DEN 41. ORDINÆRE GENERALFORSAMLING

DEN 41. ORDINÆRE GENERALFORSAMLING 4. mai 2015, kl. 16.30 Tivoli, Det Akademiske Kvarter Alle frivillige i organisasjonen og alle semesterregistrerte studenter ved Studentsamskipnaden i Bergen er medlem av Kvarterets Generalforsamling. Generalforsamlingen er vedtaksdyktig når minst 100 medlemmer er tilstede. Medlemmene har eksklusiv møte-, forslags- og talerett ved oppmøte. Medlemmene får stemmerett ved individuelt oppmøte. Gyldig studentbevis eller internkort må fremvises ved oppmøte. Generalforsamlingen gjennomføres etter Kvarterets vedtekter, som ligger tilgjengelig på www.kvarteret.no/offentlig. Spørsmål angående Generalforsamlingen kan rettes til leder@kvarteret.no. Det blir matservering til alle oppmøtte. Side 1 av 12

1. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden. 2. VALG AV ORDSTYRER, REFERENT, BISITTER OG TELLEKORPS Generalforsamlingen velger Linnea Reitan Jensen som ordstyrer, Livar Bergheim som bisitter, Magnus Nygaard som referent og Rettsvesenet som tellekorps. 3. FORRETNINGSORDEN Generalforsamlingen benytter forretningsorden slik beskrevet i vedtektene 4. 4. VALG AV UNDERSKRIVERE AV PROTOKOLL Generalforsamlingen velger Khiem Tran, Rania Broud, Haakon Skjold og Maren Veila som underskrivere av protokoll. 5. ORIENTERING FRA DRIFTSORGANISASJONENE Side 5 Generalforsamlingen tar semesterrapporten fra driftsorganisasjonene, med unntak av Bergen Filmklubb og Bergen Realistforening, til orientering. 6. ORIENTERING FRA KONTROLLKOMITEEN Side 7 Generalforsamlingen tar Kontrollkomiteens semesterrapport til orientering. Side 2 av 12

7. ORIENTERING OM ØKONOMISK STATUS Skriftlig orientering er integrert i semesterrapporten til Kvarteret. Status vil også legges frem muntlig. Generalforsamlingen tar orienteringen om økonomisk status til orientering. 8. ORIENTERING FRA STYRET Side 7-11 Generalforsamlingen tar styrets semesterrapport for vår 2015 til orientering. 9. VEDTAK AV HANDLINGSPLAN Handlingsplan følger som vedlegg til sakspapirene. Generalforsamlingen vedtar styrets forslag til handlingsplan for høst 2015. 10. VEDTAK AV REVIDERT DRIFTSBUDSJETT FOR 2015 Revidert driftsbudsjett for 2015 følger som vedlegg til sakspapirene. Generalforsamlingen vedtar styrets forslag til revidert driftsbudsjett for 2015. 11. VEDTAK AV REVIDERT INVESTERINGSBUDSJETT FOR 2015 Revidert investeringsbudsjett for 2015 følger som vedlegg til sakspapirene. Generalforsamlingen vedtar styrets forslag til revidert investeringsbudsjett for 2015. 12. VEDTEKTSENDRINGER Det foreligger ingen forhåndsmeldte vedtektsendringer. Side 3 av 12

13. ANDRE FORHÅNDSMELDTE SAKER 13.1 OMKLASSIFISERING AV EGENKAPITAL Side 12. Generalforsamlingen vedtar at gjeldsforpliktelsen på NOK 3.346.642,- omklassifiseres til "egenkapital" i Studentkulturhuset i Bergen AS. 14. VALG Nye kandidater til ledige verv kan foreslås som benkeforslag fram til presentasjonene av kandidatene begynner. Alle medlemmer kan stille til valg til Kvarterstyret. Alle medlemmer kan stille til valg til Kontrollkomiteen. Alle medlemmer med minst to semestres erfaring fra styrer ved Kvarteret eller Kvarterets driftsorganisasjoner kan stille til valg til Valgkomiteen. Valg gjennomføres etter valgreglementet i vedtektene 3. 14.1 VALG AV LEDER FOR KVARTERSTYRET Leder for Kvarterstyret skal velges separat for ett år, jfr. Vedtektene 3-7 a. 14.2 VALG AV MEDLEMMER TIL KVARTERSTYRET Det skal velges 4 medlemmer til Kvarterstyret. Samtlige velges for ett år. Styret konstituerer seg etter vedtektene, men det er varslet utlysning av Økonomiansvarlig, Bookingansvarlig, Produksjonsansvarlig og PR- ansvarlig. 14.3 VALG AV MEDLEMMER TIL KONTROLLKOMITEEN Det skal velges 2 medlemmer til Kontrollkomiteen. Samtlige velges for ett år. 14.4 VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN Det skal velges 3 medlemmer til Valgkomiteen. Samtlige velges for ett semester. Side 4 av 12

5. ORIENTERING FRA DRIFTSORGANISASJONENE 5.1. AKTIVE STUDENTERS FORENING, VÅREN 2015 Skriftlig orientering er ikke sendt inn i tide. Det vil kun bli orientert muntlig. 5.2. STUDENTTEATERET IMMATURUS, VÅREN 2015 Skriftlig orientering er ikke sendt inn i tide. Det vil kun bli orientert muntlig. 5.3. STUDENTERSAMFUNNET I BERGEN, VÅREN 2015 Økonomi I løpet av semesteret har vår økonomiske situasjon stabilisert seg. Blant annet grunnet godt annonsesalg og at vi har fått Riksmålsforeningen tilbake som økonomisk støttespiller. PR Vi bygger sakte og sikkert opp en mer helhetlig og mindre rotete grafisk profil. Dette semesteret håper vi å supplere ny nettside til annet vi har re designet tidligere; programblad, plakater, banner og nye- roll ups. Vi har hatt en god del dekning i media, spesielt i forbindelse med Frank Aarebrot på NRK2. Vi har også hatt noe dekning av «Vestlandsdebattene». Samt saker i forbindelse med Black Power, KRF- debatt, Silent Disco samt åpningsmøte. Vi har også hatt en del saker i Studvest blant annet til A wastless life, Grungforelesning og Spillmusikk. Program En av våre store suksesshistorier på Kvarteret dette semesteret har vært Fank Aarebrot 200 år på 200 minutter, der køen gikk fra Teglverket og gjennom hele Stjernesalen. Ønsker NRK å gjøre dette, anbefaler vi vie helet huset til arrangementet. I og med at dette er god PR for begge aktører og en god mulighet for kulturstøtte. Vi har også avviklet samarbeid med NRK- Hordaland om «Vestlandsdebatten». Dessverre hadde ikke NRK mulighet til å videreføre dette samarbeidet til neste semestret, men begge parter er åpne for mulig samarbeid på senere tidspunkt. Selv om vi også har rom for smalere arrangementer, og ikke bare vurderer et arrangements suksess etter oppmøte vil jeg trekke frem noen av møtene vi har gjort det bra på nettopp dette punktet på Kvarteret. Russland evig autoritært?, A Wasteless life, Tapt historie og Branns kamp. Gode bookinger vi har hatt på Kvarteret dette semesteret er Vigdis Hjort, Knut Arild Hareide, Davy Wathne og Lars Svendsen. Vi har også hatt spennende utenlandske gjester som tidligere veileder for det britiske parlamentet i rus spørsmål, David Nutt, Zero Waste- blogger, Bea Johnson og Abdul Alkalimat ekspert på frigjøringsbevegelsen i USA. Jubileumsuka I forkant av jubileumsuka ble vi enige om at Kvarteret skulle ta det overordnende ansvaret for PR. Vi ble også bedt om mange arbeidstimer fra organisasjonen. I ettertid mener vi at booking og sviktende PR- innsats ikke Side 5 av 12

kunne forsvare antallet arbeidstimer. Etterhvert som uka nærmet seg måtte vi ta et skippertak for å få publikum til møtene våre, som krever ekstra fra organisasjonen. Vi opplevde også at flere av våre medlemmer møtte unødvendig opp på vakter. Samtidig opplevde vi jubileet som positivt for huset som helhet, og et godt samlingspunkt for våre medlemmer. Kurs Vi sliter fortsatt med at informasjon om kurs til tider kommer kort tid før kurset. Vi savner også en oversikt over hvilke kurs som er obligatoriske og hvilke kurs som overlapper. Det blir jevnlig rapportert om lange og til tider overlappene kurs fra våre medlemmer. Vi sliter med å motivere medlemmene til å gå på disse kursene når vi ikke helt vet hva de går til, om de har fått informasjonen før og hvor lenge det vil vare. Samarbeid med Kvarteret Dette semesteret har vi hatt stort fokus på samarbeidet med Kvarteret, vi har blant annet lagt det inn i styrets handlingsplan. Vi har innført bedre rutiner for rapportering til dorge- og produksjonsmøter som vi tror gir begge parter bedre innsikt i hvordan samarbeidet fungerer i praksis. Uheldigvis har ikke samarbeidet gått fullstendig knirkefritt. Begge parter bryter avtalen fra tid til annen, og det er nok svært vanskelig (kanskje umulig) å bli fullstendig kvitt. Men vi mener at utøvelsen av dorge- avtalen til tider slår skeiv ut for oss. Spesielt ved at Kvarteret har mulighet til å nekte oss lyd og lys ved manglende rider, men vi ikke har mulighet til å reagere på tilsvarende måte hvis rigger fra Kvarteret mangler. Jeg kan ikke se for meg enn bedre løsning formelt sett enn den vi har gjennom dorge- avtalen som vil løse dette problemet. Heller tror jeg godvilje og forståelse fra begge parter er det vi må satse på fremover. Vi har forståelse for at kraft- etaten har mye å gjøre, og alt i alt er tonen god mellom riggere og Kvarterets frivillige og ansatte. Vi opplever mye godvilje og hjelp i forbindelse med NRK- samarbeid spesielt og andre arrangementer generelt. Besøkstall Besøkstallene ser gode ut. Per 25.3 lå vi totalt på 4586 innom dørene våre (det inkluderer alle lokaler). Vi pleier å ligge på mellom 10.000 12.000, og vi ligger fint an til å nå dette. Thea Marie Valler Leder, Studentersamfunnet i Bergen 5.4. BERGEN REALISTFORENING, VÅREN 2015 Skriftlig orientering er ikke sendt inn i tide. Det vil kun bli orientert muntlig. 5.5. BERGEN FILMKLUBB, VÅREN 2015 Skriftlig orientering er ikke sendt inn i tide. Det vil kun bli orientert muntlig. Side 6 av 12

6. ORIENTERING FRA KONTROLLKOMITEEN Det har vært et nokså rolig semester for Kontrollkomiteen. Arbeidsoppgaver er blitt greit fordelt mellom medlemmene. Vi har stilt på alle Kvarterstyremøtene og Ledergruppemøtene, og behandlet saker relatert til oss. 8. ORIENTERING FRA STYRET Semesterrapporten tar utgangspunkt i handlingsplanen for våren 2015 fastsatt på Generalforsamling høsten 2014. Rapporten skal gi en oversikt over organisasjonens aktivitet og måloppnåelse i semesteret som har vært. Semesterrapporten skal også omtale styrets overordnede arbeid til orientering for Generalforsamlingen. 1. ØKONOMI, SPONSOR OG INVESTERINGER Det Akademiske Kvarter sin økonomiske situasjon ansees som solid. Vi opplever fremdeles positive økninger i salgs- og besøkstall. Årsregnskapet for 2014 er ferdigstilt og revisor har godkjent dette. Årsregnskapet viser et samlet overskudd på 249.284 kr før skatt. Dette er noe lavere enn 2013, grunnen til dette er at aktivitetsnivået har økt på kostnadssiden. Det er igangsatt tiltak for å helhetlig forsikre om at kostnadsnivået ikke blir for høyt i 2015. I budsjettet for 2015 ble det som nevnt i paragrafen over lagt fokus på å forsikre om at kostnadsnivået ikke blir for høyt. Dette har vært et fokus så langt inn i 2015. Forøvrig er dette noe som har blitt vanskeligere å gjennomføre enn antatt, mye på grunn av 20- års jubileet. Kostnadsnivået sett utenom jubileet er som ønskelig, men på grunn av en lavere aktivitet enn antatt under uken har samlet resultat hittil i år vært svakere enn ønsket. Kvarteret har et resultat på - 50.219,- per 1. april 2015. Dette er mot et antatt overskudd på 132.000,- i budsjettet. Dette skyldes hovedsakelig, som tidligere skrevet, en jubileumsuke som ikke har stått til de økonomiske forventningene. Gitt at støtten man har søkt blir innvilget, vil ikke samlet resultat være like kritisk som hvis ikke, men dette er noe vi fremdeles avventer svar på. Balansen har sett endringer i form av at større deler av kontantbeholdningen er flyttet over til fondet Skagen Avkastning, i tråd med vedtaket om kapitalforvaltning. Utover dette er balansen solid og SKiBAS har god likviditet. Arbeidet med Jubileumskomiteen har blitt fulgt opp av Kvarterstyret, og selve markeringen var som ønskelig. Kostnadsnivået har vært høyere enn antatt fordi budsjettene var mangelfullt. Det ble i tiden opp mot uken konkludert med at en rekke utstyr måtte bli kjøpt eller leid for å kunne gjennomføre uken tilfredsstillende. Investeringsrammene satt av Generalforsamlingen har blitt overskridet med 94 854 kr. Rammene tilsier at man skal bruke inntil 500.000,- til investeringer i året. For 2015 er disse rammene ikke blitt holdt fra Kvarteret sin side. Dette vil si at Kvarteret har investert for mer enn 500.000,-, dette skyldes støtte vi har blitt tildelt fra UiB til å oppgradere lysparken. Tilsammen var dette en investering på 509 854 kr, vi har selv bare betalt 109 854,- for dette. Det er kommet forslag til endringer i det reviderte investeringsbudsjettet, disse er innvilget, men penger har blitt flyttet fra andre planlagte investeringer slik at rammene fremdeles holdes. De fleste investeringene som ble godkjent for 2015 er allerede gjennomført. I handlingsplanen kommer det frem at Kvarteret skal utarbeide en sponsorplan og at det minst skal være inngått to sponsoravtaler i løpet av året. I retrospekt har dette vært til dels overambisiøst da størrelsen av sponsoravtalene man ønsker å inngå krever en lengre periode med kommunikasjon med ønskede partnere. Samtidig har dette vist seg å være vanskelig grunnet hvordan markedet er for øyeblikket. Side 7 av 12

Kvarteret har som mål å øke kontantbeholdningen sin igjennom å forbedre resultatet sitt. Dette er fordi man skal kunne investere penger hvert år i driften. Selv om ordinært resultat før skatt ikke var like høyt som man ønsket i 2014 tilrettelegger det for at kontantbeholdningen økes. I 2015 ønsker man å fortsette denne trenden, og med jubileumsuken tatt til betraktning er det gjort nødvendige endringer i det reviderte budsjettet for å forsikre om at kontantbeholdningen økes tilrettelagt for investeringsrammene. Kvarteret har hatt som mål å bli mer miljøvennlig gjennom reduksjon i bruken av plastglass, kopimaskinen og tørkepapir. Det er blitt økt fokus på dette og man begynner å se noen resultater. Muligheten for elektriske håndtørkere undersøkes også, og det arbeides med gode økonomiske og hygieniske løsninger. Kvarteret skal utarbeide en sponsorplan og i løpet av våren inngå minst to sponsoravtaler. Disse skal komme Kvarteret til gode gjennom økonomisk og/eller materiell støtte. Det arbeides med, men er ikke kommet så langt som handlingsplanen ønsker. Kvarteret skal følge opp arbeidet til jubileumskomiteen. Særlig viktig er omfanget av markeringen og budsjett for denne. Arbeidet er gjennomført. Kvarteret skal utarbeide en strategi for økning av kontantbeholdningen for å forbedre resultatet. Det er gjennomført i form av budsjettet for 2015 og det reviderte budsjettet for 2015 Kvarteret skal bli mer miljøvennlig gjennom reduksjon i bruk av plastglass, kopimaskin og tørkepapir. Det er blitt økt fokus på dette. 2. GJESTEHÅNDTERING, BAR- OG RESTAURANTDRIFT Kvarteret har i dag tre faste og fungerende skjenkepunkter. Utviklingen av Halvtimen har vært vanskelig da de har strevet med rekrutteringen. Halvtimen må derfor følges tettere opp med tanke på rekruttering og konseptutvikling neste semester. I tilegg må det arbeides fram en god løsning for bruk av Storelogen samtidig som det er kategori 3- skjenking i Halvtimen. Oppussingen av Grøndahls er påbegynt. Videre må Produksjonsavdelingen følges opp også i det kommende semesteret. Gjestehåndtering har ikke fått det fokuset det fortjener i vår. Dette må forbedres til høsten. Det har blitt eksperimentert med å ha DJ i Grøndahls og Halvtimen blant annet i jubileumsuken, men Skjenkegruppen mener dette bør unngås med tanke på skjenkepunktets profil. Det er også et ønske om å flytte det faste DJ- konseptet bort fra Stjernesalen, av samme grunn. Kvarteret skal sørge for at alle aspekter ved oppussingen av Grøndahls planlegges. Dersom budsjettrammene tillater det skal oppussingen settes i gang så snart som mulig. Oppussingen av barområdet er ferdigstilt og prosessen med resten av rommet er i gang. Produksjonsavdelingen må fortsatt følges tett opp, og Kvarteret skal sørge for at de får gode rutiner og autonomi. Produksjonsavdelingen vil ha behov for mer rekruttering til høsten 2015, da de får flere arbeidsoppgaver. Det vil fortsatt være behov for tett oppfølging fra produksjonsansvarlig. Gjestehåndteringskurs skal fortsatt avholdes, og bør kontinuerlig forbedres gjennom tilbakemeldinger fra deltakere og vurdering av kursets innhold og omfang: Dette har ikke blitt gjennomført da det tok lang tid før Personalgruppen fikk erstattet Kurs- og kompetanseansvarlig. All informasjon om tilgjengelige og nødvendige kurs for å arbeide i forskjellige roller må være bedre tilgjengelig, og Kvarteret skal sørge for at flere personer fra Kvarteret og driftsorganisasjonene kan avholde nødvendige kurs. Oversikt over godkjente kursdeltagere må være godt tilgjengelig for alle: Dette punktet har også vært litt preget av at Personalgruppen har manglet Kurs- og kompetanseansvarlig. Men jevnt over har det vært mye kursing innad i arbeidsgruppene, og særlig Vaktetaten har gjort veldig mye. Det har vært fokus på at det skal være nok kursing av de i interne i Driftsorganiasjonene. Oversikten over kursdeltagere er påbegynt. Side 8 av 12

3. REKRUTTERING OG MEDLEMSPLEIE Etter sterk rekruttering høsten 2014 har fokuset denne våren vært på medlemspleie og forhindret frafall. Det har vært et stort fokus på nye typer felles sosiale arrangementer, og suksesskonsepter som Megamandag er videreført fra forrige semester. Det har vært spesielt fokus på rekruttering til gruppene som slet med medlemstall før jul, og Sjenkegruppen og kokkene har brukt eget rekrutteringsmateriell for å nå ut til potensielle nye frivillige. Dette har fungert godt, og disse gruppene har nå komfortable medlemstall. Kvarteret skal bruke rekrutteringsstrategi fra høsten 2013, samt blifrivillig.no, som utgangspunkt for videre arbeid med rekruttering, og forbedre disse kontinuerlig: Rekrutteringsstrategien er fulgt gjennom semesteret, og evalueringsmøte for rekruttering blir avholdt 27/4. Kvarteret skal sørge for at personaldatabasen er funksjonell og brukervennlig for alle brukere: Dagens personaldatabase er funksjonell, men noe mangelfull. Arbeidet med nytt personalsystem er startet på nytt, og prosjekteringsarbeidet er kommet godt i gang. Det skal jobbes for å få minst 2 samarbeidsavtaler med bedrifter som kan gi fordeler og/eller goder for de frivillige ved Kvarteret: Det har ikke blitt inngått nye samarbeidsavtaler med bedrifter utenom den eksisterende avtalen med Godt Brød. Det skal arrangeres medarbeidersamtaler for alle de frivillige i organisasjonen for å forbedre det interne miljøet. I arbeidsgruppene skal medlemmene av arbeidsgruppestyrene ha medarbeidersamtaler med sine frivillige, og eventuelle forbedringsområder som dukker opp må videreformidles til Kvarterstyret: Flere arbeidsgrupper har gjennomført medarbeidersamtaler, både på styre- og gruppenivå, men dette er ikke implementert i organisasjonen som helhet. 4. KULTUR OG ARRANGØRER Antallet arrangører har økt markant fra år til år siden gjenåpningen i 2010. Vi nærmer oss et metningspunkt for utlån og utleie. Det må likevel jobbes regelmessig for å hente inn flere eksterne arrangører, som studentorganisasjoner, linjeforeninger o.l. Spesielt gjelder dette bruk av Storelogen i helgene når det ikke er Helhus. Helhusene våren 2015 har opplevd gode besøkstall, og må fortsatt være et fokusområde, og det er viktig med god dialog mellom Kvarteret, driftsorganisasjonene og andre eventuelle arrangører. Kvarteret skal jobbe for at det i helgene er flere arrangement, spesielt når det ikke er Helhus. For å oppnå dette skal Kvarteret selv hente inn eksterne arrangører. Dette vil være et av ansvarsområdene til Produksjonsavdelingen: Produksjonsavdelingen har ikke hatt kapasitet pr. våren 2014 til å hente inn eksterne arrangører. Mange arrangører har derimot kontaktet kvarteret på eget initiativ, og det har bl.a. blitt arrangert Helhus i regi av Studentparlamentet ved UiB. Med arrangementer som Arcus lansering for utelivsbransjen og gode samarbeid med NRK (gjennom Studentersamfunnet) er Kvarteret i ferd med å etablere seg som en seriøs aktør som er attraktiv også utenfor studentkulturen. Kvarteret skal med en gang fadderstyrene ved studieinstitusjonene og fakultetene er opprettet, ta kontakt og påbegynne arbeidet med Fadderuken 2015. Produksjonsansvarlig har ansvar for dette: Dette er gjort, og fadderuken er pr.april 2015 tilnærmet fullbooket av diverse fadderstyrer. Det jobbes med å få på plass alle kontrakter før mai. Kvarteret skal gjennom jevnlige møter med Helhus- arrangører sørge for at alle Helhusene er innholdsmessig og gjennomføringsmessig gode. Målet er at det skal være minst to delarrangører per Helhus, og at omsetningen alltid overstiger 100 000 kr disse lørdagene. Pga. varierende kapasitet blant helhus- arrangørene har dette vært vanskelig å gjennomføre. Helhus blir tatt opp på alle relevante produksjonsmøter, men i noen tilfeller er ikke dette nok. Arrangering av Helhus blir prioritert i varierende grad blant arrangørene, og dette er ikke noe som nødvendigvis endres av å avholde møter. Side 9 av 12

Kvarteret skal utarbeide tre nye konsepter. Ett av disse skal være tilknyttet Halvtimen. De eksisterende konseptene skal forbedres og videreutvikles. Produksjonsavdelingen har ansvaret for dette: dette har ikke blitt gjort våren 2015, da Produksjonsavdelingen (PA) har hatt fokus på å bygge opp gruppen, utføre forefallende oppgaver og rekruttere medlemmer. PA har riktignok en konseptgruppe, disse har vurdert at konsepter i Halvtimen er lite hensiktsmessig. De ønsker heller å videreutvikle Halvtimen som helhet, uavhengig av konsepter. Det er et ønske om å avslutte stjernegulv som konsept i stjernesalen, og innføre klubb i Tivoli som et fast konsept. Quiz hver tirsdag er er stor suksess, og stjernesalen fylles tidlig på kvelden av folk som ønsker å sikre seg plass. Til høsten 2015 har PA fått tildelt ansvar for prosjekt som oktoberfest, studentkampen og fadderuken. 5. PROMOTERING OG IDENTITET Dette semesteret har det vært økt fokus på samarbeid med forskjellige aviser rundt på forskjellige skoler i Bergen. Det har blitt opparbeidet et godt samarbeid med blant annet Slippen på BI, MatNatPrat og det nyoppstartede feature- magasinet STOFF. Dette er noe som må videreformidles til neste semester. På denne måten vil vi sørge for bedre informasjonsflyt til gjester og på denne måten møter vi studentene der de er. Vi har fortsatt en lang vei igjen å gå før vi når ut til alle studentene i Bergen, og arbeidet med å gå til innkjøp av infoskjermer har ikke blitt påstartet, men videreføres til neste semester. Dette semesteret har PR- etaten gått gjennom en omstrukturering hvor vi har hatt fokus på et økt sosialt samhold og tilhørighet til gruppen. Dette førte til at det ved forrige PR- ting ble bestemt at delgruppene, som grafisk-, presse-, foto- og markedsgruppen, ikke lenger skulle eksistere og at det heller ikke skulle være ledere for hver av disse gruppene. PR- etaten fikk nå to kreative ledere som var ansvarlig for å delegere de oppdragene som skulle gjøres. Svakheten her har vært at kompetansen innenfor foto og markedsføring forsvant, men innenfor grafisk og tekstproduksjon har det fungert fint. Det må i løpet av inneværende semesteret skrives en evaluering av denne omstruktureringen for å finne ut hva som har fungert og hvilke svakheter en slik omstrukturering har medført, slik at endringer kan gjøres og være klar til neste semester. Gjennom hele våren har vi hatt mangel på grafikere, ellers har medlemstallet vært noelunde stabilt. Programheftet må videreføres til neste semester, forbedres og distribueres på en bedre måte. Dette gjelder også distribusjon av annet promoteringsmateriell som plakater og flyers. Det økte fokuset på sosiale medier de siste semsterne har gitt stor avkastning, men har ikke så stor sammenlignet med øvrig promotering. Dette semesteret har arbeidet om ny Helhus- profil blitt påstartet, slik at man kan starte neste semester med felles promotering av alle Helhusene. Når det gjelder infoskjermene på Kvarteret har KITT fikset ny programvare på datamaskinene som styrer skjermene og har byttet om på nettverkskablene for å komme på riktig nettverk. Arbeidet om å oppdatere siden er påbegynt. Kvarteret skal sørge for at en ny nettside er ferdigstilt til 20- årsjubileet: dette har ikke skjedd grunnet frafall i KITT- gruppen. Arbeidet pågår fortsatt, og sammen med Kvarterstyret har det blitt utarbeidet visse krav som er ønskelig å ha på en kommende hjemmeside, som større fokus på kalender og eventer dag for dag. Det nye rombookingssystemet må synkroniseres med våre egne informasjonskanaler slik at alle bookinger automatisk blir lagt inn i kalenderen vår: dette har ikke skjedd grunnet manglende kompetanse. Dette arbeidet har blitt påstartet nå når kompetansen er tilstede i gruppen. Kvarteret skal utarbeide en medie- og kommunikasjonsplan som skal sørge for at Kvarteret og arrangementene her blir godt eksponert i media. Målet er å øke media sin dekning av aktiviteten på Kvarteret: Arbeidet med å utarbeide en medie- og kommunikasjonsplan har blitt påstartet dette semesteret, og tar til sikte på å være klar til semesterstart. Kvarteret skal sørge for sterk tilstedeværelse på alle studieinstitusjoner og fakulteter. Utover normalt promomateriell, skal Kvarteret ha egne infoskjermer som viser aktuelt og framtidig program på alle Side 10 av 12

studieinstitusjoner og fakulteter: dette har skjedd i større grad enn forrige semester. Vi har i løpet av semesteret utarbeidet et godt samarbeid sammen med forskjellige studentaviser som MatNatPrat, Slippen på BI og med det nye magasinet STOFF, noe som gjør at Kvarteret i større grad vært representert på fakulteter rundt omkring i Bergen. Etterhvert som dette samarbeidet bedres utover neste semester vil det være mulig å utarbeide en helhetlig kommunikasjonsplan i forhold til disse, og andre studentmedier. Arbeidet med infoskjermer på alle fakultet har ikke blitt påstartet, men er absolutt et prosjekt som burde videreføres til høsten. 6. LEDELSE OG ORGANISASJON Styreseminar ble avholdt, og var en sosial suksess for de fremmøtte. Kjærlighet ble jevnt fordelt (ved bruk av norsk modell for kjønnskvotering, justert for konsumprisindeks og arbeidsledighetsfaktor) på seminarets deltagere, men på en annen side gjenstår det faglige aspektet som en utfordring. Dette burde Kvarterstyret arbeide nærmere med sammen med Personalgruppen, ikke bare for å øke oppslutningen rundt seminaret, men også tilby et aktuelt og engasjerende faglig program. På kursfronten har det vært avholdt interne kurs, og vi har mottatt invitasjoner til kurs både fra Brak og Kulturstyret. Ikke alle disse er relevante for samtlige frivillige, men kursene treffer godt både KØR og PR- gruppen. Deltakelsen på disse kursene har derimot vært svak fra Kvarterets side, og skyldes en blanding av dårlig informasjon om kurstilbudet og lite engasjement fra gruppene. Her er det stort forbedringspotensiale på alle fronter, og særlig når det gjelder å få til et bredt og helhetlig kurstilbud som kan komme alle medlemmer til gode. Tilbakemeldinger styret har fått gjennom semesteret antyder at enkeltkurs for alle frivillige kan være lite relevant, men løsningen for en kursdag/helg kan være å avholde flere kurs innenfor spesifikke tema parallelt. Dette bør arbeides videre med, spesielt i samarbeid med Personalgruppen. Ledergruppen (LG) har siden etableringen høsten 2014 hatt bi- ukentlige møter som har bidratt til enklere, mer jevnlig og mer konstruktiv dialog mellom arbeidsgruppene og Kvarterstyret. Hensikten med å utvide beslutningssfæren Kvarterstyret handler innenfor er dermed godt ivaretatt, og LG- møtene har også erstattet GLEM på godt vis. Våren 2015 var også gjenstand for Kvarterets 20- årsjubileum, som fortjener noe omtale utover det økonomiske. Feiringen anses av de fleste for å være en sosial suksess som knyttet bånd mellom generasjoner av Kvarteret- frivillige og mellom Kvarteret og driftsorganisasjonene som bidro med stor innsats underveis. Alle som bidro gjennom uken, og før uken, har gjort en formidabel jobb med å avvikle hele uken og styret er utrolig takknemlig for innsatsen. Spesielt blant driftsorganisasjonene fortjener Studentersamfunnet stor heder for arbeidsinnsatsen de la ned i uken. Jubileet har gitt oss mange viktige erfaringer som tas med videre, og det har klart vært et høyt ambisjonsnivå involvert i prosessen. Ikke alt har blitt gjennomført som planlagt, og det har vært mange utfordringer underveis, men forhåpentligvis kan man enes om at feiringen ikke har vært forgjeves. Vi kan bare se fram til neste jubileum. Det skal arrangeres seminar for samtlige styremedlemmer over en helg med det formål å bedre samarbeid og samhold på tvers av organisasjonen: Dette har skjedd, og bør videreutvikles videre for å skape større oppslutning og mer relevant faglig innhold. Kvarteret skal i større grad fokusere på kurs og kompetanseheving for de frivillige. Det skal være et bedre kurstilbud for de frivillige enn idag. Kvarteret skal arrangere en kurshelg i samarbeid med f.eks. NKA, Kulturstyret og Brak for de frivillige og driftsorganisasjonene: Dette skjer, i den grad det eksisterer et kurstilbud utenfor Kvarteret, men det gjenstår forbedring rundt deltagelse og informasjon. Side 11 av 12

13.1 OMKLASSIFISERING AV EGENKAPITAL Tidligere er det i regnskapet oppstilt en gjeldsforpliktelse for Studentkulturhuset i Bergen AS til Det Akademiske Kvarter, på NOK 3.346.642,-. Dette beror på en inkurie. Det Akademiske Kvarter utgjør samme rettssubjekt som Studentkulturhuset i Bergen. Gjeldsforpliktelsen er dermed oppstilt i strid med realitetene, ettersom Studentkulturhuset i Bergen og Det Akademiske Kvarter utgjør samme rettssubjekt. I tråd med realitetene bør følgelig gjeldsforpliktelsen på NOK 3.346.642,- omklassifisert til "egenkapital" i Studentkulturhuset i Bergen. Dette vil samtidig annullere vedtaket om ettergivelse av lån gjort på den 40. Ordinære Generalforsamling. Side 12 av 12