Innovasjon og anskaffelser

Transkript

1 Innovasjon og anskaffelser Bjørn Grønli, innovasjonssjef, Avdeling for forskning og innovasjon Presentasjon for LFH

2 Forankring - Oppdragsdokument 2011 Helse Sør-Øst RHF skal i samarbeid med øvrige helseforetak iverksette tiltak for å ivareta innovasjonspotensialet knyttet til offentlige innkjøp blant annet gjennom før-kommersielle avtaler

3 Arbeidsgruppens sammensetning Helse Sør-Øst: Bjørn Grønli, innovasjonssjef, leder Kjetil Marius Istad, direktør for innkjøp og logistikk Terje Wistner, leder for programområder og leverandørstyring (intern HSØ gruppe) Miriam Schei, juridisk rådgiver (intern HSØ gruppe) Grete Solli, spesialrådgiver miljø og samfunnsansvar, sekretær Helse Vest: Johnny Heggestad, prosjektdirektør IKT Lars-Johan Frøyland, innkjøpssjef Helse Midt-Norge: Arild Pedersen, IT sjef Christian Brovold, seniorrådgiver Helse Nord: Tor-Arne Haug, direktør for forretningsutvikling Tove Klæbo Nilsen, fagansvarlig for forskning og utvikling Helseforetakenes Innkjøpsservice AS Mette Westlie, utviklingsdirektør Direktoratet for Ikt og forvaltning (Difi): Elisabeth Sundholm, seniorrådgiver Marit Holter-Sørensen, seniorrådgiver Innovasjon Norge Helge Kildal, spesialrådgiver i avdeling entreprenørskap og internasjonal forretningsutvikling

4 Arbeidsgruppen har utredet følgende: Status for innovasjon og før-kommersielle anskaffelser i EU Drøfting av hvordan slike innkjøp kan integreres med anskaffelser Pekt på utfordringer og risiko Foreslått konkrete områder for anvendelse Sett på muligheter for samordning mellom de regionale helseforetakene

5 Gjengitte mål i offentlige anskaffelsesstrategier, PwC 2011

6 Metodeverk Innovasjon gjennom offentlige anskaffelser Pre-kommersielle anskaffelser (EU: Pre-commercial procurement) Anskaffelse av innovative løsninger (EU: Innovative procurement) Innovative anskaffelser (EU: Innovative procurement) «før-kommersiell anskaffelse handler om anskaffelse av forsknings- og utviklingsoppdrag der det som etterspørres ikke finnes på markedet i det hele tatt.» «Eksisterende produkt er bare adoptert av en eller et fåtall aktører» «En markedsrettet tilnærming til offentlige anskaffelser, der fokus er å legge til rette for nye løsninger og prosesser» Unntatt LOA/FOA Underlagt LOA/FOA

7 Hvilken retning skal en gå? Kan behovet dekkes av eksisterende, kommersialisert teknologi, produkt eller tjenester? NEI Pre-kommersielle anskaffelser (EU: Pre-commercial procurement) På vei inn Anskaffelse av innovasjon (EU: Innovative procurement) JA Innovative anskaffelser (EU: <innovative procurement)

8 Hjelp til veivalg For å ta et veivalg må en ta utgangspunkt i LOA/FOA Unntak FOA: ( 1-3j) forsknings- og utviklingstjenester, når oppdragsgiver ikke fullt ut betaler for tjenesten eller den ikke fullt ut tilfaller oppdragsgiver til bruk i hans virksomhet I veilederen står det: «Bestemmelsen er et unntak og må ikke tolkes utvidende.» Men også: «Kontrakten må med andre ord ha til formål å frembringe noe som ikke allerede er tilgjengelig i markedet.»

9 Innovasjon Norge, eksempel En kunde og leverandør har inngått et OFUprosjekt hvor formålet er å utvikle en spesiell og skreddersydd IT-tjeneste for skatte- og pensjonsberegninger. Det blir utviklet en prototype som blir testet hos flere brukere hos kunden. Unntatt FOA På det tidspunktet prototypen er ferdig utviklet og IT-systemet skal anvendes av flere saksbehandlere hos kunden, må det utlyses en konkurranse for kjøp av IT-tjenester i henhold til regelverket om offentlige anskaffelser. FOA gjelder

10

11 Hva sier regelverket? Helse Norge har jevnt over en (for) streng fortolkning Mangel på praktisk kunnskap hos innkjøperne Engstelse for å gjøre feil KOFA saker Uklart regelverk og dårlige prosedyrer/veiledning Regelverket gir oss større handlefrihet enn vi anvender

12 Anskaffelser og risikovurderinger Organisatorisk/institusjonell risiko Finansiell risiko Teknologisk risiko Omdømmerisiko

13 Før-kommersielle anskaffelser Unntatt LOA/FOA I utgangspunktet står en helt fritt til å inngå avtale med hvilken som helst leverandør, men EU legger til grunn at konkurranse og likebehandling bør finne sted Anbefalt trinnvis prosess med utsiling av løsninger etterhvert Anbefalt av EU: Hele anskaffelsesprosessen organiseres slik at det oppstår maksimal konkurranse, innsyn, åpenhet, rettferdighet og prissetting på markedsvilkår. (EUs anbefalte prosedyre for PCP) Lyses ut i hele EU Minst 2 leverandører bør være med i sluttfasen Best value for money som tildelingskriterier men for å utnytte kommersielt resultat, må LOA/FOA følges som vanlig

14 Innovative anskaffelser Gjennomføres etter LOA/FOA, men gjennomføres ikke etter prosess for «hyllevare» Fokus på å dekke behov med nye løsninger Dialogbasert tilnærming Krever normalt annen anskaffelsesprosess Krever normalt en annen kontraktsform (for eksempel utviklingskontrakt)

15 Hvordan etterleve prinsippene Viktig å bruke tid på behovsverifiseringsfasen Dialog med markedet Leverandørkonferanse Tilpasning av anbud mot marked Samarbeid med leverandørorganisasjoner Funksjonell kravspesifikasjon Legge til rette for at helt nye produkt (som kommer fra forskning pre-kommersielle prosesser) ikke blir utelatt Åpne for alternative tilbud Legge til rette for små- og mellomstore selskap Vurdere å splitte opp anbud i forhold til for eksempel geografi eller annet Valg av konkurranseform, for eksempel konkurransepreget dialog Nyskapende anskaffelser Anskaffelse av innovative løsninger

16 Gevinster ved før-kommersielle anskaffelser Pilotfasen kan avdekke faren for kostbare endringer underveis som kan fordyre kontraktene. Aktuelle tiltak kan forberedes og hensyntas i den endelige anskaffelsen Unngå situasjoner med undervurdering av kompleksiteten i en leveranse ved utviklingsaspekter blir avklart gjennom pilotprosjekter før selve anskaffelsen. At leveransen ikke er en hyllevare blir lettere avklart og håndtert forut for anskaffelsen De interne organisatoriske og kompetansemessige forutsetninger som leveransen krever, kan bli identifisert i pilotfasen og derved legge forholdene bedre til rette i selve anskaffelsesfasen. Unngå å kjøpe gårsdagens løsninger ved at innovasjonsmulighetene er en del av pilotfasen og at risikoen ved disse blir identifisert og tatt hensyn

17 Arbeidsgruppen anbefaler i rapporten tiltak innenfor følgende generelle områder: Skape kultur for innovasjon internt, for eksempel ved tverrrfaglig idemyldring før oppstart av prosjekter og faste leverandørkonferanser i forkant Sørge for at innovasjon i anskaffelser er med inn i overordnende strategidokumenter og planer for foretakene Legge til rette for innovativt samarbeid med leverandører og leverandørorganisasjoner for eksempel ved å arrangere felles konferanser og leverandørmøter, og ved å gjennomføre praktiske prosjekter Utvikle struktur for informasjonsflyt for å kunne ta i mot og følge opp gode ideer både fra eksterne og internt (f.eks næringsliv fra andre bransjer)

18 Arbeidsgruppen foreslår videre følgende konkrete oppfølgingsoppgaver Arbeidsgruppen bør gis et oppfølgingsmandat for å utvikle en sektorbasert konkret veileder for innkjøpere og fagmiljøer, gjerne i samarbeid med Difi. Igangsette gjennomføring av foreslåtte (evt. andre) piloter for før-kommersielle anskaffelser. Dette bør følges opp gjennom intern diskusjon innen og mellom RHFene om hvilke piloter som bør gjennomføres og hvordan dette kan gjøres i et praktisk samarbeide mellom RHFene

19 Andre innspill i rapporten Tett dialog med organisasjoner som LMI, LFH og andre Utnytte finansieringsmuligheter i Innovasjon Norge