Miljø og klimakonferanse

Transkript

1 Nasjonal samordning av innkjøp i spesialisthelsetjenesten Miljø og klimakonferanse Viseadministrerende direktør Steinar Marthinsen Helse Sør-Øst RHF Stavanger 5. mars 2015

2 Prosess i 2014 Utdrag - foretaksprotokoll Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene: - om å arbeide videre med å samordne og standardisere arbeidet med innkjøp/logistikk for å sikre en effektiv nasjonal løsning på dette området. Det skal legges vekt på å etablere nasjonale løsninger for kategoristyring, retningslinjer, rutiner og støttesystemer - innen 1. september 2014, (senere endret til 1. november) komme med forslag til hvordan en utvidet nasjonal innkjøpsorganisasjon kan etableres. I forslaget skal det fremgå hvordan dagens enheter og ressurser på innkjøpsområdet, herunder HINAS og LIS-samarbeidet, skal inngå i en felles nasjonal struktur. Det må fremlegges en tidsplan for arbeidet, og synliggjøres hvordan man kan oppnå en optimal og hensiktsmessig struktur og gevinstrealisering på dette området. Helse Sør-Øst RHF skal lede arbeidet.» - 2 -

3 Oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet 7. januar 2015 I protokoll fra foretaksmøtet den 7. januar 2015 er det under punkt Samordning på tvers av regionene formulert følgende: Foretaksmøtet ba de regionale helseforetakene om å: Legge fram en plan for etablering av felles eid foretak for samordning av innkjøp innen 15. september 2015, jf. modell A i Utredning av nasjonal innkjøpsfunksjon sluttrapport. Foretaket skal være etablert Regionale ressurser og enheter skal innlemmes i foretaket innen 31. desember Helse Sør-Øst RHF ble bedt om å lede arbeidet

4 Prosjektomfang og arbeidsmåter Prosjektet gjennomføres i perioden ultimo februar 2015 til september Prosjektgruppen med støtte utarbeider underlagsmateriale til alle prosjektmøter og prosjektmøtene brukes i all hovedsak til gjennomgang av utviklet materiale og avklaringer. Det avholdes våren 2015 workshop-er hvor de ulike elementene i prosjektet drøftes og hvor drøftingene er bakgrunn for det videre arbeidet. Her samles prosjektgruppen, prosjektstøtte og andre relevante interessenter

5 Følgende premisser legges til grunn for prosjektets arbeid: Det forutsettes at foretaket etableres som et nytt helseforetak (HF) Prosjektet har som ambisjon og samle de fire RHF`enes felles ressurser som finnes innenfor innkjøpsområdet. Retningslinjer for involvering av ansatte følges, særlig med tanke på virksomhetsoverdragelse. Det nye innkjøpsforetaket skal ha en sentral ledelse og ha en desentral organisasjon med tilstedeværelse i alle helseregionene. Lokalisering av det felles eide foretakets hovedkontor avklares i ADmøtet eller av Helse-og omsorgsdepartementet. Dagens lokalisering av HINAS, videreføres. Det samme gjelder LIS

6 Følgende premisser legges til grunn for prosjektets arbeid: Hvorvidt vareforsyning skal inngå som en del av ulike kategorier, må avklares gjennom prosjektet. Foretaket skal etablere og lede nasjonale innkjøpskategorier. Foretaket skal systematisk etablere kategoristrategier på samtlige kategorier. Det skal avklares grensesnitt mot øvrige felleseide selskaper og forholdet til kjøp av helsetjenester. Foretaket skal etablere, publisere og stå for forvaltning og videreutvikling av felles innkjøpshåndbok. Foretaket skal etablere og stå for forvaltning av felles standarder og kodeverk

7 Følgende premisser legges til grunn for prosjektets arbeid: Foretaket skal utvikle og forvalte felles metodikk for kategoristyring og fasilitere utarbeidelse av kategoristrategier for alle kategorier. Prosjektet skal legge frem alternative forslag til finansieringsmodeller og budsjettmetodikk. Gjennomføring av prosjektet skal i hovedsak skje med egne ressurser - kompetanse må bygges internt. Grensesnitt mot helseforetakene må avklares og forankres gjennom prosjektfasen. HINAS og øvrige innkjøps- og forsyningsenheter utfører sitt oppdrag til annet er bestemt i tråd med gitte rammebetingelser og føringer

8 Prosjekt for standardisering og samordning fra 2014 prosess frem til Arbeidsstrøm 1 Kategoristyring Målet med Kategoristyring er å profesjonalisere innkjøpere/fagfolk innen ulike kategorier - kunnskap om miljø og etikk er en viktig del av dette arbeidet Arbeidsstrøm 2 Retningslinjer og rutiner Sammenstille og gjøre tilgjengelig felles nasjonale retningslinjer og rutiner for innkjøp inkl etikk og miljø Arbeidsstrøm 3 Teknologistøtte Teknologistøtte skal anbefale en mer standardisert teknologi-portefølje (innebærer å etablere enhetlig datastruktur med tydelige grensesnitt). Det tas utgangspunkt i regionens etablerte systemer - 8 -

9 Organisering av arbeidet Styringsgruppen består av: Leder Steinar Marthinsen - Helse Sør-Øst RHF Medlem Per Karlsen - Helse Vest RHF Medlem Ingerid Gunnerød - Helse Midt-Norge RHF Medlem Hilde Ronaldsen - Helse Nord RHF Medlem Jan Olav Berdahl - Konsernverneombud Medlem NN - Konserntillitsvalgt - 9 -

10 Organisering av arbeidet Prosjektgruppen: Leder Kjetil Istad - Helse Sør-Øst RHF Medlem Lars J Frøyland - Helse Vest RHF Medlem Halgeir Hartvigsen - Helse Midt-Norge RHF Medlem Rune Sætermo - Helse Nord RHF Medlem Harald Johnsen - HINAS Medlem Torfinn Aanes - LIS Medlem Konserntillitsvalgt

11 Innkjøpsfunksjonen er viktig Ordinære avskrivninger + nedskrivninger 5% 34% Kjøp av varer og tjenester 34 % av kostnadsbasen bør følges opp av en profesjonell organisasjon Lønn og annen personalkost 61% Ca 40 milliarder i nasjonalt HOD ønsker økt samordning nasjonalt

12 Det er et betydelig potensial for økt samarbeid på tvers av regionene Globalisering og markedskonsolidering Markedet for helsemateriell er som en rekke andre markedssegmenter utsatt for en globalisering forårsaket av flere årsaker; digitalisering av informasjon skaper bedre transparens og muliggjør effektiv global handel, oppkjøp og konsolidering av aktører til globale aktører effektiviteten i globale logistikk-kjeder er i stadig utvikling Utnytte innkjøpsmakt Viktig å utnytte spesialisthelsetjenestens samlede innkjøpsmakt for å oppnå gode anskaffelser for helseforetakene og sikre reduserte kostnader Profesjonaliseringsmuligheter Viktig å øke samhandlingen mellom regionene i å utvikle felles metodeverk, prosesser, policies, guidelines og datastrukturer. Det innebærer også å innarbeide en felles terminologi og begrepsbruk på tvers av regionene

13 Eksisterende nasjonalt innkjøpssamarbeid har potensial for utvikling Utnyttelse av innkjøpsmakt Økt andel nasjonal anskaffelse Dagens struktur innehar ikke den gjennomføringskraften som er nødvendig for en vesentlig akselerering av det nasjonale innkjøps-samarbeidet. Ansvaret for strategisk utvikling ligger i dag i regionene, med egne avdelinger som har dette ansvaret i de regionale helseforetakene. Regionene har ulik prkasis i forhold til hvordan dette ansvaret forvaltes, noe som gjør at strategisk utvikling på et nasjonalt nivå fremstår som krevende HINAS har siden etableringen i 2003 vært et viktig element i å etablere og gjennomføre felles nasjonale anskaffelsesprosesser. I forbindelse med økt fokus på effektiv drift og forvaltning av helsemidlene er det behov for et forsterket fokus på å hente ut kostnadsmessige gevinster innenfor innkjøpskostnadsbasen

14 Innkjøpsbesparelser, systemrasjonaliseringer og kvalitetsmessige gevinster Gevinstområder Som overordnede gevinstområder kan fremheves direkte innkjøpsbesparelser og effektivitetsgevinster som systemrasjonaliseringer og kvalitative bedre innkjøp. Prosessen Gevinstrealisering er en strukturert stegvis prosess for å oppnå best mulig nytte der de definerte aktivitetene kan grupperes som følger: Definere effektmål Identifisere gevinster Realisere gevinster Erfaringer fra HINAS, LIS og RHFene Erfaringer viser at nasjonal samordning av innkjøp gir betydelige gevinster Nasjonal samordning gjør oss i bedre stand til å få gjennomslag for våre; krav til kvalitet krav til etisk handel krav til miljø

15 Felles innkjøpskraft gir muligheter også for miljøhensyn Godt eksempel på nasjonalt samarbeid: Ble utviklet i et samarbeid mellom alle fire regioner, Hinas og Sykehuspartner Gir god hjelp til innkjøpere i alle regioner Gir tydelige signaler til leverandørmarkedet Nasjonal veileder for miljøvennlige anskaffelser. Utarbeidet i 2013 i det nasjonale miljøprosjektet

16 Samarbeid om etisk handel Møter et behov i leverandørmarkedet om forutsigbarhet og likebehandling Ressurssparende - gjør felles risikovurderinger og oppfølging Bruker en stor innkjøpsmakt positivt Har gitt gode resultater

17 Fremdriftsplan og hovedmilepæler 1 Prosjektstart Prosjektdirektiv til RHF AD-møte Utkast til prosjekt-rapport Endelig prosjekt-rapport Behandling i RHF AD møte Styrebehandling i de enkelte regionale helseforetaks styrer før oversendelse til HOD September 7 Oversendelse HOD