GOD STYRING OG BEDRE BRUKERMEDVIRKNING TANJA HUSE-FAGERLIE SENIORRÅDGIVER, DIFI

Transkript

1 GOD STYRING OG BEDRE BRUKERMEDVIRKNING TANJA HUSE-FAGERLIE SENIORRÅDGIVER, DIFI Statens innkjøpsforum Oslo

2 VERDISKAPNING - DIALOG OG INVOLVERING Før konkurranse Analyser Brukerdialog Markedsdialog Konkurranse Evaluering Avtale Etter konkurranse Innkjøp Avtaleforvaltning BRUKERMEDVIRKNING MARKEDSINVOLVERING AVTALEFORVALTNING

3 BRUKERMEDVIRKNING 3 FORA 1. Statens innkjøpsråd 2. Statens innkjøpsgrupper 3. Statens innkjøpsforum - Innkjøpssamordning, nøkkelen til fremtidige verdier -

4 STATENS INNKJØPSRÅD Rådets rolle: Være et strategisk rådgivende organ som bistår Statens innkjøpssenter med råd til «Hva som skal anskaffes» Hvem: To personer fra hvert departementsområde, utpekt av tilhørende departement - Synergier starter med ledelsesforaknring -

5 STATENS INNKJØPSGRUPPER Innkjøpsgruppens rolle: Ivareta sluttbrukernes tekniske og praktiske interesser gjennom hele anskaffelsesprosessen - Synergier gjennom kompetanse- og erfaringsdeling -

6 STATENS INNKJØPSFORUM DU er en del av Statens innkjøpsforum - Verdier gjennom tilbakemeldinger og aktiv avtaleforvaltning -

7 STATENS INNKJØPSFORUM Din rolle i dag er å: nyte dagen deres! skape et miljø for kompetansedeling skape entusiasme og engasjement rundt offentlige anskaffelser oppmuntre til deltagelse i ulike fora for brukermedvirkning gi oss de tilbakemeldinger vi trenger for å bli gode og nyttige for dere - Verdier gjennom tilbakemeldinger og aktiv avtaleforvaltning -

8 BRUKERMEDVIRKNING 3 FORA 1. Statens innkjøpsråd 2. Statens innkjøpsgrupper 3. Statens innkjøpsforum - Innkjøpssamordning, nøkkelen til fremtidige verdier -

9 ERFARINGER FRA LEVERANDØRDIALOGEN HITTIL 1. Manglende totaloversikt (statistikk på omsetning) Bryter vi taushetsplikten mot våre kunder? Ønsker ikke å oppgi tallgrunnlaget pga rollen i kundeanalysen< 2. Manglende standardisering Alle konkurranser fra statlige virksomheter er NESTEN like Ulikhetene skaper risiko som må prises inn i tilbudene Ulikhetene skaper økt timebruk i analyse av konkurransen STORE gevinster i å samordne!

10 ERFARINGER FRA LEVERANDØRDIALOGEN HITTIL 1. Muligheter til å gi tips i forkant av konkurranse Kvalifikasjonskrav Kontraktskrav Funksjons- og Ytelsesspesifikasjoner fremfor detaljerte kravspesifikasjoner Gode tips til evaluering / tildelingskriterier 2. Gode eksempler fra tidligere konkurranser

11 ERFARINGER FRA BRUKERDIALOGEN HITTIL 1. Manglende totaloversikt (statistikk på omsetning) Stort potensiale i økt kontraktsoppfølging / styring i kontraktsoppfølgingen 2. Manglende standardisering Tar utgangspunkt fra en mal (NS, SSA, andre), men gjør små endringer Ulikhetene skaper risiko som må prises inn i tilbudene Ulikhetene skaper økt timebruk i analyse av konkurransen STORE gevinster i å samordne!

12 ERFARINGER FRA LEVERANDØRDIALOGEN HITTIL 1. Vanskelig å beskrive behov Enkelt å beskrive krav Behovet er i minst 80% av tilfellene likt Det er HVORDAN man vil ha tjenesten/varen levert som avviker Når behovet er godt definert, reduseres samtidig kravene 2. Deling av erfaringer Stor egenverdi i form av erfaringsdeling i Innkjøpsgruppen Stor fagkunnskap, men manglende erfaringsdeling gjennom kontraktsfasen fører til behov for stor mye kommunikasjon i forberedelsesfasen av en konkurranse

13 OPPSUMMERING: BRUK AV TID OG KOMPETANSE I FORBEREDELSEN GIR MULIGHET TIL DEN MEST FORDELAKTIGE LØSNING PÅ BEHOVENE BÅDE I KONKURRANSEN OG UNDER LEVERANSEN

14 Forbruksmateriell Prosjektteam: Prosjektleder Margit Bersvendsen Grønli Prosjektmedarbeidere Adrian Hoti Medlemmer av innkjøpsgruppen: Guro Skar Forseth, Forsvaret André Kempe, Statens vegvesen Arto Richard Häkkinen, Skatteetaten Berit Svendsen, Universitetet i Oslo Kjell Hermo, Bufdir Robert Kratochvil, Politiet David Behrens David.Behrens@difi.no Avtaleforvalter Hege Strandhagen Hege.Strandhagen@difi.no

15 Internrevisjon Invitasjon til kartleggingsmøte vedrørende en statlig fellesavtale på internrevisjon Vi inviterer statlige brukere- og bestillere (ledere og direktører) av internrevisjon til felles kartleggingsmøte hos oss tirsdag , klokken 12:00 til 14:00. Formålet er å gi brukere og bestillere en mulighet til å gi oss konkrete innspill til «hvordan Statens innkjøpssenter, på best mulig måte, kan inngå og forvalte en fellesavtale som dekker statens fremtidige behov for internrevisjon». Frist for påmelding er torsdag , påmelding finnes her: Prosjektleder Riitta Lausamo Barbro Bottheim Medlemmer av innkjøpsgruppen: Karen-Inger Verket, Difi Pål Cato Andersen, Politiets fellestjenester Knut Riise, Difi Jacob M. Landsvik, Universitetet i Oslo Avtaleforvalter Kristin Kahrik

16 PC og mobiltelefon Status Første møte til innkjøpsgruppe for PC og mobiltelefon ble avholdt den 21. oktober Neste møte er planlagt den 8. november. Prosjektleder Morten Østerholt Medlemmer av innkjøpsgruppen Jan Roger Markussen, NAV Bent-Ola Dambråten, DSS Ole Henrik Lidi, Vegvesenet Rolf Hammer, Operaen Samuel Viljar Nordengen, FLO

17 DRIVSTOFF: Prosjektleder: Hege Strandhagen Medlemmer av innkjøpsgruppen: Gabriel Skofteland, Kystverket André Kempe, Statens vegvesen Lasse Pettersen, Bufdir

18 Reisebyråtjenester For tiden holder vi på å spisse konkurransestrategi og å utforme konkurransegrunnlag for anskaffelsen og møtes for diskusjoner med jevnlig mellomrom. Vi har nylig sendt ut en brukerundersøkelse til innkjøpsansvarlige for reisetjenester i virksomhetene for å samle inn ønsker og innspill mens vi arbeider med konkurransegrunnlaget. I tillegg etterspør vi informasjon om eksisterende reisepolicy, avtaleoversikter og volumtall relatert til reisevirksomhet. Svarfrist for brukerundersøkelsen er satt til 10. november Prosjektleder Kristin Kahrik kristin.kahrik@difi.no Morten Østerholt MortenAndreas.Osterholt@difi.no Medlemmer av innkjøpsgruppen: Gunda Djupvik, NAV Henriette F.V. Torgersen, Jernbanetilsynet Finn Bjarne Østby, Skatteetaten Ikke til stede: Torunn Løveid, DSS Birgitte Christensen, SSB Pirjo Grüner, Difi

19 Telefonitjenester Det er blitt gjennomført dialogmøter med leverandører. For tiden holder vi på å spisse konkurransestrategi og å utforme konkurransegrunnlag for anskaffelsen i et tett samarbeid med innkjøpsgruppen. Prosjektleder Linda Marie Lieberknecht LindaMarie.Lieberknecht@difi.no Medlemmer av innkjøpsgruppen Nina Røisland, Universitetet i Oslo Tore Ketil Halvorsen, Tolldirektoratet Jan Roger Markussen, NAV Sven-Christian Valnes, DSS

20 STATENS INNKJØPSSENTER Les mer om Brukermedvirkning her: