Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014
Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel Hvordan komme i gang med e-handel Hvordan hente gevinster
HVA ER E-HANDEL
Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske dokumenter Til: Utveksling av strukturert informasjon mellom integrerte datasystemer Forutsetter: Forenkling, standardisering og digitalisering
Kontroll og sporbarhet Har du oversikt over dine avtaler? Har du kontroll på alle produktene som ligger på avtale? Har du kontroll på alle prisendringer? Vet du når leverandøren legger til nye produkter? Kan du enkelt finne historikken på alle pris-/produktendringer som er gjort på en avtale? Har du en enkel oversikt over all kommunikasjon med leverandør knyttet til pris/produkter, også dersom det skiftes avtaleeier? Har du mulighet til å definere og ha kontroll over hvilke produkter som leverandøren skal kunne tilby? HVIS IKKE E-HANDEL AUTOMATISERER DETTE!
Leverandør Kjøper «Det gode innkjøp» - handelsprosessen Før avtaleinngåelse Etter avtaleinngåelse Identifiser behovet Forberede konkurranse grunnlag Utlysing Evaluering Kontrakts inngåelse Ordre plassering Mottak Kontrakts styring/ betaling Kontroll Laste inn dokumenter Doffin Anbudskatalog Katalog Bestilling og ordre bekreftelse Pakk seddel Faktura og kreditnota Purring Hente konkurransegrunnlag Salg og markedsføring Tilbud Kontrakts inngåelse Ordre mottak Vare og tjeneste håndtering Faktura kontroll Oppfølging
HVORFOR E-HANDEL?
408 milliarder
408 mrd. i offentlige innkjøp Besparelse på 6-13,5% 24-54 milliarder pr. år
Hvor mye er 20 milliarder?
Hva kan vi bruke 24 mrd. på? Kilde: Geelmuyden Kiese
Krav - elektronisk kommunikasjon Hovedregel for kommunikasjon mellom offentlige oppdragsgivere og leverandører Kunngjøring, konkurransegrunnlag og innlevering, samt spørsmål/svar mv Enkelte unntak vil være mulig f.eks. graderte anskaffelser Gjelder for innkjøpssentraler i fra 2017 Gjelder for alle oppdragsgivere fra 2018 Hovedregelen vil gjelde både over og under EU-terskelverdi
Uttalelser fra leverandører Firma - Vingmed: «Flere norske sykehus krever at leverandørene behersker digital samhandling. For Vingmed har overgangen medført gevinster som enklere papirhåndtering»
Uttalelser fra leverandører Firma - Medtronic: «Da vi i Medtronic begynte med digital samhandling så vi raskt en effekt i form av effektivisering og bedre ressursbruk. Vi ser ikke på dette som et tungt krav, men som en god forretningsstrategi.»
Uttalelser fra leverandører Firma - KvinTo: «Som leverandør til helsesektoren er vi i KvinTo bevisst på å håndtere alle kravene som kommer fra våre kunder på best mulig måte. Krav om elektronisk faktura og e-handel opplever vi som en stor gevinst for selskapet.»
Film http://vimeo.com/91599396
HVORDAN KOMME I GANG MED E-HANDEL?
Dette må gjøres Kunde og leverandør inngår samhandlingsavtale/rammeavtale Avtale sortiment Inngå avtale med meldingsdistributør (aksesspunkt) Test og produksjon
Katalog (elektronisk handelsformat - katalog)
Katalog
Lag og sende en katalog i Excel Leverandør Ehandelsplatformen Kjøper Difi Excel EHF ERP system Åpen markedsplass Aksesspunkt
Lag en katalog i Excel
EHF Katalog: 1) Fyller inn de obligatoriske feltene samt de anbefalte: Katalognummer, katalognavn, språk, aksjonskode, dato, organisasjonsnummer kjøper og leverandør, varenummer kalt identifikator og artikkelnummer, Om pakningsenheten kan bestilles og hvilken bestillingsenhet varene har, prisen på varen eller tjenesten og i hvilken valuta, UNSPSC vareklassifiseringskode, produktnavn og beskrivelse av produktet samt nøkkelord som skal være søkbare, Kode for MVA sats 2) «Knappen» lag EHF XML kode 3) Sendes ditt aksesspunkt.
Lag og sende en katalog via ERP Leverandør Ehandelsplatformen Kjøper ERP system EHF ERP system Åpen markedsplass Nettbutikk Aksesspunkt
Ordre (elektronisk handelsformat ordre og ordrebekreftelse)
EHF Ordre 1. Kjøperne benytter leverandøren sin EHF katalog for å finne de varer og tjenester de trenger og legge disse i en handlekurv. 2. Handlekurven sendes til internt godkjenning. 3. Handlekurven(EHF filen) sendes fra bestillingssystem via aksesspunktet til leverandøren.
Lag og sende en ordre Kjøper Ehandelsplatformen Leverandør ERP system EHF ERP system Åpen markedsplass Nettbutikk Aksesspunkt
EHF ordrebekreftelse EHF ordrebekreftelse er en melding der leverandøren kan si fra til sin kunde elektronisk om leverandøren kan levere sine varer og tjenester med en gang eller om det er noe du må ettersende.
Lag og sende en ordrebekreftelse Leverandør Ehandelsplatformen Kjøper ERP system EHF ERP system Åpen markedsplass Nettbutikk Aksesspunkt
Formidlere av e-handelsdokumenter Aksesspunkt EHF Katalog EHF Ordre EHF Ordrebekreftelse EVRY x x x Logiq Amesto x x x x EHF Pakk-seddel Capgemini x x x Netclient x x x SendRegning x x x Zirius x x x Hatteland x x x Ementro x x OpusCapita x x x
Veileder for enklere innføring
Hva sier jeg til mine leverandører? Anskaffelser kun via e-handel: Krev e-handel i alle anskaffelser stor som små, varer og tjenester Vær lojal mot rammeavtaler Informere leverandører Send ut informasjon Oppdatere nettsider Fordeler: Bedre oversikt på avtaler og leveranser Færre feil og misforståelser Raskt og enkelt for begge parter
HVORDAN HENTE GEVINSTER?
Hvor stor tror du effektivitetsgevinsten vil være for din virksomhet ved økt bruk av elektronisk handel? 68%
Hva er gevinstrealisering? «Gevinstrealisering er prosessen med å planlegge, organisere, lede og kontrollere at mulige gevinster/nytte (fra bruk av informasjonssystemer/informasjonsteknologi) faktisk realiseres.»* Gevinstrealisering er mer enn: Initielle kost-nytteberegninger Utarbeidelse av «business case» eller Samfunnsøkonomisk analyse Evaluering i etterkant av et prosjekt Gevinstrealisering er en ledelsesprosess som løper fra prosjektidé til ønskede gevinster/nytte er oppnådd. *(Kilde: J.Ward & Daniel, 2006 med tillegg av ordene planlegge og kontrollere for å synliggjøre de fire grunnleggende aktiviteter i en ledelsesprosess)
Hvem er opptatt av gevinstrealisering Politikere Adm. øverste ledelse IKT-avd. Mellom ledelsen Innbyggere Leverandører Forstå og beslutte Styre effektivt Samarbeide Fokusere på fag Få best mulig tjenestetilbud Ønske om at kommune lykkes Ønske om å forstå potensielle gevinster Ønsker kontroll på IKT prosjektene. Ønsker mer involvert fagside og at ansatte endrer praksis. Ønsker å bruke tiden sin på en fornuftig måte. Ønsker bedre tjenestetilbud Ønsker å spille kommunen god. Bli et godt case. Ønsker at beslutningsgrunnlag forklares pedagogisk Ønsker å kunne se tydelig mål i forkant. Ønsker at rådmann er involvert i aktiv gevinstoppfølg ning Ønsker å fokusere på sitt faglige ansvar. Ønsker at skattepenger forvaltes på en nyttig måte. Ønsker å jobbe for en profesjonell organisasjon. Ønsker å se synlige resultater innenfor valgperioden Ønsker å ha mulighet for enkelt å følge opp gevinster. Ønsker konsekvens kultur (kilde: Gevinstkokeboken, KommIT)
Elektronisk handelsprosess Kjøper Leverandør Katalog Ordre Ordrebekreftelse Pakkseddel Faktura
Hva kan DFØ bidra med? www.dfo.no/efb Informasjon til leverandører Informasjon til kunder Tekstforslag til informasjonsbrev Kravtektst til anbud Anbudsdokumenter til gjenbruk Tilgjengelig kontaktpunkt elfak@dfo.no eller se www.dfo.no/efb
Nyttige adresser hos Difi Kontakt Difi på: elektronisk.faktura@difi.no aksesspunkt@difi.no eller ap@difi.no elma@difi.no ehf@difi.no Adresser: www.anskaffelser.no www.peppol.eu https://github.com/difi/ EHF diskusjon på LinkedIn
Takk for oppmerksomheten.