Frokostseminar Internrevisjon 2015

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Frokostseminar Internrevisjon 2015"

Margrete Øverland
5 år siden
Visninger:

1 Frokostseminar Internrevisjon 2015 Avd. dir. Arne Lunde, Oslo 2. september 2015

2 Hva er internrevisjon? Intern revisjon er en systematisk og uavhengig undersøkelse innen universitetets forvaltning som blir gjennomført for å se til at: det er etablert forsvarlige og hensiktsmessige opplegg for intern kontroll aktiviteter og rutiner er i overensstemmelse med det som er planlagt og blir effektivt gjennomført mål, planer, krav og prosedyrer er kjent, forstått og etterleves.

3 Organisatoriske og styringsmessige forhold som påvirker institusjonenes behov for styring og kontroll Statlige forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og utvidet delegert myndighet gjennom særlov. Egne styrer med helhetlig virksomhetsansvar Komplekst målbilde og virksomhetsprosesser preget av stor individuell frihet og handlingsrom. En kultur der administrative oppgaver har lav status.

4 Virksomheter i KD som har etablert en internrevisjonsløsning Norges Forskningsråd NFR Universitetet i Oslo, UiO Universitetet i Bergen, UiB Pilotprosjekt UiN, UiS, UiA og HiB

internrevisjonstjenester (UiB, HiOA) Samarbeide om

5 Tre forskjellige modeller for organisering Etablere egen internrevisjonsenhet (UiO, NFR) Kjøpe internrevisjonstjenester (UiB, HiOA) Samarbeide om internrevisjon (UiA, UiS, UiN og HiB) 5 Tittel på presentasjon

6 UiO Enhet for intern revisjon (EIR) har en uavhengig, objektiv bekreftelses- og rådgivningsfunksjon som har til hensikt å forbedre organisasjonens drift. Den bidrar til at organisasjonen oppnår sine målsettinger ved å benytte en systematisk og strukturert metode for å evaluere og forbedre effektiviteten og hensiktsmessigheten av organisasjonens prosesser for risikostyring, kontroll og governance. Enheten har tre ansatte

7 To typer oppdrag - UiO Bekreftelsesoppdrag Gi en objektiv bevisvurdering av en tilstand innen governance, risikostyring og kontroll Oppdragsinnhold beskrives i årsplan Rådgivningsoppdrag Omfang avtalt, og formål å tilføre merverdi eller forbedring innen governance, risikostyring og kontroll 7 Tittel på presentasjon

8 Risikobasert årsplan - UiO Bygge en faktabasert modell for å få en overordnet og håndterbar oversikt over UiO Delområder: Strategi/mål/KSF Organisasjon og økonomiske størrelser Styringssystem og styringsmodell Prosjekter og satsninger Prosesser (drift, forvaltning) Risikovurdering UiO Ytre rammer (lovverk og regler) UiO er underlagt 8 Tittel på presentasjon

9 Eksempler UiO Bekreftelsesoppdrag Reiseregninger Anskaffelser Øremerkede midler IT-tilgangsstyring Helseforskningsloven Mobile enheter Oppfølging styrevedtak Risikofasilitering Anskaffelser (2014) Unirand-selskap (2014) IHR-prosessen (2013) 9 Tittel på presentasjon

10 Organisering internrevisjon UiB 1) Universitetsdirektøren er ansvarlig for å forberede, gjennomføre og rapportere interne revisjoner 2) UiB kjøper revisjonstjenester eksternt (enkelte unntak: HMS og etisk atferd, herunder sidegjøremål og personopplysninger) 3) Kollegiesekretariatet koordinerer tilsynet og følger opp at tjenesten skjer på en tilfredsstillende måte. 4) Direktøren for den aktuelle fagavdeling eller det aktuelle fakultet har ansvaret for å iverksette korrigerende tiltak og/eller forbedringer basert på rapporter fra interne revisjoner.

11 Internrevisjon - UiB Formålet er UiB s beste og hensikten er å sikre god intern kontroll og styring knyttet til administreringen av forskning, utdanning og formidling: -> Verktøy er gode planer, god organisering og god kompetanse, moderne administrative systemer og gode rutiner, -> Styringsinformasjon gjennom kontrollrapportering og kontrollmålinger mot planer, budsjettrammer og resultatkrav

12 Hvorfor kjøper UiB IR- tjenester eksternt? Før: Egen enhet ved UiB: seksjon for kvalitetsutvikling, 3 årsverk. Sårbar ved skifte av personell - tar tid å bygge opp kompetanse, fri og uavhengig rolle? Nå: Kan skreddersy revisjonsteam ut fra hvilket område som revideres spisskompetanse på hvert prosjekt > kan revidere innenfor flere områder (eksternt finansiert virksomhet, ITsikkerhet, innkjøp), fri og uavhengig rolle. Ernst & Young PwC fra i fjor sommer.

13 Lav (1) Middels (2) Høy (3) Grunnlag for revisjonsplan- risikovurderinger. Konsekvens Lønn (s:1,3 k:2,3) Inntekter tilskudd og bevilgninger (s:1,8 k:2,9) Periodisk rapporteri ng (s:2 k:3) Budjsett- Ekstern prosessen rapportering (s:2,2 k:2,9) (s:2,3 k:2,8) Anleggsmidler (s:2,1 k:1,8) Innkjøp (s:3 k:3) Inntekter eksternt finansiert virksomhet (s:2,4 k:2,5) Internregnskap (s:2,7 k:1,9) Reiseregninger (s:1,4 k:1,9) Lav (1) Middels (2) Høy (3) Sannsynlighet

14 Arbeidsform - UiB Utarbeide revisjonsplan, basert på risikovurdering. Styret godkjenner revisjonsplanen Legge opp det enkelte tilsyn, problemstillinger, spørsmål og velge intervjuobjekter Forhåndsmelding, formell revisjonsmelding, åpningsmøte Dokumentgjennomgang og intervjurunder

15 Arbeidsform. (fortsettelse) Utkast rapport sendes de intervjuede for gjennomgang av faktum Endelig rapport, ev. presentasjonsmøte Utsending til de reviderte enheter for kommentarer og oppfølging Styresak utarbeides Styrebehandling Saken lukkes.

16 Eksempel på tema for tilsyn (06-10) Tema for tilsyn Revidert enhet. Innkjøp Mat-nat fakultetet, Eiendomsavd, Personal og økonomiavd. Eksternt finansiert virksomhet Det medisinske fakultet IT-sikkerhet Beh av kreftfremk kjemikalier Rapportering til fakultetsstyre IT-avd, Økonomiavdelingen Bedriftshelsetj., Mat-nat fakultetet, medisinske fakultet, instiutt for biologi, instiutt for biomed. Det psykologiske fakultet, Det juridiske fakultet

17 Eksempel på tilsyn forts Økonomisk styring Dokumenthåndtering Eiendomsdrift Syst.HMS-arbeid Beh.personoppl. BOA/PA-modul MOF, JUR, ØA HF,PSYK,FA,DOK.1 EIA,Pr.ktr,ØA U.dir./POA,HMS, HF/AHKR,MN/KI PSYK MOF/II,MN/IFT,PSYK, FA

18 Internrevisjonssamarbeid Etablere ny organisasjonsform for gjennomføring av felles oppgaver. Opparbeide erfaring på gjennomføring av internrevisjon som vil komme hele sektoren til gode. Får gjennomført systematisk internrevisjon uten å måtte øke antall medarbeidere. - Ser at det kan bli noe økt ressursbruk. (planlegging og gjennomføring) - Men målet er mindre enn om vi gjorde dette hver for oss. - Og adskillig mindre sårbart/mer robust Få tilgang på best practice gjennom gruppens samlede arbeid. Økt kompetanse på medarbeidere Møter utfordringen fra KD på samarbeid på det administrative området.

Virksomhetene står overfor mye av de samme utfordringene noe som gir et gjensidig

19 Erfaring så langt i prosessen Teamet har en positiv erfaring med arbeidsformen. Lærerik prosess å forholde seg til andre virksomheter enn sin egen. Virksomhetene står overfor mye av de samme utfordringene noe som gir et gjensidig utbytte for alle parter. Godt tatt i mot på de reviderte institusjonene Viljen til å dele både kunnskap og erfaring

20 KDs behov mht internrevisjon Tydeligere krav til dokumentasjon av styringsprosesser og administrative prosesser mht prosessbeskrivelser, risikovurderinger og internkontrolltiltak. Jfr. Departementets oppfølgingsansvar 15 RØS og styring og kontroll i årsrapporten Viktig i forhold til styrenes oppfølging av hovedinstruksen og ivaretakelse av styrets ansvar Godt samspill mellom internrivisjonen og Riksrevisjonen vil gjøre det lettere å følge opp avvik og bekrefte at nødvendige tiltak er gjennomført Utfordrende å finne gode og effektive løsninger for organisering av internkontroll i sektoren

Like dokumenter

Internrevisjon Direktørmøte Høst 2015

Internrevisjon Direktørmøte Høst 2015 Avd. dir. Arne Lunde, Oslo 17.november 2015 Hva er internrevisjon? Intern revisjon er en systematisk og uavhengig undersøkelse innen universitetets forvaltning som