Styrking av nasjonale innkjøp gjennom utstrakt samarbeid med leverandørmarkedet

Transkript

1 Styrking av nasjonale innkjøp gjennom utstrakt samarbeid med leverandørmarkedet Difi frokostseminar 1.april 2016 Adm.direktør Harald I. Johnsen

2 AGENDA OM HINAS ERFARINGER MED KONKURANSEGRUNNLAG PÅ HØRING HOS AKTUELLE TILBYDERE LEVERANDØRSAMARBEID I ET OVERORDNET PERSPEKTIV 2

3 HINAS selskapsprofil Kontorer Vadsø(hk), Tromsø, Oslo Antall avtaleområder Stiftet 61 Antall medarbeidere 48 Antall avtaler Eiere 544 Omsetning millioner Avtaleportefølje lj (verdi pr. år) 10 milliarder 9.mai 2003 Helse Sør Øst RHF 40%, Helse Vest RHF 20%, Helse Midt Norge RHF 20%, Helse Nord RHF 20%

4 HINAS FORMÅL HINAS skal bidra til økt verdiskapning for spesialhelsetjenesten gjennom nasjonale anskaffelser og forvaltning av nasjonale avtaler. 4

5 Roller ansvar Oppdragsgiver avtalene er inngått mellom region og leverandører Styringsgruppe for avtaleområdet Ansvarlig for gjennomføring av anskaffelse. Avtaleadministrator. 5

6 HINAS organisering Adm.dir Harald I. Johnsen Utviklingsdirektør John Christian Lervik Stab (kontor,,ikt kommunikasjon) Juss og samfunnsansvar Silje Jakola Fjeld Økonomi og analyse Tony Tausvik Innkjøpsdirektør medisinsk utstyr og IKT Trond Skorstad Innkjøpsdirektør varer og tjenester Ole Magne Kleven Innkjøpsdirektør legemidler (LIS) Torfinn Aanes IKT BHM MTU Prehospital HR ADM BYGG/ EIENDOM FORBRUKS VARER Innkjøps gruppe Innkjøps gruppe Innkjøps gruppe Innkjøps gruppe

7 Andel anskaffelser nasjonalt Medisinske kjøp Medisinsk teknisk utstyr Eksterne og interne helsetjenester Medisinske forbruksvar er Prehospitalt Behandlingshjelpemidler Medisinske kjøp, uklassifisering Legemidler Kirurgisk e produkte r Laboratori eprodukter og utstyr Medisinsk grunnutstyr IKT HR Administrasjon Bygg, prosjekt Ikke medisinske kjøp, uklassifisert Ikke medisinske kjøp Bygg og eiendomsdrif t Stor andel nasjonalt Noe nasjonalt Liten andel nasjonalt 7

8 ERFARINGER MED KONKURANSEGRUNNLAG PÅ HØRING HOS AKTUELLE TILBYDERE 8

9 Utvikling markedsdialog 2011 Liten eller ingen strukturert dialog 2011 Markedsdialog i forkant av anskaffelsespros ess 2013 Deler av Konkurransegrunnlag på høring til aktuelle tilbydere 9

10 Hvorfor markedsdialog? Økt kvalitet på anskaffelsen Dra nytte av leverandørens kunnskap om produkt/ marked Likebehandling av leverandørene 10

11 Prosess markedsdialog 1 Veiledende kunngjøring med informasjon om dialogmøte Gjennomføre dialogmøter (1:1 møter) viktig at dette skjer før oppstart av arbeid med kravspesifikasjonen. Både innkjøper og faggruppe må delta. 2 Deler av konkurransegrunnlaget på innspillsrunde (som regel kravspesifikasjonens obligatoriske krav) 3 Tilbyderkonferanser gjennomføres etter utlysning. 11

12 Innspillsrunde Kravspesifikasjonens obligatoriske krav sendes ut på innspillsrunde Eksempel på anskaffelser hvor dette er gjennomført: IT utstyr Pacemakere Medisinske og tekniske gasser Renholdsprodukter Hygieneprodukter Ambulansehelikoptertjenester Respirasjonshjelpemidler 12

13 Erfaringer så langt Leverandørene er veldig positive Mange nyttige tilbakemeldinger har bidratt til økt kvalitet på anskaffelsene Noen tilbakemeldinger tas ikke hensyn til da de enten fører til monopolsituasjon, eller er for «lave» eller for «høye» krav Kan gi en «falsk» sikkerhet ingen tilbakemelding fra leverandørene betyr ikke nødvendigvis at kravspesifikasjonen er feilfri. Økt kunnskap i egne rekker. Åpenhet gir lavere risiko for klager etter tildeling. 13

14 Vi vurderer følgende videreutvikling 1. Innspill på større deler av kravspesifikasjonen (også evalueringskrav) 2. Innspill på hele konkurransegrunnlaget, herunder avtaledokument. 14

15 Lokal Utført av helseforetaket (50%) Regional Utført av det regionale helseforetaket(25%) Nasjonal Utført av HINAS (25 %)

16 Spesialisthelsetjenesten Eier HELSE OG OMSORGSDEPARTEMNETET Regionale helseforetak HELSE NORD HELSE MIDT NORGE HELSE VEST HELSE SØR ØST HINAS HELSEFORETAK (5) HELSEFORETAK (5) HELSEFORETAK (4) HELSEFORETAK (11)

17 LEVERANDØRSAMARBEID I ET OVERORDNET PERSPEKTIV 17

18 Det handler om gjensidig tillit! 18

19 .og: Ytelse Etterlevelse Involvering Balanse 19

20 Verktøy: «Åpen bok» policy Dialog Innovasjonsfokus Kategoristyring Nye anskaffelses og avtalemodeller 20

21 Tenke og handle som ett system V A R E R O G T J E N E S T E R LEVERANDØR INNKJØP OG LOGISTIKK Anskaffelser Kjøp Levering Kategoristyring Avtalestyring ERP Logistikkledelse Lagerstyring SYKEHUS P A S I E N T E R Leverandørstyring (SRM) Kundestyring (CRM)

22 Samarbeid innkjøper leverandør Leverandørsamarbeid Nirvana Leverandørstyring Start avtale Tapt verdi Intet leverandørstyringsprogram Tid 22