DEN 40. ORDINÆRE GENERALFORSAMLING

Transkript

1 DEN 40. ORDINÆRE GENERALFORSAMLING 17. november 2014, kl Tivoli, Det Akademiske Kvarter Alle frivillige i organisasjonen og alle semesterregistrerte studenter ved Studentsamskipnaden i Bergen er medlem av Kvarterets Generalforsamling. Generalforsamlingen er vedtaksdyktig når minst 100 medlemmer er tilstede. Medlemmene har eksklusiv møte-, forslags- og talerett ved oppmøte. Medlemmene får stemmerett ved individuelt oppmøte. Gyldig studentbevis eller internkort må fremvises ved oppmøte. Generalforsamlingen gjennomføres etter Kvarterets vedtekter, som ligger tilgjengelig på Spørsmål angående Generalforsamlingen kan rettes til leder@kvarteret.no. Det blir matservering til alle oppmøtte. #DAKGF Side 1 av 14

2 1. GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN Generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden. et vedtas. 2. VALG AV ORDSTYRER, REFERENT, BISITTER OG TELLEKORPS Generalforsamlingen velger Tor Prestegard som ordstyrer, Erlend Sand som bisitter, Magnus Nygaard som referent og Rettsvesenet som tellekorps. et vedtas. 3. FORRETNINGSORDEN Generalforsamlingen benytter forretningsorden slik beskrevet i vedtektene 4. et vedtas. 4. VALG AV UNDERSKRIVERE AV PROTOKOLL Generalforsamlingen velger Khiem Tran, Thea Valler, Trond Fredriksen og Ole-Christian Bjarkøy som underskrivere av protokoll. et vedtas. 5. ORIENTERING FRA DRIFTSORGANISASJONENE Side 5-8 Generalforsamlingen tar semesterrapporten fra driftsorganisasjonene, med unntak av Bergen Filmklubb og Bergen Realistforening, til orientering. et vedtas. 6. ORIENTERING FRA KONTROLLKOMITEEN Side 8 Generalforsamlingen tar Kontrollkomiteens semesterrapport til orientering. et vedtas. Side 2 av 14

3 7. ORIENTERING OM ØKONOMISK STATUS Skriftlig orientering er integrert i semesterrapporten til Kvarteret. Status vil også legges frem muntlig. Generalforsamlingen tar foreløpig regnskap og investeringsregnskap for 2014 til orientering. et vedtas. 8. ORIENTERING FRA STYRET Side 8-13 Generalforsamlingen tar styrets semesterrapport for høst 2014 til orientering. et vedtas. 9. VEDTAK AV HANDLINGSPLAN Handlingsplan følger som vedlegg til sakspapirene. Generalforsamlingen vedtar styrets forslag til handlingsplan for vår et vedtas. 10. VEDTAK AV DRIFTSBUDSJETT FOR 2015 Driftsbudsjett for 2015 følger som vedlegg til sakspapirene. Generalforsamlingen vedtar styrets forslag til driftsbudsjett for et vedtas. 11. VEDTAK AV INVESTERINGSBUDSJETT FOR 2015 Investeringsbudsjett for 2015 følger som vedlegg til sakspapirene. Generalforsamlingen vedtar styrets forslag til investeringsbudsjett for et vedtas. 12. VEDTEKTSENDRINGER Det foreligger ingen forhåndsmeldte vedtektsendringer. Side 3 av 14

4 13. ANDRE FORHÅNDSMELDTE SAKER 13.1 VEDTAK AV LANGSIKTIG STRATEGI FOR KVARTERET Langsiktig strategi for følger som vedlegg til sakspapirene. Generalforsamlingen vedtar styrets forslag til Langsiktig strategi for Kvarteret et vedtas ETTERGIVELSE AV LÅN TIL STUDENTKULTURHUSET I BERGEN AS Side 14 Generalforsamlingen vedtar å ettergi lånet på kr til Studentkulturhuset i Bergen AS, uten noe forbehold eller betingelser knyttet til ettergivelsen. et vedtas. 14. VALG Nye kandidater til ledige verv kan foreslås som benkeforslag fram til presentasjonene av kandidatene begynner. Alle medlemmer kan stille til valg til Kvarterstyret. Alle medlemmer kan stille til valg til Kontrollkomiteen. Alle medlemmer med minst to semestres erfaring fra styrer ved Kvarteret eller Kvarterets driftsorganisasjoner kan stille til valg til Valgkomiteen. Valg gjennomføres etter valgreglementet i vedtektene VALG AV MEDLEMMER TIL KVARTERSTYRET Det skal velges 3 medlemmer til Kvarterstyret. Samtlige velges for ett år. Styret konstituerer seg etter vedtektene, men det er varslet utlysning av Frivilligansvarlig, Driftsansvarlig og Produksjonsansvarlig VALG AV MEDLEMMER TIL KONTROLLKOMITEEN Det skal velges 2 medlemmer til Kontrollkomiteen. Samtlige velges for ett år VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN Det skal velges 3 medlemmer til Valgkomiteen. Samtlige velges for ett semester. Side 4 av 14

5 5. ORIENTERING FRA DRIFTSORGANISASJONENE 5.1. AKTIVE STUDENTERS FORENING, HØSTEN 2014 Høsten 2014 har for Aktive Studenters Forening (ASF) vært en forsiktig suksess. Besøkstallene og omsetningen har økt betraktelig fra vårsemesteret, men ligger enda under det nivået vi ønsker å ligge på. Flesteparten fra styret fortsatte fra vårsemesteret, og denne kontinuiteten har vært svært verdifull for foreningen. Rekrutteringen i høst gikk også godt, og vi teller pr. Dags dato rundt 60 aktive medlemmer. Dette har ført til at plaktrunder og konsertjobbing har gått bedre enn tidligere. Pamper har også stilt opp ved behov. Det sosiale miljøet i foreningen er også godt, og vi har hatt godt oppmøte på storstyremøter, hyttetur og storstyremiddagen. Dessverre har ikke de ukentlige vorsene før konsertene vært like godt besøkte. Selve konserthøsten har hatt et ganske variert program, med konserter som Eivør, Skambankt, A-laget, og ikke minst den utsolgte kvelden med Fagernes Yacht Klubb på USF Verftet. Det lokale bandet The Well hadde også en svært suksessfull konsert i Teglverket der de nesten fylte lokalet helt. Dette semesteret hadde vi også bare to Helhus, begge i september, men disse hadde gode besøkstall og konsertene med band som Kaja Gunnufsen, Utakk, Hold Fast, Chrome Hill og flere, fikk gode skussmål fra besøkende. Vi har også samarbeidet med We Are Borg på det ene arrangementet, og vi booket StåOppJazz for Samfunnet. Økonomisk sett har det vært et ganske godt semester. Vi har hatt en kontinuerlig oversikt over kontoene, betalinger og inntekter. Dette har ført til at vi kunne se eventuelle problemer i forkant. Vi har også avsluttet enkelte avtaler som kostet mer enn de smakte, og vi jobber mot nye avtaler som vi mener vil tjene foreningen bedre. Forholdet mellom ASF og de andre DORGene har holdt seg godt, men det har vært mindre samarbeid dette semesteret. Dette kan kanskje skyldes at alle driftsorganisasjonene har vært fokusert på å gjøre sine egne Helhus fremfor å samarbeide med andre. ASF ønsker også å se på samarbeid med andre aktører i byen, og er i dialog med flere andre for å se på hva som kan bli gjort for å bedre våre konsert- og Helhus-tilbud. Samarbeidet mellom ASF og Kvarteret har vært godt dette semesteret, men kommunikasjonen mellom oss og de forskjellige ansvarspersonene kan alltid bedres for å komme situasjoner i forkant. Alt i alt har høsten 2014 vært et godt semester for foreningen, og vi er på vei mot det nivået vi selv vet at vi vil ligge på. Det er fortsatt mye jobb igjen, men styret er fornøyde med hvor vi ligger per dags dato. Mads Leistad Thomassen, Leder, Aktive Studenters Forening 5.2. STUDENTTEATERET IMMATURUS, HØSTEN 2014 Ved begynnelsen av semesteret led Studentteateret Immaturus til en viss grad med få styremedlemmer samt et styre- og Kunstnerisk Rådskifte. Vi har i midten av semesteret likevel klart å få besatt alle verv. Av totalt 13 verv er det kun én som har hatt vervet sitt for andre gang. Et litt lite medlemsantall ved semesterstart har økt i løpet av semesteret til 93 medlemmer. I skrivende stund, 04. november 2014, har Immaturus hittil hatt 42 arrangementer på Det Akademiske Kvarter (DAK). Kommende arrangementer vil også bli avholdt på DAK. Vi hadde stor suksess med vårt dansehelhus Yes Sir, I Can Boogie som vi er storfornøyde med både med tanke på konsept og besøkstall. Erfaringsskriv fra helhuset er skrevet av Nina Vilde Hoff i håp om å bevare gode resultater ved fremtidige Helhus-arrangementer. Samfunnet har kalt oss for helhuskonger, og det med stor takk. Side 5 av 14

6 Vi åpner for å videreformidle erfaring til Samfunnet og oppmuntrer samtlige Dorger til å gjøre det samme på de tingene de mestrer best. #DAKGF Høstens første produksjon Donér et dikt var et ambisiøst konsept å begi seg utpå. Rent kunstnerisk lå det på et høyt nivå, men hadde dessverre lite besøkstall. Donér et dikt var svært teknisk med tanke på lyssetting. Vår tekniske gruppe, LoL-kom, håper vi kan fortsette et samarbeid med Kraft. Gruppeleder og Krafter, Fredrik Smith Sandstrøm, er i dialog for å etablere dette som en solid gruppe med interesse for sceneteknikk for teater. Dette er vi svært positive til og håper et tett samarbeid mellom LoL-kom og Kraft kan fortsette i lys av hva denne gruppen klarte å produsere under Donér et dikt. Forestillinger av høstens andre produksjon Stormfulle Høyder har ikke funnet sted enda ved innlevering av denne rapporten. Økonomien vår er relativt god, Helhus gikk med overskudd, Donér et dikt med underskudd, men vi er avhengig av å etterhvert få utbetaling fra Frifond. Forsinket utbetaling fra Frifond har sammenheng med en gjennomgang og revidering av fordelingsansvar og rapportering av Frifond teater i Norsk teaterråd som Kulturdepartementet har bedt om. Når midlene endelig kommer er vanskelig å få svar på da vår økonomiansvarlig kan vise til ved e-postutveksling med Norsk teaterråd at: Norsk teaterråd har bedt i flere omganger om å få en kontaktperson i Kulturdepartementet som dere kan henvende dere til dersom dere har spørsmål, men departementet ønsker ingen kontakt med dere som har søkt Frifond. Utenom dette har semesteret også blitt brukt til å planlegge Immaturus jubileumsforestilling. Vi har besluttet å ha én forestilling og heller slå sammen vår bruk av Tivoli til tre uker, en uke med Get-In og to uker med forestillinger. Forståelig nok vil dette ha en påvirkning for Filmklubben og Samfunnet. En ekstraordinær Dorgeavtale har blitt signert for tidsrommet 4. april til 26. april. Vi opplever samarbeidet med DAK som god denne høsten. Rania Broud Teatersjef, Studentteateret Immaturus 5.3. STUDENTERSAMFUNNET I BERGEN, HØSTEN 2014 Arrangementer Studentersamfunnet har dette semesteret presentert et solid og bredt program med alt fra foredrag om dyrepenis til likestillingsduell. Med navn som Solveig Horne, Finn Skårderud, Thomas Espedal, Audun Lysbakken, Marta Breen, Morten Krogvold, Sveinung Rotevatn og Thore Langfeldt mener jeg at vi kan være godt fornøyd med booking. Dette semester har vi i alt 43 planlagt møter, hvorav 13 utenfor kvarteret. Hvert semester vil vi holde et rimelig jevnt antall møter utenfor kvarteret fordi vi arrangerer våre frokostmøter på Akademika, åpningsmøter og andre større møter og/eller samarbeid. Dette semesteret har flere møter en normalt blitt avholdt utenfor kvarteret, grunnet misforståelser rundt det nye rombookingssystemet. Dessuten har vi dette semesteret lagt en av våre ordinære uker til Kronbar. Vi mener en for liten andel av våre besøkende kommer fra høyskolen. Vi håper at Kvarteret også kan tjene på et nærere forhold til høyskolen. Et estimat for gjennomsnittlig besøkte per arrangement så langt dette semesteret er 155, og 90 billetter i salg. Disse tallene inkluderer Helhus 18. oktober. Besøkstallet er så langt dette semesteret dårligere enn høsten 2013, men det er sannsynlig at tallet for gjennomsnittlig besøkende vil øke ettersom vi fortsatt har to større arrangementer som skal avholdes, en debatt på logen og et helhus 15. november. Antall solgte billetter er litt høyere enn samme semester i fjor. Merk at disse tallene sannsynligvis vil endre seg når vi har alle tallene for hele høsten Dette semesteret har vi avholdt «Vestlandsdebatten» i samarbeid med NRK Hordaland. Vi mener at Samfunnets interesser har blitt godt ivaretatt gjennom samarbeidet, og at dette gir oss en større mulighet til å vær en Side 6 av 14

7 meningsbærende arena. Dette er et samarbeid som også vil telle positivt for Kvarteret, og vi er veldig glade for all den støtten vi har fått i avviklingen, spesielt fra Kvast, PR, lyd og lys. Helhus Vi har avholdt et helhus 18. oktober, med tema «Øl, mat, sex». med 1200 besøkende, og 910 solgte billetter. Vi veldig fornøyd med både program og oppmøte. Vi skal også ha helhus 15. november, «Homo partiens partien». Vi har nå en godt etablert helhus-komité i Studentersamfunnet, som mer eller mindre utelukkende står for avviklingen. Dette har vi veldige gode erfaringer med. Vi har nå en helt annen mulighet til å arrangere helhus enn tidligere, når dette ansvaret i større grad lå på én person. Vi ser også at dette er en komité det er lett å rekruttere til, med medlemmer som tar på seg stort ansvar. Samarbeid i Kvarteret Alt i alt mener jeg samarbeidet med Kvarteret er bra, og at det stadig blir bedre. Men vi ser forbedringspotensial i informasjonsflyten fra begge sider, noe som har vært et tema gjennom semesteret. Her mener jeg dorgenes deltagelse på Kvarterstyremøter er et veldig positivt tiltak. Vi opplever også utfordringer knyttet til det tekniske systemet på kvarteret, med tanke på Linticket og noe rundt interndatabasen. Det har dessuten vært vanskelig å sende våre medlemmer på kurs fordi vi mener vi har fått for liten tid til å informere organisasjonen. Men opplever generelt en god tone og hjelp når de er behov spesielt fra vakt, kraft, PR, kvarter og kvast. PR Vår PR-komité er dette semesteret utvidet, blant annet mer skribenter og flere fotografer og grafikere. Vi har investert mindre summer i to nye roll-upps. Vi har ikke betalt for annonser dette semester, noe vi ikke kan se har slått negativt ut. Heller ønsker vi å satse på den frivillig baserte PR-en, noe vi har gode rutiner for. Økonomi På starten av semesteret opplevde det nye styret likviditetsutfordringer. Men hjulpet av et godt annonsesalg, mindre kutt i sosialbudsjettet samt en oppklaring rundt dobbeltfakturering ble ikke dette noe særlig mer enn en mindre hump i veien. Men sittende styre ser behovet for å opparbeide større egenkapital for å forhindre lignende situasjoner, derfor vil vi presentere et budsjett til samfunnets generalforsamling som går i overskudd. Det endelige budsjettet vil ligge klart til den muntlige orienteringen. Vi håper kommende styrer vil ta oppfordringen med å fortsette å bygge opp egenkapitalen, i og med at dette er noe vi er nødt til å gjøre over tid. Vi jobber også med bedre kostandskontroll, blant annet ved å opprette komitébudsjetter. Dessuten håper vi at innføringen at balanseregnskap vil føre til at potensielle fremtidige likviditetsutfordringer vil være mulig å forutse tidligere. Regnskaper for dette semesteret er enda et stykke fra ferdig. Men vi ser at vi ligger godt ann på inntektssiden. Vi har fortsatt en rekke utestående fordringer, vi jobber med å få dette inn noe som vil bedre likviditet betydelig. Vi er stolte av å være en del av det mest vellykkede studenthuset i Norge! Thea Marie Valler Leder, Studentersamfunnet i Bergen Side 7 av 14

8 5.4. BERGEN REALISTFORENING, HØSTEN 2014 Skriftlig orientering er ikke sendt inn i tide. Det vil kun bli orientert muntlig BERGEN FILMKLUBB, HØSTEN 2014 Skriftlig orientering er ikke sendt inn i tide. Det vil kun bli orientert muntlig. 6. ORIENTERING FRA KONTROLLKOMITEEN Vi har delteke på om lag 20 ulike møter inkl. talerør i forkant av GF-en. Vi har fått inn relativt få saker til vurdering i forhold til førre semester. Kun 1 sak, som no Rettsvesenet ser på. Kvarterstyret har lagt om møtestrukturen frå 1 møte i veka til annakvar veke + ledargruppemøter annakvar veke og månadleg dorgemøte før eit kvarterstyremøte. Vi ser an korleis vår rolle passar inn i det nye møteopplegget, og møter foreløpig på alle desse møtene. Seinare vil vi vurdere om nokre av møtene ikkje er føremålstenlege for oss å delta på. Livar Bergheim, Høsten ORIENTERING FRA STYRET Semesterrapporten tar utgangspunkt i handlingsplanen for høsten 2014 fastsatt på Generalforsamling våren Rapporten skal gi en oversikt over organisasjonens aktivitet og måloppnåelse i semesteret som har vært. Semesterrapporten skal også omtale styrets overordnede arbeid til orientering for Generalforsamlingen. Økonomi, sponsor og investeringer Dette semesteret har det blitt arbeidet for å innarbeide bedre rutiner for fakturaflyten, hovedsakelig er dette gjort for å unngå å ha unødvendige kostander forbundet med at fakturerer ikke blir betalt i tide og det blir sendt purregebyr og inkasso. Det gjenspeiles i regnskapet at vi har blitt mye bedre på dette da kostnadene forbundet med dette er under en fjerdedel av hva kostnadene var i Det er ikke blitt inngått sponsoravtaler dette semesteret. Jubileumskomiteen har fått arbeidet sitt fulgt opp av Kvarteret. Omfanget av budsjettet for jubileet er blitt arbeidet med og vurdert, og har blitt godkjent av Kvarteret for å så bli integrert i budsjettetsforslaget som Kvarteret stiller for Jubileet er helhetlig et prosjekt som ikke planlegger å gå med overskudd, men står til støtte for driften som skal drives neste år. Prosjektet skal dekke alle kostnadene selv i form av salg under jubileet og økonomisk støtte. Kvarteret sin økonomi pr. september 2014 er solid. Side 8 av 14

9 Hittil i år har det vært et totalt salg på ,- noe som er nært den budsjetterte totalen for hele året på ,-. Prognosene for året er positive når det gjelder totale salgsinntekter og det tilsier at vi med stor sannsynlighet vil ligge nært det budsjetterte salgsresultatet som er satt. #DAKGF De største salgsinntektene kommer i fra de største salgsgruppene, som er øl, mat og importøl. Henholdsvis har inntektene på disse postene vært ,-, ,- og ,-. Salget av importøl har allerede dette året gått over det budsjettet har satt som salgsinntekter, salget av øl fra tapp ligger noe under det budsjetterte på ,- og det ligger an til å treffe budsjettet. Salg av matvarer har vært veldig solid i år og ligger godt an til å gå over budsjettet. Sommerkvarteret har vært et godt prosjekt dette året, og har hatt et solid overskudd som nesten ligger opp mot det budsjetterte resultatet. Det nevnes at en del kostnader som er tilknyttet Sommerkvarteret foreligger i regnskapet ført som kostnader relatert til vanlig drift, selv om de er kostnader direkte relatert til Sommerkvarteret. Med tanke på dette legges det videre til rette for at budsjettet ikke har tatt disse kostnadene med, og derfor vil driftskostnadene være noe høyere enn budsjettert. Totalinntekter for Kvarteret regnet fra siste regnskapsperiode er ,- som også etter prognosen tilsier at man vil ligge opp mot de budsjetterte inntektene for Varekostnadene holder ett nivå som er tilnærmet budsjettert, dette reflekteres ved at salget også ligger omtrent på samme nivå. Det er ingen større avvik på lønnskostnader da disse henholdsvis også ligger på det samme nivået som er budsjettert. Personellkostnader ligger an til å ha noen poster som kommer til å gå over budsjettet. Dette gjelder spesielt transportfunksjoner. Det planlegges å gjøres noe med denne posten neste semester. Honorar underholdning ligger noe over budsjettet, men dette skyldes at Kick off-helhuset ikke var lagt inn i budsjettet for 2014, men har blitt gjennomført. Kick off-helhuset var et prosjekt som gikk i null, og derfor gjenspeiles disse kostnadene i inntekter fra billetter. Kulturstøtte er en post som er godt under budsjettet, dette er fordi at salget fra driftsorganisasjonene ikke har vært opp mot budsjettet. Dette er en variabelkostnad som variere i henhold til inntekter og gjenspeiles derfor i at salgsinntekter i fra arrangementer ikke har vært så store som ønskelig utav budsjettetsrammer. Når det gjelder de andre kostnadspostene foreligger det diverse avvik fra budsjettet. Kostnadsnivået for 2014 har vært noe høyere hittil enn hva som har vært planlagt. Dette er tildels fordi det har vært nødvendig med kostnader over det budsjetterte nivået, dette gjelder kostnader som er direkte variable til inntektene Kvarteret har. Og fordi, som tidligere nevnt, kostnader og inntekter forbundet med Sommerkvarteret blir ført i regnskapet. Kostnadsnivået for Kvarteret hittil ligger på ,- noe som for øyeblikket ligger under de budsjetterte kostnadene på ,-. Avskrivninger ligger an til å nå budsjettet. Helhetlig for året 2014 frem til siste regnskapsperiode (september) har Kvarteret et driftsresultat på ,-, dette avviker en del i fra overskuddet som det er budsjettert med på ,-. Prognosene for året tilsier at overskuddet ikke kommer til å være like høyt som det budsjetterte. Med utgangspunkt i budsjettet tilsier prognosene at overskuddet som skal foreligger på slutten av regnskapsåret skal være ,-. Side 9 av 14

10 Alle økonomiansvarlige får god opplæring på de nye gruppebudsjettene, og det skal innarbeides gode rutiner for fakturaflyt: Fakturaflyten har blitt bedre, og kostnadsnivået knyttet til purringer og inkasso har gått kraftig ned. Sponsoravtaler: Dette har ikke blitt gjennomført. Jubileumskomiteen: Det har blitt jobbet med budsjett og kostnadsrammer for jubileet sammen med Jubileumskomiteen. Gjestehåndtering, bar- og restaurantdrift Man har i lengre tid vært klar over at Grøndahls trenger en tydeligere identitet, som skiller seg fra de andre skjenkepunktene på huset, dette arbeidet har man dette semesteret diskutert, og ønsker å konkretisere det gjennom å sette av penger på neste års investeringsbudsjett for å begynne arbeidet med oppussingen. Videre åpnet Grøndahls etter sommeren med et flunkende nytt tappetårn, og en avtale med Beer Enthusiast om øl på kranene, som forsterker profilen som en av Bergens beste ølpuber. Produksjonsavdelingen har endelig blitt en selvdreven og offisielt opprettet gruppe - det gjenstår i første omgang bare å få satt et fullt styre for gruppen i etterkant av Generalforsamlingen. Gruppen har vist seg å ha samme nytteverdien som ein hadde forventa på forhånd, og har blant annet forbedret driften av quiz-konseptet og Stjernegulv. Videre har vertene i eventgruppen vært flinke til å følge opp eksterne arrangører på Huset, selv om det har vært litt vanskelig å definere arbeidsoppgavene deres. Dette kommer nok mer etterhvert. Dessverre har ikke konseptgruppen fått startet opp endå, slik at Produksjonsavdelingen ikke har fått startet med å utvikle nye konsepter. Obligatoriske HMS-kurs for Hovedansvarlige og Bandansvarlige på huset har blitt forsøkt holdt, men ikke med tilstrekkelig frekvens eller omfang. Kvarterstyret arbeider med å forbedre kursordningen, og gjøre den mer relevant og tilgjengelig. Gjestehåndteringskurs har ikke blitt avholdt i høst. Grøndahls: Arbeidet med å sette av penger til Grøndahls har blitt påbegynt. Arbeid med tappetårn er nesten ferdigstilt. Arbeidet med identitet beror på om det innvilges investeringsmidler for Produksjonsavdelingen: Produksjonsavdelingen har blitt opprettet som midlertidig arbeidsgruppe fram til høsten Produksjonsavdelingen har ingen konseptgruppe per dags dato, men Quiz-gruppen, Diskodepartementet og Eventgruppen er velfungerende. Gjestehåndteringskurs: Har ikke blitt avholdt. Obligatorisk HMS-kursing for HA/BA: Kursene har ikke blitt avholdt med tilstrekkelig frekvens eller omfang. Kvarterstyret arbeider med å forbedre kursordningen. Rekruttering og medlemspleie Dette semesteret har Kvarteret tatt i bruk blifrivillig.no, og det har fungert veldig godt. Innen november hadde 120 personer tatt kontakt gjennom siden. Personalgruppen har bistått med rekruttering gjennom hele semesteret, og det er laget spesifikt rekrutteringsmateriell til flere av arbeidsgruppene. Rekrutteringen er også blitt tatt opp utover i semesteret, ved behov. Alle gruppene har hatt en del interesserte innom, men det har dessverre vært flere grupper som har vært noe underbemannet dette semesteret. Vi ser en tendens til at medlemstallet fremdeles ligger noe under arbeidsmengden hos flere grupper, på grunn av økt antall arrangementer og flere gjester. Derfor har det vært et ekstra stort fokus på medlemspleie, og målet er at hvert semester skal begynne med flere medlemmer enn det var ved starten av forrige. Med nye medlemmer har det vært nødvendig med rask opplæring, og det har vært mange interne kurs for nye frivillige. I slutten av oktober ble det avholdt AV-kurs, med ca. 50 deltakere. Dette kurset kom dessverre veldig sent på grunn av manglende svar fra skjenkekontoret, men sent er som kjent bedre enn aldri. Side 10 av 14

11 Omtrentlige medlemstall: KITT: 16 Kraft: 30 Personalgruppen: 14 PR: 29 Produksjonsavdelingen: 11 Rettsvesenet: 24 Romvesenet: 5 Skjenkegruppen: 95 Vaktetaten: 30 Personaldatabasen er fortsatt under utvikling, men for flere av gruppene fyller den nå mange av behovene. Det ble også ferdigstilt en generell vitebok for Kvarteret ved starten av semesteret. Denne trenger likevel noen oppdateringer før neste semester, hvor det også må sørges for at den deles ut til nye frivillige. Dette semesteret skulle det prøves ut andre sosiale arrangementer enn månedlige internfester, men det har dessverre blitt enda færre internfester enn planlagt. Noen av de andre arrangementene, som MEGAmandag og brettspillkvelder, har likevel vært godt gjennomført, med noe varierende besøkstall, men veldig hyggelige. Det ble også avholdt en hyttetur for alle arbeidsgruppestyrene, som var en stor suksess. Rekruttering: Rekrutteringen har fulgt den eksisterende strategien, i tillegg til en forbedret digital kampanje (blifrivillig.no). Personaldatabasen: Det arbeides med å få en ny personaldatabase med all ønsket funksjonalitet. Arbeidet har frist ut semesteret. Samarbeidsavtaler: Det har ikke blitt inngått samarbeidsavtaler for ytterligere goder til frivillige ved Kvarteret, utover den eksisterende avtalen med Godt Brød. Flere kurs: Det har ikke vært et fokus på å få til flere kurs enn det som i utgangspunktet er påkrevd. Dette har blitt nedprioritert til fordel for å få på plass en bedre grunnleggende kursordning for frivillige. Medarbeidersamtaler: Styret har ikke mottatt tilbakemelding på at det har blitt avholdt medarbeidersamtaler i arbeidsgruppene utover de allerede eksisterende ordningene. Kultur og arrangører I løpet av høsten 2014 har vi hatt en jevn mengde med forespørsler fra ulike arrangører. Ettermiddag og kveldstid alle dager utenom søndag har stort sett vært så godt som fullbooket allerede fra august av. Dermed er det også mange arrangører som tar kontakt som ikke får hatt det arrangementet de ønsket, og dette inkluderer de som representerer kulturformer vi godt kunne hatt mer av på huset. Det kan være viktig å fokusere på å formidle til flest mulig studentorganisasjoner at det er lurt å sende inn forespørsel om booking innen de gitte fristene, da man før semesteret starter legger mer vekt på kulturell bredde enn etter semesterstart. Dette vil likevel bare hjelpe til en viss grad, ettersom det fortsatt er flere som ønsker å arrangere på kveldstid enn vi fysisk har plass til. Den største utfordringen bookingmessig dette semesteret har vært Storelogen i helgene, da mange ombestemmer seg på grunn av aldersgrensen. Det er også fortsatt vanskelig å finne arrangører som ønsker rom på dagtid. Dette er både fordi studenter helst vil ha opplegg på kveldstid, og fordi de som vil ha noe på dagtid gjerne vil holde på til sent på dagen, når alle rom allerede er booket. I tillegg mister vi noen på at man ikke kan starte arrangementer ordentlig tidlig på dagen på Side 11 av 14

12 grunn av arbeidstidene til Driftslederne. Dette gjelder spesielt på søndager, men skjer ikke ofte nok til at det vil være lønnsomt å utvide Driftledernes arbeidstider på fast basis. #DAKGF Mye av kommunikasjonen mellom Kvarteret og Fadderstyrene rundt Fadderuken gikk i år veldig bra, men det var også enkelte problemer. Fra vår side vil nok mesteparten av dette forbedres dersom det til neste Fadderuke finnes en fullt fungerende Produksjonsavdeling som kan bistå Produksjonsansvarlig i arbeidet. I etterkant har det vært varierende grad av kontakt med Fadderstyrene, men de vi har hatt kontakt med, har i veldig stor grad lagt merke til de samme problemene som vi selv så underveis. All kritikk vil tas godt vare på for å unngå at lignende situasjoner oppstår neste år. Helhusene har sett ut til å gå bra, og alle lørdager dette semesteret med unntak av to har vært greit fylt opp allerede i august. De fleste lørdagene er allerede satt av til Helhus for neste semester. Flere av driftsorganisasjonene har tatt tak for å gjøre et løft i kvaliteten med egne Helhusansvarlige, og noen har også Helhuskomiteer. Kvarterets Helhuskomité har dette semesteret vært ganske inaktiv, men Driftsorganisasjonene har gjort veldig mye av arbeidet rundt arrangementene uten behov for hjelp. Den delen av Kvarteret som skulle bistå med Helhusene, Konseptgruppen, ikke har hatt medlemmer. Det har likevel vært godt samarbeid mellom Kvarteret og Driftsorganisasjonene rundt Helhus på Produksjonsmøtene, samt at kvaliteten på Helhusene helt klart kan sies å vært økt sammenliknet med tidligere semestre. Dette gjenspeiles både i form av en arrangementsøkning på Helhusene, samt et jevnt over bedre besøkstall. Målet om å ha to delarrangører og en omsetning som alltid overstiger på Helhus-lørdager, er dessverre ikke nådd - dog er vi heldigvis ikke langt unna på omsetningsfronten! Kommunikasjonen med driftsorganisasjonene har generelt hvert god, og hver enkelt organisasjon har vært flinke til å ta opp eventuelle problemer tidlig og på en konstruktiv måte. På det tekniske har det blitt arbeidet med en stedvis tillagning eller oppgradering av husets videoløsninger, og disse fremstår snart som komplette og profesjonelle. Det skal i 2015 kjøpes inn flere projektorer. I tillegg har det blitt iverksatt selvbetjeningsløsninger for vanlig scenebelysning i de største bruksrommene. Ellers har en arbeid med å reparere og oppgradere panelordningen i Speilsalen. Flere arrangement og eksterne arrangører i helgene: Helgene har stort sett nådd kapasitet i forhold til tilgjengelige rom. Oppfølging etter Fadderuken: Alle fadderstyrene har fått beskjed om at de kan gi tilbakemelding og ha evalueringsmøter av gjennomføringen av Fadderuken, men det har beklageligvis ikke blitt arbeidet aktivt med å følge opp etter Fadderuken. Helhus-komite: Det har ikke blitt avholdt særlig mange møter i Helhus-komiteen, men det har likevel foregått mye godt Helhus-arbeid. Promotering og identitet Promoteringen til Kvarteret har bedret seg over en periode, men har fremdeles et stort potensial til å bedres og planlegges videre blant annet ved hjelp av en strukturert plan for medie- og kommunikasjonshåndtering. Informasjonsflyten til gjester kan gjøres enda bedre, og det må fokuseres på økt kontakt med både bergensmedier og de forskjellige utdanningsinstitusjonene, også utenfor sentrumskjernen. Enkelte tiltak som ble iverksatt i løpet av vårsemesteret 2014, som programhefte og økt fokus på sosiale medier har vi videreført også høsten Dette har fungert bra, selv om det har vært et problem å få disse distribuert utenfor sentrum, og selve distribusjonen kom veldig sent i gang. Denne problematikken er noe PR-etaten skal se på dette semesteret slik at det finnes en klar plan på dette ved starten av neste semester. Side 12 av 14

13 Vi har hatt en grei rekruttering jevnt utover hele semesteret, men har også slitt med en del frafall. Noe av dette skyldes personlige avgjørelser og noen har blitt bedt om å gå. Vi mistet lederen for fotogruppen tidlig i semesteret, men fant etter hvert en erstatter som har gjort sitt beste for å ta over jobben og for å fylle opp skiftlistene etter beste evne. Innad i PR-etaten har vi lenge slitt med det sosiale miljøet da medlemmene gjerne jobber alene på de gitte prosjektene. Mye på grunn av dette og for å effektivisere arbeidet PR-etaten gjør har vi dette semesteret bestemt oss for å rekonstruere hele etaten til neste semester. Med dette ønsker vi å skape et mer effektivt arbeidsmiljø og et forsterket samhold mellom medlemmene våre, samt gjøre det lettere for etaten å rekruttere nye, kreative medlemmer. Rekkevidden vår på sosiale medier har økt dette semesteret, da særlig på Facebook hvor vi denne høsten kunne feire følgere, mens man ser et stort potensiale i bruk av Twitter og Instagram. Dette semesteret skal det også utarbeides en helhetlig promoteringsplan sammen med jubileumskomiteen for 20-årsjubileet, slik at vi har en klar plan for dette allerede i slutten av november/begynnelsen av desember. Ny nettside: Arbeidet med ny nettside har begynt, og skisse lå ferdig til september, og videre arbeid fortsetter med 20-årsjubileet i februar som frist. Synkronisering av rombookingsystemet med kalenderen på kvarteret.no: Dette er ikke klart. Medie- og kommunikasjonsplan: Denne har blitt nedprioritert, og ikke har blitt utarbeidet til fordel for omstruktureringsprosessen av PR-etaten. Ledelse og organisasjon Kvarterstyret gjennomførte styreseminar med alle arbeidsgruppestyrene. Det var en stor sosial suksess, men det var lite faglig fokus. Likevel bidro seminaret i stor grad til å styrke samholdet i Kvarterets ledergruppe. Videre har det blitt utarbeidet en ny langsiktig strategi for i samarbeid studentpolitikerne og driftsorganisasjonene. Dessverre har det vært lite oppstandelse rundt arbeidet utover deltagerne på strategiseminaret, og styret er noe skuffet i den forstand. Forhåpentligvis har dette ikke hatt påvirkning på strategiens innhold - ettersom at det ikke har kommet mange innspill til strategien i ettertid. Strategien er utformet generelt med store ambisjoner som skal gjenspeile den positive perioden Kvarteret er i, og tar sikte på å styrke grunnlaget for husets videre drift og virksomhet. Styret har også jobbet politisk opp mot lokalpartiene og deres partiprogram for neste lokalvalg, i tillegg til Hordaland fylkeskommune sin 10-årige kulturplan. Når det gjelder oppbyggingen av Villaen følges dette arbeidet opp mot Eiendomsavdelingen og UiB. Nye bølger -visjonen har ikke blitt jobbet med i særlig stor grad. Styreseminar: Gjennomført. Stor suksess. Ny langsiktig strategi : Gjennomført. Sendt til behandling i Generalforsamlingen. Side 13 av 14

14 13.2 ETTERGIVELSE AV LÅN TIL STUDENTKULTURHUSET I BERGEN AS I årene ble det over SiBs budsjetter utbetalt NOK ,- med dekning fra semesteravgiften til «Organisasjon Studenthus» til etablering av det som ble «Det Akademiske Kvarter». I tillegg ble NOK ,- avsatt fra SiBs overskudd i 1993 og utbetalt til samme formål. Midlene skulle anvendes til etablering og utrustning av Kvarteret, og det som ikke var brukt ved etableringen av Studentkulturhuset i Bergen AS (SKiBAS) ble stilt til disposisjon for SKiBAS med samme formål. Midlene ble aktivert som et lån fra «DAK» til SKiBAS i SKiBAS balanse. Når dette ikke ble aktivert som egenkapital i SKiBAS, var det pga. usikkerheten mht. hvordan SKiBAS ville fungere, og frykt for at studentene (DAK) ville miste styringen over midlene. Utviklingen og erfaringen fra de 20 årene SKiBAS har eksistert, bekrefter at det ikke er noe skille mellom DAKs og SKiBAS sin økonomi. Ved en omklassifisering fra gjeld til egenkapital, kan eventuelt midlene markeres som en avsetning knyttet til vedlikehold/opprustning. Regnskapsfører og revisor har bedt om at dette ordnes opp i. For at gjelden skal omklassifiseres til SKiBAS sitt egenkapital, må DAK ettergi lånet slik at SKiBAS ikke lenger står i gjeld til DAK. Beløpet er per dags dato ført som NOK ,- i gjeld i SKiBAS sine regnskap. Vedlegg: Erklæring fra DAK om ettergivelse SIB sine årsoppgjør fra som viser at pengene ble satt av (og senere overført til SKIBAS) Side 14 av 14