Fagdag årsavslutningen i SAP
DFØ Omstilling og utvikling
Én visjon Effektiv ressursbruk i staten To hovedmål Hensiktsmessige fellesløsninger i staten God styring i statlige virksomheter Tre delmål DFØs kompetanseoverføring representerer beste praksis innenfor styring og samfunnsøkonomisk analyse DFØs fellestjenester er korrekte, rettidige og nyttige DFØs tjenester gir synergier og stordriftsfordeler DFØs interne styring er et eksempel til etterfølgelse
Hovedområder Forvalte økonomiregelverket Utvikle metode og formidle kompetanse Statlige virksomheter FIN DFØ Forvalte statsregnskapet og konsernkontoordningen Tilby regnskapstjenester Kunder Tilby lønnstjenester Side 4
Hvem er DFØ til for? DFØ har to målgrupper: De enkelte statlige virksomheter Staten som helhet Hovedoppgave er å levere gode lønns- og regnskapstjenester til flest mulige statlige virksomheter Stordrift gjennom standardisering og fleksibilitet gjennom segmentering 5
DFØ Omstilling
Lønnsavdelingen Direktoratet for økonomistyring Side 7 12.11.2014
Omstillingen - tidslinje Høsten 2012: Startet opp planlegging av utredning September 2013: Gjennomført utredning 16.09.2013: Ledermøtevedtak i DFØ 21.10.2013: Brev til FIN anbefaling om endring av rammevilkår 13.12.2013: Politisk beslutning om endring 23.12.2013: Tildelingsbrev fra FIN med oppdrag om å planlegge omstillingen 01.04.2014: Gjennomføringsplan og ny understruktur levert til FIN Side 8 Direktoratet for økonomistyring 12.11.2014
Gjennomføringsplan Sentrale komponenter i gjennomføringen - Etablere ny organisasjonsstruktur - Opp- og nedbemanning, personalhåndtering, kompetanseutvikling - Overta kundeansvar fra øvrige kontor - Sentralisere kritiske prosesser tidlig
Gjennomføringsplanen Oppgaveoverføring i høst 03.09 Lønnskjøring fra Tromsø 17.09 Brukeradministrasjon fra Tromsø 01.10 Domstolene (ekskl. førstelinje) 02.10 Lønnskjøring fra Hamar 21.10 Brukeradministrasjon fra Hamar 27.10 Klient 605 (22 kunder fra Drammen) 01.11 Domstolene førstelinje 15.11 Brukeradministrasjon fra Kristiansand Side 10 Direktoratet for økonomistyring 09.11.14
Bemanning LA Stavanger Per 6. november 120 100 37 80 60 9 Behov for økt bemanning På vei Ansatte 40 20 0 66 TOTALT 3 2 1 3 19 21 16 10 Kundesenter Firmaforvaltning Lønnsdata Lønnskjøring Side 11 Direktoratet for økonomistyring 12.11.2014
Bemanning avgivende seksjoner Per 6. november 15 10 5 11 9 10 13 Gjenværende 0-5 -10 6-13 -3 1-2 -6 3-1 -7-10 Blir med til RA TRH / LA STV Har sagt opp/sluttet Har blitt med til RA TRH / LA STV -5-15 -20 LA Drammen LA Tromsø LA Vadsø Direktoratet for økonomistyring LA Hamar LA Kristiansand LA Trondheim Side 12 12.11.2014
Organisering av LA Fordeling av prosesser i seksjoner LA Direktør Blå bokser: Nye enheter LA Stab Kundesenter Firmaforvaltning Lønnsdata Lønnskjøring LA App Behandle henvendelser Utvikle selvhjelpskanaler Rapportere til kunder Sette opp, sammenslå, splitte og avslutte firma Utføre org. endringer Administrere brukere Kontrollere arbeidsflyt Håndtere bilag Følge opp portaltransaksjoner Lese inn filer, håndtere filuttrekk, tildele fraværskvoter Utføre kjøringer Utføre offentlige rapporteringer Følge opp refusjoner fra NAV Kontere og avstemme Forvaltning Utvikling 3. linje brukerstøtte Telle lisenser Vedlikeholde grensesnitt Sette opp ny funksjonalitet Side 13
Side 14 Direktoratet for økonomistyring 12.11.2014
Direktoratet for 12.1 Nytt organisasjonskart
DFØ Utvikling
Prosjekter som vi er stolte av i 2014 Egen konto for reise Ble produksjonssatt 02.09 Mulig for den ansatte å legge inn bankkontonummer for utbetaling av reiseoppgjør på en annen konto enn den en bruker til hovedlønn. E-skjema for ansatte To nye skjema Skjema for sidegjøremål 20.10.14 Skjema for oppsigelse i ansatte selvbetjening. Selvbetjening for honoraravlønnede E-skjema for eksterne Honorarer Reiseutgifter Innlogging via Id-porten Ny Leder-Selvbetjening Produksjonssatt 04.11 Nytt og forbedret brukergrensesnitt Nye rapporter 17
Utvikling 2014-2015 Ansatt selvbetjening for honorar avlønnede Sykefraværsoppfølging Aktivitetsregistrering Konseptutredn. Mobilitet inkl planlegging og anbud Gjennomføring/pilotering av tidreg.app. Videreutvikling Ansatt selvbetjening Egen kto for reiseoppgjør «Ny MSS» 7.3 Realisering av EØ 2011-2012 Masterdatauttrekk A-ordningen (EDAG) IAM Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Direktoratet for økonomistyring Side 18 12.11.2014
Aktivitetsregistrering med prosjektoppfølging 12.11.2014 Direktoratet for økonomistyring Side 19
Funksjonalitet Registrering av timer på aktivitet (k6)/prosjekt(k5) i Ansatt Selvbetjening. Overføring av data fra SAP til Agresso Prosjektmodul Overføring av konteringsverdier fra Agresso Overføring av ansattnummer til prosjektmodulen Rapporter kan tas ut i SAP Benytter standardrapport CATS_DA Leder kan ta ut rapport på aktivitet/prosjekt på egne ansatte Rapporterene i Agresso Prosjektmodul nyttes på kostnader. Side 20 Direktoratet for økonomistyring 12.11.2014
Registrering i portal Tilpasninger: Søk begrenset til eget firma Automatisk utfylling av K-5 ved manglende verdi Direktoratet for Side 21 12.1
Rapporter i SAP Benytter standardrapport CATS_DA Tilgjengelig i Leders selvbetjening Side 22 Direktoratet for økonomistyring 12.11.2014
Rapporter i SAP - fortsettelse Direktoratet for Side 23 12.1
Sykefraværsoppfølging 12.11.2014 Side 24 Direktoratet for
Innhold i løsningen Med den nye løsningen får leder et e-postvarsel når en oppfølgingsfrist nærmer seg. I lederportalen får leder veiledning om utfylling av oppfølgingsskjema og kan legge inn egne notater. Informasjonen er skjermet for innsyn fra andre enn leder. Eget faneblad i leder-selvbetjening. Tilgjengeliggjort for alle i løpet av høsten. 25
Selvbetjening for mottakere av honorar 12.11.2014 Side 26 Direktoratet for
Løsningen i hovedtrekk Selvbetjeningsløsning for eksterne (ikke ansatte) Løsning for ansatte finnes allerede i SAP Portal Pålogging over internett Tillater pålogging hjemmefra Pålogging via ID-porten Ingen nye brukernavn/passord En tilpasset versjon av SAP Portal for ansatte Kjent teknologi og funksjonalitet, men tilpasset til de eksternes behov Direktoratet for økonomistyring Side 27 12.11.2014
Tilkobling fra Internett Innlogging: https://registrering.dfo.no Adressen vil distribueres på følgende vis: Link mottatt på e-post fra oppdragsgiver Link som oppdragsgiver legger ut på sin nettside Link på DFØs kundenett Side 28 Direktoratet for økonomistyring 12.11.2014
Pålogging Ekstern logger seg på ved hjelp av ID-porten. ID-porten tilbyr følgende påloggingsmuligheter Side 29 Direktoratet for økonomistyring 12.11.2014
Selvbetjeningsløsning for eksterne Eksterne vil få tilgang til en tilpasset versjon av SAP Portal Tilgang til online brukerdokumentasjon i løsningen Side 30 Direktoratet for økonomistyring 12.11.2014
Kriterier for bruk Standard arbeidsflyt må være på plass (eller tas i bruk ifm. implementering) Eksterne må være fordelt på avdelinger Arbeidsflyt følger samme prinsipper som eksisterende e- skjema og reiser Benytte eksisterende e- skjemaløsning for ansatte (eller ta dette i bruk samtidig) Direktoratet for Side 31 12.1
Eksempel MinID Personnummer Passord Kode Side 32 Direktoratet for økonomistyring 12.11.2014
Dagsreise innenlands Tilpasset skjema for eksterne Ca. 80% av reisene dekkes av dette skjemaet Direktoratet for Side 33 12.1
Honorarer Lønnarter som skal utbetales på bonuslønn Kan legge til vedlegg (pdf-format) Direktoratet for Side 34 12.1
Personlig profil Oppdatere ting som adresse, bankkontonummer, e- post og telefon Direktoratet for Side 35 12.1
Innkurv Honorarskjema eller reiser som returneres for korrigering havner her Melding om nye oppgaver kommer på e- post Direktoratet for Side 36 12.1
Lønnsområdet