Internrevisjon et samarbeid på tvers

Transkript

1 Internrevisjon et samarbeid på tvers Med anbefaling om «Best practice» For Universitetet i Stavanger Universitetet i Agder Universitetet i Nordland Høgskolen i Bergen

2 Regler og krav Reglementet for Økonomistyring i staten 18 Intern kontroll, gir krav om at alle enheter skal etablere systemer og rutiner for å ivareta en tilfredsstillende intern kontroll i virksomheten. En egen internrevisjon er et virkemiddel i denne sammenheng.

3 Begrepsavklaring Ofte hersker det forvirring om hva som er forskjellen på rollen internrevisjon og begrepet intern kontroll. I noen sammenhenger omtales internrevisjon og intern kontroll som synonymer. Intern kontroll: Krav til intern kontroll er regulert i Økonomiregelverket, som regulerer aktiviteter, styring og oppfølging i alle statlige forvaltningsorganer. Den direkte reguleringen av intern kontroll finnes i Reglementet 14. Internkontroll er en prosess, iscenesatt og gjennomført av virksomhetens styrende organer, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder: Målrettet og effektiv drift Pålitelig regnskapsrapportering internt og eksternt Overholdelse av gjeldende lover og regler

4 Begrepsavklaring Internrevisjon: Defineres av The Institute of Internal Auditors (IIA) som: en uavhengig, objektiv bekreftelses- og rådgivningsfunksjon som har til hensikt å tilføre merverdi og forbedre organisasjonens drift. Den bidrar til at organisasjonen oppnår sine målsettinger ved å benytte en systematisk og strukturert metode for å evaluere og forbedre effektiviteten og hensiktsmessigheten av organisasjonens prosesser for risikostyring, styring og kontroll og governance. Internrevisjon er i motsetning til faget intern kontroll, en profesjon som skal: Revidere/evaluere virksomhetens etablerte intern kontroll. IIA-standardene for internrevisjon definerer derfor en rolle, som skal revidere/evaluere virksomhetens etablerte systemer og rutiner for intern kontroll.

5 Enighet om etiske retningslinjer mellom de samarbeidende virksomheter ETISKE RETNINGSLINJER Integritet Integriteten til interne revisorer etablerer tillit og følgelig basisen for at deres vurderinger kan stoles på. Objektivitet Interne revisorer skal utvise høyeste grad av objektivitet i innhenting, evaluering og kommunisering om aktiviteten eller prosessen som er under vurdering. Interne revisorer gjennomfører en balansert vurdering av alle relevante forhold, og er ikke urimelig påvirket av egne interesser eller av andre personer i vurderingsprosessen. Konfidensialitet Interne revisorer respekterer verdien av og eierskapet til informasjon som de mottar, og videreformidler ikke slik informasjon uten spesifikk tillatelse med mindre det foreligger en juridisk eller profesjonell forpliktelse til å gjøre dette. Kompetanse Interne revisorer bruker de kunnskaper, ferdigheter og erfaring som er nødvendig i sin utøvelse av internrevisjonsaktivitene.

6 Intern vs Ekstern revisjon Internrevisjoner reviderer virksomhetens etablerte intern kontroll. Eksternrevisorer må også vurdere etablert system for intern kontroll for å ta stilling til i hvilken utstrekning han/hun kan bygge sine risikovurderinger på systemtester. De har til felles at begge forholder seg til etiske regler og bestemte revisjonsstandarder fastsatt av ulike bransjeorganisasjoner. De vesentlige forskjellene på ekstern- og internrevisor gjelder forholdet til virksomheten, samt mål og rammer for arbeidet. Internrevisor er en del av virksomheten som revideres. Eksternrevisjon er ikke en del av den reviderte virksomheten.

7 Bakgrunn og forløpet i prosjektet Innvilget 1 mill. kr. I SAK midler for gjennomføring av prosjekt innen internt revisjonsarbeid. September 2012 ble oppstartsmøtet avholdt på Gardermoen. Prosjektet er organisert i en styringsgruppe og en prosjektgruppe. De samarbeidende institusjoner er Universitetet i Agder, Universitetet i Stavanger, Høgskolen i Bergen og Universitetet i Nordland. På bakgrunn av den organisatoriske størrelsen på de samarbeidende institusjonene ble det vurdert som ineffektivt å bygge opp egne organisatoriske enheter for internrevisjon, som hver for seg skulle utøve internrevisjon på sine respektive institusjoner.

8 Organisering av prosjektet Styringsgruppen bestående av en representant fra hver institusjon. Internrevisjonsgruppen: Rolf Jegervatn (UiS) Prosjektleder Kristine Tangen (HiB) Vigdis L. Truchs (UiA) Cathrine Vasset Rasmussen (UiN)

9 Fra oppstart til revisjon Oppstartsmøte Gardermoen (høst 2012) Utarbeidelse av Milepælsplan (oversendt KD) Jevnlige arbeidsmøter-styringsgruppe og leder internrevisjonsgruppe. Jevnlige arbeidsmøter-internrevisjonsgruppe Arbeidsmøte med revisjonssjef Sveinung Svanberg ved UiO han har vært med på å gi oss mange gode og nyttige faglige input. Fagdag ved UiO der NIRF også var tilstede Telefonmøter og skrivearbeid - internrevisjonsgruppen Utarbeidelse av håndbok for internrevisjon med maler. Ferdigstilt metodisk rammeverk (vår 2013) Planlegging og klargjøring pilot revisjon Gjennomføring pilot revisjon (juni 2013) Rapportering til Universitets/høgskole ledelsen (juni 2013)

10 Revisjonshåndboken

11 Pilot revisjon Juni 2013 Valg av revisjonsområde: Representasjon konto: 7351, Bevertning for øvrig konto: 7352, Bevertning ved interne møter konto: 5994 og Møtekostnader konto: 6862 Internrevisjonen gjennomførte: - Generell bilagstesting via et representativt utvalg - Systemtesting (Agresso og Basware) - Rutinekontroller (Kontroll av interne retningslinjer mot funn) - Fikk sett hvordan internkontrollen på revidert område fungerer ved de fire virksomhetene. Brukte håndboken aktivt i prosessen. Ferdig produkt revisjonsrapporten- ble oversendt universitet/høgskoledirektør. Deling av kunnskap: Det var et viktig mål at endelig revisjonsrapport samlet for alle enhetene skulle gi anbefalinger om «best practice» på det reviderte området.

12 Målet med prosjektet Etablere ny organisasjonsform for gjennomføring av felles oppgaver. Opparbeide erfaring på gjennomføring av internrevisjon som vil komme hele sektoren til gode. Får gjennomført systematisk internrevisjon uten å måtte øke antall medarbeidere. - Ser at det kan bli noe økt ressursbruk. (planlegging og gjennomføring) - Men målet er mindre enn om vi gjorde dette hver for oss. - Og adskillig mindre sårbart/mer robust Få tilgang på best practice gjennom gruppens samlede arbeid. Økt kompetanse på medarbeidere Møter utfordringen fra KD på samarbeid på det administrative området.

13 Erfaring så langt i prosessen Teamet har en positiv erfaring med arbeidsformen. Lærerik prosess å forholde seg til andre virksomheter enn sin egen. Virksomhetene står overfor mye av de samme utfordringene noe som gir et gjensidig utbytte for alle parter. Godt tatt i mot på de reviderte institusjonene Viljen til å dele både kunnskap og erfaring

14 Veien videre Evaluering av pilotrevisjonen Gjennomføre flere revisjoner i løpet av 2014 Rapportering og erfaringsutveksling Hva lærer vi gjennom dette samarbeidet Flere deltakere Revisjonshåndboken (metodisk rammeverk) deling av ressurser