FELLESAVTALE FOR INTERNREVISJON

Transkript

1 FELLESAVTALE FOR INTERNREVISJON Difi/Statens innkjøpssenter Riitta Lausamo Oslo

2 AGENDA 1. Om Statens innkjøpssenter, status og avtaleportefølje 2. Hvordan Statens innkjøpssenter arbeider Verdiskapning gjennom brukerinvolvering Verdiskapning gjennom markedsdialog 3. Fellesavtale for internrevisjon Hva vet vi? Markedets innspill - Innkjøpssynergier, verdier skapes gjennom samordnet innkjøp -

3 SAMFUNNSOPPDRAG «Inngå og forvalte fellesavtaler for statlige virksomheter» - Fellesavtalene er obligatoriske for alle statlige forvaltningsorganer i sivil sektor -

4 STATLIGE FELLESAVTALER Fellesavtalenes tre krav Stort volum Like brukerbehov Lite behov for individuell tilpasning Avtaleformer Rammeavtaler Parallelle rammeavtaler Regionale avtaler Dynamisk innkjøpsordning, osv. - Verdier gjennom samordnet innkjøp -

5 OBLIGATORISK? «Statlige fellesavtaler er obligatoriske for statlige forvaltningsorganer i sivil sektor» - Liste over virksomheter som omfattes av innkjøpssamordningen -

6 AVTALEOMRÅDER UNDER UTREDNING Kategori Anskaffelsesområde Kunngjøring Avtale ADM Bestillingsløsning September ADM Forbruksmateriell 30/10-16 Febr/Mars 2017 IKT PC pakke + telefon 4. kvartal April/mai 2017 IKT Telecom mobil + bredbånd 4. Kvartal April/mai 2017 REISE Reise + hotell + leiebil 4. kvartal April/mai 2017 ADM Energi - drivstoff (kort/bulk) 4. kvartal April/mai 2017 KONSULENTTJENESTER Innkjøp 4. kvartal/ 1. kvartal April/mai 2017 KONSULENTTJENESTER Juridisk 4. kvartal/ 1. kvartal April/mai 2017 KONSULENTTJENESTER Internrevisjon 4. kvartal April/mai 2017 IKT* Multifunksjonsmaskiner 2017 IKT* Standard SW lisenser 2017 IKT* Tjenester åpen kilde SW 2017 IKT* AV utstyr 2017 ADM* Energi - elektrisk strøm 2017 ADM* Bil - kjøp + leasing 2017 ADM Renhold (Facilitiy Service) 2017 ADM Vakthold 2017 ADM Kantinedrift 2017 KONSULENTTJENESTER Drift og vedlikehold IKT 2017 KONSULENTTJENESTER Rådgiving IKT 2017 ADM* Møbler? - Fellesavtalene er obligatoriske for alle statlige forvaltningsorganer i sivil sektor -

7 Hvordan vi arbeider? - Bruker og markedsdialog -

8 VERDISKAPNING Før konkurranse Analyser Brukerdialog Markedsdialog Konkurranse Evaluering Avtale Etter konkurranse Innkjøp Avtaleforvaltning

9 VERDISKAPNING - DIALOG OG INVOLVERING Før konkurranse Analyser Brukerdialog Markedsdialog Konkurranse Evaluering Avtale Etter konkurranse Innkjøp Avtaleforvaltning BRUKERMEDVIRKNING MARKEDSINVOLVERING AVTALEFORVALTNING

10 BRUKERMEDVIRKNING 3 påvirkende fora 1. Statens innkjøpsråd 2. Statens innkjøpsgruppe(r) Innkjøpsgruppen(e)s referansegruppe(r) 3. Statens innkjøpsforum - Innkjøpssamordning, nøkkelen til fremtidige verdier -

11 BRUKERMEDVIRKNING I FOKUS

12 Fellesavtale internrevisjon - Mål om kunngjøring i Følg fellesavtalens utvikling

13 STATENS INNKJØPSGRUPPE FOR INTERNREVISJON Etablert statlige innkjøpere fra Politiet, UIO og Difi Juridisk fagkompetanse Fagkompetanse innen internrevisjon Brukerkompetanse Markedsdialogspesialist Avtaleforvalter Prosessleder Tett dialog med NIRF/IIA DFØ Skal i dialog med Riksrevisjonen Bak fra venstre: Karen-Inger Verket (Difi), Pål Cato Andersen (Politiets fellestjenester), Knut Riise (Difi), Riitta Lausamo (Difi/Statens innkjøpssenter). Foran fra venstre: Barbro Bottheim (Difi/Statens innkjøpssenter), Jacob M. Landsvik (Universitetet i Oslo). Ikke til stede: Kristin Kahrik (Difi/Statens innkjøpssenter), DFØ

14 Fakta: Staten har nå behov for Internrevisjonstjenester Hva skapte behovet?

15 HVA SKAPTE BEHOVET? Internasjonale organisasjoner anbefaler Norge å vurdere utstrakt bruk av internrevisjon i statlig forvaltning OECD IMF, International Monetary Fund Finansdepartementet utpeker en arbeidsgruppe til å skrive en utredning om bruk av internrevisjon i staten Utreding, høsten 2014 Navn: Bruk av internrevisjon i staten Utredning utført av en arbeidsgruppe nedsatt av Finansdepartementet Rundskriv fra Finansdepartementet, Omtrent 72 Statlige virksomheter pålegges å vurdere bruk av internrevisjon 300 mill. i inntekter eller utgifter Resultat av rundskriv fra Finansdepartementet = Rapport DFØ 02/2016 Navn: Oppsummering av statlige virksomheters vurdering av behovet for internrevisjon 45 av 72 statlige virksomheter etablert, eller planlagt å etablere internrevisjon, Nytt rundskriv, Nye føringer, erstatter rundskriv R-117 Små justeringer, departementene er fritatt fra vurdering av internrevisjon

16 HVA SKAPTE BEHOVET? Internasjonale organisasjoner anbefaler Norge å vurdere utstrakt bruk av internrevisjon i statlig forvaltning OECD IMF, International Monetary Fund Finansdepartementet utpeker en arbeidsgruppe til å skrive en utredning om bruk av internrevisjon i staten Utreding, høsten 2014 Navn: Bruk av internrevisjon i staten Utredning utført av en arbeidsgruppe nedsatt av Finansdepartementet Rundskriv fra Finansdepartementet, Omtrent 72 Statlige virksomheter pålegges å vurdere bruk av internrevisjon 300 mill. i inntekter eller utgifter Resultat av rundskriv fra Finansdepartementet = Rapport DFØ 02/2016 Navn: Oppsummering av statlige virksomheters vurdering av behovet for internrevisjon 45 av 72 statlige virksomheter etablert, eller planlagt å etablere internrevisjon, Nytt rundskriv, Nye føringer, erstatter rundskriv R-117 Små justeringer, departementene er fritatt fra vurdering av internrevisjon

17 BRUKERBEHOVET 45 (av 72) statlige virksomheter etablert eller, eller skal etablere internrevisjon innen styrker 1 og 2-linje 45 - styrker 3-linje funksjonen

18 Hva mer har vi funnet ut?

19 INTERNREVISJONENS «TO ANSIKTER» Internrevisjon kan defineres som «en uavhengig, objektiv bekreftelses og rådgivningsfunksjon som har til hensikt å tilføre merverdi og forbedre organisasjonens drift. Den bidrar til at organisasjonen oppnår sine målsettinger ved å benytte en systematisk og strukturert metode for å evaluere og forbedre effektiviteten og hensiktsmessigheten av organisasjonens prosesser for risikostyring, kontroll og virksomhetsstyring».

20 INTERNREVISJONENS «TO ANSIKTER» Internrevisjon kan defineres som «en uavhengig, objektiv bekreftelses og rådgivningsfunksjon som har til hensikt å tilføre merverdi og forbedre organisasjonens drift. Den bidrar til at organisasjonen oppnår sine målsettinger ved å benytte en systematisk og strukturert metode for å evaluere og forbedre effektiviteten og hensiktsmessigheten av organisasjonens prosesser for risikostyring, kontroll og virksomhetsstyring». Internrevisjon - er todelt 1. «Intern» internrevisjon utføres kontinuerlig og/eller ved behov 2. «Ekstern» internrevisjons kvalitetskontroll skal utføres hvert 5 år, ifølge Internasjonale standarder

21 INTERNREVISJONENS «TO ANSIKTER» Internrevisjon kan defineres som «en uavhengig, objektiv bekreftelses og rådgivningsfunksjon som har til hensikt å tilføre merverdi og forbedre organisasjonens drift. Den bidrar til at organisasjonen oppnår sine målsettinger ved å benytte en systematisk og strukturert metode for å evaluere og forbedre effektiviteten og hensiktsmessigheten av organisasjonens prosesser for risikostyring, kontroll og virksomhetsstyring». Internrevisjon - er todelt 1. «Intern» internrevisjon utføres kontinuerlig og/eller ved behov 2. «Ekstern» internrevisjons kvalitetskontroll skal utføres hvert 5 år, ifølge Internasjonale standarder

22 FEM MODELLER BENYTTES I STATEN Modell 1 egen organisatorisk enhet med fast ansatte revisorer Her har virksomheten en egen organisatorisk enhet med ansvar for å levere internrevisjonstjenester. Modell 2 ansatt revisjonssjef med team fra egen virksomhet Her setter internrevisjonen sammen revisjonsteam av ansatte i virksomheten. Teamene blir ledet av internrevisjonssjefen. Man har da ulike team for de ulike revisjonsoppdragene. Modell 3 ansatt revisjonssjef som kjøper eksterne tjenester Her ansetter virksomheten en revisjonssjef som kjøper tjenester fra eksterne fagmiljøer. Tjenestene kan kjøpes hos en eller flere leverandører (flere rammeavtaler). Modell 4 felles internrevisjonsfunksjon på tvers av likartede virksomheter Her deler flere virksomheter på en internrevisjonsfunksjon. Denne varianten er i bruk i forsvarssektoren. Modell 5 full outsourcing Her er alle internrevisjonstjenester, inklusive internrevisjonssjef, kjøpt fra eksterne fagmiljøer.

23 ELDREBØLGEN KOMMER!! Rapport, Produktivitetskommisjonen (Ref. Marianne Andreassen) Revisjonsbransjen kan vente medvind med strammere virksomhetsbudsjetter Økt kontroll og styring, vil med sannsynlighet føre med seg økt etterspørsel etter internrevisjon

24 OPPSUMMERT Totalt 45 (av 72) statlige virksomheter etablert eller, eller skal etablere internrevisjon innen ulike modeller for internrevisjon i statlig forvaltning «To ansikter» «Intern internrevisjon» «ekstern internrevisjon» Eldrebølgen kommer!! Mulig medvind? Mer?

25 Spørsmål?

26 Deres mulighet! - Markedets innspill -

27 PROBLEMSTILLING? Hvordan kan vi oppnå en god fellesavtale på internrevisjon? Som dekker behovet: 5 modeller.. Internrevisjonens «to ansikter».. Landsdekkende tjenestekapasitet..

28 PROBLEMSTILLINGER Som dekker behovet: 5 modeller Internrevisjonens «to ansikter» Usikkert volum og mulig vekst, anslag på 73 mill? Landsdekkende tjenestekapasitet - kvalitet i rett tid og sted? Hva bør inngå i en «standard tjenestepakke», og hva bør være «tilleggstjenester»? Er fremtidsrettet, kompetent og oppdatert Hva skal til for å bli internrevisor? Hva innebærer dette? Hvordan tilpasse avtalen til EHF? Hva er fremtidens risikoer for og i det offentlige Hva er kvalitet i internrevisjons-tjenesteleveranse, definer? Hvordan sikrer man den beste kompetansen? Metodisk korrekt, finnes det ulikheter? Bruker ikke alle samme metodikk?

29 PROBLEMSTILLINGER Prisstruktur Er prisstrukturen ulik? Implementering Hvordan implementere bruken og øke volumet av en slik avtale? Hvordan forvalte en slik avtale? Hva ønsker dere å bli målt på? Sanksjoner Hva bør konsekvensene være? Hva skal tolereres?

30 OPPGAVE HVORDAN FORME ET TIDSBESPARENDE OG GODT KONKURRANSEGRUNNLAG, SOM RESULTERER I EN GOD FELLESAVTALE SOM DEKKER BRUKERBEHOVET?

31 HVORDAN FORME ET TIDSBESPARENDE OG GODT KONKURRANSEGRUNNLAG, SOM RESULTERER I EN GOD FELLESAVTALE SOM DEKKER BRUKERBEHOVET? Behov Bistand tilpasset 5 ulike modeller Intern og ekstern internrevisjon Et spekter av ulike internrevisjoner Beste kompetansen til en fornuftig pris Innsalg/implementering

32 HVORDAN FORME ET TIDSBESPARENDE OG GODT KONKURRANSEGRUNNLAG, SOM RESULTERER I EN GOD FELLESAVTALE SOM DEKKER BRUKERBEHOVET? Behov Bistand tilpasset 5 ulike modeller Intern og ekstern internrevisjon Et spekter av ulike internrevisjoner Beste kompetansen til en fornuftig pris Oppgaven - tilbud 1. Rette kvalifikasjonskrav 2. Rette evalueringskriterier 3. Rett kontraktskrav 4. Rett utforming av kravspesifikasjon Innsalg/implementering

33 Husk en-til-en dialogmøter - Fortsettelsen på markedets innspill -

34 Takk for denne gang