Hvordan bidrar internrevisjonen til bedre styring og kontroll? DFØ, 27. oktober 2015

Transkript

1 ( 1 ) Hvordan bidrar internrevisjonen til bedre styring og kontroll? DFØ, 27. oktober 2015

2 Agenda Kort om UDI Organiseringen av internrevisjonen Internrevisjonens strategi Hvordan bidrar internrevisjonen til bedre styring og kontroll? Spørsmål Side 2

3 Hva er vårt samfunnsoppdrag? UDI skal iverksette og bidra til å utvikle regjeringens innvandrings- og flyktningpolitikk Det vil si å legge til rette for lovlig innvandring og hindre ulovlig innvandring Totalt søknader (2014) oppholdssaker (2014) asylsaker (2014) personer i mottak i personer i mottak innen utgangen av 2015 Side 3

4 Omstilling og fleksibilitet 6000 Asylankomster Hva må vi være gode på? Styringsprosesser Anskaffelser og kapasitet i mottak Rekrutteringsprosesser Ledelse og kommunikasjon Økonomistyring jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2014 Faktisk 2015 Side 4

5 Internrevisjonen i UDI Etablert i 2006 Tre faste medarbeidere Hospitantordning Eksterne tjenester ved behov Side 5

6 Organisering av internrevisjonen Frode Forfang Frode Direktør Forfang Direktør Espen Anderssen Leder internrevisjon Jan Wilhelm Kavli Seniorrådgiver Stein Wik Seniorrådgiver Hospitant Ekstern leverandør Kom. stab Direktørens stab Asyl Opphold Mottak /retur Analyse IT HR Fellestjenester Side 6

7 Instruks for internrevisjonen Formål Tilføre merverdi og forbedre organisasjonens drift Bekreftelsesoppdrag og rådgivningsoppdrag Uavhengighet og objektivitet Internrevisjonen rapporterer til Direktøren og er uavhengig i forhold til de som revideres Den enkelte medarbeider skal være objektiv ved bekreftelsesoppdrag Hovedoppgaver Evaluere styrings- og kontrollprosesser Evaluere risikoeksponering og systemer for risikostyring Vurdere om risikoeksponering er redusert et akseptabelt nivå Administrere UDIs varslingskanal og utrede mulige misligheter Standarder for internrevisjon Utøvelse av revisjonsarbeidet Egenskaper ved internrevisjonen Fullmakter Tilgang til virksomhetens ledelse Tilgang til ansatte, systemer og dokumenter Uinnskrenket innsyn i UDIs anliggender Rett til å møte i direktørmøter Rett til å møte i JD etter avtale med direktøren Side 7

8 Visjon Internrevisjonen bidrar til positiv endring i UDI Dette skal vi oppnå gjennom uavhengige revisjoner og rådgivningsoppdrag på områder som har vesentlig risiko og som er kritisk for realiseringen av UDIs mål og strategier. 8

9 Internrevisjonens strategi Internrevisjonens skal skape verdi og bidra til positive endringer i UDI gjennom å: Etablere god innsikt i UDIs organisering av styring og kontroll Etablere god innsikt i organisasjonens modenhet innenfor internkontroll og risikostyring Identifisere de riktige prosjektene gjennom en systematisk tilnærming Påse at vi har kompetanse til å gjennomføre planlagte revisjoner med tilstrekkelig kvalitet Legge til rette for endring gjennom godt samarbeid og god kommunikasjon med avdelingene 9

10 Kommunikasjon og samarbeid Internrevisjonen skal oppleves som en profesjonell og konstruktiv partner Realisering av verdi fra internrevisjonens arbeid krever god kommunikasjon og samhandling med avdelingene Gi innsikt i grunnlaget for våre anbefalinger Utvikle endringsvilje Dette skal oppnås ved å: Involvere avdelingene i planleggingen av oppdrag Være tydelig og direkte i vår kommunikasjon Møte avdelingene med god virksomhetsforståelse, respekt for deres virksomhet og analytisk distanse Tilstrebe åpenhet rundt grunnlaget for våre vurderinger og anbefalinger Verne om internrevisjonens integritet og upartiskhet 10

11 Hvordan bidrar vi til bedre styring? Bekrefter hvorvidt internkontroll fungerer Bekrefter hvorvidt risikostyringen fungerer Vurderer og forbedrer arbeidsprosesser Evaluerer strategiske initiativer Bidrar som rådgiver på umodne områder Setter temaer på agendaen i virksomheten Bistår ved uventede hendelser Side 11

12 Hvilke temaer jobber vi med? Noen eksempler: Styring av gevinstrealiseringen i IKT-program Organiseringen av anskaffelsesarbeidet Internkontroll i familiesaker Forbedringsarbeid i brukerveiledningen Kvalitetsmåling av saksbehandling Informasjonssikkerhet i leverandørkjeden Risiko og sårbarhet for økonomisk utroskap Side 12

13 Spørsmål? Side 13

14

15 ASA OPA RMA AEF AUA AFT AUA AFT/Ledelse og stab HR og vernetjenesten Personvernkoordinator Sikkerhetssjef Internrevisjon Riksrevisjonen Organisering av internkontroll i UDI Aktører i interkontrollsystemets forsvarslinjer: 1. linje (ledelse) 2. linje 3. linje 4. linje Prosess/område Asyl Opphold Mottak og retur IKT drift og utvikling Regelverksforvaltning Sikkerhet Personvern Personal Arbeidsmiljø Anskaffelser Økonomistyring Evt. forvaltningsrevisjon (økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkinger) Regnskapsrevisjon (regnskapsteknisk revisjon og kontroll av disposisjoner) Side 15

16 Årsplan Metode Revisjonsuniverset er beskrevet gjennom prosesser Vurderer risiko og kontrollnivå i prosessene Mål i strategi og tildelingsbrev Etterlevelse Styringsinformasjon Informasjonssikkerhet Misligheter Henter innspill til prosjekter fra UDIs avdelinger Forslag til plan fastsettes utfra en samlet vurdering Prosess Forslag til plan fremlegges for direktøren Plan godkjennes av direktøren i direktørmøtet JD og Riksrevisjonen mottar kopi av planen 16

17 Rapportering Årsrapport Beskriver internrevisjon og hvordan UDIs internrevisjon har innrettet sitt arbeid Redegjør for status på gjennomføring av planlagte revisjons- og rådgivningsoppdrag Beskriver internrevisjonens kompetanseutvikling Viser internrevisjonens ressursforbruk Rapporten godkjennes av direktøren og behandles i direktørmøtet (februar) JD og Riksrevisjonen mottar kopi av rapporten Oppfølging av revisjoner Skal gjennomføres årlig (august/september) Oppsummerer status på tidligere anbefalinger og rapporterer til direktøren 17