Planlegging av vedlikehold i skoler og barnehager

Planlegging av vedlikehold i skoler og barnehager Maren Ormestad Christiansen, seksjonsleder forvaltning Undervisningsbygg Kristin Fagerhaug, eiendomsdirektør Omsorgsbygg 100982 1.2

2 Undervisningsbygg kort om oss Kommunalt foretak i Oslo kommune fra 1. februar 2002 Ca 220 ansatte (inkludert innleide ressurser) Oslo kommunes skolebygg og noe idrettshaller og bad Ca 1,4 millioner m² bygg (eid og innleid) 177 skoler 750 bygninger 80 000 elever og 13 000 ansatte Leieinntekter på ca. 2,4 mrd kroner Investerer årlig for ca. 2 mrd. kroner Norges 4. største offentlige eiendomsforvalter!

3 Omsorgsbygg kort om oss Kommunalt foretak i Oslo kommune fra 1.1.2004 150 fast ansatte og 20 innleide (cirka) Porteføljen kan grovt deles i 3: Barnehager (6 team) Sykehjem og omsorgsboliger (3 team) Kultur, utryknings- og næringsbygg (3 team) Ca 900 000 m² bygg (hovedsakelig eid) 650 forvaltningsenheter 1200 bygninger Leieinntekter på ca. 1,1 mrd kroner Investerer årlig for 500 mill - 1 mrd. kroner

4 Foretakenes formål er : Å utvikle eiendommene slik at de er tilrettelagt for effektiv tjenesteproduksjon (skolevirksomhet, pleie- og omsorgstjenester, tiltak for barn og unge, kulturtilbud ) Opprettholde realverdien som eiendommene representerer Ivareta kostnadseffektiv forvaltning, drift og vedlikehold

5 Foretaksmodellens betydning Rendyrke kompetansen på forskjellig bruksformål Ønske om å profesjonalisere forvaltningen Bruk av kostnadsdekkende leie, som innebærer at husleien skal dekke alle kostnader ved eiendommen Bruk av leiekontrakter plassering av ansvar Leiekontraktens paradoks: Partenes ansvar reflekteres ikke i tilgjengelige midler

6 Undervisningsbygg har 2 store kunder: Utdanningsetaten og Bymiljøetaten (IDR) Vedlikeholdsplanlegging skjer på porteføljenivå der det trengs mest! Fra 2012: ansvaret for rehabiliteringsmidler overført fra Utdanningsetaten til Undervisningsbygg (etterslep og akutte tiltak). Fra 2012: ansvaret for bygningsmessig indre vedlikehold overført fra leietaker (Utdanningsetaten) til utleier (Undervisningsbygg).

7 Omsorgsbygg har mange kunder: 15 bydeler Sykehjemsetaten Kulturetaten, Munchmuseet Brann- og redningsetaten Helseetaten Velferdsetaten Private og innleie for kommunale virksomheter Vedlikeholdsplanlegging skjer på porteføljenivå Fra 2012: Ansvaret for bygningsmessig indre vedlikehold av barnehager overført fra leietaker (bydeler) til utleier (Omsorgsbygg). Fra 2014: Ansvaret for teknisk infrastruktur (datakabling, nettverk) i barnehager overføres til Omsorgsbygg?

Hvorfor vedlikeholde Vedlikeholdsplikten er ikke av ny dato: De bønder som sokner til kirken skal tjærebre kirken hvert tredje år. ( hvem, når, hvordan) I Moseboken står det beskrevet hvordan man skal behandle angrep av muggsopp. «Er det tærende muggsopp skal huset rives ned og byggmaterialet føres til et urent bosted utenfor byen»

9 Definisjon vedlikehold Omfatter arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på bygningen på fastsatt nivå, dvs de tiltak som er nødvendige for å sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten. Det er vanlig å skille mellom løpende og periodisk vedlikehold. Avgrenses mot: Rehabilitering Oppgradering Drift Brukertilpasninger Hærverk

10 Fakta vedr. skoler: Vedlikeholdsetterslep 2002 (ved oppstart) 5 mrd kroner i dagens pengeverdi Vedlikeholdsetterslep 2013 900 000 mill kroner

11 Er vi i mål (så å si)? Nei! Det vil koste opp i mot kr. 2 mrd å innløse etterslepet på kr. 900 mill. Prosjektkostnader, følgekostnader, rådgivere, etc. Oppgraderinger av bygningsmassen opp til dagens krav Særlig universell utforming, inneklima, IKT/elektro Helt andre investeringer som må til!

12 Fordeling av budsjettmidlene - skoler 2012: kr 70 mill. på vedlikehold (indre, ytre, ad hoc). Ekstra bevilgning på kr 80 mill. Til sammen kr. 150 mill. (kr. 111/m2/år) Midler fordeles ned på 15 skolegrupper (hver ca. 10-15 skoler) Driftsingeniøren fordeler midler etter behov i sin skolegruppe Rehab-potten: årlig overføring på ca. kr. 300 mill. Brukes til å innhente deler av vedlikeholdsetterslepet Akutte tiltak Klimaskjerm, sanitær, ventilasjon, solavskjerming, varmestyring

13 Fakta vedr. barnehager Ca 360 kommunale barnehager i Oslo (275 000 m2) Vedlikeholdsetterslep i 2004: 1,2 mrd. kr (i forhold til byggeår) I perioden 2009-2011 ble det bygget 30 nye barnehager, og 13 ble rehabilitert/utvidet 2013-17: Rehabilitering for 600 mill., 19 stk i første pulje, 30 i andre pulje

14 Fordeling av budsjettmidlene barnehager 2012: 17 mill. til vedlikehold (indre, ytre). Tilsvarer 62 kr/m2 Midler fordeles på 15 bydeler (20-30 barnehager pr. bydel) Teamene fordeler midler etter behov Akutte tiltak utenom Rehab-potten: Årlig lån på ca. kr. 150 mill. Brukes til å innhente deler av vedlikeholdsetterslepet Modernisering/oppgradering/miljøtiltak (ventilasjon, styring av tekn.anlegg, tilpasning til dagens pedagogikk (baser)) Drenering, UU

15 Grunnlaget for planlegging av vedlikehold Tilstandsrapportene er det sentrale utgangspunktet for all prioritering! Driftsingeniørens kunnskap om bygget og det reelle behovet likeså! Brukerens ønsker Uforutsette forhold: Offentlige pålegg fra f.eks. PBE, Arbeidstilsyn, brannvesen Verneombud Politisk påvirkning («Eiers» påvirkning) Sterke brukergrupper = Liste over prioriterte tiltak i forhold til tildelt budsjett

16 Vedlikehold av skoler - Forholdet til skole/bruker i planleggingsfasen Årlig skolemøte med rektor, vaktmester og verneombud Forslag til prioriterte tiltak gjennomgås med bruker på den enkelte skole Konflikt mellom brukers ønsker og prioriterte tiltak Ønskelig med dialog. Innspill tas med. Vi ønsker å strekke oss langt. Avgrenses mot brukertilpasninger (alltid skolens ansvar og kostnad) MEN: Avgjørelse om vedlikehold vil alltid bli fattet på et faglig forsvarlig grunnlag. Indre vedlikehold. Skolen er med å påvirke farger og prioritering av rekkefølge

17 Vedlikehold av barnehager - Forholdet til bydelene i planleggingsfasen Halvårlige kundemøter i regi av OBY Bydelene melder inn konkrete behov Innmeldte behov fra brukerstedene direkte til teamene Behov registrert av teknisk forvalter/driftsleder/vaktmester Konflikt mellom brukers ønsker og prioriterte tiltak Trange budsjetter, store behov Avgrenses mot brukertilpasninger (bydelens ansvar og kostnad) 1.pri: HMS-tiltak, tett bygningskropp Indre vedlikehold. Bydelene har sterk medvirkning ved prioritering Godt renhold er godt vedl.hold God drift er godt vedlikehold

18 Grunnlaget for planlegging av rehab og akutte tiltak Tilstandsrapporter Driftsingeniørs kunnskap om bygget Brukers innmelding av avvik i HMSportalen Uforutsette forhold Pålegg fra Arbeidstilsynet (særlig inneklima!) Stenging av bygg (asbest, brannsikkerhet, mugg/sopp) Verneombud, stansing etter aml. 6-3 (overhengende fare for liv og helse) (NB! Objektiv vurdering) Media!

19

20 Disponering av rehabmidlene forholdet til bruker Innmeldte avvik gjennomgås av Utdanningsetaten (UDE) UDE prioriterer og systematiserer avvikene ut fra kategorier: eks. større rehabprosjekter, ventilasjon, sanitær, solavskjerming, varmestyring (EHVO deltar) Undervisningsbygg spiller inn sine forslag og total økonomisk ramme Prioriteringene drøftes i brukermøter. Endelig plan legges frem for AMU i UDE Innmelding av prioriterte bygg i bydeler, til OBY Halvårlige bydelsmøter i regi av Byrådsavdeling for kunnskap og utdanning (KOU) Omforent og prioritert liste fra KOU til OBY Brukermedvirkning under utarbeidelse av forprosjekt OBY presenterer forprosjekt for KOU og bydel Etablering av erstatningsplasser ressurskrevende arbeid og kompleks/omfattende kommunikasjon med foreldre, FAU, bestyrer, bydelsadministrasjon, AMU, byrådsavdeling

21 Vedlikehold/rehabilitering/oppgradering/nybygg Helhetstankegang! Utfordring: Forskjellige pengesekker og budsjetter Utfordring: Ansvaret fordelt på forskjellige avdelinger stort krav til internt samarbeid! Viktig som eiendomsbesitter og eiendomsutvikler å se sin portefølje under ett! Samlet vurdering av flere forhold gir bedre og mer fornuftige prioriteringer!

22 Viktige faktorer i planleggingsarbeidet Tilstandsrapportene HMS-portalen til bruker Forvaltningsplaner Sile ut de byggene som det er mer hensiktsmessig å rive og bygge nytt (LCC vurdering) Delta aktivt i behovsplan-arbeidet (utarbeidelse og høringssvar) Ledersamlinger i Undervisningsbygg/Omsorgsbygg: fokus på samarbeid på tvers, skape samarbeidskultur! Tett samarbeid med kunde/bestiller i flere fora