VEDTEKTER ved Studentsamfunnet på Rena

Transkript

1 VEDTEKTER ved Studentsamfunnet på Rena 1 Navn Organisasjonens offisielle navn er Studentsamfunnet på Rena 2 Formål Ivareta og fremme de kulturelle, idrettslige og sosiale aktiviteter i studentmiljøet på en best mulig måte. Alt arbeid som gjøres I Studentsamfunnets regi er frivillig og skal utføres uten vederlag. 3 Medlemskap og medlemsrett 3.1 Alle studenter ved HH avd. Rena og Evenstad har full medlemsrett i Studentsamfunnet på Rena. 3.2 Støttemedlemskap kan bli gitt til alle som betaler den til enhver tid gjeldende kontingenten. Støttemedlemmer har de samme rettigheter som ordinære medlemmer men har ikke mulighet til å stille til valg på verv i Studentsamfunnet og innvilges ikke stemmerett på Generalforsamling. 3.3 Støttemedlemskap i RSI kan innvilges til alle som betaler den til enhver tid gjeldende kontingenten. Leder kan nekte enkeltpersoner å melde seg inn om han/hun kan forsvare det. 3.4 Kontingent, jf. 3.1, 3.2, Medlemskap i Studentsamfunnet og RSI Kr Medl. i Studentsamfunnet og RSI for studenter ved Evenstad Kr Støttemedlemskap Studentsamfunnet og RSI Kr Medlemmer av Studentsamfunnet som sprer religiøst, ideologisk eller rasistisk materiale i Studentsamfunnet blir ekskludert/har ikke rett til medlemskap. 3.7 Medlemmer ved andre Studentsamfunn i Norge har tilgang til våre arrangementer med samme vilkår som våre egne medlemmer. På arrangement med skjenking må dette skje i henhold til skjenkebevillingen.

2 3.8 Studenter eller andre som ikke er medlem i et Studentsamfunn har tilgang til enkelte arrangementer. Medlemmer kan prioriteres og priser kan differensieres. 3.9 Eksisterende medlem som utestenges etter utvisningsreglementet tas inn igjen når straffen er utløpt, såfremt spesielle forhold ikke tilsier at vedkommende ekskluderes Ved eksklusjon har de enkelte hovedgrupper ansvaret for å følge de instrukser og retningslinjer som blir vedtatt av Samfunnsstyret. Ved klager eller tvilstilfelle fungerer KKU som avgjørende instans, og KKU sine vedtak er endelig. 4 Organisasjonsstruktur 4.1 Generalforsamlingen (GF) er Studentsamfunnet på Rena sitt høyeste besluttende organ. Mellom hver GF er Samfunnsstyret høyeste besluttende organ. Bortsett fra i klagesaker hvor klagenemnda har endelig vedtaksrett. 4.2 Samfunnsstyret velges av GF og er ansvarlig for Studentsamfunnets daglige drift i samsvar med vedtekter, instrukser, arbeidsprogram, budsjett og enkelte saker vedtatt av GF. 4.3 Kontroll- og konstitusjonsutvalget består av 2 personer og skal påse at Studentsamfunnet på Rena drives i samsvar med vedtekter og andre vedtak gjort av GF. 4.4 GF velger Klagenemnda bestående av 3 personer, hvorav den ene skal være ekstern verken student eller medlem av Studentsamfunnet. 4.5 GF velger 2 representanter til kontroll- og konstitusjonsutvalget, valgene skal skje ved behov slik at det til enhver tid sitter to personer i utvalget 4.6 Studentsamfunnet er delt inn i fire hovedgrupper. Disse består av Drift, RSI, Kultur og UKA. Hver hovedgruppe er delt inn i undergrupper. Utfyllende regler gis i instruks for hver enkelt hovedgruppe. 4.7 Hovedgruppelederne inngår som del av Samfunnsstyret. Samfunnsstyrets leder har ansvaret for innkalling til Samfunnsstyremøte. Styremedlemmene i Samfunnsstyret kan innkalle til Samfunnsstyremøte når de finner det nødvendig.

3 4.8 Hovedgrupper og undergrupper er tilknyttet Samfunnet både økonomisk og organisatorisk. De er underlagt Samfunnsstyret og er bundet av Samfunnets vedtekter. 4.9 Alle møter i Samfunnsstyret, hovedgrupper og Samfunnet generelt, er åpne for alle medlemmer. Møter kan lukkes i enkeltsaker. Inviterte personer kan bli bedt om å uttale seg i enkeltsaker Styret for Studentrådet på Rena kan møte med en representant på Samfunnsstyremøter med forslag og talerett. 5 Generalforsamling (GF) 5.1 Ordinær GF avholdes minimum 3 ganger pr år. 2 GF på høstsemesteret, henholdsvis 6 og 12 uker etter semesterstart, og 1 GF på vårsemesteret, senest 6 uker etter semesterstart. 5.2 Innkallingen skal være kjent tre uker før GF. Saker skal være styret i hende innen 10 dager før GF. Saksliste og saksdokumenter legges frem 7 dager før GF. 5.3 Alle medlemmer av Studentsamfunnet har møterett og stemmerett. Støttemedlemmer og ikke- studenter har ikke stemmerett, men møterett. 5.4 GF er vedtaksdyktig ved 1/20 dels oppmøte av antall medlemmer på daværende tidspunkt. 5.5 Dagsorden skal inneholde: GF senest 6 uker etter høstsemesterets oppstart (GF 1): 10. Konstituering av GF 11. Godkjenning av innkalling og saksliste 12. Godkjenning av økonomirutiner 13. Godkjenning av halvårsplan 14. Godkjenning av handlingsplan 15. Rapport fra samtlige Samfunnsstyremedlemmene 16. Rapport fra KKU 17. Innkommende saker 18. Valg til ledige verv GF senest 12 uker etter høstsemesterets oppstart (GF 2): 10. Konstituering av GF

4 11. Godkjenning av innkalling og saksliste 12. Godkjenning av budsjett 13. Regnskap UKA 14. Rapport fra leder prosjektleder oppussing Biblioteket 15. Rapport fra KKU 16. Innkommende saker 17. Valg av revisor 18. Valg av økonomiansvarlig 19. Valg av prosjektleder for oppussing Biblioteket GF senest 6 uker etter vårsemesterets oppstart (GF 3): 1. Konstituering av GF 2. Godkjenning av innkalling og saksliste 3. Godkjenning av årsmelding 4. Godkjenning av revidert regnskap 5. Godkjenning av økonomirutiner 6. Godkjenning av handlingsplan og halvårsplan 7. Rapport fra hvert enkelt Samfunnsstyremedlem 8. Rapport fra KKU 9. Fastsetting av kontingent 10. Innkommende saker 11. Valg av ledige verv 5.6 Salg av fast eiendom og nedleggelse av Samfunnet kan kun skje ved 2/3 flertall med minimum ¼ av medlemmene til stede. Vedtaket må skje på to følgende ordinære generalforsamlinger. Ved nedleggelse av Studentsamfunnet på Rena tilfaller alle eiendeler StorHk campus Rena. 5.7 Ekstraordinær GF skal avholdes hvis 1/19 av medlemmene, Samfunnsstyret eller KKU krever det. Denne skal avholdes i henhold til vedtekter, med unntak av Ved valg av kandidater til verv, er valget avgjort ved simpelt flertall 5.9 Alle undergrupper av Studentsamfunnet må være representert på alle Generalforsamlinger GF 6 Samfunnsstyret 6.1 Styret er ansvarlig for at Samfunnets daglige drift er i samsvar med vedtektene, instrukser, arbeidsprogram, budsjett og andre vedtak gjort av GF.

5 6.2 Styret velges av GF. Alle vanlige medlemmer av Studentsamfunnet før valget, kan stille til valg. Begge kjønn bør være representert. 6.3 Styret skal bestå av: leder, nestleder, økonomiansvarlig og informasjonsansvarlig i tillegg til de 4 hovedgruppelederne. 6.4 Ved fratredelse fra verv i Samfunnsstyret, kan Samfunnsstyret finne erstatning ved valg eller annen egnet måte. 6.5 Til møter i Samfunnsstyret der vedtak fattes, skal innkalling og saksliste offentliggjøres senest 2 dager før møtet. Referater må være ute senest fem dager etter møtet. 6.6 Med mindre enn 2/3 oppmøte på Samfunnsstyremøter er ikke styret vedtaksdyktige. Vedtakssaker blir utsatt til neste møte. Dette kan imidlertid overprøves dersom det gjelder hastesaker. Ellers kan det innkalles til ekstraordinært Samfunnsstyremøte jf Avtroppende ledere skal overlappe påtroppende ledere I en tidsperiode på én måned. Etter denne perioden bør den avtroppende leder være tilgjengelig for spørsmål. 6.8 På samfunnsstyrets møter har styret delegatstatus og øvrige medlemmer har observatørstatus. Samfunnsstyret kan lukke møtet i enkeltsaker. 6.9 Alle verv i Studentsamfunnet på Rena vil bli stilt til valg etter et styremedlem har gjennomført 1 år i vervet Medlemmer i Studentsamfunnsstyret er fritatt fra å betale medlemskap i Studentsamfunnet og RSI. Med Samfunnsstyret menes de som har møteplikt i Studentsamfunnsstyremøter samt KKU og drift. De samfunnsstyremedlemmer som eventuelt har betalt årets kontingent får refundert kontingenten etter å ha sittet i Studentsamfunnsstyret minst ett skolesemester 6.11 Medlemmer av samfunnsstyret har taushetsplikt når det kommer til diskusjoner, reaksjoner rundt votering, straffesaker og lignende, som ikke er nevnt i påfølgende møtereferat. 7 Kontroll- og konstitusjonsutvalget (KKU) 7.1

6 Medlemmene av KKU skal være ordinære medlemmer av Studentsamfunnet på Rena 7.2 GF velger KKU med funksjonstid på 1 år. KKU skal ha 2 medlemmer. Dets medlemmer bør ikke ha andre tillitsverv i Studentsamfunnet på Rena. 7.3 KKU skal ha jevnlige møter. Det skal legges frem rapport på hver GF. 7.4 KKU bør være representert på alle møter i Studentsamfunnets regi. 7.5 KKU skal: 4. Ha oppsyn med at Studentsamfunnet på Rena drives i henhold med vedtekter og i samsvar med vedtak gjort av GF og Samfunnsstyret 5. Ha oppsyn med at de økonomiske disposisjoner er i samsvar med vedtak gjort av GF og Samfunnsstyret 6. Fungere som klagenemd sammen med en ekstern representant 7. Ha ansvaret for valg til ledige verv i samfunnsstyret. 7.6 Ved oppdagelse av brudd på vedtektene eller andre kritikkverdige forhold i Samfunnet, skal KKU umiddelbart ta dette opp muntlig eller skriftlig med Samfunnsstyret. Hvis samfunnsstyret ikke følger opp kan KKU oppheve disse bruddene på vedtektene eller andre kritikkverdige forhold. 7.7 KKU representantene har rett til å stille spørsmål men har ikke tale/forslags/stemmerett på lik linje som Samfunnsstyremedlemmene på Samfunnsstyremøter. De kan bli bedt om å uttale seg i enkeltsaker 8 Grupper og aktiviteter 8.1 Hovedgruppene og undergruppene skal bestå av medlemmer av Studentsamfunnet på Rena. 8.2 Hovedgruppene og undergruppene kan vedta sine egne instrukser, dersom disse ikke strider mot Samfunnets egne vedtekter. 8.3 Hovedgruppene kan starte nye undergrupper etter behov eller ønske fra medlemmene. Minst antall medlemmer i undergruppe er 5 personer. 8.4

7 Sammenslåing eller nedlegging av undergrupper vedtas av Samfunnsstyret eller etter forslag fra hovedgruppestyrene. 8.5 Alt materiell og aktiva som hovedgruppene disponerer, er Studentsamfunnet på Rena sin eiendom. 8.6 Under studentuka disponerer UKA i samråd med Samfunnsstyret, alle eiendeler og ressurser som Studentsamfunnet på Rena har. 8.7 Driftsstyret skal bestå av leder, nestleder, booking, leder teknisk, økonomi, pubsjef, prosjektgruppeleder og leder kultur. Disse skal jobbe i samarbeid med studentsamfunnsstyret for å sammen skape et godt studentmiljø. 8.8 RSI-styret og Kulturstyret skal bestå av leder og nestleder/økonomiansvarlig. Disse er pliktig til å rapportere til studentsamfunnsstyret om sine virksomheter. 9 Økonomi 9.1 Samfunnsstyret har den øverste økonomiske myndighet mellom GF. 9.2 Hovedgruppene kan tildeles økonomisk støtte over Samfunnets budsjett etter å ha fremlagt regnskap, budsjett og oversikt over undergrupper og eiendeler. Dette bør gjøres senest innen 9 uker etter semesterstart. 9.3 Hovedgruppene kan tildele egne undergrupper økonomisk støtte etter kriterier under 9.2. Undergrupper kan ikke ha egen kontingent. 9.4 Samfunnsstyret har ansvaret for at økonomistyringen i Samfunnet er forsvarlig, og at den drives i samsvar med god regnskapsskikk og gjeldende økonomirutiner. 9.5 Styret i hoved- og undergrupper er ansvarlig for sin egen økonomi, og at gjeldende økonomirutiner blir fulgt. 9.6 Samfunnet vedtar budsjett på GF 2, etter behandling av søknader om støtte til hovedgruppene. Budsjett kan revideres og framlegges på GF 3.

8 10 Disse vedtektene trer i kraft fra