TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I OSLO s SKOLEBYGG

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /28250 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Marianne Rustad Siljeholm tlf UTDANNINGSETATEN Postboks 6127 Etterstad 0663 OSLO TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I OSLO s SKOLEBYGG Vi viser til oppsummeringsmøte i Utdanningsetatens lokaler på Helsfyr. Tilsynet er en oppsummering etter gjennomførte tilsyn ved 26 av Undervisningsbygg sine skoler hvor Utdanningsetaten er leietaker. Tilsynene ved skolene ble gjennomført i perioden mai november Vi viser også til formøte med representanter fra Utdanningsetaten og Undervisningsbygg. Følgende personer deltok i oppsummeringsmøtet : Fra Utdanningsetaten: HR-direktør Anne Ferignac, avdelingsdirektør skoleanlegg Harald Øvland, spesialkonsulent Ada Holmen, juridisk rådgiver Irene Helmen, seksjonsleder-hms Maria Tandberg og etatshovedverneombud Knut Myhrer. Fra Undervisningsbygg: seksjonsleder Roar Eide Bakke, avdelingsdirektør Tore Fredriksen, forvalter Nina Rieber-Mohn, seksjonsleder forvaltning Maren Ormestad Christiansen og administrasjons direktør Rigmor Hansen. Fra byrådsavdelingen (KOU): spesialrådgiver Guri Vatn. Fra bedriftshelsetjenesten MediPluss: daglig leder Kari Opseth Øhren Fra Arbeidstilsynet: Frode Vatne, Lena Blomdahl, Guro Rognstad og Marianne R. Siljeholm. Hensikten med oppsummeringsmøte var å få framlagt vår funn til mottakerne for at de skulle gis anledning til å komme med korrigeringer og oppklaringer i forhold til vår oppfatning av tilsynene. Hensikten med tilsynene i skolene I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner. Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Vi ble også orientert om renholdsveilederen som er utarbeidet for skolene og om kravspesifikasjon for drift og vedlikehold og om skolebehovsplanen. Vi er også blitt gjort kjent med at det utarbeides tilstandsrapporter for alle skolene som danner grunnlag for løpende vedlikehold. Vi går ut fra at disse legges til grunn ved prioritering av rehabilitering og planer for forebyggende vedlikehold. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I denne tilsynsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. I disse tilsynene deltok: Rektor/assisterende rektor, hovedverneombud, og vaktmester/driftsansvarlig ved den enkelte skole, driftsingeniør og forvalter fra Undervisningsbygg og rådgiver fra bedriftshelsetjenesten MediPluss. I tillegg har etatshovedverneombudet, representant fra Miljørettet Helsevern, representant for aktivitetsskolen og skoleinspektør vært til stede ved enkelte tilsyn. Fra Arbeidstilsynet har senioringeniørene Frode Vatne og Lena Blomdahl, seniorinspektørene Helén Bergsvik, Guro Rognstad og Marianne Rustad Siljeholm deltatt i tilsynsgjennomføringen.

3 VÅR REFERANSE 3 I skoletilsynene fremkom det blant annet at: Det ble i tilsynene bekreftet at det er godt samarbeid mellom skole, vaktmester og Undervisningsbygg. HMS Det er utarbeidet sentrale rutiner for HMS- opplæring, og skoleleder, verneombud og også ofte vaktmestere har opplæring i helse-, miljø- og sikkerhet (HMS). Utdanningsetaten har rutiner og metoder for kartlegging og risikovurdering Alle skoler har arenaer for medvirkning og kommunikasjon Stort sett er alle skolene kjent med rutinene for å melde avvik, herunder elektronisk melding til Utdanningsetaten og Undervisningsbygg Ansvarsfordeling for vedlikehold mellom skolene og Undervisningsbygg opplevdes som tydelige og klare Undervisningsbygg utarbeider tilstandsrapporter for alle skolene som danner grunnlag for det løpende vedlikeholdet. Radon Radonmålinger er utført på alle skolene, og tiltak er iverksatt der det var målt for høye verdier. Nye radonmålinger skal utføres i løpet av vinteren. Dette ble i møtet den bekreftet var i gangsatt, og skal være utført ved alle skolene innen Renhold De fleste skolene opplyste å være godt fornøyd med renholdet, og de var kjent med renholdsveilederen. Bedriftshelsetjenesten Utdanningsetaten er tilknyttet en godkjent bedriftshelsetjeneste Inngått sentral avtale mellom Utdanningsetaten og MediPluss, med overordnet rutine for bruken av bedriftshelsetjenesten. Skolene var stort sett kjent med bedriftshelsetjenesten. Det ble opplyst i tilsynene at avtalen med bedriftshelsetjenesten fungerer godt, og at det er lett å få kontakt med dem. Bedriftshelsetjenesten har vært brukt på skoler i forbindelse med sykefraværsoppfølging og ved individuell tilrettelegging. I møtet ble det opplyst om at det er inngått avtale med MediPluss med klare resultatmål for Samarbeid mellom skole og Undervisningsbygg Det ble i tilsynene bekreftet at det er godt samarbeid mellom skole, vaktmester og Undervisningsbygg. Vaktmester oppfatter sin rolle og oppgave som tydelig System for avviksmelding til Undervisningsbygg benyttes Ved hver skole har Undervisningsbygg en årlig tilstandskartlegging som blir lagt frem og diskutert i felles møte. Vaktmester er med i denne gjennomgangen.

4 VÅR REFERANSE 4 Funn Mange av skolene er ikke godkjent etter forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Vedlikeholdsplanene vi har fått kjennskap til er årlige tiltaksplaner basert på meldte problemer og avvik. (akutt-tiltak) Ut fra opplysninger vi har fått i tilsynene, foreligger det ikke planer for forebyggende vedlikehold. (langsiktige planer) Tilstanden for bygninger og tekniske installasjoner i skolene varierer sterkt. Vi har i tilsynene fått opplyst at midler til innvendig vedlikehold ikke står i forhold til varierende behov. (nye/gamle skoler samme ut fra kvm) Enkelte skoler bruker sine vedlikeholdsmidler til investeringer Ved flere skoler ga de uttrykk for at det var problemer med gjennomføring av større tiltak da midlene ikke kunne overføres år til år. (En skole opplyste å være kjent med muligheten til å overføre midler som skolen har fått til innvendig vedlikehold fra år til år) De fleste skolene har ikke gjennomfort risikovurderinger av inneklimaforhold Det er varierende grad av rutiner for, og kvalitet på kartlegginger og risikovurderinger som er gjort av den enkelte skole. Det var varierende kjennskap til Utdanningsetatens rutiner og metoder for kartlegging og risikokartlegging. Ved de fleste skoler mangler skriftlig dokumentasjon/ handlingsplaner utarbeidet på bakgrunn av kartlegginger og avviksmeldinger. En del skoler opplevde akustikk- støyproblemer (noen skoler kjente til muligheten om å søke HC- fondet om midler til utbedring/tilrettelegging for elever med spesielle behov) Vi har ved flere skoler funnet mangler som har medført pålegg om kartlegging og gjennomføring av tiltak for å sikre et tilfredsstillende inneklima. Renholdsveilederen og opplæringen for omfattende for ikke-norske. Utfordrende språklig. I oppsummeringsmøtet tok etatshovedverneombudet opp problemer som kunne oppstå når vedlikeholdsarbeid/utbedringer ble gjennomført uten tilstrekkelig medvirkning. Videre uttrykte representanter fra undervisningsbygg bekymring for at de midler som de har til vedlikehold og rehabilitering av skolene, ikke står i relasjon til behovet. Det er ikke nok penger til verdibevarende vedlikehold, hvilket kan føre til at etterslep på skolene bygges opp og igjen vil øke etter flere år med reduksjon i etterslepet. Det ble i møtet opplyst om at UBF skal overta ansvaret for indre vedlikehold ved skolene fra Forbedringsområder Utdanningsetaten må sørge for at hver skole har kartlagt og risikovurdert arbeidsmiljøet. Utdanningsetaten må utarbeide en plan for oppgradering av alle skoler som ikke oppfyller krav i lov og forskrift slik at disse også blir tilfredsstillende. Utdanningsetaten bør sørge for at alle skoler blir vurdert og godkjent etter Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler. Undervisningsbygg må utarbeide langsiktige planer for forebyggende vedlikehold. Utdanningsetaten bør sørge for medvirkning i arbeid som igangsettes av Undervisningsbygg.

5 VÅR REFERANSE 5 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har i skoletilsynene avdekket avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: Pålegg 1 Utdanningsetaten må gjennomføre tiltak som sikrer at alle skolene regelmessig gjennomfører kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljø, herunder inneklima. Hjemmel: jf arbeidsmiljøloven 3-1 og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhet 5. Forslag til frist: Hva skal til for at pålegget anses som oppfylt: Arbeidstilsynet Oslo skal innen fristen ha mottatt skriftlig bekreftelse på at kartlegging og risikovurdering, som også omfatter inneklima, er gjennomført ved alle skolene. Etatshovedverneombudet skal bekrefte at det har vært medvirkning ute i skolene. Pålegg 2 Utdanningsetaten må utarbeide en plan for gjennomføring av tiltak for alle skoler som ikke oppfyller krav i lov og forskrift slik at de blir tilfredsstillende. Hjemmel: Jf Arbeidsmiljøloven 1-1 bokstav a), 3-1, 4-1, 4-4 og forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5. Frist for innsending av plan til oss: For at pålegget skal anses som oppfylt må Utdanningsetaten skal sende planer med tidsfrister til Arbeidstilsynet Oslo som beskriver tiltakene som skal iverksettes. Det skal framgå at planene er utviklet med medvirkning fra etatshovedverneombudet, som også skal ha mulighet til å komme med egne kommentarer. Pålegg 3 Utdanningsetaten skal rapportere til Arbeidstilsynet Oslo om gjennomføringen av tiltak etter planen. Hjemmel: Jf Arbeidsmiljøloven 3-1 og Frist for gjennomføring: Første rapportering: Deretter årlig rapporering til planen er gjennomført Hva som skal til for at pålegget anses som oppfylt: Arbeidstilsynet skal ha tilsendt årlig rapporter som beskriver de tiltak som er gjennomført i henhold til planen. I tilfelle det er avvik i forhold til satte frister skal årsak begrunnes.

6 VÅR REFERANSE 6 Det skal framgå av rapportene at det har vært medvirkning fra etatshovedverneombudet, som også skal ha mulighet til å komme med egne kommentarer. Begrunnelse for varsel om pålegg: Skoletilsynene viste av mange skoler ikke har gjennomført risikovurdering av inneklimaforhold. Det er varierende grad av systematikk og kvalitet på kartlegging som er gjort av den enkelte skole og tilstanden for bygninger og tekniske installasjoner i skolene varierer sterkt. Videre har vi fra Utdanningsetaten fått opplysninger om at flere av skolene er i dårlig stand og har mangelfulle tekniske installasjoner. Det er derfor store behov for utbedringer for å sikre et tilfredsstillende inneklima. I tilsynene har vi videre fått opplyst at midler til innvendig vedlikehold ikke står i forhold til varierende behov da nye og gamle skoler får tildelt samme kronebeløp ut fra kvm, og ikke ut i fra faktisk tilstand/behov. Tilsynene viser at det er stor variasjon i bygningsmassene. Utdanningsetaten har ikke dokumentert tilfredsstillende kartlegging og vurdering av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som kommunen har ansvar for. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. Det er avdekket gjennom skoletilsynene at mange skolebygninger fortsatt har et betydelig etterslep i vedlikeholdet, og at standarden på bygninger og tekniske installasjoner ikke er i samsvar med krav i lov og forskrift. Dette bidrar til at bl.a. inneklima ikke er tilfredsstillende. Det er kommunens oppgave å gjennomføre nødvendige tiltak så raskt som mulig og prioritere tiltakene ut fra en vurdering av tilstand og risiko. Jf arbeidsmiljøloven 1-1, 3-1, jf forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at vårt referansenummer 2011/28250 oppgis ved svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Oslo Erik Beck avdelingsleder (sign.) Marianne Rustad Siljeholm seniorinspektør (sign.)

7 VÅR REFERANSE 7 Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Undervisningsbygg Oslo KF Postboks 6473 Etterstad 0605 OSLO Byrådsavdelingen for skole og Rådhuset 0037 OSLO barnehage Byrådsavdelingen for finans Rådhuset 0037 OSLO EHVO i Utdanningsetaten Postboks 6127 Etterstad 0602 OSLO HTV i Utdanningsetaten Postboks 6127 Etterstad 0602 OSLO Helsevernetaten Maridalsveien OSLO