Skle Flere av kmmunene benytter IST Extens. Vurderes ikke sm samarbeidsmråde. Det kan være grunnlag fr å etablere fellesavtaler fr støttesystemer fr nettbasert undervisning i grunnsklen (LMS-systemer), men dette har ikke vært tema i kartleggingen. Barnehage Flere kmmuner benytter ikke fagsystem fr barnehage-sektren. Vurderes ikke sm samarbeidsmråde. Tekniske tjenester Kartleggingen viser at fagsystemer til tekniske tjenester i de fleste kmmunene har frankring i brukermiljøet. Det lyktes derfr ikke å få en gd kartlegging av hvilke løsninger sm blir benyttet på dette mrådet. Kultur Benytter ikke fagsystem i nen av Frstatingskmmunene. Tilpasninger fr ulike samlinger, idrett.l har fte etablerte samarbeidsfra. Natur g landbruk Tilsvarende tekniske tjenester. En mulig fellesnevner er systemleveranser fra Nrknsult. Biblitek Micrmark g Biblifil benyttes i str grad. Mulig lisenssamarbeid kan drøftes. Knklusjn Følgende samarbeidsmråder er nevnt: Utviklingsplan fr infrastruktur Felles prduksjnsenhet på tynnklient-drift av systemplattfrmer g generelle kntrs tøtteverktøy Evaluering av åpen kildekde løsning fr kntrstøtteverktøy (evt. ppfølgingsprsjekt fr innføring), g andre tilpasninger på åpen kildekde. Etablering av elektrnisk arkiv hs samarbeidende kmmune hvr dette er etablert Felles etablering av persnalsystem Fellesavtaler fr støttesystemer til nettbasert undervisning Mulig lisenssamarbeid på f. eks bibliteksystemer (andre?) Undertegnede har ikke vært i stand til å se m det er mulige mtiver fr å samarbeide på fagsystemer sm brukes i liten grad, eller sm har frankring hs brukermiljøet i større grad enn hs kmmunenes sentrale IT-driftsenhet. Dette kan gjelde fr helsefaglige systemer, ssialfaglige systemer, systemer fr tekniske tjenester g liknende. Fr å avdekke mulige samarbeidsmråder, må eventuelt fagmiljøene sterkere invlveres. 5 av 5