Rapprt IS-0428 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene? En undersøkelse til nrske kmmuner
Publikasjnens tittel: Utgitt: Bestillingsnummer: Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene? - En undersøkelse til nrske kmmuner Desember/2014 IS-0428 Utgitt av: Kntakt: Pstadresse: Besøksadresse: Helsedirektratet Avdeling statistikk g kdeverk Pb. 7000 St Olavs plass, 0130 Osl Universitetsgata 2, Osl Tlf.: 810 20 050 Faks: 24 16 30 01 www.helsedirektratet.n Heftet kan bestilles hs: Frfattere: Illustrasjn: Helsedirektratet v/ Trykksaksekspedisjnen e-pst: trykksak@helsedir.n Tlf.: 24 16 33 68 Faks: 24 16 33 69 Ved bestilling, ppgi bestillingsnummer: IS-0428 Slveig Marie Herbern, avd. statistikk g kdeverk Mette Odden Grimeland, avd. statistikk g kdeverk Lina Karna Kippel/Jhnér
FIGURLISTE FORORD Først g fremt vil Helsedirektratet takke alle sm har tatt seg tid til å svare på denne undersøkelsen. Helsedirektratet er databehandlingsansvarlig fr IPLOS-registeret, en av ppgavene er å sørge fr gd datakvalitet i registeret. Gd kntakt med kmmunenes aktuelle fagpersner er svært viktig fr å kunne utvikle registeret i riktig retning. Slike undersøkelser sm denne er et viktig bidrag fr å fange pp praksisfeltets nytte g utfrdringer. 2
INNHOLD FIGURLISTE FORORD 2 INNHOLD 3 INNLEDNING 5 1. FORMÅL OG METODE 6 1.1 Frmål med undersøkelsen 6 1.2 Metde 6 2. IPLOS-REGISTERET 7 2.1 Frmål 7 2.2 Variabler i IPLOS registeret 8 3. RESULTATER 9 3.1 Bakgrunnsinfrmasjn 9 3.2 Saksbehandling g bruk av brsjyren sm infrmasjn m registeret til brukerne 10 3.3 Opplæring g veiledningsmateriell 16 3.4 Bruk av data g sumrapprter 20 3.5 Frankring i kmmunen 27 3.6 Kmmentarer g synspunkter 31 4. VIDERE ARBEID 37 4.1 Oppfølging av resultater 37 3
FIGURLISTE Tabell 1: Antall prsent sm benytter de frskjellige saksbehandlingssystemene, i undersøkelsen, samt ved siste IPLOS-innsending. Prsent.10 Figur 1: I hvilken grad er IPLOS gdt nk integrert i fagprgrammet / EPJ? Frdelt på fagprgram. 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent.*... 10 Figur 2: Hvrdan infrmerer din kmmune m IPLOS til de sm søker m, g/eller mttar en eller flere tjenester? Flere svar mulig. Prsent.... 11 Figur 3: Brukes IPLOS sm en del av søknadsbehandlingen g kartleggingen av nye brukere? Prsent.... 11 Figur 4: Brukes IPLOS-pplysningene i saksbehandlingen i frhld til alle brukergrupper sm søker m kmmunale helse- g msrgstjenester? Prsent.... 12 Figur 5: Oppdateres bistandsbehvet (inkl. persnpplysninger/diagnser) i IPLOS ved nytt vedtak /beslutning? Prsent.... 15 Figur 6: Er det nen pplysninger i IPLOS sm er vanskelige å frstå? Prsent.... 16 Figur 7: Hvrdan vedlikehlder dere kunnskapen g metdikken? Flere svar mulig. Prsent... 18 Figur 8: Finner dere det dere trenger på hjemmesidene våre? Prsent.... 19 Figur 9: Vet dere hvr dere kan finne IPLOS data på nasjnalt nivå?... 20 Figur 10: Er Sumrapprtene implementert i fagsystemet? Frdelt på fagsystem. Prsent.*... 21 Figur 11: Hvis du har sumrapprter; brukes sumrapprtene i din kmmune? Prsent.*... 21 Figur 12: I hvilken grad synes du sumrapprtene er nyttige? 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent.... 22 Figur 13: I hvilken grad synes du sumrapprtene er frståelige? 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent.... 22 Figur 14: I hvilken grad er IPLOS-data tatt i bruk i kmmunen? 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent.... 25 Figur 15: I hvilken grad er IPLOS frankret i kmmuneledelsen? 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent.... 27 Figur 16: Etterspørres IPLOS-statistikk av lederne? Prsent.... 28 Figur 17: Hvilket av følgende tilbud er viktig fr at IPLOS skal hldes levende i kmmunene? Flere svar mulig. Prsent.... 28 Figur 18: Hvrdan er samarbeidet m IPLOS på tvers av kmmunegrenser? Prsent.... 30 4
INNLEDNING FIGURLISTE Rapprten presenterer resultatene fra en spørreundersøkelse utarbeidet av Helsedirektratet v/ avdeling statistikk g kdeverk. Frmålet med undersøkelsen var å få svar på hvrdan kmmunene benytter seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene sm sendes inn til registeret. Undersøkelsen ble sendt ut til IPLOS- kntaktpersner i alle kmmuner. Sammen med Fylkesmannen arrangerer Helsedirektratet IPLOS- temadager fr kmmunene med fkus på fag g statistikk (fra IPLOS registeret). Resultatene fra denne undersøkelsen vil benyttes på temadagene g i det videre arbeidet med å sikre gd datakvalitet g videre utvikling av registeret. Rapprten er strukturert på følgende måte: Del 1 presenterer frmålet med undersøkelsen g metden sm er brukt både ved utarbeidelse av undersøkelsen g ved analysering. Del 2 gir en versikt ver IPLOS-registeret, dets innhld g frmål. Del 3 presenterer resultatene fra undersøkelsen, g er delt pp i kategrier av spørsmål fr å gi en bedre versikt ver sammenhengen i rapprten. Del 4 gir anbefalinger videre ppfølging av resultatene. 5
1. FORMÅL OG METODE Helsedirektratet sendte våren 2014 ut et elektrnisk spørreskjema til alle Nrges kmmuner fr å kartlegge hvrdan kmmunene benytter seg av g vedlikehlder dataene sm sendes inn til IPLOS-registeret. 1.1 Frmål med undersøkelsen Det er viktig fr Helsedirektratet å få tilbakemeldinger g innspill fra kmmunene fr å kunne målrette det videre arbeidet med å utvikle IPLOS registeret. Helsedirektratet ønsket å få kunnskap m hvrvidt kmmunene benytter seg av IPLOS-dataene g i tillegg få vite mer m hvrdan pplysningene vedlikehldes. Videre var det ønskelig å kartlegge tiltak kmmunene mener er hensiktsmessig fr å øke kvaliteten g hlde IPLOS levende. 1.2 Metde Alle landets kmmuner har ppnevnt IPLOS kntaktpersner. Disse har blant annet følgende ppgave: Være et bindeledd mellm Helsedirektratet g kmmunen. Sørge fr framdrift i kmmunen g rapprtere til Helsedirektratet ved utfrdringer. Bidra til frankring g kvalitetsutvikling av IPLOS registeret Spørreundersøkelsen utarbeidet i Helsedirektratet ble sendt ut til alle IPLOS-kntaktpersner i kmmunene. Spørreundersøkelsen ble sendt ut på epst til ttalt 878 persner. Ttalt var det 408 persner sm besvarte undersøkelsen, det gir en svarprsent på 46,5 prsent. Resultatene av undersøkelsen vil bli presentert sm en kmbinasjn av grafer, tabeller g tekst. Spørsmålene er delt inn i kategrier, g presentert tematisk i rapprten. Undersøkelsen var annym, det freligger derfr ikke versikt ver hvilke kmmuner sm har svart, det kan gså være flere svar fra en kmmune. Det er derfr viktig å påpeke at resultatene presentert i denne rapprten ikke nødvendigvis er representative fr alle kmmuner i Nrge. 6 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
2. IPLOS-REGISTERET I dette kapittelet presenteres IPLOS-registrets frmål, samt krt hva registeret innehlder. 2.1 Frmål IPLOS er et nasjnalt pseudnymt helseregister med data sm beskriver ressurser g bistandsbehv til dem sm søker m eller mttar nærmere definerte kmmunale helse- g msrgstjenester g hvilke tjenester sm ytes. IPLOS-registeret er utviklet fr at helsemyndighetene nasjnalt, reginalt g lkalt: kan utvikle tjenestene på grunnlag av kunnskap m søkeres/tjenestemttakeres bistandsbehv skal kunne følge med på utviklingen innenfr helse- g msrgsektren IPLOS-registeret er hjemlet i lv av 18. mai 2001 nr. 24 m helseregistre g behandling av helsepplysninger (helseregisterlven) g frskrift av 17. februar 2006 nr. 204 m pseudnymt register fr individbasert pleie- g msrgsstatistikk (IPLOS-frskriften). IPLOS er bligatrisk i alle kmmuner fra denne dat. Helsedirektratet er databehandlingsansvarlig fr IPLOS-registeret, mens SSB er databehandler. Utdrag fra ny IPLOS-veileder Der det er relevant g nødvendig fr å kunne vurdere bistandsbehv g yte tjenester, skal kmmunens helse- g msrgstjeneste innhente diagnsepplysninger, dette krever samtykke fra den enkelte. IPLOS-frskriften gir ikke unntak fra legens taushetsplikt g gir ikke kmmunen hjemmel til systematisk innhenting av helsepplysninger fra lege uten infrmert samtykke. Diagnsepplysninger sm kmmunen versender IPLOS-registeret er innhentet i frbindelse med det rdinære samarbeid mellm legen sm behandler g helse- g msrgstjenesten. IPLOS-registeret 7
2.2 Variabler i IPLOS registeret IPLOS-registeret, sm det fremstår I dag, er et resultat av en lang prsess g et samarbeid mellm nasjnale myndigheter, kmmuner, brukerrganisasjner, fagrganisasjner, fylkesmenn g fagmiljø. Registeret er i stadig utvikling g kmmunene jbber kntinuerlig fr å sørge fr at kvaliteten på dataene blir bedre. IPLOS registeret innehlder variabler i disse kategriene: Opplysninger m persn g bfrhld Opplysninger m vurdert av tannhelsepersnell/lege Opplysninger m behv fr bistand/assistanse/helsehjelp til aktiviteter i dagliglivet. Opplysninger m samfunnsdeltakelse; arbeid g utdanning Opplysninger m relevante diagnser Opplysninger m bruk av tvang Opplysninger m døgnpphld I spesialisthelsetjeneste Opplysninger m individuell plan g krdinatr IPLOS-registeret innehlder infrmasjn m følgende tjenester: Praktisk bistand daglige gjøremål pplæring i daglige gjøremål brukerstyrt persnlig assistanse Dagaktivitetstilbud Matmbringing Trygghetsalarm (inkl. GPS) Helsetjenester i hjemmet Habilitering/rehabilitering utenfr institusjn Avlastning utenfr institusjn Støttekntakt Omsrgslønn Omsrgsblig (Blig med tilskudd fra Husbanken) Annen blig kmmunen dispnerer fr helse- g msrgsfrmål Plass i institusjn/bfrm eller i blig med heldøgns msrgstjenester Tidsbegrenset pphld utredning/behandling habilitering/rehabilitering annet Opplysninger m kmmunalt øyeblikkelig hjelp - døgnpphld Avlastning Dagpphld Nattpphld Langtidspphld 8 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
3. RESULTATER I det følgende vil vi presentere funn fra spørreundersøkelsen sm bidrar til å belyse hvrdan kmmunene benytter seg av IPLOS-data, samt hvrdan de vedlikehlder pplysningene g ppretthlder datakvaliteten. Dette vil bidra til å målrette det videre arbeidet med å utvikle IPLOS-registeret. 3.1 Bakgrunnsinfrmasjn Frmålet med innhenting av bakgrunnsinfrmasjn er å få vite m nen av fagprgrammene har IPLOS pplysningene bedre integrert enn andre. Det var 46,5prsent (408 respndenter) av de 878 inviterte respndentene sm besvarte undersøkelsen, i tillegg var det 6 sm reserverte seg mt undersøkelsen. Siden undersøkelsen var annym freligger det ikke versikt ver hvr mange eller hvilke kmmuner dette dreier seg m. Men sm tabell 1 under viser så er frdelingen mellm fagprgrammene i undersøkelsen g siste IPLOS innsendingen relativt sammenfallende. Tabell 1: Antall prsent sm benytter de frskjellige saksbehandlingssystemene, i undersøkelsen, samt ved siste IPLOS-innsending. Prsent. Saksbehandlingssystem I undersøkelsen Ved siste IPLOS-innsending 2014 Gerica 33,7 % 30,6 % Prfil 47,1 % 49,3 % CsDc 18,7 % 18,9 % Helis 0,2 % 0,2 % Prsys 0,2 % 0,4 % Annet 0,0 % 0,4 % Tabell 1 viser at nesten halvparten av de sm besvarte undersøkelsen bruker fagprgrammet Prfil (47,1 %), mens 33,7 prsent benytter seg av Gerica, g 18,7 prsent bruker CsDc. Det er kun en brøkdel sm benytter andre fagsystemer enn dette. Figur 1 viser i hvilken grad de sm har besvart undersøkelsen mener IPLOS pplysningene er integrert i fagprgrammet, frdelt på fagprgram/epj system. Svarene varierer fra 1, i svært liten grad, til 6, i svært str grad. Sm man ser av figur 1 så har 66,4 prsent av de sm har svart at de bruker Gerica resultater 9
svart enten 5 eller 6, ne sm betyr at de i str eller svært str grad er frnøyd med hvrdan IPLOS pplysningene er integrert i fagprgrammet. Til sammenligning har 40,4 prsent av de sm har svart de bruker Prfil svart det samme, g 72 prsent av de sm har svart CsDc synes IPLOS pplysningene i str eller svært str grad er integrert i fagprgrammet. Figur 1: I hvilken grad er IPLOS pplysningene gdt nk integrert i fagprgrammet / EPJ? Frdelt på fagprgram. 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent.* *Helis g Prsys er ikke tatt med i denne fremstillingen da det kun var én besvarelse på hver av disse, samt at systemene skal utfases. 10,5 prsent av brukerne av Gerica har svart fra 1 til 3 på i hvilken grad de synes IPLOS pplysningene er integrert i fagprgrammet. 20,2 prsent av brukerne av Prfil, g 7,9 prsent av brukerne av CsDc har svart det samme. Rundt en tredjedel av brukerne av alle fagprgrammene, litt høyere med Gerica, har svart 4, det er i tillegg en del sm har svart at de ikke vet. 3.2 Saksbehandling g bruk av brsjyren sm infrmasjn m registeret til brukerne Helsedirektratet har fått tilbakemeldinger fra tjenestemttakere g pårørende m at de ikke har fått infrmasjn m IPLOS-registeret. Det er frskriftsfestet at alle sm søker m g/eller mttar tjenester har rett til infrmasjn g innsyn (IPLOS-frskriften 6-1 g 6-2). Helsedirektratet har utarbeidet en brsjyre m IPLOS registeret fr å bistå kmmunene i å kunne ivareta infrmasjnsplikten. Det er derfr ønskelig å vite hvrdan kmmunene verhlder denne plikten. Det første spørsmålet sm ble stilt kmmunene i denne kategrien var hvrdan deres kmmune infrmerer m IPLOS registeret til de sm søker m, g/eller mttar en eller flere tjenester. Figur 2 viser at ver 80 prsent av de sm besvarte undersøkelsen svarte at de infrmerte muntlig ved direkte kntakt med bruker. 10 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
Figur 2: Hvrdan infrmerer din kmmune m IPLOS registeret til de sm søker m, g/eller mttar en eller flere tjenester? Flere svar mulig. Prsent. I underkant av 50 prsent svarer at de infrmerer ved utsending av IPLOS materiell/brsjyre til søker/mttaker, mens litt under 10 prsent infrmerer på kmmunens hjemmeside. Litt ver 20 prsent har andre måter å infrmere på, mens et par prsent ikke infrmerer i det hele tatt. Figur 3 viser at 92,5 prsent svarer at IPLOS pplysningene brukes sm en del av saksbehandlingen g kartleggingen av nye brukere. Kun 7,5 prsent svarer at de ikke benytter IPLOS pplysninger sm del av søknadsbehandlingen g kartleggingen av nye brukere. Figur 3: Brukes IPLOS sm en del av søknadsbehandlingen g kartleggingen av nye brukere? Prsent. Videre har det kmmet spørsmål g tilbakemeldinger knyttet til saksbehandling av ulike brukergrupper g tjenester g hvrvidt de skal rapprteres til IPLOS-registeret. Det var ønskelig å se m det er særskilte brukergrupper g tjenester sm skiller seg ut. I følge veilederen fr registrering skal IPLOS-pplysningene (inkl. persnpplysninger g diagnse) være ppdatert til en hver tid, det resultater 11
vil si at ved endring skal disse ppdateres. Helsedirektratet ønsket å undersøke praksis på dette mrådet. Bakgrunn «Kmmunens ansvar mfatter alle pasient- g brukergrupper, herunder persner med smatisk eller psykisk sykdm, skade eller lidelse, rusmiddelprblem, ssiale prblemer eller nedsatt funksjnsevne. Kmmunene har frskjellig praksis fr hvrdan tilbudene til ulike grupper av tjenestemttakere er rganisert, integrert eller sm særskilte enheter g hva tjenestene kalles. Det vesentlige er at tjenestemttakernes rettigheter g det faglige innhldet i tjenestene er ivaretatt g kravet til gd saksbehandling er i henhld til regelverket. Når kmmunen beslutter å gi tjenester sm etter sin art må regnes sm helsehjelp, praktisk bistand, praktisk bistand pplæring, støttekntakt, matmbringing med videre, skal tjenestene rapprteres til IPLOS-registeret.» (veileder fr registrering s13). Figur 4: Brukes IPLOS-pplysningene i saksbehandlingen i frhld til alle brukergrupper sm søker m kmmunale helse- g msrgstjenester? Prsent. Sm figur 4 ver viser svarte 86,4 prsent av de sm besvarte undersøkelsen at de bruker IPLOSpplysningen i saksbehandlingen av alle brukergrupper, mens 13,6 % svarer at de ikke gjør det. Det km inn flere svar g begrunnelser fr dette. Følgende mråder gikk igjen i svarene: Psykisk helse Rus Fysiterapi, Ergterapi Rehabilitering Støttekntakt Trygghetsalarm Matmbringing 12 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
Under presenteres en del av kmmentarene/refleksjnene under hver av hvedkategriene: Psykisk helse Det brukes ikke IPLOS pplysninger til søkere på psykiske helsetjenester. Disse pplysningene gir slik vi ser det ikke relevant infrmasjn i frhld til brukers situasjn. Psykisk helsetjeneste. Finner det unaturlig. Psykisk helsearbeid pplever at registreringen ikke alltid har relevante prblemstillinger. Rask psykisk helsehjelp Barn g ungdm sm mttek psykiske helsetjenester Psykiatrisk sykepleietjeneste da de heller ikke skriver vedtak Persnalet der meiner det ikke er brukenes ift. deres pasienter. Dei har hatt utallige pplæringer, men så langt nektar dei eller ignrerer å bruke Ipls. Psykisk Helsehjelp - ikke pålagt (?) Rus Bligsøknader til vanskeligstilte eks. rusmisbrukere. Rusmisbrukere er vanskelig å få tak, før de får en blig g får et fast pphldssted. Rus bruker blir det ikke brukt Ipls på. Dette frdi de er i et eget fagsystem, men dette er under endring. Rus har ikke vært en del av IPLOS registreringen. Dette vil falle på plass d.å. de i rus g psykiatri sm ikke har tjenester sm mfatter IPLOS Fysiterapi ergterapi - rehabilitering Dei brukerne sm bare får fysiterapi eller ergterapi. Det er fte utfrdrende å avgrense klart pasienter sm mttek ergterapitjenester g fysiterapi, m det er pasienter sm skal eller ikke skal vere med i IPLOS-rapprtering. Definisjner er ikke avklart fr alt persnell Rehabilitering utenfr institusjn Fysi- g ergterapitjenester Ser i ny veileder at det er ytterligere presisert ifht. fysi / erg hva målet med tjenesten rehab / hab er, g da skal føre Ipls.. Barn sm får rehabilitering erg/fys. Har vært flere diskusjner der fys/erg mener barn ikke skal registreres har gså rettet frespørsel til IPLOS. Brukere sm får bistand fra fysi- g ergterapitjenesten registreres med KOSTRA-tjeneste 241 (behandling). Dette er ikke krrekt fr mange brukere; de skal registreres med rehabilitering. Dette skal rdnes pp i løpet av 2014. Erg- g fysiterapitjeneste vert ikke registrert IPLOS pplysninger på dersm dei bare har tjeneste fra disse. men sm ftest har de flere tjenester g dersm det er tilfelle vert det reg IPLOS pplysninger. Fysiterapitjenesten: Bruker ikke IPLOS Hvis de mttar tjenestene sm Fysiterapi, ergterapi, dagtilbud g psykisk helse resultater 13
Støttekntakt Søkere m støttekntakt hvis de ikke er psykisk utviklingshemming Unge brukere sm får støttekntakt kan gså mangle, Har en mistanke m at gruppen unge med "diffuse" diagnser (mulig lett psykisk eller kgnitive/nevrlgiske vansker) har mangler i registering uten at dette er bastant verifisert. Litt tilfeldig i frhld til søknader m støttekntakt. Omsrgslønn TT-krt Trygghetsalarm g Matmbringing Brukere ver 75 år sm ønsker trygghetsalarm får dette uten vurdering av saksbehandler. Det freligger derfr ikke tilstrekkelige pplysninger fr registrering av IPLOS. matutlevering g trygghetsalarm dette er tjenester man får uten å måtte søke, alle sm ønsker det får. Søkere til hjelpemidler/trygghetsalarm Brukere sm kun innvilges trygghetstelefn g/eller matmbringing. Er ikke IPLOS tjenester g kmmunen har derfr valgt g ikke å sette dette sm et krav til saksbehandling av tjenesten. Matmbringing - dette er et lavterskeltilbud hs ss uten vedtak. Vi innhenter ikke IPLOS pplysninger på alle brukere med tjenesten trygghetsalarm da dette innvilges uten hjemmebesøk dersm søker ppfyller alderskravet. Ikke kvalitetssikret gdt nk ifht. alle tjenester (eks. støttekntakt) fr barn/unge under 18 år. Søkere av trygghetsalarm frdi vi ikke har nen grense på dette ennå. Vi innvilger alle søknader slik situasjnen er nå. Skal brukes på alle, men blir glemt ved nen tilfelle sm søknad m varmmat g enkle tjenester. 14 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
Til slutt i kategrien «Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?» ble kmmunene spurt m bistandsbehvet blir ppdatert ved nytt vedtak/beslutning. Figur 5 viser at 35,6 prsent alltid ppdaterer ved nye vedtak, mens 47,5 prsent gjør dette nen ganger. Figuren viser gså at 15,2 prsent tar et skippertak innimellm, mens nesten 2 prsent ikke ppdaterer bistandsbehvet ved nytt vedtak/beslutning. Figur 5: Oppdateres bistandsbehvet (inkl. persnpplysninger/diagnser) i IPLOS ved nytt vedtak /beslutning? Prsent. resultater 15
3.3 Opplæring g veiledningsmateriell Fr å kunne lage så gdt veiledningsmateriell til målgruppene sm mulig er det viktig å ha kunnskap m evt. utfrdringer g mangler ved nåværende materiell. Fr å kunne kmme med gde anbefalinger til kmmunene m vedlikehld av kunnskap g metdikk, samt vite hva sm faktisk benyttes i kmmunene av eksisterende pplæringsmateriell er dette nyttig kunnskap. Hva det trengs mer av g hva sm ikke er fullt så nyttig. Figur 6: Er det nen pplysninger i IPLOS sm er vanskelige å frstå? Prsent. Figur 6 viser at nesten 20 prsent av de sm besvarte undersøkelsen svarer at det er nen pplysninger sm er vanskelige å frstå, dette er ne høyere enn frventet, men det betyr gså at ver 80 prsent synes IPLOS pplysningene er greie å frstå. Under er de pplysningene sm ble ppgitt sm vanskelig å frstå kategrisert g listet pp. Bistandsbehvene Skillet mellm 1 g 2 i skårinndelingen ppleves sm u-nyansert. Skillet mellm å bevege seg utendørs med g uten tilsyn sm følge av atferdsmessige utfrdringer. Alt. 9 - ikke relevant; brukes frtsatt av en del ansatte. Hvrfr skal dette være en valgmulighet dersm det ikke skal/ bør brukes? Renhld g lage mat ved langtidspphld Krrekt bistandsbehv ved bruk av hjelpemidler g hvr pårørende yter tjenester sm kmmunen nrmalt sett ville gjrt. Bevege seg innendørs g utendørs. Scr 9 er vanskelig g brukes fr mye. Stadig nen sm bruker skår 9 selv m mrådet er aktuelt. Ifht. barn I frhld til kgnitiv svikt. Bedre etter det ble mulig til å legge til kmmentar. Nødvendigvis flere sm tar IPLOS vurderinger- ser at dette gir ulik vekting på enkelte scre. 16 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
Kan bli "misfrståelser" i frhld til demente når det gjelder bevege seg innendørs/utendørs når de er fysisk spreke, men ikke klarer å rientere seg. Ikke relevant, på nen funksjnsverdier i institusjn. Og i enkelte tilfelle samfunnsspørsmålene Funksjnsvariablene kan fte ppleves sm lite beskrivende i høve faktisk funksjnsnivå, samt at dei ikke alltid frteller nk til at endring lett kan identifiseres. Bruker i større grad mulighet til å kmmentere variablene - dette er ei kvalitetsfrbedring i høve å identifisere endring g sette rett scre. Samfunnsdeltagelse det er mange sm synes variablene fr samfunnsdeltakelse er vanskelig å frstå Bistand til arbeid, utdanning, rganisasjnsarbeid, kultur g fritid. rganisasjnsarbeid, kultur g fritid, samt skyss er vanskelig i frhld til sykehjemspasienter Rm fr tlkninger vedr pplysninger m samfunnsdeltagelse Bistand i frhld til arbeid g utdanning. Oppstår prblemstillinger i frhld til hva en skal legge i dette med utgangspunkt i tjenester sm mfattes av IPLOS. Skal en registrere alle behv uansett m dette egentlig hører under bistand sm blir dekket f.eks. i skle eller andre etater?? Eller sm det kanskje ikke er pprettet en tjeneste fr? Ellers ppstår det gså mange prblemstillinger ved registreringer av små barn. Hva er nrmalt fr alderen?? Er flere av variablene ikke relevante å registrere av barn?? Blig Bliger, rdinær/ikke rdinær bligmasse Bligtyper frhldet mellm blig sm blig g blig sm tjeneste Kmmunene fikk videre spørsmål m vedlikehld av kunnskap g IPLOS metdikk, dette fr å få innsikt i hvrdan kmmunene i Nrge ppretthlder dette. Figur 7 under viser svarene på spørsmålet. Over 60 prsent sm har svart sier at kmmunen benytter interne kurs, mens nesten 43 prsent benytter seg av nyansattpplæring. Det er gså ver 26 prsent sm sier at de benytter seg av IPLOS e-læring, g nesten 13 prsent sm bruker case, g rundt 20 prsent sm skaffer seg kunnskap fra IPLOS hjemmesider. resultater 17
Figur 7: Hvrdan vedlikehlder dere kunnskapen g metdikken? Flere svar mulig. Prsent. I tillegg til dette var det nesten 19 prsent sm svarte at de benytter andre metder fr å vedlikehlde kunnskapen m IPLOS g metdikken bak. Disse er systematisert g listet pp under: Praktisk bruk Eksterne kurs Kllegastøtte Internpplæring Løfter frem pasienter i rapprtsituasjn g diskuterer skår E-læring IPLOS veileder Dette er vi dårlige på Faste IPLOS møter infrmasjn i interne møter Diverse: Interkmmunalt IPLOS nettverk Har jevnlig IPLOS på agenda på avdelingsmøter. Har fkus på å unngå rød IPLOS. Nyheter fra Helsedirektratet sendes alle ledere fr videresending. Ad hc - alt etter veiledningsbehv. I tillegg blir infrmasjn fra IPLOS hjemmesider viderefrmidlet til "lkale" IPLOS-kntakter. Det samme gjelder nyhetsbrev fra IPLOS sentralt Frskjellig hvrdan virksmhetene vedlikehlder. Rehabiliteringsavdelingen registrerer ved innkmst g utreise. Øvrige virksmheter vedlikehlder ca. hver 3. mnd. Det er nedpriritert, kmmunen hadde mer fkus på dette før. Det var inspirasjn g påminning då vi hadde stre Ipls samlinger. Det trengs påfyll ute i kmmunene. Alle metder er brukt, men det er ikke systematisk pplæring via E-læring g hjemmeside nå. Samhandlingsrefrm g innføring av nye muligheter i bruk av IKT innen 18 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
fagprgrammet har tatt fkus brt fra pplæring IPLOS en lang peride. Bør/skal pririteres igjen. Sm ny i kmmunen har jeg laget skisse til hvrdan jeg ønsker å bygge pp IPLOS kntakter på enhetene/avdelingene i kmmunen. Vår 2014 så vil der frhåpentligvis være pprettet et IPLOS nettverk g at vi da diskuterer hvilke virkemidler vi skal bruke i det videre arbeidet. Infrmasjn, regelmessig rapprter, g fkus på IPLOS Sender ut nyhetsbrevet til Helsedirektratet til aktuelle ansatte. Videre ble kmmunene spurt m de finner det de har behv fr på IPLOS hjemmesider på helsedirektratet.n, dette fr å se m det er ne sm kan legges til eller endres fr å få bedre infrmasjn ut til kmmunene. Figuren under viser hva kmmunene svarte, g 95,2 prsent sier at de finner det de leter etter på sidene, derimt mener nesten 5 prsent at det er ne sm mangler, eller sm de ikke finner. Figur 8: Finner dere det dere trenger på hjemmesidene våre? Prsent. I tillegg til å stille spørsmål m ne manglet, spurte vi de sm mente ne manglet, m hva de savner. Det er flere sm sier de ikke vet på bakgrunn av at sidene ikke benyttes, men det er gså flere sm etterlyser ppdaterte case på hjemmesidene. Det er gså nen sm etterlyser at e-læringen vår skal ligge åpent på hjemmesidene uten pålgging, det gjør den, g har den gjrt siden juni 2014. Det er en del tilbakemeldinger på at spørsmål g svar siden er ne treg, g at nen har vanskeligheter med å navigere denne. Til slutt er det nen sm etterlyser mer knkret infrmasjn m egen kmmune, g flere eksempler fra andre kmmuner, dette er ne sm kntinuerlig jbbes med ved ppdatering av spørsmål/svar sidene. Det er jevnt ver kmmentarer m at sidene ikke brukes så mye, g at det trengs andre virkemidler enn nettsidene, g mer direkte ppfølging ute i kmmunene. resultater 19
3.4 Bruk av data g sumrapprter Gjennm IPLOS-registeret er det mulig å få kmmunal statistikk m lvpålagte helse- g msrgstjenester. Det er derfr utviklet 14 sumrapprter (g til en viss grad implementert) i fagprgrammene fr at kmmunene lkalt skal kunne ta ut statistikk til styring g utvikling av helseg msrgstjenestene. Sumrapprtene kan gi str nytteverdi fr kmmunene ved at det nå, gis mulighet til å ta ut rapprter basert på IPLOS dkumentasjn etter eget ønske g behv. Frutsetningene fr gd nytteverdi av sumrapprtene er: gde dkumentasjnsrutiner lkalt ppdatert g gd kvalitet på grunnlagsdata Dette har tatt veldig lang tid g kmmunene er fremdeles i en ppstartsfase. I denne undersøkelsen var det allikevel ønskelig å stille nen spørsmål m sumrapprtene, fr å få innsikt i kmmunenes eventuelle bruk av, g hvilken nytteverdi de ser i sumrapprtene. Det første spørsmålet vi stilte til kmmunene i denne kategrien er m de vet hvr de kan finne IPLOS-data på nasjnalt nivå. Figur 9 viser at ver 81 prsent svarer at de vet hvr de finner det, g det var gledelig at kun 18,6 prsent svarte at de ikke vet hvr de skal finne IPLOS-data på nasjnalt nivå. Figur 9: Vet dere hvr dere kan finne IPLOS data på nasjnalt nivå? På det tidspunktet sm spørreundersøkelsen ble sendt ut var det kun en av leverandørene sm hadde implementert rapprtgeneratren i fagprgrammet. Dette preget selvfølgelig svarene frdi 50,5 prsent av de sm besvarte undersøkelsen ikke hadde tilgang til disse rapprtene ifølge undersøkelsen. 20 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
Figur 10: Er Sumrapprtene implementert i fagsystemet? Frdelt på fagsystem. Prsent.* *Helis g Prsys er ikke tatt med i denne fremstillingen da det kun var én besvarelse på hver av disse, g begge disses systemene skal fases ut. Figur 10 viser at nesten 70 prsent av de sm har besvart undersøkelsen, g har Gerica sm fagsystem, har svart at sumrapprtene er implementert i fagsystemet. Til sammenligning har 32,2 prsent av de med Prfil sm fagprgram, g 47,2 prsent av de med CsDc svart det samme. Figur 11: Hvis du har sumrapprter; brukes sumrapprtene i din kmmune? Prsent.* *Helis g Prsys er ikke tatt med i denne fremstillingen da det kun var én besvarelse på hver av disse, g begge disse systemene fases ut. De sm svarte at sumrapprtene er implementert i fagprgrammet i spørsmålet ver, svarte videre på m sumrapprtene brukes i deres kmmune. Selv m nesten 70 prsent av de sm svarte at de har Gerica sm fagsystem svarte at sumrapprtene var implementert, svarte kun 37,5 prsent av disse at de faktisk bruker dem. Til sammenligning svarer 37,8 prsent av de 32,2 prsentene sm resultater 21
bruker Prfil, g 39,1 prsent av 52,8 prsent sm bruker CsDc, g har sumrapprtene implementert at de bruker sumrapprtene. Figur 12: I hvilken grad synes du sumrapprtene er nyttige? 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent. Videre ble kmmunene spurt m hvr frståelige g nyttige sumrapprtene er, 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Av de sm besvarte undersøkelsen synes 48,1 prsent at sumrapprtene enten er nyttige eller svært nyttige. Til sammenligning synes 43,8 prsent at sumrapprtene enten er frståelige eller svært frståelige. Det er ne skuffende at ver 20 prsent synes de er lite eller svært lite nyttige, g nesten 20 prsent at de er lite eller svært lite frståelige. Det er ne å ta til etterretning ved videreutvikling g frmidling av sumrapprtene fremver. Figur 13: I hvilken grad synes du sumrapprtene er frståelige? 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent. 22 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
Avslutningsvis ble kmmunene ppfrdret til å kmme med innspill m hva sm skal til fr at sumrapprtene skal tas i bruk. Dette er listet pp g kategrisert under. Opplæring Tid til å sette seg inn i dei, me treng å bli vist hvrfr det er nyttig. De må bli bedre, mere frståelig. Gde veiledere sm sier hva sm vises i de ulike rapprtene Kurs fra leverandør lære (frstå) hvr pplysningene hentes fra. Sist men ikke minst må kmmuneledelsen lære (frstå) nytteverdien g ta den inn sm styringsverktøy. Vi har ganske nylig fått tilgang til disse. Ønsker å bruke dem, men har ikke helt fått satt ss inn i dem enda. Ønsker g at det kunne vært versikt ver hvr mange timer sm blir tildelt, g at dette kmmer tydelig fram i sumrapprtene. Dette gjelder spesielt fr hjemmesykepleie g praktisk bistand. Må settes mer fkus på disse, slik at de sm kan ha nytte av rapprtene ser nytteverdien av disse. Det må mer kjennskap til de i hele rganisasjnen. Har vært klar ver at de er der, men har ikke brukt de aktivt. Jeg trr vi må bli bedre på å frstå rapprtene, nen bruker vi mye, mens andre lite. Klarer ikke å lese gde nk tall, kanskje pga. fr dårlig registrering. Det kreves spesiell kmpetanse fr å ha gd nytte av dette. Uavhengig av dette, mener vi at nytteverdien er begrenset. Selv med pplæring av ansatte er det fr stre rm ifht. individuelle vurderinger sm gjør at knklusjnene i sumrapprtene har begrenset verdi. En bedre frståelse i frhld til grunnlaget fr sumrapprten g bedre kunne nyttiggjøre seg sumrapprt i faglig g øknmisk arbeid. Dette fr å skape frståelse fr nytteverdi - sm igjen kan inspirere til å benytte verktøyet. Frbedring: Dei må bli enda betre g ppdateringa må bli betre IPLOS "fanger" dårlig psykiske lidelser slik det er i dag. Sumrapprtene vil derfr kunne gi et feil bilde av pasientgruppers egentlige hjelpebehv. Det er ønskelig å få inn variabler slik at f. eks. pasienter med stre angstprblemer ikke fremstår sm selvhjulpne i IPLOS registreringen. Det har vært mye feil i rapprtene, g de har ikke vært til å stle på. Dessuten har det ikke vært de rapprtene sm vi har behv fr, fr å bruke sm styringsverktøy. Sumrapprter er ikke mulig i Osl pr bydel g dermed ikke brukbare g det er et strt savn. Det er først når det er pr bydel at det har nytteverdi. Bør være pr bydel g tjenestested. Rapprtene gir feil resultat. Det må rettes pp slik at rapprtene gir krrekt infrmasjn. Etter sm jeg skjønner så er dette et kjent prblem! Må være lettere g få ned på mikrnivå. Må være lettere g lese ut av, lettere g eksprtere til Excel. vanskelig g frstå hva sm er beregningsunderlaget Bør være mulig med rapprtgeneratr hvr vi kan velge variablene vi vil undersøke selv. Enkel Infrmasjn g eksempler Brukes ikke frdi de ikke er lett tilgjengelig, i fagsystemet tar det lang tid, brukervennlighet er ikke gd. resultater 23
Dårlig kartleggingsverktøy. Eks. hadde vært fint å få ut alle med demens, psykiatri g puh. I g med at hjelpen ikke alltid er begrunnet med en av disse diagnsene faller mange brukere ut fra sumrapprter da vi ikke har "rette" diagnse De må være implementert slik at de kan tas ut pr. tjenesteavdeling. Kun da er de nyttige ifht. at hver avdeling kan gå igjennm g rette pp egne IPLOS-mangler. Mangler tillit til grunnlaget i rapprtene. Bør være færre rapprter standardisert med nøyaktig like kriterier fr alle fagsystemer. frenkling av versiktstabeller med hjelpetekst tilpasset både helsepersnell, ledere g plitikere De er fr grvkalibrede. Har mer behv fr andre pplysninger enn de summene sm framkmmer (str frskjell på behv - fysisk funksjnshemmede, psykisk funksjnshemmede, demente etc.) Dei må fr det første vere rette/gi krrekte tall. Så må dei vere enklere ifht. hvilke tall sm er ønskelige å ta ut. Det er nesten en vitenskap å vite kva sm kjem ut når vi velger den eine g den andre rapprten g det ppleves sm m at det er lite sm stemmer med dei type tal sm mine ledere/plitikerne etterspør. Frankring: Må etterspørres mer av ledelse g plitikere (mange svarer dette). Fkus på betydningen av statistikk i utviklingen av tjenestene. Det tar tid å skape frståelsen. Bevissthet g kmpetanse på ledernivå Større frståelse på alle plan Jeg sm har hvedansvar fr IPLOS i min kmmune benytter sumrapprtene. De blir veldig lite brukt av enhetene. Infrmasjn g pplæring ut til enhetsledere sm er de sm kan dra nytte av de rapprtene. lederpplæring, rapprten må etterspørres av verrdnet nivå Vanskelig å svare på da det først g fremst er KOSTRA sm brukes sm styringsverktøy. Vår minikmmune (1400 innbyggere) har versikt uten å se det i tabeller g grafer. Må løftes til et ledernivå hvrdan pplysningene kan g bør benyttes. Ikke vært priritert. Mer kunnskap hs ledere først g fremst Videre implementering i kmmunen g frståelse av at dette er et styringsverktøy. Nytteverdi: Mer tid til analyse arbeid, kmmunen er i prsess med dette. Lågt innbyggertall gjør g at en del data ikke kan publiserast, g med anna krav til rapprtering, vert IPLOS internt då fr lite brukt. Ved å sammenligne ss med andre kmmuner g i budsjettsammenheng. Systematisk bruk i årsmelding Mange ppgaver å handtere i rganisasjnen, har ikke laget prsedyrer fr å ta dei i bruk enda, men ser nytten g ønsker å ta dei i bruk. Dette er først g fremst et verktøy sm kunne vært brukt i en rganisasjn der rganisatrisk ledelse har behv fr å sette seg inn i pasientsituasjnen. Frankres på ledernivå g brukes sm styringsgrunnlag. Må være et system på at sumrapprtene tas ut med jevne mellmrm g at de gås igjennm. Har i dag ikke ne system på det. De bør kanskje frklares kva dei kan brukas til. Vi har tidligere brukt det i frhld til å øke pp stillinger i heimesjukepl.system g prsedyrer fr at det skal bli gjrt. 24 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
Ipls grunnlaget må bestå av minst mulig feil g mangler, i en liten kmmune blir 5-8 % feil fr mye når en skal ha nytta rapprtene Gerica-rapprtene viser hver enkelt bruker i tillegg til statistikk. Så langt har vi fått de pplysningene vi syns vi trenger der, samtidig sm vi ser hvilke brukere det er "mangler/feilregistrering" på. Har gd versikt ver tjenestetilbudet ut fra at en er en liten kmmune frenkling av versiktstabeller med hjelpetekst tilpasset både helsepersnell, ledere g plitikere Ikke brukt tid på dem da kmmunen har priritert utvikling av eget ressursstyringsverktøy Ser på dette sm en viktig ting å ta i bruk snarest Til slutt i kategrien «Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?», ble kmmunene spurt i hvilken grad IPLOS-dataene er tatt i bruk i kmmunen. 1 betyr i svært liten grad g 6 i svært str grad. Figur 14 viser hva de sm besvarte undersøkelsen svarte. 45,5 prsent svarte at det i str eller svært str grad er tatt i bruk IPLOS-data i kmmunen. Til sammenligning svarer 13 prsent at det i liten eller svært liten grad er tatt i bruk IPLOS-data. Hele 5 prsent vet ikke m IPLOSdata benyttes i kmmunen deres. Figur 14: I hvilken grad er IPLOS-data tatt i bruk i kmmunen? 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent. Helsedirektratet er interessert i å få kunnskap m kmmunenes bruk av styringsdata, samt hvilke kilder de benytter. Kmmunene fikk derfr spørsmål m at dersm de ikke bruker IPLOS data til styringsinfrmasjn, hvilke kilder benytter de da, g hvrdan. Her svarer mange at de benytter KOSTRA tall. Vi har nylig fått igjen rapprt fr innsendte pplysninger(tabeller 2013) g vil gjennmgå disse. Vi bruker IPLOS-data sm kmmer fra SSB. Vi bruker dem til å sammenligne flere år, vi sammenligner ss med nabkmmuner, g med kmmuner mest mulig lik vår kmmune resultater 25
Øknmiavdelingen skriver ut rapprter fra SSB, sm blir sendt til Virksmhetslederne. Disse blir tatt pp på møter. IPLOS data fra KOSTRA sider brukes gså. Videre svarer mange at de henter ut både standard rapprter g egne prduserte rapprter fra fagprgrammene. Månedlig g årlig rapprtering på tjeneste- g saksnivå (rapprter fra Gerica) Vi tar ut rapprter i frhld til vedtakstimer. Vi bruker ulike tjenesterapprter. Vi har funnet nen sm vi tenker er greie men ikke gde nk. De gir ss et innblikk i situasjnen. Vanskelig g kvalitetssikre tallene. Bruker mye tid på dette i nen perider Manuell telling Rapprter fra Prfil sm bistand g assistansebehv. Vert brukt i inntaksnemnda fr msrgssenteret. Fagsystemet har flere enkeltstående standardrapprter sm vi bruker fr å få frem antall. Ønsker man sammenstilling av data krever det manuelt arbeid. Det gjør vi kun i helt spesielle tilfeller der "nen" etterspør en bestemt statistikk. Vi brukar egne rapprter henta ut fra fagsystemet, men uten persnsensitiv infrmasjn, fr statistikker, årsrapprter, tjenestebelastning mv. Bl.a. ved å ta ut lister ver mangler per virksmhet per måned, ta ut pplysninger m enkeltpersner ved behandling. av søknader,.l. Nøkkeltall hentes fra andre rapprter i EPJ. Bruker ikke så mye rapprter/data siden me ikke har sumrapprter, men tar ut det me kan fra fagsystemet. Tar ut lkale rapprter fra fagsystemet, med usikker kvalitet g usikkert hva de egentlig innehlder. Gerica-rapprter, tas ut hver måned. IPLOS-timetall på praktisk bistand g hjemmesykepleie har sm eksempel gitt ss økte persnellressurser. Vi lager søk på rapprter. Men dette er tungvint, g ville være bedre med sumrapprtene. Ipls-data er grunnlag fr kartleggingsverktøyet i vårt fagsystem. Sjekk fr å hlde dataene ppdatert, finne "pleietyngde", kvalitet på dataene, statistikk, budsjettarbeid, grunnlag fr årsrapprter m.m. Bruker sumrapprter av g til fr å ta ut sammenhenger, men er veldig sjelden. Sumrapprter kmplimenteres av KOSTRA tall g -statistikk. Sumrapprtene er etterspurt i kmmuneledelsen. Men siden disse ikke er tilgjengelige får de ikke disse dataene. Ønsker at disse rapprtene skal tas i bruk fr å kunne vurdere utviklingen i PLO. Ved kartlegging av brukerne, hjemmebesøk. Bruker IPLOS data i frhld til saksbehandling IPLOS-dataene kmmer blant annet frem i bruk av e-meldinger til sykehuset. Har blitt en mer bevissthet på at IPLOS pplysninger er riktig, ettersm flere IPLOS pplysninger følger innleggelsesrapprt til sykehuset. Mulig det blir bruker sumrapprter sm vi sm Ipls kntakter er ukjent med 26 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
3.5 Frankring i kmmunen Helsedirektratet har fått tilbakemeldinger fra flere IPLOS-kntaktpersner m manglende frankring i kmmuneledelsen. Det var derfr ønskelig g finne ut m dette var en ppfatning sm gjelder i de fleste kmmuner. Videre var det ønskelig å få kmmunenes innspill på hva sm skal til fr å få bedre frankring i hele kmmunen, g hvilke tilbud sm er viktig fr kmmunene fr at IPLOS skal hldes dynamisk. Til slutt var det interessant å få infrmasjn m kmmunene samarbeider på tvers av kmmunegrensene, g i så fall m hva. Figur 15 viser hva kmmunene svarte på spørsmålet m IPLOS er frankret i kmmuneledelsen. 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Av kmmunene sm har besvart svarte 26,8 prsent at IPLOS er frankret i str eller svært str grad i kmmuneledelsen. Til sammenligning svarer 25,3 prsent at IPLOS er frankret i liten eller svært liten grad i kmmuneledelsen. Figur 15: I hvilken grad er IPLOS frankret i kmmuneledelsen? 1 er i svært liten grad g 6 er i svært str grad. Prsent. Videre ble kmmunene spurt m IPLOS-statistikk etterspørres av lederne, svarene vises i figur 16. Hele 48 prsent av de sm har svart sier at IPLOS statistikk ikke etterspørres av lederne i det hele tatt, det er kun 41,7 prsent sm svarer at statistikken etterspørres, ver 10 prsent sier de ikke vet. resultater 27
Figur 16: Etterspørres IPLOS-statistikk av lederne? Prsent. Figur 17 viser hva sm ble svart på spørsmålet m hvilke tilbud sm er viktig fr at IPLOS skal hldes levende i kmmunene. Nesten 70 prsent sier at det trengs jevnlig infrmasjn fra Helsedirektratet, g ver 66 prsent sier at man må få IPLOS inn i undervisningen. Videre mener nesten 43 prsent at e-læringen er viktig, g 16 prsent mener spørsmål g svar sidene på Helsedirektratet er viktig fr at IPLOS hldes levende i kmmunene. Videre sier 64,8 prsent at knferanser g samlinger er viktig, g 32,5 prsent at det er viktig at IPLOS-teamet er tilgjengelig. Figur 17: Hvilket av følgende tilbud er viktig fr at IPLOS skal hldes levende i kmmunene? Flere svar mulig. Prsent. 28 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
Det var i tillegg mulig å svare annet, dette fr å få inn kmmunenes tanker m hva sm trengs fr å hlde IPLOS levende i kmmunene. Svarene er systematisert g listet g under: IPLOS veileder, case g e-læring: Skulle akkurat bestille ny IPLOS veileder, men fikk beskjed m at denne kun finnes i elektrnisk utgave. Dette er veldig uheldig! Viktig at hver enkelt har sitt hefte g at det er slid, slik at hver enkelt kan ntere i det g bruke heftet sm ett verktøy! Trenger flere CASE!!! Viktig med riktig teknisk utstyr fr å kunne benytte seg av e-læring g tilsvarende prtaler. E-læring skulle vært lettere tilgjengelig, uten brukernavn g passrd. Internt i kmmunene: Intern pplæring Trr at det må brukes til sammenligning på nasjnalt plan slik at det betyr ne m dataene er fylt ut eller ikke Opprette IPLOS team i kmmunen bestående av dedikerte persner, sm kan/vil lære hva IPLOS er g sm får tid til å drive internundervisning g ha gruppesamlinger fr å få ens frståelse av hva IPLOS er g ha mulighet til å drive pplæring. At det er lettere tilgjengelig fr alle hva IPLOS kan benyttes til. Statistikker, sumrapprter etc. Opplæring lkalt så alle ser nytteverdien lkalt. Kraftig rapprtgeneratr så vi kan ta ut de rapprtene vi trenger fr bedre drift. Mulighet fr å måle effekt av tjenestene (herunder gså frebygging, hverdagsrehabilitering, andre nye tjenester) Utdanningsinstitusjnene: Det må bli et fkus på fr utdanningsinstitusjnene Spesielt viktig å få inn i pplæringsinstitusjnene g at det jbbes med dkumentasjn med utgangspunkt i Ipls. Helsedirektratet: Kmmunene bør bli besøkt At vi frtsatt MÅ rapprtere :-) Eksterne kurs både fr reginer g kmmuner. Hdir bør kunne ppdatere infrmasjn g materiell ved fr eksempel lvendringer g ikke vente i ver et år! Lederfrankring: Fkus på bruksmråder fr ledere Frankret i ledelsen Fkus i kmmunen lkalt, felles frståelse g bruk av verktøyet i alle tjenestene i kmmunen. Eksempler fra kmmuner på hvrdan dataene er til nytte i planlegging. Invlvere ledelsen i kmmunen, at de etterspør data, resultater, viser tilstandsrapprt på ledersamlinger f.eks., bruker dataen sm grunnlag fr planlegging av tjenesten slik sm kmmunebarmeteret blir brukt Frankring i ledelsen g bligatrisk pplæring av ansatte. At nen har ansvar fr Ipls i kmmunen sammen med annet sm har med pplæring g kvalitetsarbeid å gjøre. I dag er alt dette en del av alle ledere sitt ansvar, men det "drukner" i alt annet ansvar de gså har. Direkte infrmasjn til det plitiske miljø, Ordfører g andre. resultater 29
Nettverk: IPLOS nettverkene må ppretthldes At kmmuner går sammen g har sine IPLOS-møter er nyttig. IPLOS knyttes til øknmi: Ipls burde bli brukt sm tillegg på rammetilskuddet til kmmunene. Sett i sammenheng med ISF fr sjukehusa så gir det meining = inntekt. Slik rammetilskuddet er pr i dag med t.d. 4500 /90 åring så burde det bli tillegg gjennm Ipls fr adl g timer pr uke. Da hadde det blitt levende :) At bruk av data vil gi uttelling i frm av ressursbruk. Nå er det nesten slik at øknmi styrer tjenestemengden. Sykehus g kmmuner har samme verktøy: Dersm sykehusene g kmmunene hadde samme måleverktøy, Ipls, ville det større ppmerksmhet. Sykehuset bruker i dag Barthel. Diverse: Vi har valgt de 17 ADL-variablene sm grunnstruktur i vår pasientjurnals tiltaksplan. Det har økte datakvaliteten betraktelig Viktig med persnlig kntakt enten via telefn g/eller epst. Viktig med spredning i erfaring fra feltet på rådgivere i Hdir. IPLOS registeret er i en psitiv utvikling, men det er fremdeles tjenester g tjenesteyting der retningslinjer fra IPLOS fører til ulik frståelse i ulike kmmuner, kmmuner sm igjen blir sammenliknet med hverandre. Muligheter fr mer finmasket infrmasjn Ønsker å lære mer m hvrdan hente ut statistikk g bruke den Figur 18: Hvrdan er samarbeidet m IPLOS på tvers av kmmunegrenser? Prsent. Nesten 70 prsent av de sm har besvart undersøkelsen svarer at deres kmmune ikke har samarbeid m IPLOS på tvers av kmmunegrensene. Videre svarer nesten 13 prsent at de samarbeider i nettverk, g ver 13 prsent svarer at de sammenligner seg med kmmuner med lignende demgrafi. Mens 5 prsent svarer at de har annet samarbeid. 30 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?
3.6 Kmmentarer g synspunkter Til slutt i undersøkelsen ønsket vi å gi kmmunene fri tilgang til å gi ss de kmmentarer g synspunkter de måtte ha sm vi ikke hadde spurt m. Under vil vi presentere et utvalg av disse. IPLOS innhldsstandard: O La Ipls få r nå» leverandørene klarer ikke følge pp slike stre endringer sm km i 2009. Kanskje dei må ha øknmisk hjelp til å få på plass det sm trengs fr g følgje pp. Nær alle kmmuner har nå kjøpt msrgssystem så dei tjener bare penger på små vedlikehldsavtaler, ingen eller få nye kunder i sikte. Vi vart satt tilbake mye etter det sm skjedde i 2009.mer detaljert kartlegging O Ipls mfatter bare en liten del kunne gjerne sett en utvidelse» O Etterlyser data på kmmunens ressursbruk O Ipls variablene passer ikke like bra til alle brukergruppene. F.eks. Psykisk utviklingshemmede g rusmisbrukere. O Registrering av samfunnsdeltakelse kunne vært gjrt enklere, ved ja/nei O Praktisk nytteverdi av spørsmål rettet mt arbeid, utdanning, rganisasjnsarbeid, kultur g fritid er svært begrenset. O Ipls mfatter bare en liten del av brukerens behv. Kunne gjerne sett at den ble utvidet. Synes det er et mindre gdt redskap fr seg selv ifht. kartlegging av brukeres behv. O Ipls er fr grvt til å se framgang hs brukere. O Uklart hvrdan timer skal registres i tjenestebilde. Eksempelvis der det er en til en bemanning, eller t til en bemanning. Skal man i dette tilfelle registrere 168 timer samlet sett, eller 168 timer pr. Tjeneste? O Trr Ipls blir mer g mer nyttig, men avhenger av gde skår. Funksjnsvariabler blir endret hyppigere enn persnpplysninger. O Det bør presiseres/gjentas m persnpplysninger skal endres i ved pphld på krttidsplass eller ikke. ( hs ss endres ikke disse, bare funksjnsvurderingen ved krttidspphld). O Det bør bedres ifht. psykisk helse g barn. Mer relevante variabler, da deres prblematikk gir lite utslag. O I frhld til funksjnshemmede, så blir skårene misvisende. Da vi f.eks. Har brukere sm skårer tett pptil 1, men har 260 timer i uken, så har vi multifunksjnshemmede brukere sm har en skår mellm 5 g 6 sm skal ha mest mulig r, g har 40 timers vedtak Kan det gjøres enklere å frstå hvrdan tjenestetypene våre er innrapprteringspliktige eller ikke? Diagnse: Vi har stre prblem med å få tak i diagnser. I den tid diagnse er et IPLOS-krav, burde samtykkekravet fra pasient til å hente pplysninger fra fastlegen vært vurdert på nytt. Det kmmer spørsmål m IPLOS diagnser, det er vel ikke lvpålagt å innhente dette? Og da kan vel leger g nekte å gi de ut? Dessuten skal det vel g være aktuelle diagnser i frhld til tjenesten den enkelte mttar? Det er endel diskusjn på dette. Vi kan enda ikke legge inn resultater 31
diagnsene fra spesialisthelsetjenesten, på en måte ser jeg en frdel med det. Vi har g sett epikriser fra sykehuset hvr de skriver/setter diagnser veldig frt, bl.a. demens på eldre veldig frt. Er det ikke fastlegen sm skal gi ut diagnsen? Mer at diagnse ikke er egnet da det ikke alltid er den diagnsen vi ønsker å måle på. Det vil være interessant å se antall demente sm får hjelp, men når demensen ikke er utløsende årsak til hjelpen får vi ikke ppgitt denne diagnsen. Tilsvarende med puh g psykiatri. Saksbehandling: Stadig mer fkus å bruke pplysningene i saksbehandling IPLOS må i større grad integreres i kartlegging g saksbehandling Vi har vansker med å Ipls registrere på tjenestemttakere med krtvarig tjeneste, mindre enn 14 dager. IPLOS er et nyttig verktøy i saksbehandling g i frhld til å beskrive en pasientsituasjn, hva er det faktiske bistandsbehvet, hva er endret sv. IPLOS registrering er dessverre ne vi gjør frdi vi må. Vi bruker det ikke i begrunnelsen fr tildeling av tjeneste, men saksbehandlingssystemet stpper pp i prsessen dersm registrering mangler. Vi er ikke kmmet så langt at vi bruker IPLOS registreringen lkalt g den dypere frståelsen fr nytten av dette mangler kanskje hs ss. Felles frståelse/bruk: Mener dette med bliger g rganisasjnsnummer frtsatt er uklart. Kmmuner praktiserer dette frskjellig. Uklart hvrdan tvang g makt skal registreres. Det er mye sm gjøres frskjellig fra kmmune til kmmune. Eks bligregistreringer. Er eldresenter en tilrettelagt blig uten bemanning eller er det en rdinær blig? Skal våken nattvakt regnes med på tjenestebildet dersm brukeren strt sett sver dersm vedkmmende har en til en bemanning? Det er fte slik at funksjnsnivået kan ligge i grenseland mellm t verdier, g at det ikke alltid er like lett å bestemme. Arbeidskrevende g lett fr at det er lederne sm blir sittende med dette i en liten kmmune Vi registrerer Ipls ved endringer hs pasienten, g ved sykehusinnleggelser. Ipls bruke sm dkumentasjn ved søknader, innleggelser, start på pphld fr å sette mål fr pphldet sv. Fr å sikre at alle blir Ipls-reg., står det på arbeidsplanen at det skal Ipls-reg. kvar 6. veke IPLOS registreringer blir en del av andre mange ppgaver sm utføres at helsepersnell sm fra tidligere har en travel hverdag. Pasientppgaver pririteres, IPLOSregistreringer/endringer får ikke fullgd ppfølging. Jeg svarer på vegne av flere enheter i vår kmmune sm IPLOS-kntakt, jeg er saksbehandler g må ha en IPLOS. Ikke alle synes denne er like lett å svare på. Vi har fysi g erg sm eigne tjenester, men dei skal ikke lage IPLOS! Hvrdan kan vi då unngå dette i systemet når vi kvart år får mange avvik pga. dette. Elles gjør de andre tjenestemråder. IPLOS veldig gdt nå:) Håper dette er frståelig. 32 Hvrdan benytter kmmunene seg av g vedlikehlder IPLOS-dataene?